LIC.

WANDER LORENZO
Sistema conformado por
un conjunto de
procedimientos que
interrelacionadas entre si,
tienen por objetivo
proteger los activos de la
organización.
 Estados Organización
Financieros

Supervisión y Catálogo de
Vigilancia Cuentas

Entrenamiento,
Eficiencia y Moralidad del Sistemas de contabilidad
Personal
Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas
conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los
pagos recaerá en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella
Debe existir una adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola
persona no controle todo el proceso de una operación. Por ejemplo: el cajero no debe
ser auxiliar de contabilidad, ni contador , que son funciones incompatibles y deben ser
desempeñadas por distintas personas.
Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar la
eficiencia y economía en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe ser
desempeñado por una persona que posea título profesional y la experiencia
correspondiente a su nivel de responsabilidad.
Consiste en la verificación periódica y sorpresiva de las operaciones; deben
aplicarse para asegurar la corrección en las operaciones. Por ejemplo: comparar
con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos.
Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los
empleados de confianza disfruten de sus
vacaciones, en especial aquellos empleados que desempeñan cargos de
responsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta medida permitirá
entre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de la administración;
erradicar la idea de que “hay empleados indispensables” y descubrir errores y
fraudes, cuando se hayan cometido.
Los empleados que manejan recursos financieros, valores o
materiales, deberán estar afianzados, a fin de permitir a la entidad,
resarcirse adecuadamente de una pérdida o de un fraude efectuado
por ellos mismos. Por ejemplo: el cajero, los cobradores.
Las instrucciones al personal para el desempeño de sus funciones deberán
darse por escrito, en forma de descripción de cargos.
Esto contribuye a que los empleados cumplan más eficientemente con su
trabajo, por cuanto las órdenes o instrucciones impartidas verbalmente
pueden olvidarse o malinterpretarse.
 Deberán utilizarse formas prenumeradas e impresas para la documentación
importante. Por ejemplo: recibos, órdenes de compra, facturas,
comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almacén, etc. Asimismo, se
mantendrá un control físico sobre el uso y las existencias de dichas formas,
las cuales deberán conservarse en estricto orden numérico.
El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores
por medio del fondo fijo de caja chica.
1.
Para así evitar:
• Pérdidas por fraudes,
negligencias (robos).
• Uso ineficiente
(desperdicio).
2.

 Administrativa
 Contable
Decisiones
 Financiera
Además localizar errores
3.
Sobre bases
más seguras

4.
Evaluación de
desempeño
 Plan de organización y procedimientos

 Medidas relacionadas con la eficiencia

operacional

 Observación de políticas establecidas en

todas las áreas de la organización.
 Plan de organización

 Procedimientos relacionados principal

 Para salvaguardia de los activos de la empresa

 La confiabilidad de los registros financieros.

a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la
autorización general o específica de la
administración.
b) Se registren las operaciones como sean
necesarias
c) El acceso a los activos se permite solo de
acuerdo con la autorización de la
administración.
d) Los activos registrados en la contabilidad se
comparan a intervalos razonables con los
activos existentes.
 Es el plan de organización entre el sistema de
contabilidad, funciones de empleos y procedimientos
coordinados que tiene por objeto obtener
información segura, salvaguardar el efectivo en caja
así como fomentar la eficiencia de operaciones y
adición de la política administrativa de cualquier
empresa.
 - Separación de funciones de autorización,
ejecución, custodia y registro de caja.

 - En cada operación de caja deben intervenir por lo

menos dos personas.

 - Ninguna persona que interviene en caja debe de

tener acceso a los registros contables que controle
su actividad.
 - El trabajo de empleados de caja será de
complemento no de revisión.

 - La función de registro de operaciones de caja será

exclusiva del departamento de contabilidad.
 - Evitar o prevenir fraudes de caja.

 - Promover la eficiencia del personal de caja.

 - Proteger y salvaguardar el efectivo en caja.

 - Descubrir malversaciones.

 - Localizar errores de caja.

 - Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

 - Obtener información administrativa contable

oportuna de la cuenta de caja.
 :

 A) Cobros por ventas de contado directo.

 B) Cobros por ventas de contado C.O.D (cobro o
devolver) en plaza.
 C) Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de
plaza.
 D) Cobros por ventas a crédito en plaza.
 E) Cobros por ventas a crédito fuera de plaza.
 Cobros a empleados y deudores.
 Entradas diversas a caja.
 Creación de un fondo fijo de caja.
 Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa.
 Afianzamiento del personal de caja.
Los principales aspectos del control interno relativos al
manejo de la cuenta de Bancos, cuyo cumplimiento
deben vigilarse, son:

 Separación de labores. Deben ser personas

diferentes las que expidan cheques, operen auxiliares
y registros y efectúen conciliaciones.
 Fianzas. El personal que maneja las cuentas
bancarias debe estar afianzado para garantizar
posibles desfalcos por malos manejos.

 Firmas mancomunadas. Los cheques deberán

expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así
se sugiere- una que invariablemente deberá ir.
 Firmas autorizadas. Se deberá contar con un
registro de firmas autorizadas para firmar cheques,
así como la forma en que podrán ir
mancomunadamente.
 Conciliaciones bancarias. Las cuentas
bancarias deberán conciliarse -invariablemente-
cada mes y mantener debidamente depuradas las
partidas en conciliación.
 Revisar que lo que este en la póliza, en el estado de
cuenta y en el documento sea lo mismo.

 Revisará los cheques no presentados al cobro

durante un período excesivamente largo se
investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan
los cheques.
 Fondo fijo de caja chica

 La caja chica se define como la cantidad de dinero

destinada para efectuar desembolsos menores, por
tal razón tambien se le conoce con el nombre de caja
menor, el cual se maneja mediante el sistema de
fondo fijo.
 Si cada uno de esos gastos se tuviera que hacer un
cheque , seria necesario emitir muchos cheques por
cantidades muy pequeñas, lo cual demandaría
tiempo y dinero.
 Fondo fijo de caja chica

 Por lo tanto, con el fin expreso de no expedir cheques

por cantidades minimas, se establece un fondo fijo
de caja chica y tales pagos se hacen con ese fondo.
 Establecimiento del Fondo: para establecer el
fondo de caja chica debe hacerese una estimación del
total de pagos menores que tiene que hacer la
empresa durante un periodo determinado,
generalmente no debe exceder a un mes.
 Fondo fijo de caja chica

 En caso de que se pueda, esta estimación debe

compararse con los pagos menores que realizo la
empresa en meses anteriores para obtener una idea
mas clara y objetiva de por donde andan los gastos
menores de la empresa mensualmente, y con ello
obtener el fondo que realmente se ajuste a las
necesidades de la empresa.
 Una vez determinado el fondo se emite un cheque
por una cantidad algo mayor a la estimada con el
objetivo de prevenir situaciones imprevistas.
 Fondo fijo de caja chica

El cheque se expide a nombre de una persona de la

empresa que será responsable de manejar el fondo de
caja chica, a la que se le llamara custodia de caja chica,
esa persona tiene la responsabilidad de realizar los
desembolsos que sean debidamente autorizados con
cargo al fondo y los mismos deben anotarse en un
documento conocido como vale de caja chica y al que
hay anexarle los comprobates correspondientes.
 Fondo fijo de caja chica

El cheque se expide a nombre de una persona de la

empresa que será responsable de manejar el fondo de
caja chica, a la que se le llamara custodia de caja chica,
esa persona tiene la responsabilidad de realizar los
desembolsos que sean debidamente autorizados con
cargo al fondo y los mismos deben anotarse en un
documento conocido como vale de caja chica y al que
hay anexarle los comprobates correspondientes.
 Fondo fijo de caja chica

Supongamos que la gerencia ha estimado los gastos

menores de la empresa en unos $1,800.00 mensuales,
para lo cual se establece un fondo fijo de caja chica de
$2,000.00.
Se expidió el cheque del Banco de Reservas por valor
de 2,000.00 con fecha de 15 de Mayo del 2017 a
nombre de Railesy Germosen . Se cambio y se entrego
al responsable de manejar el fondo, de donde se genera
el asiento contable siguiente.
 Apertura del fondo de caja chica
Fecha Detalle Auxiliar Dr Cr

Fecha
15-05-2017 Detalle
Efectivo Aux. Dr
2,000.00 Cr

Caja chica 2,000.00

Efectivo 2,000.00

Banreservas 2,000.00

Para registrar la
apertura del
fondo
 Pagos realizados con el fondo de caja chica

 Durante el transcurso del mes, se procedió a realizar

numerosos desembolsos con cargo al fondo de caja
chica. Cada vez que se realizó un desembolsó se
exigió que la persona que recibía el dinero en efectivo
que firmara un vale de caja chica, al que
posteriormente se le anexo el comprobante
correspondiente y se colocó en la caja de pagos
menores con el fin de que sirvan de evidencia de que
se gastó el dinero.

 Desembolso de caja chica

La Tecnica, SRL
Reposición de caja Chica
Relación de comprobantes
1. Gastos de comunicación (1 vales) 300.00
2. Transportes (1 vale) 600.00
3. Utiles de oficina (1 vale) 100.00
4. Combustibles (1 vale) 800.00
Total 1,800.00
 Reposición del fondo
Fecha Detalle Auxiliar Dr Cr

Fecha
15-05- Detalle
Gastos GeneralesAux.
y Dr Cr
2017 administrativo. 1,800.00
Comuicaciones 300.00
Utiles de ofic. 100.00
Trasporte 600.00
Combustible 800.00

Efectivo 1,800.00
BANRESERVAS 1,800.00

Para registrar la
reposición del
fondo de caja chica
 Aumento del fondo de caja chica en 1000.00
Fecha Detalle Auxiliar Dr Cr

Fecha
15-05- Detalle Aux. Dr Cr
2017 Efectivo 1,000.00
Caja chica 1,000.00

Efectivo 1,000.00
Banreservas 1,000.00

Para registrar el
aumento de caja
chica
 Disminución de caja chica en 1000.00.
Fecha Detalle Auxiliar Dr Cr

Fecha
15-05- Detalle Aux. Dr Cr
2017 Efectivo 1,000.00
Banreservas 1,000.00

Efectivo 1,000.00
Caja chica 1,000.00

Para registrar
disminucion de caja
chica
 Disminucion del fondo de Caja chica
Fecha Detalle Auxiliar Dr Cr

Fecha
15-05- Detalle
Gastos GeneralesAux.
y Dr Cr
2017 administrativo. 1,800.00
Comuicaciones 300.00
Utiles de ofic. 100.00
Trasporte 600.00
Combustible 800.00

Efectivo 1,800.00
BANRESERVAS 1,800.00

Para registrar la
reposición del
fondo de caja chica
 Aumento del fondo de caja chica en 1000.00
Fecha Detalle Auxiliar Dr Cr

Fecha
15-05- Detalle Aux. Dr Cr
2017 Efectivo 1,000.00
Banreservas 1,000.00

Efectivo 1,000.00
Caja chica 1,000.00

Para registrar
disminucion de caja
chica
 Conciliacion Bancaria

 Cheque en transito: son cheques emitidos por la

empresa y registrados en sus libros contables, pero
que al corte del estado bancario no han sido
presentados al banco para su pago, es decir, no han
sido cambiados en el banco.
 Depósito: corresponden el dinero que la empresa
deposita diariamente en la cuenta, correspondiente
de los pagos de sus clientes.