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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Es el responsable de gestionar la adquisicin de materiales, y servicios que
soliciten las diferentes unidades administrativas de la empresa, de conformidad
con la Ley de Compras y Contrataciones del Estado. As como de mantener
existencias en niveles adecuados en el Almacn, para satisfacer las necesidades
de las dependencias de la Empresa. Las funciones que tiene asignadas son las
siguientes:

1. Preparar el plan general de abastecimiento para el ao, con base a las


programaciones de materiales y suministros requeridos por las diferentes
unidades administrativas de la empresa.
2. Velar por el correcto cumplimiento de los sistemas y procedimientos
establecidos, para la compra y suministro de materiales.
3. Atender los pedidos de suministros de materiales, y dotar a las diferentes
unidades de la Empresa de los diferentes accesorios, materiales y
suministros diversos justo a tiempo.
4. Mantener constante informacin sobre proveedores nuevos y sustitutos.
5. Efectuar las compras en el menor tiempo posible, cumplir con los
procedimientos legales establecidos y procurar los mejores precios.
6. Suministrar informacin y documentacin a las comisiones adjudicadoras y
liquidadoras de bienes y servicios.
7. Realizar las publicaciones a travs del Sistema de Guatecompras, cuando
se requiera la utilizacin del mismo conforme a la Ley de Contrataciones del
Estado.
8. Someter las correspondientes adquisiciones de insumos y materiales al
proceso de cotizacin establecido en la Ley de Compras y Contrataciones.

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
INTEGRACIN DE PUESTOS

No. DE ORDEN

NOMBRE DEL PUESTO

No. DE PUESTOS

01

JEFE DE DEPARTAMENTO

01

02

ASISTENTE TCNICO II

01

03

ASISTENTE TCNICO I

02

04

OFICIAL ADMINISTRATIVO II

01

05

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

01

06

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

01

TOTAL DE PUESTOS

07

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

II.

TITULO DEL PUESTO:


JEFE DE DEPARTAMENTO

III.

CDIGO: 01-07

FUNCIN BASICA:
Coordinar, supervisar y controlar las actividades del Departamento de
Compras de la Empresa Portuaria Quetzal.

IV.

FUNCIONES:

1.

Recibir y tramitar los pedidos que hacen las diferentes dependencias de la


Empresa, para la compra de artculos e insumos necesarios para la
ejecucin de sus actividades.

2.

Obtener listas de oferentes a travs de Guate Compras autorizados por el


Ministerio de Finanzas Pblicas.

3.

Mantener listados de las casas comerciales y actualizar cartera de


proveedores de los insumos requeridos por la Empresa.

4.

Dirigir y coordinar las labores del personal asignado a su Departamento.

5.

Organizar y controlar las cotizaciones que deben efectuarse para la compra


de artculos, de acuerdo con el Reglamento de Compras respectivo.

6.

Convocar a los funcionarios para conformar las juntas de cotizaciones y


liquidaciones conforme al Reglamento de Compras.

7.

Adjudicar las compras a los oferentes favorecidos, conforme a los


procedimientos establecidos.

8.

Gestionar la adquisicin de bienes y servicios tomando en consideracin


calidad, precio y proveedor calificado.

9.

Elaborar el anteproyecto del presupuesto del Departamento de compras.

10.

Realizar la Evaluacin del Desempeo del personal a su cargo.

11.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad


orientadas hacia la proteccin de instalaciones, carga y equipo.

12.

Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas


relacionadas con la seguridad y salud laboral.

13.

Efectuar otras tareas a fines al puesto.


ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CDIGO: 01-07
V.

SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.
Ejercida a: Subjefe del Departamento y personal de oficina.

VI.

RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con todas las dependencias de la Empresa,
especialmente con Presupuesto, Auditoria Interna, Gerencia General, Caja
y proveedores de artculos e insumos para la Empresa.

VII.

REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Cuatro aos como Subjefe de Departamento, o Jefe de Seccin del rea
Administrativa.
Opcin B Externa:
Titulo Profesional a nivel de Licenciatura en la carrera de Administrador de
Empresas o carrera afn con formacin en administracin pblica.
Experiencia:
Cuatro aos en tareas relacionadas con l puesto que incluyan Supervisin
de Personal.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Gestin del Talento
Liderazgo
Evaluacin del Desempeo
Ley de Compras y Contrataciones del Estado
Trabajo en Equipo
Relaciones Humanas
Servicio al Cliente
Administracin de Siges
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo
Toma de Decisiones
Coordinar personal y funciones
Capacidad de Anlisis

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CDIGO: 01-07
VIII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Es cuentadante de la Empresa ante la Contralora General de Cuentas de la
Nacin tiene responsabilidad por todas las operaciones de compras y
adquisiciones que realice, las cuales deben ajustarse en todo caso al
Reglamento respectivo. Es responsable del correcto manejo de los fondos
de Caja Chica y la adquisicin oportuna de materiales y suministros.

Documentacin e Informacin:
Tiene responsabilidad por la documentacin que se maneja en su
Departamento. La informacin que recibe es de tipo reservado.

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

II.

TITULO DEL PUESTO:


ASISTENTE TECNICO II

CDIGO: 02-02

III.

FUNCION BASICA:
Ejecutar tareas de recopilacin y seguimiento del proceso de compras de
la Empresa.

IV.

FUNCIONES:

1.

Asistir a la jefatura del Departamento en dar seguimiento a procesos de


compras.

2.

Analizar requerimientos de compras y apoyar a la jefatura del Departamento


en el seguimiento de las mismas

3.

Es responsable de la aplicacin de los Sistemas de Gestin autorizados


por la Empresa.

4.

Realiza contactos con proveedores para realizar investigaciones y/o


cotizaciones de los productos

5.

Atender a los proveedores y pblico en general que acude al Departamento


de Compras y proporciona informacin que est autorizado.

6.

Elaborar los informes mensuales de las actividades del Departamento.

7.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la


proteccin de instalaciones, carga y equipo.

8.

Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la


seguridad y salud laboral.

9.

Realizar otras tareas afines al puesto.


ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS

V.

SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguna

V.

RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de
Compras, con los proveedores y pblico en general que acude al
Departamento de Compras.

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CDIGO: 02-02
VI.

REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos como Asistente Tcnico II
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de Nivel Medio.
Experiencia:
Dos aos en funciones administrativas que incluya supervisin de personal.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Ley de Compras y Contrataciones del Estado
Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente
Administracin de Siges
Relaciones Humanas
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo

VIII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Tiene responsabilidad por la documentacin de trmites y cheques de pago
que maneja en su puesto de trabajo.
Documentacin e Informacin:
Por documentos y valores que se
especial y reservado.

manejan; la cual requieren cuidado

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

II.

TITULO DEL PUESTO:


ASISTENTE TCNICO I

CODIGO: 02-01

III.

FUNCIN BASICA:
Trabajo que consiste en prestar asistencia tcnica y administrativa, en el
Departamento de Compras, en el que se realizan diversas actividades
relacionadas con el proceso para la adquisicin de bienes y servicios.

IV.

FUNCIONES:

1.

Dar apoyo en los diversos controles relacionados con las compras de


bienes y servicios.

2.

Ejercer control sobre los documentos de rdenes de compra que se emiten


por este Departamento.

3.

Revisar las cotizaciones realizadas por las personas encargadas de dicha


actividad, con la finalidad de que dichas acciones se apeguen a la Ley de
Contrataciones del Estado.

4.

Publicar por medio del sistema de Guate Compras las solicitudes de


bienes y servicios que excedan de lo establecido en la Ley de Compras y
Contrataciones del Estado.

5.

Apoyar a las actividades de cotizacin de materiales y suministros


requeridos por las diferentes unidades administrativas de la Empresa.

6.

Tramitar vales de cajas chicas para la compra de materiales.

7.

Llevar control de la documentacin para apertura de plicas y firmas de


sumarios de expedientes y actas levantadas.

8.

Cumplir con otras funciones propias de su puesto, que sean necesarias a la


agilizacin del proceso de compras.

9.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la


proteccin de instalaciones, carga y equipo.

10.

Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la


seguridad y salud laboral.

11.

Realizar otras tareas afines al puesto.


ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS

V.

SUPERVICIN:
Recibida de: Jefe o Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguno

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CODIGO: 02-01
VI.

RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de
Compras, con los proveedores y pblico en general que acuden al
Departamento de Compras.

VII.

REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos de Oficial Administrativo II.
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de nivel medio.
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Experiencia:
Dos aos en labores relacionadas con el proceso de compras.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Administracin de Siges
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo

VII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo asignado para el desempeo de sus funciones.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin que maneje en el desempeo de su cargo.
la Informacin de compras que recibe es de tipo reservado.

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

II.

TITULO DEL PUESTO:


OFICIAL ADMINISTRATIVO II

CDIGO: 04-02

III.

FUNCION BASICA:
Es un puesto de oficina, en el cual se ejecutan tareas de cotizacin y
seguimiento del proceso de compras de la Empresa.

IV.

FUNCIONES:

1.

Elaborar rdenes de compra de artculos diversos.

2.

Recibir las facturas por compras realizadas y efectuar el trmite respectivo


para su pago.

3.

Elaborar oficios, providencias y otros documentos varios, segn las


necesidades del servicio.

4.

Es responsable del archivo de documentacin del Departamento de


Compras, relacionado con la adquisicin de bienes y servicios.

5.

Atender llamadas telefnicas y trasladarlas a quien corresponda.

6.

Atender a los proveedores y pblico en general que acude al Departamento


de Compras.

7.

Elaborar los informes mensuales de las actividades del Departamento.

8.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la


proteccin de instalaciones, carga y equipo.

9.

Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la


seguridad y salud laboral.

10.

Realizar otras tareas afines al puesto.


ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS

V.

SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguna

VI.

RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de
Compras, con los proveedores y pblico en general que acude al
Departamento de Compras.

VII.

REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos como Auxiliar Administrativo

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CDIGO: 04-02
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de Nivel Medio.
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Experiencia:
Dos aos en labores relacionadas con el proceso de compras.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente
Trabajo en Equipo
Relaciones Humanas
Administracin de Siges
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo

VIII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Tiene responsabilidad por la documentacin de trmites y cheques de pago
que maneja en su puesto de trabajo.
Documentacin e Informacin:
Por documentos y valores que se manejan; la cual requieren cuidado
especial y reservado.

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

II.

TITULO DEL PUESTO:


SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

CODIGO: 04-10

III.

FUNCION BASICA:
Realizar trabajos de cotizacin y control de precios para el trmite y
adjudicacin de compras, as como realizar otras labores administrativas
relacionadas con el control de compras.

IV.

FUNCIONES:

1.

Tomar dictados taquigrficos y trascribirlos por medio de un Computador.

2.

Atender y hacer llamadas telefnicas oficiales.

3.

Transcribir en el computador documentos diversos del Departamento.

4.

Llevar control del archivo de documentacin del Departamento.

5.

Redactar cartas, oficios, providencias, segn indicaciones de su Jefe


Inmediato.

6.

Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y documentacin.

7.

Revisar los clculos matemticos de las facturas de artculos comprados


por Caja Chica.

8.

Efectuar los ingresos y egresos de las facturas en los registros respectivos.

9.

Participar en la recepcin de materiales de las diferentes reas de trabajo,


de acuerdo con los nombramientos respectivos.

10.

Ejercer control sobre la cartera de proveedores.

11.

Llevar a cabo cotizaciones de materiales


especificaciones tcnicas de los mismos.

12.

Cumplir comisiones diversas relacionadas con su especialidad que le


ordena su Jefe Inmediato.

13.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la


proteccin de instalaciones, carga y equipo.

14.

Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la


seguridad y salud laboral.

15.

Realizar otras tareas afines al puesto.

repuestos,

ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

segn

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CODIGO: 04-10
V.

SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguna

VI.

RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento, Gerente
de rea y Jefaturas del Departamento de la Empresa, Proveedores y
empleados de la Empresa.

VII.

REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos como Oficial Administrativo I
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de Nivel Medio.
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Experiencia:
Dos aos en labores similares a la especialidad el puesto que se trate.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Redaccin y ortografa
Redaccin de Informes
Trabajo en Equipo
Relaciones humanas
Servicio al cliente
Curso de ingles
Habilidad:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo

VIII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo asignado para la realizacin de su trabajo.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin e Informacin que maneja.

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE COMPRAS

II.

TITULO DEL PUESTO:


AUXILIAR ADMINISTRATIVO

III.

IV.

CODIGO: 04-00

FUNCION BASICA:
Actividad que consiste en llevar control y registro sobre la adjudicacin de
compras, as como realizar otras labores administrativas relacionadas con
el control de compras.
FUNCIONES:

1.

Dar los ingresos y egresos de las facturas en los registros Respectivos.

2.

Recibir solicitudes de materiales, repuestos, por servicios y activos fijos de


las diferentes reas de la empresa.

3.

Enviar los expedientes con su respectiva factura para ingreso del almacn.

4.

Trasladar los expedientes con su respectivo ingreso de almacn a


presupuesto para el pago respectivo.

5.

Confirmar con los proveedores sobre la contraentrega de los productos


solicitados.

6.

Cumplir con las disposiciones y procedimientos emitidos por la Empresa


tendentes a la eliminacin de riesgos derivados de la ejecucin de su
puesto de trabajo.

7.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la


proteccin de instalaciones, carga y equipo.

8.

Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la


seguridad y salud laboral.

9.

Realizar otras tareas afines al puesto.


ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS

V.

SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguna

VI.

RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento,
Proveedores y empleados de la Empresa.

VII.

REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos con trabajos de oficina

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CODIGO: 04-00
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de Nivel Medio.
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Experiencia:
Dos aos en labores similares a la especialidad el puesto que se trate.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Administracin de Siges
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo

VIII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo asignado para la realizacin de su trabajo.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin e informacin que reciba para la ejecucin de
labores.

MANUAL DE FUNCIONES GRENCIA ADMINISTRATIVA / DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

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