SGI-GER-PE-006 Apoyo R R H H 2012

Código: SGI-GER-PE-006
Procedimiento Versión: 03
Proceso de Apoyo Recursos Humanos
Página: 1 de 15
Revisado por: Coordinador SGI Aprobado por: Gerente general
10 de Abril del 2012 10 de Abril del 2012
TEMARIO:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDAD
4. DOCUMENTOS APLICABLES
5. TERMINOLOGÍA
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
8. REGISTROS
9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
10. ANEXOS
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la selección, capacitación, evaluación, control y

registro del personal existente en la empresa, asegurando el cumplimiento de leyes
sociales, potenciando el desarrollo de las competencias del personal quien actúa como
inductor en el cumplimiento de los objetivos generales de la organización en materias
de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional.
2. ALCANCE
El presente procedimiento, rige las actividades del proceso de apoyo Recursos

Humanos, lideradas por el Departamento de Recursos Humanos y su relación de
cliente / proveedor con los otros procesos de la organización en MGyT S.A., SOFTTIME
S.A. y ROCKMINE S.A.
3. RESPONSABILIDADES
Para dar cumplimiento a las disposiciones emanadas del presente procedimiento, se

asignan las siguientes responsabilidades:
Gerente Administración y finanzas es responsables de:
1. Fijar metas y objetivos para el periodo anual correspondiente.

2. Aprobar y/o reprobar según corresponda, la solicitud de personal realizada por el
encargado de un proceso.
3. Aprobar el programa de capacitación del año respectivo.
4. Aprobar el informe semestral de evaluación de desempeño.
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Supervisores de Procesos, Administradores de Contrato, Encargados de

Departamentos, son responsables de:
1. Determinar las características y descripción de cargo para el proceso respectivo R-

022.
2. Gestionar y emitir la solicitud de personal originadas por la falta de mano de obra o
nuevas necesidades.
3. Aprobar la contratación en función del cumplimiento de los requisitos de la
descripción de cargos y la evaluación de los postulantes.
4. Realizar Inducción al Hombre Nuevo (DAS) de su respectiva área y entregar la
documentación de respaldo a RRHH. NO PERMITIRÁ el ingreso de personal sin
inducción a su área de trabajo.
5. Mantener al día el libro de asistencia o reloj Control, controla Horas Extras, tramitar
permisos y vacaciones ante el Departamento de RRHH.
6. Identificar las necesidades de capacitación de su proceso. Despachar a RRHH en
forma anual.
7. Evalúa semestralmente al personal que tiene a cargo.
8. Evaluar la efectividad de las capacitaciones que realice personal de su proceso.
9. Controla el ingreso y salida del personal en caso de accidentes del trabajo.
10. Gestionar y despachar a RRHH copia de registro de entrega de cargos.
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Jefe de Recursos Humanos, es responsable de:
1. Crear y mantener una carpeta de personal o archivador (si es contrato con revisión
laboral), donde se considere los siguientes documentos:
 Solicitud de Personal (R-021).

 Descripción De cargo (R-022).
 Fichas de antecedentes personales (R-024)
 Certificados: De antecedentes según requerimiento, de AFP, salud y cargas
familiares.
 Currículum
 Certificados de estudios.
 Contrato de trabajo
 Formulario de vacaciones (R-025 o Informe Ficha de Vacaciones “Softland”).
 Registro de Inducción y derecho a saber DAS (R-027).
 Registro de entrega de Cargos.( R- 028)
 Copia entrega de Reglamento Interno.
 Copias de felicitaciones y amonestaciones recibidas.
2. Consolidar, mantener y gestionar el programa de capacitación de diferentes

procesos R-026. Debe velar por que el programa contemple requerimientos
sociales, de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional.
3. Preparación del informe semestral de evaluaciones de desempeño.
4. Gestionar exámenes de medicina preventiva y de seguimiento.
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5. Gestionar temas relativos a la Inspección del Trabajo, Mutualidades, Caja de

Compensación, y otras leyes sociales derivadas. Incluido el reglamento Interno.
6. Cálculo de remuneraciones y despacho de información al personal, banco y gestión

financiera, incluido finiquitos.
7. Entrega de información para requerimientos personales del trabajador que tiene

relación con la empresa. A saber: Información para trámites en FONASA, AFP,
Caja de Compensación.
8. Consolidar las evaluaciones de efectividad de las capacitaciones.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
Leyes Sociales.
Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad.
Ficha de Proceso R-002
5. TERMINOLOGÍA
Carpeta Personal: Preferentemente carpeta colgante que contiene los antecedentes de

la persona contratada por todo el tiempo que dura su dependencia con la organización y
que es mantenida y actualizada por el Departamento de Recursos Humanos.
Archivador: que contiene los antecedentes de la persona contratada para contratos de

faena con revisión laboral por todo el tiempo que dura su dependencia con la
organización y que es mantenida y actualizada por el Departamento de Recursos
Humanos.
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Descripción de Cargo: Plantilla resumen, que muestra las características,

responsabilidades, atribuciones, competencias y experiencias profesionales deseables
definidas en educación, formación y habilidades, deseables para la ejecución de
determinadas actividades en un proceso. La descripción del cargo nace las
necesidades de mano de obra en cada uno de los procesos definidos.
Evaluación de desempeño: Corresponde a la ponderación semestral de desempeño

en los diferentes tópicos de interés para la organización. Es realizada por el líder de
cada uno de los procesos definidos y es consolidada por el Departamento de Recursos
Humanos.
Necesidades de Capacitación: Corresponde al proceso de requerimientos de nuevos

o actualización de conocimientos enfocados a la Calidad, Ambiente y Seguridad salud
Ocupacional.
Programa de Capacitación: Listado ordenado que registra la cantidad de trabajadores

y horas de capacitación que se detectan por lideres de los procesos ys e aprueban por
la Gerencia de Administración y Finanzas.
Medicina Preventiva y/o Seguimiento: Exámenes preocupacionales y ocupacionales

realizados a los trabajadores por el organismo administrador del seguro de accidentes y
que es realizado atendiendo a un programa anual a cargo del Departamento de
Recursos Humanos.
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6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
Para el cumplimiento de sus actividades, el proceso de Recursos Humanos necesita los

siguientes recursos:
 Software.
 Hardware.
 Internet.
 Intranet.
 Teléfono / Fax
 Correo Electrónico.
 Equipamiento de oficina. Muebles para el almacenamiento de fichas y carpetas.
 Artículos de Oficina. Archivadores, carpetas y papelería e insumos.
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1.- Descripción del Cargo y Selección de Personal.
Sobre la descripción de Cargo:
1. La Ficha de Descripción de Cargo R-022 es completada por el líder de proceso.
2. La ficha de Descripción de Cargo es aprobada por el Gerente de Administración

y Finanzas y consolidada por el Departamento de Recursos Humanos.
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Sobre la Selección del Personal:
1. Identificada la necesidad de personal, el líder de proceso, debe verificar si

corresponde a un nuevo cargo en caso de no existir el cargo descrito debe
confeccionar la ficha respectiva y solicitar aprobación del Gerencia.
2. Si el cargo está contemplado en las Fichas de Descripción de Cargo consolidadas
por el Departamento de Recursos Humanos, el líder de proceso debe seleccionar
y aprobar el ingreso de un trabajador.
3. El trabajador es notificado y citado a la empresa a completar la ficha y adjuntar la
documentación complementaria para la confección del contrato.
4. El Departamento de Recursos Humanos entrega el Reglamento Interno e instruye
al trabajador sobre la parte legal. Para cumplir esta actividad completa el
formulario Registro de Inducción y Derecho a Saber DAS R-027.
5. Una vez instruido el trabajador por el Departamento RRHH, es enviado al
Departamento CAS para completar la Instrucción en Prevención de Riesgos,
Marco legal aplicable a las labores y generalidades del SGI. El encargado CAS
deriva con el registro de Inducción y Derecho a Saber DAS R-027 firmado al líder
de proceso que solicitó el ingreso.
6. El líder de proceso instruyen los términos descritos en el formulario de Inducción y
Derecho a Saber DAS R-027 enviado al Departamento RRHH el registro firmado
por todos los involucrados en la Inducción del trabajador. Con el trabajador
instruido, queda habilitado para ingresar a sus funciones.
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7.2.- Programa Anual de Capacitación y Medición de la efectividad de las

capacitaciones:
Sobre el programa anual de capacitaciones.
1. El programa es elaborado por el Departamento de RRHH R-026, debe ser

enviado al 30 de marzo de cada año para la aprobación de Gerencia y toma
como base:
 La diferencia entre la descripción del cargo y la competencia del personal.

 Requerimientos específicos derivados de obligaciones legales.
 Necesidades del SGI, de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional.
 Requerimientos específicos de las áreas.
 Correctivos de No Conformidades detectadas.
2. Debe necesariamente estar contemplada una meta. Ejemplo, “capacitar al 20%

del universo laboral”, la meta es aprobada por la Gerencia.
3. Se priorizará a los trabajadores con buenos resultados en las evaluaciones

semestrales y las áreas de interés operativo en la organización.
4. El Líder de Proceso debe determinar los requerimientos especiales para el

personal que tiene a su cargo. Despachará la primera quincena de enero sus
requerimientos de capacitación.
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Medición de la efectividad de las capacitaciones:
5. El líder de proceso, es el encargado de medir el grado de efectividad de la

capacitación R-029. Completa el formulario respectivo y tiene 30 días para
entregar al Departamento de RRHH el resultado de la evaluación.
6. El Departamento de RRHH debe consolidar las evaluaciones de efectividad de
las capacitaciones y deben estar disponibles para las revisiones de gerencia.
7.3.- Evaluación semestral del Personal
1. Todos los trabajadores con una antigüedad de 6 meses serán evaluados en

forma semestral (Junio y Diciembre) R-030.
2. La evaluación será realizada por el jefe directo, siguiendo en estricto orden el
organigrama de la empresa.
3. La evaluación debe ser enviada la segunda quincena de junio y la segunda
quincena de diciembre al Departamento de RRHH.
4. El Departamento de RRHH, tiene hasta la primera quincena de julio y enero para
elaborar y despachar a Gerencia el informe consolidado.
5. La evaluación debe ser comunicada por el jefe directo a cada uno de sus
subordinados.
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7.4.- Remuneraciones y Finiquitos
1. Mensualmente el encargado de recursos humanos emitirá las liquidaciones de

sueldo, con la información de asistencia y horas extras, de cada trabajador de la
empresa. Esta información le será proporcionada por la persona designada en
cada área, para llevar el registro de horas trabajadas por el personal.
2. En caso de término de contrato de algún trabajador es el encargado de recursos
humanos, el que debe elaborar el finiquito y procurar que este reciba conforme el
pago correspondiente a sus últimos días de trabajo, si lo amerita.
7.5.- Cumplimiento de Leyes Sociales.
Sobre la Inducción DAS:

1. El Departamento de RRHH es el quien inicia el proceso de inducción de un
trabajador a la empresa.
2. Recibe al trabajador y completa el formulario de registro R-027 despachándolo

posteriormente al Departamento CAS, donde es instruido en DAS.
3. Una vez instruido en DAS, con el mismo registro el trabajador es presentado a la

supervisión directa. La supervisión directa completa la instrucción contenida y
despacha el registro completo a RRHH.
4. El supervisor directo, responsable del cargo, NO permitirá el ingreso de personal

sin instrucción o instrucción incompleta.
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5. El supervisor de área, tiene 2 días para hacer llegar la información a RRHH quien
consolida y archiva en la carpeta personal.
Sobre el Reglamento Interno.
6. El Departamento de RRHH, es el encargado de entregar y registrar la entrega del

Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad. El reglamento debe estar en
poder del trabajador previo al ingreso a sus funciones.
7.6.- Necesidad de Personal en los Contratos.
El responsable designado enviará los antecedentes para la contratación de trabajadores

atendiendo a las necesidades contractuales expresadas en las Bases Técnicas de la
licitación.
7.7.- Entrega y Control de Cargos
En Contratos:
1. El Administrador de Contrato es el responsable de la entrega de los Cargos

asignados, pudiendo solicitar apoyo al Coordinador de Contrato.
2. El Administrador de Contrato debe velar que la entrega quede registrada y con

recepción conforme del trabajador.
3. La información será despachada bajo responsabilidad del Administrador de

Contrato al área de RRHH.
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En Faenas fijas:
4. El Supervisor de área es el responsable de la entrega de los Cargos asignados,

pudiendo solicitar apoyo al Encargado de Bodega.
5. El Supervisor debe velar que la entrega quede registrada y con recepción

conforme del trabajador.
6. La información será despachada bajo responsabilidad del Supervisor al área de

RRHH.
7.8.- Inserción y Reinserción Laboral
Inserción
1. A solicitud del establecimiento educacional, la administración facilitará e

incorporará alumnos del sistema DUAL y practicas profesionales. Asignado al
área específica que permitan una adecuada inserción atendiendo alas
competencias deseadas.
2. Atendiendo a la normativa vigente, RRHH, realizará el tratamiento administrativo

correspondiente.
Sobre la Reinserción:
1.- La reinserción laboral será aprobada por el Gerente de Administración y, quien

dispondrán el número y ubicación atendiendo a la disponibilidad de cargos
vacantes en la organización.
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2.- La administración facilitará la capacitación de manera que permita la

actualización y nivelación de las competencias para un adecuado desempeño.
8. REGISTROS
 Solicitud de Personal. ( R-021 )

 Descripción De Cargo. ( R-022 )
 Ficha de Antecedentes Personales. ( 024 )
 Formulario de Vacaciones.( R-025 )
 Programa de Capacitación. ( R-026 )
 Registro de Inducción Hombre Nuevo y DAS . ( R-027 )
 Registro de Entrega de Cargos. ( R-028 )
 Registro de efectividad de las Capacitaciones ( R-029 )
 Registro de Evaluación de Desempeño ( R-030 )
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9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
FECHA DE ENTRADA EN
VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO
VIGENCIA
Se elimina Registro R-023 “Evaluación
Aceptación” y modifica R-024 Ficha de
00 22 de Octubre del 2008
antecedentes personales R-027 Inducción
Hombre nuevo y DAS
Se cambia Razón Social de MGYT, Softtime
y Rockmine de Limitada a Sociedad
Anónima.
01 25 de Marzo del 2009
Se modifica R-027 Inducción Hombre nuevo
y DAS
Se incorpora Registro Digital “Informe Ficha

de Vacaciones”
02 01 de Junio del 2010
Se modifica Registro R-022 Descriptores de
cargo
Se modifica R-030 Evaluación de
03 10 de Abril del 2012
Trabajadores
10. ANEXOS
No Aplica
COPIA NO CONTROLADA

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Código: SGI-GER-PE-006

7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Establecer los lineamientos para la selección, capacitación, evaluación, control y

El presente procedimiento, rige las actividades del proceso de apoyo Recursos

Para dar cumplimiento a las disposiciones emanadas del presente procedimiento, se

Gerente Administración y finanzas es responsables de:

1. Fijar metas y objetivos para el periodo anual correspondiente.

Supervisores de Procesos, Administradores de Contrato, Encargados de

1. Determinar las características y descripción de cargo para el proceso respectivo R-

Jefe de Recursos Humanos, es responsable de:

 Solicitud de Personal (R-021).

2. Consolidar, mantener y gestionar el programa de capacitación de diferentes

3. Preparación del informe semestral de evaluaciones de desempeño.

4. Gestionar exámenes de medicina preventiva y de seguimiento.

5. Gestionar temas relativos a la Inspección del Trabajo, Mutualidades, Caja de

6. Cálculo de remuneraciones y despacho de información al personal, banco y gestión

7. Entrega de información para requerimientos personales del trabajador que tiene

8. Consolidar las evaluaciones de efectividad de las capacitaciones.

Carpeta Personal: Preferentemente carpeta colgante que contiene los antecedentes de

Archivador: que contiene los antecedentes de la persona contratada para contratos de

Descripción de Cargo: Plantilla resumen, que muestra las características,

Evaluación de desempeño: Corresponde a la ponderación semestral de desempeño

Necesidades de Capacitación: Corresponde al proceso de requerimientos de nuevos

Programa de Capacitación: Listado ordenado que registra la cantidad de trabajadores

Medicina Preventiva y/o Seguimiento: Exámenes preocupacionales y ocupacionales

Para el cumplimiento de sus actividades, el proceso de Recursos Humanos necesita los

7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

7.1.- Descripción del Cargo y Selección de Personal.

Sobre la descripción de Cargo:

1. La Ficha de Descripción de Cargo R-022 es completada por el líder de proceso.

2. La ficha de Descripción de Cargo es aprobada por el Gerente de Administración

Sobre la Selección del Personal:

1. Identificada la necesidad de personal, el líder de proceso, debe verificar si

7.2.- Programa Anual de Capacitación y Medición de la efectividad de las

Sobre el programa anual de capacitaciones.

1. El programa es elaborado por el Departamento de RRHH R-026, debe ser

 La diferencia entre la descripción del cargo y la competencia del personal.

2. Debe necesariamente estar contemplada una meta. Ejemplo, “capacitar al 20%

3. Se priorizará a los trabajadores con buenos resultados en las evaluaciones

4. El Líder de Proceso debe determinar los requerimientos especiales para el

Medición de la efectividad de las capacitaciones:

5. El líder de proceso, es el encargado de medir el grado de efectividad de la

7.3.- Evaluación semestral del Personal

1. Todos los trabajadores con una antigüedad de 6 meses serán evaluados en

7.4.- Remuneraciones y Finiquitos

1. Mensualmente el encargado de recursos humanos emitirá las liquidaciones de

7.5.- Cumplimiento de Leyes Sociales.

Sobre la Inducción DAS:

2. Recibe al trabajador y completa el formulario de registro R-027 despachándolo

3. Una vez instruido en DAS, con el mismo registro el trabajador es presentado a la

4. El supervisor directo, responsable del cargo, NO permitirá el ingreso de personal

Sobre el Reglamento Interno.

6. El Departamento de RRHH, es el encargado de entregar y registrar la entrega del

7.6.- Necesidad de Personal en los Contratos.

El responsable designado enviará los antecedentes para la contratación de trabajadores

7.7.- Entrega y Control de Cargos

1. El Administrador de Contrato es el responsable de la entrega de los Cargos

2. El Administrador de Contrato debe velar que la entrega quede registrada y con

3. La información será despachada bajo responsabilidad del Administrador de

4. El Supervisor de área es el responsable de la entrega de los Cargos asignados,

5. El Supervisor debe velar que la entrega quede registrada y con recepción