ORGANIZACIÓN

1. CONCEPTOS

"Acción efecto de organizarse, construcción o estructura de un organismo y su

composición, en cuanto a los árganos de que está constituido” (Enciclopedia
Especial)
“Organizar es el establecimiento de la estructura formal de autoridad mediante la
cual se ordena, define, y coordina las subdivisiones para el objetivo determinado”.
(Luther Gulick).
"La división del trabajo que hay que realizar en tareas definidas y la asignación de
estas tareas a los individuos calificados por su instrucción y características naturales
para su ejecución eficiente"(L. P. Alford).
"Organización es una forma que asume toda asociación humana para lograr un
propósito común, cuando se forma un grupo para un determinado propósito, aunque
tal grupo está tan solo compuesto por dos o más personas, aparecen aquí, los
conceptos sicológicos de la organización" (Jamas D. Kooneyj ).
"Organización es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr el
objetivo y es una iniciación de la autoridad y la responsabilidades asignadas a las
personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas".(George
Terry).

La Organización es el conjunto de reglas y disciplinas que coordinan los medios

destinados a obtener un método o resultado determinado con los mismos gastos o
esfuerzos. Organizar es constituir las partes de un conjunto y asignar una función
determinada a cada una estas partes, con vista todo ello a obtener un resultado
determinado (Instituto de Organización Comercial de la cámara de comercio de
parís).

Explicación.

a. La organización se refiere a “estructura” quizás la parte más típica de los elementos

que corresponden a la mecánica administrativa.
b. Por lo mismo, se refiere a “Como deben ser las funciones, jerarquías y actividades”.
c. Por idéntica, razón se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que '’están
por estructurarse" más o menos remotamente: ve al futuro inmediato o remoto.
d. La organización constituye el dato final del aspecto estático o mecánico. Nos dice
en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa (este último en el sentido de que
puesto; no precisamente de que persona) y cómo lo va a hacer cuando la
organización está terminada, sólo resta "actuar" integrando, dirigiendo y
controlando todo lo cual pertenece ya a la dinámica.
2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

a. La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico recoge, complementa
 y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han
señalado respecto a cómo debe ser una empresa.
b. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han
hecho perder de vista muchos autores que no es sino una parte de la
administración, dando lugar a que la contrapongan a esta última como si la primera
Representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es
inadecuado por todo lo que hemos visto antes.
c. Tienen también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos
teóricos, que Urwick llama de mecánica administrativa y los aspectos prácticos, que
el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre “lo que debe ser" y
“lo que es".
De ahí que muchos al hacer el estudio de la organización prologuen su campo hasta
los aspectos que corresponden a la integración, reclutamiento, selección y a un
desarrollo de Ios trabajadores y jefes.

A nuestro juicio, el confundir la organización con la integración, presenta el peligro

de mezclar la teoría con la práctica, lo ideal con la real, con la consecuencia, muy
frecuente de que se pierden de vista las metas, haciendo bajar el nivel técnico de la
administración, en vez de presionar para que la realidad se acomode a los que
“debería ser".
Lo anterior no significa que neguemos en forma alguna que la organización requiere
constantemente tomar en cuenta las elementos humanos y materiales de que se
pueda disponer, para adaptarse a ellos; pero creemos que debe precisarse primero
cómo debería ser nuestra organización, y después integrar ésta, como resulte más
conveniente, de acuerdo con los elementos de que disponemos, pero sin perder de
vista aquello a que debemos tender.

De hecho así como los elementos de previsión y planeación tienen mayor relación,
la organización y la organización y la integración guardan la máxima conexión, pero
parece más conveniente estudiarlas y realizarlas bajo sus principios propios y
separadamente.

3. BASES DE LA ORGANIZACIÓN

a. El Trabajo

La primera base le constituye el trabajo para el cual se efectúe la organización, el cual

queda definido como resultada de la plantación (¿Qué se hace?: trabajo)

b. El Personal

La segunda base la constituye el personal que ha de ejecutar el trabajo, sus aptitudes,

experiencias y especialidades deben tomarse en cuenta el quién habrá de hacer tal o cual
trabajo y luego asignar a cada uno su labor o grupo de labores que la corresponden.
(¿Quién lo hace?: el personal)
c. El Lugar de Trabajo

La tercera base es el lugar de trabaja, que incluye los medios materiales, lugar y ambiente
adecuado para ejecutar el trabajo. Los factores físicos son importantes porque influyen
psicológicamente en el trabajador. (¿Dónde le hace?: trabajo) Lugar de trabajo

d. Las Relaciones

4. PASOS A SEGUIR PARA ORGANIZAR

1. Conocer el objetivo
Los esfuerzos de la organización deben ir de acuerdo con el trabajo que se ha de
ejecutar. Por lo tanto el objetiva es importante porque determina los requisitos
fundamentales de la organización.

2. Dividir el trabajo en operaciones parciales.

Consiste en preparar una lisia de las operaciones suficien temente extensa,
aunque no al grado de ser minuciosa. Esta lista de operaciones parciales
constituye actividades.

3. Reunir las actividades en unidades prácticas,

Consiste en agrupar las actividades teniendo en cuenta la similitud entre ellas. Por
ejemplo: Investigación de mercados, ventas, compras, y todas las actividades
comerciales, pueden agruparse bajo “comercialización” es en este paso donde se
pone de manifiesto la departamentalización
4. Para, cada actividad o grupo de actividades, definir con toda claridad las
obligaciones e indicar quién deberá desempeñarlas.
Se define el trabajo que hade hacerse alos encargados de ejecutarlo, una idea claray
concisa de lo que se espera de ellos.

5. Asignar personal especializado,

Determinadas las labores, establecida su importancia relativa y de Ias obligaciones,
el paso siguiente es el de llenar esos puestos con personal capacitado.

6. Delegar la Autoridad necesaria al Personal asignado.

Conferir al personal la autoridad necesaria para llevar a cabo el trabajo que se
asigne, cada empleado debe conocer también las actividades que va a desarrollar y
su relación con los demás de la empresa.

5. LOS PRINCIPIOS DE IA ORGANIZACIÓN

a. Principios de la especialización.
"Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado, a una actividad más
limitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficacia precisión y destreza”. Este
principio es, junto con el siguiente, quizás el fundamental en la organización.
 Debe advertirse que la división de trabajo no es sino el medio para obtener una
mayor especialización y con ella, mayor precisión, profundidad de conocimiento,
destreza y perfección en cada una de las partes dedicadas a cada función

b. Principio de la Unidad de Mando.

“Para cada función debe existir un solo jefe". Este principio establece la necesidad de
que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas
distintas. .Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización:
“nadie puede servir a dos señores", “Un cuerpo con. Dos cabezas es tan monstruoso
en la Administración, como un cuerpo humano con dos cabezas en la biología”

c. Principio del equilibrio de Autoridad Responsabilidad

"Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel
jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a
aquella".

La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo: la responsabilidad va en la misma línea

pero de abajo hacia arriba.

d. Principio de equilibrio de la Dirección Control

“A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles
adecuados, para asegurar la unidad de mando".
La administración no puede existir “sin alguna delegación, ya que aquella consiste
en “hacer a través de otros”'. Se delega la autoridad correlativamente la
responsabilidad comunicada, según el principio anterior. Alguien ha dicho que .la
"autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte; esto es cierto en
sentido de que la autoridad delegada no debe: seguirse ejerciendo, más que en
casos extraordinarios, en tanto que la responsabilidad señalada se sigue teniendo,
porque el delegante debe conocer, a través de los nuevos controles fijados la forma
en que está actuando el delegado, para corregir sus errores, orientar su acción y
en último término limitar la responsabilidad comunicada, o remover dicho jefe
inferior.

6. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN:

La implementación de la técnica de la organización se hace necesaria y los objetives

que ella persigue, han de jugar un papel importante tanto en lo que se refiere a la
actividad privada como en las entidades del estado, ya que en el primer caso se
podrán disminuir los costos a fin de competir con éxito con los bienes importados
y en el segundo case adoptar los servicios a la estreches presupuestaria.
a. Economía de Personal
La mejor utilización del personal, significa una economía, ya que evitar los gastos
en una mayor cantidad de personal, con lo que disminuyen los gastos
administrativos, el encarecimiento de la mano de obra disponible, alza de salarios,
etc.

No significa necesariamente reducción numérica de los efectivos de personal, o

disminución de las ganancias del trabajador. No significa tampoco reducción de
salarios individuales. Debe existir relación entre la cantidad de personal y el volumen
de trabajo.

El objetivo es conseguir el máximo de producción con el minino gasto de salarles y

sueldos. El mismo resultado se logra con la distribución racional de tareas
individuales de acuerdo con los conocimientos y aptitudes del trabajador.

b. Economía de Materiales
La importancia 'de la economía de materiales es similar a la de personal. El objetivo
es alcanzar la máxima producción con el mínimo consuno de gasto de materiales.
No significa necesariamente tener preferencia por materiales más baratos.
La organización facilita la economía de materiales, ayudando a que suministren
sistemáticamente a las operaciones de transformación a que estén destinados y su
empleo en las mejores condiciones posibles.

Al economizar materiales, se evita así, al alza de los costos por escasez.

c. Economía de maquinarias y equipos

Debe existir relación entre la cantidad de máquinas y equipos disponibles y el
volumen de producción de bienes o prestación de servicios. La organización facilita
la economía de maquinarias y equipos previniendo las causas de “tiempos muertos",
durante las cuales no se emplean.

Actúan también por la eliminación de las faltas de conservación que dan lugar
aparadas intempestivas.

d. Economía de espacio
Consiste en aumentar la producción en el espacio limitado de las construcciones de
edificaciones existentes, con el fin de desarrollar los servicios administrativos sin
recurrir a la ampliación de los locales donde están instalados.

La organización influye en el sentido de facilitar la economía del espacio, mal o

insuficientemente utilizados. Impide la congestión inútil de los locales a causa de
ideas y venidas injustificadas, en la Paralización en los mismos de los procesos
ejecución.
 e. Reducción de Imprevistos
Ninguna actividad humana sea en la administración privada o pública puede
sustraerse a los efectos de la incertidumbre, circunstancia que producen
desórdenes y la paralización de las funciones. Todas las empresas están sometidas
de igual forma al peligro de imprevistos más diversos. La organización con múltiplos
medios, tiende a preservar a la empresa de estas incertidumbres, en su totalidad o
parte.

f. Visión en conjunto
Tanto los jefes de empresas privadas como de las entidades públicas necesitan
estar constantemente al corriente del estado general de las actividades o servicios,
cuya dirección está a sus órdenes a descubrir la existencia de hechos anormales y
la causas de éstos, a evitar que vuelvan a suceder y a corregir efectos. Sin ayuda
de tales visiones de conjunto es difícil el ejercicio de la dirección con resultados
efectivos.

g. Importancia general del factor tiempo

El ritmo de obtención de los beneficios es un elemento esencial. Cuando más
acelerado sea este ritmo será mayor el beneficio de la empresa o entidad.
La realización de muchos de los objetivos de la organización conducen a los mismas
fines que la economía de tiempo, la economía de personal, de materiales, de
espacio, la reducción de imprevistos, la visión de conjunto, conducen en ultimo y en
gran parte, a la economía de tiempo.

7. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

¿Qué es un organismo administrativo?

Es un grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con la mayor
eficiencia determinados objetivos comunes que individualmente no es posible lograr.
Una Empresa, un Ministerio, una Asociación de beneficencia, son organismos
administrativos.

¿Qué es una estructura administrativa?

Es la forma en que están ordenadas las unidades que componen un organismo y la
relación que guardan entre sí. Las Unidades administrativas que integran una
estructura son:
a) Los órganos, b) les puestos, c) las plazas.
¿Qué es un órgano?
Órgano es una subdivisión, de un organismo administrativo. Es una unidad
administrativa impersonal, que tiene su cargo el ejercicio de una o varias funciones,
 o parte de ellas en determinado nivel jerárquico, Puede comprender uno o varios
puestos, una o varias plazas.
Son órganos:

Las Direcciones, las Gerencias, los departamentos, etc.

¿Qué es un puesto?
Puesto es una unidad de trabajo específica e impersonal constituido por un conjunto de
operaciones que debe realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que de
vemos asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. Un puesto puede estar
integrado por una o varias plazas. Son puestos:

El Director, Gerente, Jefe de departamento, Secretaria, etc.

¿Qué es una plaza?

Es el conjunto de labores responsabilidades y condiciones de trabajo asignadas de manera
permanente a un empleado en particular.

El número de empleadas que desempeñan un puesto, es el número de plazas que tiene,

por ejemplo:

En una oficina de Auditoria hay 3 plazas del puesto Supervisor, 10 del puesto Auditor, etc.

8. DE PARTAMENTALIZACIÓN

Consisten en la subdivisión en los organismos administrativos en unidades de menor

tamaño y nivel jerárquico, aplicando el principio de la división del trabajo y la
especialización.

Se realiza formando puesto con actividades afines y agrupándolos en unidades de mayor

tamaño y jerarquía, llamados órganos.

Criterios para departamentalizar

Existen varios criterios para la formación de las unidades menores llamado órganos,
puesto y plazas, los más usados son:

a. Por Funciones
Las actividades se agrupan por la función específica a la que pertenecen. Así se
forman unidades de Finanzas, Administración, Contabilidad, etc.

b. Por territorio
 Las actividades se agrupan por la zona geográfica en la que realizan sus funciones
o en que produzcan efecto. Por ejemplo, la unidades regionales de educación
pueden estar divididas en zona norte, centro sur.

c. Por Producto o servicio que prestan

Las actividades se agrupan por el tipo de productos o servicios que manejan.
Una planta de producción puede estar subdividida en una unidad de harina y otra
Aceite. Una oficina de Registros de una' Municipalidad, puede estar subdividida en
unidades de nacimiento, defunciones, patentes.

d. Por Proceso de Producción o Prestación de servicios.

Las actividades se agrupan en torno a un determinado proceso de producción de
bienes o prestación de servicios. Así tenemos que la unidad, de producción de
harina, puede subdividirse en las siguient.es unidades menores: materia prima,
cocinado, prensada, secado, molienda y en secado. La Dirección académica de un.
Centro de enseñanza, podría subdividirse en las unidades: registros y matriculas,
actas y certificados, diploma y títulos.

e. Por el númeroro de Trabajadores

Este criterio no toma en cuenta las actividades, sino el número de personas que la
realizan. Las unidades se forman con un número determinado de trabajadores.
Aunque este criterio se aplica fundamentalmente en el ejército, se usa en algunas
áreas de la administración pública y privada. Así tenemos, que en una unidad de
servicios existen algunas cuadrillas y mantenimiento de vigilancia.

9. ORGANIGRAMAS

a. Definición
Denominase organigramas, a la representación gráfica de la estructura
administrativa da una empresa, organismo o entidad. También se le define como el
esquema, que por medio da rectángulos y líneas unidas entre sí, señalan la
organización, niveles jerárquicos, unidades administrativas y funciones de una
empresa o entidad.

b. Importancia
Explicada La parte conceptual del organigrama, podemos señalar que existe para
los efectos comparativos, una similitud, entre el organigrama y plano (ejemplo el de
un edificio) ya que, si mediante el plano señalamos una basa estructural de un
inmueble como son; áreas, columnas, paredes, vigas, resistencias, etc., de igual
manera podríamos decir que mediante el organigrama también señalamos la
estructura base de la Empresa, las unidades básicas con que cuentan los niveles
que existen y la jerarquía que interrelaciona estos niveles. Es lógico señalar que sin
la ayuda de un plano seria materialmente imposible construir un edificio, al menos
 dentro de los lineamientos técnicos exigibles, en igual forma consideramos que sin
la ayuda objetiva de un organigrama, sería imposible estructurar una empresa de
cierta envergadura.

c. Naturaleza.
Podemos hablar de un '"organigrama real", es decir del que se levanta en base a
una estructura ya existente, y que por lo mismo, pueda tener errores, no de
confección sino de defecto de la propia organización. Así también podemos hablar
de un “organigrama idea" o sea, del confección en abstracto para una organización
nueva o que recién va a funcionar en este caso debiera ser elaborado con bases
técnicas y por supuesto sin defectos.

d. Objetividad
Un organigrama debe ser leído e interpretado con suma facilidad por cualquier
persona enterada en estas careciendo de valor aquellos que soIo pueden ser
interpretados por quien los elaboró.

Es frecuente observar en nuestro medio, que el organigrama se utilizó como

documento de referencia superficial, y en otros rnuchos otros casos como adorno
de la oficina.

En este aspecto debemos hacer notar que esto se debe al desconocimiento de su

real valor, o por una equivocada interpretación de quienes divulgan esta técnica
(organimetria).

El organigrama es el documento de auxilio permanente para la Gerencia y para

todo aquel que tiene relación directa con la jefatura de una unidad Administrativa.

Sería imposible, que a través de una información oral o escrita se pudiera retener la
organización integral de una empresa o entidad y en todo caso estaría reservado la
capacidad de conocimientos, para personas de excepcional habilidad, y gran
conocimiento de empresa.

Pero si hablamos de un Administrador o Gerente con capacidad normal de

conocimientos de empresa, tenemos que admitir que el uso de organigrama se
hace vital, ya que mediante el se sintetiza y se muestra objetivamente el esquena
organizativo.

Volviendo a nuestra comparación inicial con el plano del edificio nos hacemos las
siguientes interrogantes: Podría un ingeniero o constructo, operar cambios en la
estructura de un edificio sin la ayuda de un plano? Podría de igual manera retener
las innovaciones de estructura, en forma mental?
 En el mismo caso podríamos a hacernos las Interrogantes para un gerente o un
administrador público.

e. Clasificación de los Organigramas.

Los organigramas se clasifican, de la siguiente manera:

(1) Por su objetivo: Estructurales, funcionales, personal, y especiales.

(2) Por su naturaleza: Esquemáticos y Analíticos.
(3) Por su área que representan: Generales y Zonales.
(4) Por su Forma: Verticales, Horizontales, circulares y mixtos.

Descripción de la clasificación.-

(1) Por su objeto.

(a) Estructural. Tiene por objeto representar solo la estructura administrativa

de un organismo o parte de él. Esto es, el conjunto de unidades y las
relacione que la ligan.
La estructura administrativa es el esqueleto del organismo. Por ello, el
organigrama estructural es como la radiografía de la organización.

(b) Funcional. Tiene por objeto indicar en el cuerpo de la gráfica, además de

las unidades y sus relaciones, las principales funciones o laborales de los
órganos representados.

(c) Personal o nominal. Tiene por objeto indicar en el cuerpo de la gráfica,

además de las unidades y relaciones, los nombres de los puestos y personas
que integran un órgano.

(d) Especial. Tiene por objeto destacar, en la composición del diagrama, alguna
característica especial, ya sea de estructura o de las funciones de la
organización.

(2) Por su naturaleza.

(a) Esquemático. Contiene solo lo indispensable: los órganos principales y las

relaciones más simples. No señala detalles y constituye un instrumento de
información general.
 (b) Analítico. Representa con el mayor detalle posible una organización, para
facilitar su estudio. Tiene una finalidad técnica. Contiene todos los puestos
y todas las relaciones del área que se pretende analizar.

(3) Por el área que representa.

(a) General. Llamada también carta maestra, representa toda la institución,

por medio de sus órganos principales y sus relaciones básicas.
Generalmente es esquemática y comprende los niveles más altos de la
Organización.
(b) Zonal. Muestra por separado cada una de las unidades principales de la
estructura y ofrece mayores detalles sobre puestos, relaciones, autoridad y
obligaciones dentro de cada una.

(4) Por su forma (graficación).

(a) Vertical. El órgano representado de mayor jerarquía esta colocado en la

parte superior. Las Líneas de mando parten de arriba hacia abajo.

(b) Horizontal. El órgano de mayor jerarquía que se representa se coloca, en el

margen izquierdo, y las Líneas de mando parte de izquierda a derecha.

(c) Circular. El órgano representado de mayor jerarquía se coloca en el centro,

las Líneas de mando parten del centro a la periferie y los distintos niveles
aparecen como círculos concéntricos.
(d) Mixto. En algunas ocasiones, por comodidad en la composición de un
organigrama, se pueden combinar el formato vertical para algunos niveles y
el horizontal para otros.

10. MANUALES.

¿Qué es un manual?
Manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información
y/o instrucciones sobre política, historia, organización, funciones y/o procedimientos
de una empresa o entidad.

Clasificación de los Manuales.

(a) Por su contenido. Por la información que contiene, los manuales pueden
denominarse: de Historia, de política, de Organización y funciones de
procedimientos, de contenido múltiple.
(b) Por el área de actividad que trata. Pueden ser: de Finanzas de abastecimientos,
de personal, de ventas, etc. Por ejemplo el manual del personal de una entidad
puede contener: política, organización y funciones, relativos a dicha área.

¿Qué es un manual de Historia?

Es aquel que contiene información sobre historias de la empresa o entidad, fundación,
crecimiento, objetivos, logros, tradición y administración actual. Suele presentarse
como introducción de un manual de política, de organización o de personal. Puede
emplearse como material de relaciones públicas.
¿Qué es un Manual de Política?
Es aquel que modifica las políticas de una empresa o entidad, marcando los limites
generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades en las distintas áreas.
Contiene:
a) Constitución
b) Reglamentación
c) Objetivos.
d) Qué ofrece la empresa o entidad.
e) Qué espera la empresa o entidad.
f) Políticas relacionadas con funciones directivas.
g) Políticas relacionadas con funciones generales de las distintas áreas.

¿Qué es un Manual de Organización y Funciones?

Es aquel que se opone con detalle la estructura orgánica y funcional de la empresa o
entidad, explicando la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las
funciones o actividades de los órganos de la empresa o entidad hasta el nivel de
puestos y de su relación entre ellos. Generalmente contiene gráficos de organización.
Contiene:
a) Generalidades: (1) Objeto, (2) Finalidad, (3) Contenido, (4) Alcance, (5)
Base y (6) Aprobación.
b) Misión y objetivos del organismo.
c) Funciones generales.
d) Organización.
e) De Las Unidades Estructurales.
f) Asignación de Personal (cargos).
g) Funciones Específicas del personal (cargos).
h) Relaciones de Autoridad, Responsabilidad y Coordinación.
i) Gráficas de Organización.
¿Qué es un Manual de Procedimientos?
Es aquel que señala los procedimientos a seguir para ejecutar un determinado tipo de
trabajo, describe es su secuencia lógica las distintas operaciones o pasos que se
compone un proceso, señalando generalmente:
“Quién”, “Cómo”, “Dónde”, “Cuándo” y “Para Qué” se ha de realizar.
Contiene:
 a) Introducción,
b) Organización.
c) Descripción de Procedimientos.
(1) Títulos de Procedimientos.
(2) Objeto.
(3) Base Legal.
(4) Requisitos.
(5) Pasos. Aquí se debe indicar: lo que se debe hacer, porque se puede hacer,
Cómo se debe hacer, la responsabilidad de ejecución y supervisión, las
medidas de seguridad a tenerse en cuenta.

MANUALES DE CONTENIDO MÚLTIPLE.

Son aquellos que contiene material de dos o más de los tipos antes mencionados,
o cuyo contenido no se puede quedar clasificado en ninguno de ellos.