Actividad evaluativa eje 3: Diseño y Plan Estratégico DOFA

Jose Alexander Vega Vera

José Manuel Martínez Villamil

Fundación Universitaria del Área Andina

Seminario de Investigación I

Prof. Carolina Peláez Beltrán

06 de junio de 2022
 Contenido

Introducción ........................................................................................................................ 4

Plan de mejoramiento empresarial ...................................................................................... 5

Nombre de la empresa .................................................................................................... 5

Elementos de planeación estratégica .............................................................................. 5

Misión ......................................................................................................................... 5

Visión .......................................................................................................................... 5

Enfoque estratégico ..................................................................................................... 6

Valores corporativos o empresariales ......................................................................... 6

Elementos de control interno .......................................................................................... 6

Enfoque de procesos ....................................................................................................... 7

Procesos estratégicos de la organización o empresa ................................................... 7

Procesos operativos de la organización o empresa ..................................................... 8

Enfoque funcional ........................................................................................................... 8

Ambiente de control .................................................................................................... 8

Evaluación de riesgos ................................................................................................. 9

Actividades de control ................................................................................................ 9

Información y comunicación .................................................................................... 10

Supervisión y seguimiento ........................................................................................ 10

 Propuesta de estrategia de mejoramiento ...................................................................... 10

Análisis DOFA.......................................................................................................... 10

Conclusiones ..................................................................................................................... 13

Bibliografía ....................................................................................................................... 14
 Introducción

Toda administración requiere del empleo y apoyo de herramientas de gestión que

permitan un juicio más acertado del negocio y su entorno, es por ellos que los análisis se

convierten en una base de esa gestión para el proceso general de la toma de decisiones.

En el nivel estratégico la matriz DOFA, también conocida como FODA, se convierte en

esa herramienta fundamental dado que esta busca no solo un análisis interno, sino también

externo y con base en ellos poner en conocimiento tanto las fortalezas como las debilidades de

los procesos que definen el funcionamiento de una empresa, y que una vez analizados todos estos

datos se puede tomar decisiones más acertadas para el funcionamiento de la misma.

En la presente actividad se pretende utilizar esta herramienta de análisis en el

funcionamiento de la empresa Jv. Asesorías Colombia S.A.S., junto con aspectos importantes

para el desarrollo de dicho análisis como los son los elementos de planeación estratégica, de

control interno y los enfoques tanto de procesos como funcional.

 Plan de mejoramiento empresarial

Nombre de la empresa

Jv. Asesorías Colombia S.A.S.¨

Elementos de planeación estratégica

La firma Jv. Asesorías Colombia S.A.S., dentro de su direccionamiento estratégico

cuenta con una misión, visión, enfoque estratégico y valores corporativos, los cuales son un pilar

fundamental para la consecución de sus objetivos y se definen así:

Misión

La firma Jv asesorías Colombia S.A.S su misión es Ofrecer, fomentar, apoyar al régimen

de propiedad horizontal bajo estándares de calidad altamente especializados, presentando una

completa asistencia y asesoría a nuestros clientes en aspectos técnicos, de tendencias;

garantizando la satisfacción y fidelización del cliente, mejorando continuamente nuestros

procesos.

Visión

Estratégicos Jv. Asesorías Colombia S.A.S. se proyecta a desarrollar exclusivamente una Firma

de auditoría a nivel nacional para el sector de propiedad horizontal logrando a ofrecer altos

modelos de calidad y autonomía, enfocada a coordinar todos los servicios profesionales

enmarcados en la administración y gestión de unidades residenciales enmarcadas en la ley 675 de

2021.
Enfoque estratégico

Ser la empresa líder del mercado en Colombia, dedicada a la auditoría y consultoría en

sector de propiedad horizontal tanto para conjuntos residenciales y centros comerciales cuya

excelencia competitiva está basada en la eficiencia de los procesos administrativos, financieros;

cuyo cliente objetivo son aquellos regidos por la ley 675 de 2021, su principal objetivo es

optimizar los recursos con estricto respeto del marco legal, social.

Valores corporativos o empresariales

Respeto a las personas y compromisos asumidos.

Verdad y transparencia.

Responsabilidad social y ambiental

Estricto cumplimiento a la normatividad legal.

Elementos de control interno

Dentro de las estrategias de la firma de auditoria para garantizar una ejecución controlada

acorde al presupuesto aprobado por la asamblea de propietarios, y así mismo garantizar flujo de

efectivo en el corto y mediano plazo logrando aportar a la administración una gestión de cartera

en cartera menor a 90 días por medio de cobro persuasivo, se requiere de la correcta ejecución de

las actividades de control interno, para que de esta manera se genere un ambiente de control, con

la adecuada gestión de riesgos que representa la cartera para la ejecución de los diferentes planes
en las unidades residenciales que le contratan, las actividades de control son realizadas con una

periodicidad definida por un plan de auditorías, también se generan los diferentes informes y

comunicados a las asambleas de propietarios de las unidades residenciales. Véase una definición

más profunda de cada elemento del control interno en el enfoque funcional.

Enfoque de procesos

Procesos estratégicos de la organización o empresa

Los procesos estratégicos de la firma de auditoria Jv. Asesorías Colombia S.A.S. para la

elaboración de sus auditorias están enfocados a

1. Definir los objetivos y alcance de la auditoria para la cual fueron contratados.

2. Determinar las necesidades de la información que se requiera para realizar la auditoria.

3. Seleccionar las fuentes de información ya sean internas o externar para lograr los

objetivos.

4. Recopilar la mayor información que se pueda para así mismo entregar resultados

confiables.

5. Tener un adecuado tratamiento de datos dando cumplimiento a las políticas de

tratamientos de datos de nuestros clientes ley 1581 de 2012.

6. Una vez se obtengan toda la información requerida se procederá a realizar un respectivo

análisis de la información.

7. Elaboración de los papeles de trabajo para tener evidencias de los resultados.

8. Entrega de informe diagnóstico y recomendaciones para la copropiedad.

9. Seguimiento de acuerdo a las recomendaciones entregadas.

Procesos operativos de la organización o empresa

Los procesos operativos se enfocan especialmente en el cobro de cartera y ejecución

presupuestal, aquí se garantizan los presupuestos para la ejecución de planes, así pues, las

actividades se direccionan al grupo de personas que se encuentran en estado de mora y lo que se

busca es aplicar las normas legales y vigentes de propiedad horizontal.

Dentro de los procesos operativos Jv. Asesorías Colombia S.A.S. se enfocará en que

todos los conjuntos residenciales ya sean residenciales comerciales o mixtos estén cumpliendo

con la normatividad vigente de acuerdo a la ley 675 de 2021, los procesos operativos se

relacionan así:

1. Revisión de documentación legal.

2. Revisión de contratos adquiridos por a copropiedad.

3. Libro de Actas de asamblea y consejos de administración.

4. Libros de contabilidad Impresos.

5. Estados financieros con corte al mes auditar.

6. Ejecución presupuestal.

7. Revisión de las conciliaciones bancarias.

8. Revisión de la ejecución del gasto.

9. Seguimiento de cobros de cartera en etapa persuasiva en los procesos pre jurídicos

y jurídicos.

Enfoque funcional

Ambiente de control

A nivel general al ser esta una empresa que se dedica a la auditoría y control interno, el

ambiente de control es constante, ya que es la razón de ser de la misma. Sin embargo, es un

proceso el cual involucra cierto grado de complejidad dado que los clientes se encuentran

ubicados en diferentes ubicaciones, implicando esto que el control ejercido no sea contante pero

nuestra intención es la de generar una cultura de planeación para que con esto podamos

conseguir que el control sea ejercido con una periodicidad regular.

Evaluación de riesgos

los riesgos asumidos por la falta de presencia (constancia), son de pleno conocimiento y

se encuentran contemplados dentro del sistema de administración de riesgos de la empresa, con

el cumplimiento de las actividades que buscan la mitigación de esos riesgos se ha podido

mantener bajo control la materialización de los mismos, pero con el estudio realizado pudimos

observar que se pueden tener en cuenta uno a dos controles que ayudarían a incrementar la

efectividad de ese sistema de gestión de riesgos. Aquí se presentan riesgos operativos, los cuales

implican el cumplimiento de las regulaciones y cumplimiento (Cobro coactivo y cobro jurídico),

además de los riesgos de cumplimiento, lo cual es de suma importancia ya que siempre se busca

actuar de acuerdo a la ley y de esa forma evitar problemas jurídicos a la empresa y las unidades

residenciales.

Actividades de control

La Empresa Jv asesorías Colombia S.A.S. cuenta con una políticas y procedimientos que

buscan siempre el cumplimiento de los objetivos y/o metas, en este caso el principal objetivo es

el accionar de manera eficaz para efectuar el cobro, con esto se busca garantizar la ejecución de

planes dentro de las unidades. Estos tipos de control son por un lado detectivos ya que la
finalidad es identificar los posibles propietarios que incurran en mora con el pago de la

administración, por otra parte, están los controles preventivos, los cuales llevan a cabo luego de

identificar a esos propietarios en mora para que se pongan al día en un periodo menor a 90 días y

de esta manera evitar los gastos por cobros jurídicos, procesos que originan gastos adicionales.

Información y comunicación

La producción de información como resultado de las auditorias y acompañamientos que

se realizan a los clientes son de vital importancia, este es el producto final del trabajo realizado y

para el cliente es una herramienta indispensable en el planeamiento de las actividades futuras. Se

puede trabajar en el mejoramiento de este apartado si se emplean herramientas tecnológicas que

ayuden a la difusión y oportunidad de mejora.

Supervisión y seguimiento

La firma cuenta con una capacidad limitada a la hora supervisar los procesos dada la

condición de la ubicación en diferentes puntos, aquí las auditorías que se realizan son el

mecanismo para identificar posibles fallas en el sistema implementado para su posterior

corrección.

Propuesta de estrategia de mejoramiento

Análisis DOFA

Partiendo de que este análisis se enfoca no en el pasado, sino en el presente y futuro de la

empresa, además de que aquí no solo se tienen en cuenta los factores internos sino también los

externos, desde el nivel operativo por su relación con los procesos y procedimientos, se pueden
establecer las fortalezas y debilidades, las amenazas y oportunidades se determinan de la mano

de la administración, que es quien ve más allá del interior de la empresa. Este análisis de realizó

mediante la técnica de lluvia de ideas, donde se obtuvo como resultado lo siguiente:

FORTALEZAS DEBILIDADES

F1. Procesos detallados y D1. La falta de un medio de

documentados, además de un plan transporte permanente desemboca
de capacitación que garantiza la en control a unidades residenciales
actualización permanente del con periodicidad reducida.
personal.

F2. Correcta implementación del D2. No se cuenta con un manual de

manejo de archivo y funciones, tampoco un plan de
correspondencia y adecuado inducción para el personal cuando
registro de datos de propietarios ingresa a laborar en la empresa.
morosos para la acción de cobro.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

O1. Crecimiento en la construcción A1. Incremento en el número de

de unidades residenciales como empresas o bufets dedicados a
posibles clientes a futuro. realizar asesorías contables genera
una mayor competencia en el
mercado.

O2. Buena reputación en la A2. La competencia está

administración de las unidades ofreciendo sus servicios con
residenciales (imagen). precios muy atractivos dentro del
mercado.
 Teniendo en cuenta las estrategias FO (fortalezas frente a oportunidades), DO

(debilidades frente a oportunidades), FA (fortalezas frente a las amenazas) y DA (debilidades

frente a las amenazas), obtuvimos el siguiente resultado:

Primera estrategia FO (F1-O1): Dar a conocer nuestro catálogo de servicios a clientes

potenciales, ofrecer servicios donde se denote la organización de la empresa, así como el nivel de

capacitación y competencia del personal de planta. Por medio de esta estrategia lo que se busca

es dar un impulso a la empresa a nivel de imagen, vender la idea de que la empresa es organizada

y que donde existe organización el control tiene un mayor grado de efectividad.

Segunda estrategia FO (F2-O2): Dar a conocer la efectividad de la gestión de la empresa

frente a los propietarios en mora, lo cual garantiza que las unidades residenciales cuenten con los

recursos para la ejecución de los diferentes planes y partidas. El éxito del cumplimiento de la

ejecución de planes como el de mantenimiento además de compromisos permanentes como lo

son los servicios públicos, requiere que se garantice el pago de las administraciones y lo cual se

convierte en una prenda de garantía para potenciales clientes la efectividad de la empresa para

efectuar estos cobros y de alguna forma la ubicaría por encima de otras empresas que no cuentan

con la suficiente experiencia y/o reputación en cuanto a la efectividad.

Tercera estrategia DO (D2-O2): En el área de recursos humanos se debe crear un plan de

inducción para el personal que ingresa a laborar en la empresa, así como dejar claras las

funciones y roles de cada uno de los integrantes de la misma para mantener la buena imagen de

la empresa en el mercado y ser un referente de organización. Con esta estrategia se busca que la

empresa se posicione como referente en el mercado no solo a nivel de efectividad en el cobro,

sino también a la hora de generar un ambiente propicio desde la administración del personal,

cuando los roles están definidos y las tareas asignadas la labor es también eficiente.
 Conclusiones

El análisis de datos de imprescindible para el éxito de las organizaciones, por tal motivo

al decidir trabajar en el proyecto de mejoramiento empresarial, esta actividad nos entrega una

herramienta importante que alimenta y ayuda en el proceso de la toma de decisiones, de esta

forma se puede garantizar que la empresa siga siendo competitiva y reconocida en el mercado, de

esta manera seguir siendo referidos e incrementar el número de clientes.

También se pudo obtener un nuevo análisis D.O.F.A actualizada para la firma Jv.

Asesorías Colombia S.A.S. donde se evidenciaron algunas nuevas oportunidades ya que la

construcción en Colombia se está desarrollando bajo esta normatividad de la ley 675 de 2021

obteniendo un amplio mercado, pero también nos permitió alertarnos porque ya estánreando más

empresas enfocadas en este sector.

 Bibliografía

• American Psychological Association (2020). Publication manual of the American

psychological association (7th edition). https://doi.org/10.1037/0000165-000