Código: TM-CM-P02

EVALUACION, SELECCIÓN Y Vigencia: ABR 2011

REEVALUACION DE PROVEEDORES Revisión:02

1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la evaluación y reevaluación del desempeño de proveedores de acuerdo a los lineamientos y necesidades de Tabares Quality
Food, S.A. de C.V.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los proveedores que suministren materia prima y gastos directos, quedando exentos los proveedores únicos.

3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

ACCION CORRECTIVA O PREVENTIVA: Registro en el cuál se describen las no conformidades o no conformidades potenciales identificadas en el sistema de
gestión.

ALIMENTOS POTENCIALMENTE PELIGROSOS (APP): aquellos que en razón de su composición o sus características físicas, químicas o biológicas pueden
favorecer el crecimiento de microorganismos y la formación de sus toxinas, por lo que representan un riesgo para la salud humana. Requieren condiciones
especiales de conservación, almacenamiento, transporte, preparación y servicio; éstos son: productos de la pesca, lácteos, carne y sus productos, huevo, entre
otros.

COMPRADOR: Es la persona encargada de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio
adecuado.

CLASE: Para este documento, es la clasificación que se le da al proveedor de acuerdo al grado en el que cubren los requerimientos de la organización.

EVALUACIÓN INICIAL: Actividad de calificar y analizar por primera vez el resultado obtenido por un candidato al proveedor de la organización, a fin de
garantizar la calidad y estandarización de los productos que elabora.

REEVALUACIÓN: Seguimiento y análisis que se hace del desempeño de los proveedores para establecer planes de mejora o tomar decisiones por malos
resultados o falta de respuesta.

SELECCIÓN: Es el proceso que implica la elección de aquellos proveedores potenciales que cumplan con las especificaciones de la empresa para su inclusión
en el directorio de proveedores.

PROVEEDOR: Persona física o moral que provee a una empresa de bienes o servicios necesarias para su producción; los cuales serán transformados para su
consumo o venta.

PROVEEDOR ACEPTADO: Es la clasificación que se le da a un proveedor que cubre los requerimientos de la organización.

PROVEEDOR CONDICIONADO: Es la clasificación que se le da a un proveedor que esta prueba por un bajo desempeño y quien tendrá que mostrar evidencia
documentada de las acciones correctivas tomadas para cumplir con los requerimientos de la empresa.

PROVEEDOR RECHAZADO: Es la clasificación que se le da a un proveedor que no cubre los requerimientos de la organización.

PROVEEDOR OCASIONAL: Proveedor que por el tipo de suministro o necesidades de la empresa, solo se le hace 1 o 2 compras al año.

PROVEEDOR UNICO: Es aquel proveedor que por las características del insumo a adquirir o por intereses de la empresa, es el único que lo puede suministrar.

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4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES:

Responsible No. Act. Actividad

Cada que se identifica la necesidad de un proveedor se busca a los posibles candidatos de acuerdo a las
siguientes fuentes:
1 - Medios publicitarios.
- Sugerencias por parte de los usuarios.
- Referencias de la industria.

Se contacta al posible proveedor y se le aplica el cuestionario de Evaluación y Selección de

Proveedores TM-CM-F03.
 La aplicación del cuestionario puede ser vía correo electrónico, fax o por visita en planta de los
candidatos.
 Para los Alimentos Potencialmente Peligrosos (APP) “Lácteos, embutidos y cárnicos”, calidad debe
2 evaluar conforme al procedimiento de Auditorías Internas TM-GC-P03. En el caso de alimentos no
APP y de servicios, la calificación de calidad será definida por el solicitante.
 Adicionalmente a la cotización se solicitará una muestra del posible suministro (en caso de que
aplique) para ser analizada o probada en el proceso del usuario

Responsable de compras/ Evalúan si la cotización es competitiva para Tabares y registran el resultado en “criterios de decisión” del
Comprador 3 cuestionario de Evaluación y Selección de Proveedores TM-CM-F03, anexando la cotización.

Reciben por parte del usuario el comunicado de la aprobación o rechazo funcional de la muestra, en caso
4 de que aplique, y registran el resultado en “criterios de decisión” del cuestionario de Evaluación y
Selección de Proveedores TM-CM-F03 anexando la evidencia.
Define, con toda la información anterior, si el proveedor es aceptado o rechazado:
 Un proveedor es aceptado al aprobar tanto el cuestionario, la cotización y la muestra funcional (si
aplica).
 Si el proveedor no aprueba 1 o 2 (si hay prueba funcional) de los “criterios de decisión” del
cuestionario de Evaluación y Selección de Proveedores TM-CM-F03 puede ser considerado un
proveedor condicionado.
5
 El proveedor es rechazado si no aprueba ninguno los “criterios de decisión” del cuestionario de
Evaluación y Selección de Proveedores TM-CM-F03
 En caso excepcional donde se requiera el insumo o servicio de algún proveedor rechazado, este
debe ser autorizado Vía email o física por la Dirección General.
 Los proveedores seleccionados como únicos solo es necesario la autorización de Dirección
General vía email o física.
Comunica al proveedor vía e-mail si fue aprobado, rechazado o condicionado.
 En este último caso o para proveedores rechazados autorizados por la dirección general, les será
Responsable de compras/ solicitada una acción correctiva donde describa como mejorara los aspectos en los cuales presenta
6
Comprador deficiencias y se dará seguimiento a su cumplimiento conforme al procedimiento de Acciones
Correctivas y Preventivas TM-AG-P04.

Solicita a los proveedores aprobados o condicionados envíen a la brevedad posible los siguientes
documentos:
 Formato Alta de Proveedores TM-CM-F05
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 RFC
Comprador  Lista de precios
 Fichas técnicas y Hojas de seguridad, en el caso de químicos
Registra al proveedor en el Directorio de proveedores y envía el formato Alta de Proveedores TM-CM-
8 F05 a cuentas por pagar para que se de alta en el proceso de facturación.

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REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES:
Responsable
No. Act. Actividad
Reevalúa a los proveedores enviando el formato Reevaluación de proveedores TM-CM-F04 a las
unidades correspondientes y obteniendo el registro del mismo, de acuerdo a lo siguiente:
 Cárnicos, Embutidos y Lácteos, - 1er. Trimestre del año
 Cereales, Frutas y Verduras – 2do. Trimestre del año
 Equipo y Abarrotes - 3er. Cuatrimestre del año
 Químicos y Servicios - 4to. Cuatrimestre del año
 Los proveedores de APP deben ser re-evaluados por Calidad conforme al procedimiento de
Auditorías Internas TM-GC-P03. Cualquier otro proveedor será auditado a petición de Compras o
1
Dirección general.
 Los proveedores de capacitación serán evaluados por el proceso de Recursos Humanos.
 Los proveedores clasificados como únicos pueden ser reevaluados pero su cambio serán autorizado
por la Dirección general.
 Si un proveedor de APP no puede ser auditado por calidad debido a distancias (interior de la
Republica) o porque no recibe la auditoría, éste debe sustentar la calidad de sus productos enviando
evidencia por medio de acreditaciones vigentes o resultados de su producto realizados por
laboratorio externo o resultados de auditorías realizadas por alguna dependencia u organismo, etc.

Define el estatus del proveedor conforme a la calificación obtenida, basándose en los siguientes criterios:
Comprador Calificación Mayor a 80 Pts. Proveedor Clase A
2
Calificación de 65.1 a 79.9 Pts. Proveedor Clase B
Calificación menor o igual a 65 Pts. Proveedor Clase C

Notifica al proveedor reevaluado el resultado obtenido.

 Se solicita las acciones correctivas donde describa las acciones a realizar para mejorar en lo que
está fallando las cuales deben ser entregadas preferentemente dentro de los siguientes 15 días
3 hábiles después de que se le notifica.
 Se dará seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas o planes de acción pidiendo
evidencia a los proveedores, conforme al procedimiento de Acciones correctivas o preventivas
TM-GC-P04.
Para efecto de compras preferentemente se comprará a los proveedores que hayan quedado clasificados
4 como A o B y así sucesivamente.
Si un proveedor se mantiene clasificado como C durante tres veces consecutivas o no entregan sus
5 acciones correctivas, se realizará una reunión con las partes involucradas y solicitantes del producto para
decidir el desarrollo de un nuevo proveedor dejando evidencia por escrito.

Responsable de compras 6 Genera y entrega Indicador mensual requerido para la revisión directiva.

5. FORMATOS
TM-CM-F03 Evaluación y Selección de Proveedores
TM-CM-F04 Reevaluación de proveedores
TM-CM-F05 Alta de Proveedores
6. REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA
TM-GC-P03 Auditorías Internas
TM-GC-P04 Acciones Correctivas y preventivas
7. ANEXOS
N/A

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