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T RAB AJ·o
Presentación
Para que una organización alcance sus objetivos es indispensable que la responsabilidad de lograrlos
pueda asignarse con claridad y especificidad a cada una de las áreas y miembros que la integran. Éste
es, quizá, el requerimiento más importante en el diseño de una estructura organizacional.
Por ende, a pesar de que los costos de un mal diseño organizacional representados por traslapes,
niveles redundantes, duplicidad de funciones, etc., puedan ser considerables, además de obvios, no
resultan tan significativos si consideramos que los problemas más graves se localizan en la falta de
efectividad que lleva aparejada.
Por otra parte las estructuras organizacionales deben considerarse como entes vivos que requieren
adaptarse a entornos cambiantes y transformarse como consecuencia de su propia evolución, lo que en
muchos casos, ha dado como resultado la convivencia en una sola empresa de varios modelos
organizacionales: funcional, por procesos, por proyectos, etc.
La pertinencia de optar por uno o varios de estos modelos, y el estar inmersos en un entorno de cambio
acelerado que no da tregua, obliga a considerar el diseño y ajustes organizacionales desde una
perspectiva flexible, lo cual hace indispensable contar con principios que aseguren que los cambios
ocurran de una manera ordenada, de tal suerte que la intuición que los provoque sea un factor de
impulso, pero no un desvío hacia el caos.
Con base en lo anterior y dado que desde sus inicios en 1943, Hay Group ha trabajado con miles de
clientes alrededor del mundo en el diseño de sus estructuras, decidimos sintetizar nuestra experiencia e
investigaciones al respecto, mediante seis principios básicos que consideramos deben tomarse en
cuenta al momento de realizar esta tarea, con el fin asegurar la mayor efectividad y eficacia de
cualquier organización.
No pretendemos, por ende, proponer en este trabajo un nuevo modelo organizacional. Sabemos bien
que las modas son pasajeras, y que en más de las veces, cuando se siguen sin meditar, terminan por
causar más problemas de los que resuelven. Nuestra intención es dejar claros cuáles deben ser los
principios que normen la forma como se estructure cualquier organización para el logro cabal de sus
objetivos estratégicos, tácticos y operativos, porque éste será el criterio que mida su efectividad
Atentamente
En este documento subrayamos seis principios fundamenta/es para asegurar que existan
los elementos esenciales de los que depende un buen desempeño organizacional.
HayGroup®
Principios básicos para el diseño de una
organización efectiva
Introducción
Condu�ón 20
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Introducción
I n el ámbito privado las organizaciones están obsesionadas con el
............ desempeño, y cuando no se cumplen las expectativas, se desata la
crisis. Los mercados de valores generalmente lo demuestran con una
disminución en los precios de las acciones. Después, los ejecutivos. y
gerentes son despedidos y los rumores sobre las restructuraciones
comienzan. En el inicio del caos, los nuevos equipos gerenciales tratan
de entender lo que estuvo mal y toman medidas correctivas. Las metas
y objetivos previos son replanteados, y los empleados, atrapados en
medio, se muestran exhaustos y resignados. El ciclo continúa hasta
que alguien finalmente hace lo correcto. Irónicamente, muchas
estructuras organizacionales evolucionan de esta manera como una
serie de actos de reflejo en oposición a enfoques que se podrían asumir
de manera más racional y en respuesta a las necesidades estratégicas.
Por último, también hemos encontrado, que para que una organización
logre un desempeño sobresaliente, es preciso que haya un enfoque
integral y coordinado de los tres factores mencionados.
Una vez que estas funciones clave hayan sido identificadas, el reto se
convierte en determinar la estructura más eficiente y efectiva para
que la estrategia sea alcanzada. Históricamente, la mayoría de las
organizaciones han estado estructuradas de manera muy simple,
generalmente en unidades funcionales o geográficas, puesto que sus
negocios eran relativamente sencillos. Sin embargo, la globalización
de los negocios, aunada a una ola de fusiones y adquisiciones, ha
significado la necesidad de contar con una mayor agilidad para responder
a las nuevas amenazas de la competencia y a un entorno caracterizado
por una creciente velocidad de cambio.
Eliminar redundancias
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El perfil del puesto es importante
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" • Bajo desempeño
• Decisiones equivocadas;
• Tensión ••
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• Depresión ... .
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:E • Despidos .: •· b'<" ' -: . .,..,,. toma en cuenta su dimensión y su forma,
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es decir: las habilidades, la experiencia,
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la solución de problemas y su respectivo
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• Rivalidad interna
nivel de toma de decisiones. Cada puesto
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• Cinismo
• Iniciativa ausente
• Renuncias
debe ser examinado en función de estos
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Bajas A\las
elementos. Por ejemplo, si a un puesto
Habilidades y competencias de nivel "junior" se le asignan
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demasiadas responsabilidades, entonces existe una alta probabilidad
de que la mayoría de sus ocupantes no cuenten con las habilidades y
experiencia requeridas para desempeñarlo de una manera efectiva, por
lo que, posiblemente terminarán siendo rebasados por la realidad. Por
el contrario, si a un puesto relativamente "senior" se le asignan pocas
responsabilidades, es factible que sus ocupantes terminen aburriéndose,
mientras que la organización podría estar gastando demasiados recursos
a cambio de muy poco.
En el pasado reciente ha habido una tendencia general en las Los requerimientos del
organizaciones hacia la eliminación de puestos, sin que en paralelo puesto y los motivos del
hubiera una reducción proporcional del trabajo que se lleva a cabo. individuo que lo desempeñe
Esto ha provocado que las expectativas alrededor de las posiciones que deben ser consistentes
lograron sobrevivir sean difíciles de lograr.
p¡·¡ndpio 4 ; Dekigac·, n d0. libertad y fa,:: ,Hades necesarias pera ejercer las
responsabllidades de .,:ada puesto
Como se discutió previamente, un factor clave en el diseño de los puestos Cuando las facultades para
es asegurar que la estrategia de la organización pueda transmitirse de la toma de decisiones no
manera ordenada y consistente desde los niveles más altos hacia los son claras, la gente se
inferiores. No obstante, aunque esta es una condición necesaria para vuelve adversa al riesgo
un buen diseño de las estructuras organizacionales y de los puestos
que las integran, no es suficiente para garantizar una operación efectiva.
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no perciban cuáles son las ventajas de colaborar entre ellos o porque
no tienen incentivos para hacerlo, o peor todavía, porque simplemente
podrían carecer de las habilidades y los recursos para que se dé la
cooperación. Por el contrario, si las características del proceso de toma
de decisiones se definen desde el principio es muy probable que estos
problemas se eviten.
Ante esta situación, el director general definió con claridad lo que cada
parte aportaba a la decisión, lo que implicó a su vez que cada una de
las tres se sintiera responsabilizada con el resultado final; a la dirección
de finanzas le correspondió aportar la información clave, mientras que
a ventas la presentación de datos y análisis sobre la evolución del
mercado, y finalmente, los gerentes de los hoteles contribuyeron con
las experiencias particulares de sus respectivos entornos de negocio.
La interdependencia se da
Preguntas clave para el principio# 5: cuando los resultados de un
Definición clara de las responsablidades
compartidas y de la forma para resolver gerente dependen de los recur
eventuales conflictos sos que administra otro geren
te. En este tipo de situaciones,
1.¿Están claros aquellos puestos que aportan el diseño de ambos puestos: el
insumos al proceso de toma de decisiones?,
¿ Cuáles las toman? y ¿ Cuáles comparten esta que tiene que dar un resultado
responsabilidad? determinado y el que cuenta
con los medios para que eso se
2.¿Está explícito el proceso de toma de dé, debe especificar con
decisiones?
claridad dicha interdepen
3. ¿Existen soluciones claras y rápidas para dencia como parte de sus
resolver conflictos? responsabilidades. Acuerdos
de servicio o memoranda de
4. ¿El proceso de toma de decisiones permite
que éstas sean oportunas? entendimiento y protocolos de
trabajo deben establecerse a fin
de hacer explícita dicha inter
dependencia. Sin éstos, rápidamente habrá desacuerdos y será entonces
el siguiente nivel organizacional quien se vea obligado a asignar la
responsabilidad, aunque esto probablemente se hará de manera tardía.
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Aún cuando hemos descrito los mencionados principios en términos
de puestos, es conveniente mencionar que cada uno de ellos puede
también aplicarse a equipos de trabajo. Investigaciones realizadas por,
Hay Group y por Richard Hackrnan, profesor de la Universidad de ·
Harvard, sugieren que los equipos con mayor efectividad son aquellos
donde existe un claro entendimiento respecto al rol que juega el grupo
Los equipos más efectivos en su conjunto y a la contribución que se espera de cada uno de sus
son aquellos donde existe miembros.
absoluta claridad con
respecto al rol y valor del Esto no quiere decir sin embargo, que los equipos deban tomar
equipo y a la contibución colectivamente todas y cada una de sus decisiones, pues hay algunas
que serán prerrogativa de su líder o de algunos de sus miembros. Por
esperada de cada uno
ejemplo, y con base en nuestras investigaciones, al primero suele
de sus miembros
corresponderle de manera exclusiva, determinar el número de
integrantes y las normas de trabajo del equipo.
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Cabe destacar que los equipos interfuncionales permiten que dentro
de una organización concurran dos tipos de estructuras de manera
simultánea: una por funciones y otra por procesos. Así, se pueden
encontrar puestos que tengan responsablidades funcionales, y a la vez,
como miembros de un equipo a cargo de un proceso específico, también
estén responsabilizados de lograr los objetivos de éste. De hecho, cuando
una organización tiene la madurez gerencial para operar mediante
dos o más tipos de estructuras organizacionales, su funcionamiento
adquiere una gran flexibilidad, mientras que el uso de sus recursos se
vuelve más intenso y eficiente.
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Cambiar la forma como trabaja una organización es uno de los retos La verdadera fortaleza de
más difíciles y potencialmente más divisorios. Sin embargo, hacerlo nuestros seis principios es
correctamente le permite a la organización ser más efectiva al estar que pueden ser aplicados a
mejor preparada para ejecutar su estrategia, responder a amenazas los esfuerzos de reestructu
competitivas y comprometer a sus empleados a través de un clima
ración de todo tamaño y
laboral positivo. También le facilitará operar de una manera más
perspectiva
eficiente y menos costosa porque minimizará las redundancias.
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