Materia: Fundamentos de Administración

Tema Nº 7
ORGANIZACIÓN
7.1 Concepto de organización
7.2 Importancia de la organización
7.3 Principios de la organización
7.4 Elementos de la organización
7.5 Tipología de la Organización
7.6 Técnicas de organización

7.1 CONCEPTO DE ORGANIZACION

La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego organón,
que significa instrumento; otra que refiere a la organización como una entidad o grupo social y
otras que se refiere a la organización como etapa del proceso administrativo.

Una vez establecido "lo que se quiere hacer", dicho de otra manera; los objetivos por
alcanzar durante la etapa de planeación, es necesario determinar cómo hacerlo y qué medidas
utilizar para lograr lo que se desea, lo cual es posible a través de la organización.

El cuadro presenta conceptos de organización, las cuales permitirán analizar los elementos que
la integran.

AUTOR CONCEPTO
Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos
que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de
Isac Guzmán V. aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos,
en la realización de los fines que la propia empresa persigue
Lyndall Urwick Disposición y correlación de las actividades de una empresa
Mario Sverdlik Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa
Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre
Agustín Reyes las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
Ponce humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los
Eugenio Sisto fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso
Velasco funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las
relaciones que entre dichas unidades deben existir
La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres
Joseph L. Massie humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e
integra sus actividades hacia objetivos comunes
Es la parte de la administración que supone el establecimiento de
una estructura intencionada de los papeles que los individuos
deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada
Koontz y Werich en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas
necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe
hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar estas tareas.

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Elementos de los conceptos

Analizando los conceptos del cuadro se obtienen los siguientes elementos básicos, mismos en los
que coinciden los autores:

1. Estructura: Conjunto de relaciones que mantienen entre sí las partes de un todo.

2. Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa deben coordinarse
racionalmente con el fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Clarificar y determinar las
funciones con el objeto de fomentar la especialización.
4. Jerarquía. En toda empresa se origina la necesidad de establecer niveles de
autoridad y responsabilidad claramente definidos, desde el nivel de altos ejecutivos, hasta
el más bajo.
5. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es
establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera.

Con los elementos anteriores podemos definir la organización como:

El diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades; el

establecimiento de métodos y aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo,
que permitan una óptima coordinación de los recursos y actividades

7.2 IMPORTANCIA

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

 Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y
sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos
productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organización.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,
con un mínimo de esfuerzo.

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 Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando

la productividad
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

7.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es
indispensable para lograr una Administración racional. Éstas son verdades fundamentales de
aplicación que sirven como guía de conducta a observar en la acción administrativa. Por lo tanto,
para organizar eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios.

7.3.1 Unidad de objetivos: Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en
la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa.
Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los
objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no
contribuyen en nada a lograr los objetivos.

Principio de Unidad de Objetivos

7.3.2 Especialización: Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta
donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo más
fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras
más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia
y destreza.

Principio de Especialización

7.3.3 Jerarquía: Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de

los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad
y la responsabilidad fluyan en línea clara e interrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta
el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía

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Principio de Jerarquía

7.3.4 Autoridad y responsabilidad: Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe
corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por
ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la
autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un
empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.

Principio de Autoridad y Responsabilidad

7.3.5 Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y
decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán
reportar más de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe,
esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

Principio Unidad de Mando

7.3.6 Amplitud o tramo de control: Debe haber un límite en cuanto al número de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus
funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad
directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no este
sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor
importancia.
Factores que determinan un tramo eficaz: (capacidades del supervisor)
 Entender rápidamente.

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 Llevarse bien con los compañeros.

 Ganarse la lealtad y el respeto.
 Incrementar la habilidad para reducir el tiempo que pasa con los subordinados.

Principio Amplitud o Tramo de Control

7.4 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Jerarquización
División del trabajo Departamentalización
Descripción de funciones
Organización

Coordinación

7.4.1 División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de efectuar con mayor
precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo, las funciones de la empresa por medio de la
especialización y el perfeccionamiento en las labores, se logra a través de las siguientes
etapas:

1. Jerarquización: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o

importancia.
1. Escuela
Niveles Director
Jerárquicos Profesores
Alumnos

2. Equipo de futbol
Director
Niveles Entrenador Técnico
Jerárquicos Capitán
Jugadores
3. Empresas

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2. Departa mentalización: es la división o agrupamiento de las funciones y actividades

en unidades específicas con base en su similitud.

Tipos de departamentalización

 Funcional, agrupa las actividades análogas, según su función primordial.

 Por productos, es característica de organizaciones que fabrican diversas líneas de

productos, se hace de acuerdo a un producto o grupo de productos relacionados entre
si.

 Geográfica o por territorios, se da en sectores alejados físicamente y/o cuando el

tramo de operaciones o de personal es muy grande.

 Clientes, el interés principal es servir a distintos compradores, empresas comerciales.

 Por proceso o equipo, puede servir de base para crear unidades departamentales,
sobre todo si es menos costoso, ahorra tiempo.
Ventas Contabilidad
Funcional Finanzas Tesorería
Producción Presupuestos

Farmacéuticos
Por Productos Producción Químicos
Colorantes

Zona Sur
Geográfica Ventas Zona Centro
Zona Norte
Departa mentalización
Mayoreo
Cliente Ventas Menudeo
Exportaciones

Torno
Por Proceso Producción Troqueladoras
Taladros
Fresadoras

Turno Matutino
Por Secuencia Producción Turno Vespertino
Turno Nocturno

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Secuencia de la departamentalización

 Listar todas las funciones de la empresa.

 Clasificarlas.
 Agruparlas según un orden jerárquico.
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
 Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las
funciones y los puestos.
 Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
 El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deben
relacionarse con el tamaño y necesidades de la empresa.

3. Descripción de funciones, actividades y responsabilidades: Después de establecer

los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa es necesario definir claramente las
labores y actividades que deberán desarrollarse en cada una de las unidades de trabajo o
puestos de los distintos departamentos de la organización. Esta última etapa de la división
del trabajo consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y
actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

7.4.2 Coordinación
Nace la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos de los individuos para realizar
eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de organización se
realiza la división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que ésta
se complemente con la coordinación, que no es más que lograr la unidad de esfuerzos, es
decir, que las funciones y resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad y que se
sincronicen. La función básica de la coordinación es lograr la combinación y la unidad de
esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social,

con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la
consecución de los objetivos.

7.5 Tipos de estructuras

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se
pueden implantar en una empresa., también se conoce como tipos de organización.

La estructura es la forma de disponer los niveles jerárquicos.

La determinación de la clase de organización o estructura más adecuada, depende de factores

tales como el giro, magnitud, características, recursos, objetivos, tipo y volumen de
producción de la empresa. Los tipos de estructura más comunes son:

7.5.1 Lineal o militar

La autoridad de concentra en una sola persona, que toma todas las decisiones, la autoridad y
responsabilidad correlativas se transmiten integralmente por una sola línea para cada persona o
grupo. En este sistema cada individuo no tiene sino un solo jefe para todos los aspectos, por
consiguiente no recibe órdenes más que de él y a él solo reporta.

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Figura 5.1.Organización Lineal

Ventajas:
 Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.
 No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
 La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
 Es rígida e inflexible.
 La organización depende de hombres clave, provocando trastornos.
 No fomenta la especialización.
 Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de dirección, solamente son
operativos.

7.5.2 Funcional o de Taylor
Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el
gerente hasta el obrero, ejecute el menor número de funciones.

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Ventajas:
 Mayor especialización.
 Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.
 La división del trabajo es planeada.
 El trabajo manual se separa del intelectual.
 Disminuye la presión sobre un solo jefe.

Desventajas:
 Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad
 Se viola el principio de unidad de mando.
 Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente.

7.5.3 Línea-funcional
Se combinan los dos tipos de organización, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas
inherentes a cada una.

Conserva de la organización lineal o militar la autoridad que se transmite a través de un solo jefe
y de la funcional, la especialización de cada actividad en una función. Este tipo de organización
es el más utilizado en la actualidad.

7.5.4 Staff
Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la tecnología, contar con
especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de
linea
ORGANIZACIÓN STAFF

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Ventajas:
 Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de dirección.
 Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especialización Staff.

Desventajas:
 Ha confusión sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la asesoría.

7.5.5 Por comités

Asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se reúnen para discutir y
resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinación con otro tipo de
organización. Hay comités directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.

Ventajas:
 Las soluciones son más efectivas.
 Se comparte la responsabilidad.
 Permite que las ideas se fundamenten.
 Se aprovecha al máximo la experiencia.
Desventajas:
 Las decisiones son lentas.
 Es difícil disolverlos.
 Los gerentes se desligan de la responsabilidad.

7.6 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

7.6.1 Organigramas
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de
sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los
órganos que la componen.

Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones
funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u
oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación.
Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente
puestos claves o segmentos de la organización.

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La utilidad que tienes los organigramas es: Brindar una imagen formal de la organización, son
una fuente de consulta oficial, facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus
relaciones de jerarquía y constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis
organizacional.

Los criterios para preparar un organigrama son:

 Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben

establecerse con exactitud.
 Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma
clara y comprensible.
 Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura,
líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

Los organigramas pueden clasifican:

Microadministrativos: Corresponden a una solo empresa

Por su naturaleza Macroadministrativos: Involucran a mas de una organización.
Mesoadministrativos: Se considera a más de una empresa de un mismo
sector o actividad o ramo específico.

Informativo: Se diseñan con el objetivo de ser puestas a consulta del

publico
Por su Analítico: La finalidad es el análisis de determinados aspectos de la
finalidad organización
Formal: Representa el modelo de funcionamiento planificado (aprobado
por Director)

Generales: Presentan toda la organización, llamados también cartas

maestras.
Por su
ámbito Específicos: Representan la organización de un área de la empresa.

Integrales o generales: Representaciones gráficas de las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
Por su contenido dependencia
Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,
además de las unidades y sus interrelaciones.
Puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y
el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad

Vertical: Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia

abajo.
Por su forma Horizontales: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
Circular. Niveles representados del centro la periferia.
Mixto: Combinación vertical y horizontal.
Escalar: Se utilizan sangrías para señalar la autoridad, mayor sangría menor
autoridad
De Bloque: Son una variante de los verticales, con la particularidad de
integrar mayor número de unidades en espacios mas reducidos

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ORGANIGRAMAS POR SU NATURALEZA

Microadministrativo

Macroadministrativo

Mesoadministrativo

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ORGANIGRAMAS POR SU AMBITO

Generales Específicos

ORGANIGRAMAS POR SU CONTENIDO

Integrales

Funcionales De Puestos, Plazas y Unidades

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ORGANIGRAMAS POR SU FORMA

Vertical

Horizontal

Mixto

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Escalar De Bloque

Circular

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Organigrama vertical

Organigrama horizontal
Dpto. 1.1.1

Direccion 1.1

Dpto. 1.1.2

Dpto. 1.2.1

Direccion 1.2 Dpto. 1.2.2

Dirección General 1.0.

Dpto. 1.2.3

Dpto. 1.3.1
Direccion 1.3

Dpto. 1.3.2

Organigrama General de Cooperativas

(Más adecuado y específico para Cooperativas de crédito)

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7.6.2 Los Manuales

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar
y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Importancia de los manuales

 Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.

 Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones.
 Aumentan la eficiencia de los empleados.
 Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
 Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
 Son una base para el mejoramiento de sistemas.
 Reduce costos al incrementar la eficiencia.

Objetivos de los manuales

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos.
 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios y clientes.

Clasifican los manuales

Por su contenido se clasifican en:

 De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la

empresa.
 De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al
interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de
sueldos, etc.
 De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
 De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se
detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

 Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

 Específicos: que consignan información de un área o específica.
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AUTOEVALUACIÓN

1. Menciona la importancia de la organización dentro la empresa

2. Elabora un cuadro sinóptico que contenga los principios de la organización
3. Ejemplifica cada uno de los principios de la organización
4. Elabora un cuadro sinóptico que contenga cada uno de los elementos que comprende
la división del trabajo

Jerarquia Incaica

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