REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
CÁTEDRA: PRÁCTICA PROFESIONAL III PASANTÍAS

NORMALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE
GESTION DOCUMENTAL PARA EL ARCHIVO CENTRAL DEL
FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL DEL ESTADO ZULIA
(IIPARTE)
Trabajo de pasantías para optar al título de Licenciados en Bibliotecología y Archivología

AUTORES:
ANNY K.MEZA S.
C.I. V-22.120.167

OVIDIO J. QUERO G.
C.I. V-23.893.998

TUTORA ACADÉMICA:
LCDA. MARGLÉ MÁRQUEZ V.
C.I. V-18.285.281

TUTORA INSTITUCIONAL:
LCDA. LISSET ACURERO
C.I. V-12.440.201

MARACAIBO, NOVIEMBRE DE 2019

Dedicatoria

Principalmente a Dios TODOPODEROSO, por ser el mentor y

darnos la fuerza para continuar en el proceso de obtener este
anhelo tan deseado.
A nuestros padres, por su amor, dedicación y sacrificio en todos
estos años, Gracias a ustedes hemos logrado llegar hasta aquí y
convertirnos en lo que somos, ha sido un orgullo y privilegio ser sus
hijos, son los mejores padres.
A nuestros hermanos por estar constantemente presentes,
acompañándonos y por el apoyo moral, que nos brindaron a lo largo
de esta etapa de nuestras vidas, a todas esas personas que nos han
apoyado y han hecho que el trabajo se realice con éxito en especial
a aquellos que nos abrieron las puertas y compartieron sus
conocimientos.
Agradecimiento

Agradecemos a Dios por bendecirnos la vida, por guiarnos a lo

largo de nuestras existencias, ser el sustento y fortaleza en aquellos
momentos de dificultad y de debilidad.
Gracias a nuestros padres: Esperanza Soto, Stanley Meza; Nereida
Gutiérrez, Segundo Marín y † José Quero, por ser los inspiradores
de nuestros sueños, por confiar y creer en nuestras expectativas, por
los consejos, valores y principios que nos han inculcado.
Agradecemos a nuestros docentes de la Escuela de Bibliotecología
y Archivología por haber compartido sus conocimientos a lo largo
de la preparación de nuestra profesión.
 INDICE GENERAL
RESUMEN 8

ABSTRACT 9

INTRODUCCIÓN 10

1.IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

1.1. Reseña histórica 11

1.2. Visión 12

1.3. Misión 12

1.4. Objetivos de FONDESEZ 13

1.5. Estructura organizacional 14

2.DIAGNOSTICO SITUACIONAL

2.1. Análisis de la Gestión Informativa Documental 15

2.2. Persona 15

2.3. Distribución espacial 15

2.4. Procesos de Gestión Documental 17

2.5. Recursos mobiliarios y tecnológicos 18

2.6. Análisis FODA 18

3.FORMULACIÓN DEL PROYECTO

3.1. Situación del problema 20

3.2. Objetivo general 20

3.3. Objetivos específicos 20

3.4. Justificación 21

3.5. Delimitación 21

3.6. Plan de acción 22

4.BASES TEÓRICAS

4.1. Gestión Documental 24

4.2. Normalización de los Procedimientos de la Gestión Documental 27

5. METODOLOGÍA

5.1. Descripción 29

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES 30

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS31

ANEXOS 32
 8
Meza Soto, Anny K. Quero Gutiérrez, Ovidio J. Normalización de Procedimientos de
Gestión Documental para el Archivo Central del Fondo para el Desarrollo Económico y
Social del Estado ZULIA (II Parte). Universidad del Zulia, Facultad de Humanidades y
Educación. Escuela de Bibliotecología y Archivología. Maracaibo, Venezuela, 2019.
Págs. 36.

RESUMEN

Este proyecto se orienta hacia el Diseño un Mini Manual de Normas y Procedimientos

de la Gestión Documental en el Fondo para el Desarrollo Económico y Social del
Estado Zulia (FONDESEZ), con el objetivo de normalizar los procesos archivísticos de
manera eficaz y eficientemente. Para ello, fue necesario realizar un diagnóstico
situacional de la gestión informativa documental de la institución, que permitió conocer
los procesos de gestión documental que manejan. Donde también, se realizó una
evaluación a una parte de su acervo documental, para entender como es la
organización de su fondo documental. Por todo lo mencionado anteriormente, se
recomienda la implementación de un Manual de Normas y Procedimientos, así como
formar al personal de los diferentes departamentos de FONDESEZ para el uso correcto
de los procedimientos archivísticos.

Palabras Clave: Normas, Procedimientos, Archivo, Gestión documental

anny.meza@hotmail.com
ovidio_quero@hotmail.com
 9
Meza Soto, Anny K. Quero Gutiérrez, Ovidio J. Standarization of Document
Management Procedures for the Central Archive of the Fondo para el Desarrollo
Económico y Social del Estado Zulia (II Parte).Universidad del Zulia, Facultad de
Humanidades y Educación. Escuela de Bibliotecología y Archivología. Maracaibo,
Venezuela, 2019.

ABSTRACT

This project is geared towards the Design of a Mini Manual of Standards and
Procedures for Document Management in the Fund for Economic and Social
Development of the State of Zulia (FONDESEZ), with the objective of standardizing
archival processes effectively and efficiently. For this, it was necessary to make a
situational diagnosis of the documentary information management of the institution,
which allowed to know the processes of document management that they handle.
Where also, an audit was carried out on a part of its documentary collection, to
understand what the organization of its documentary fund is like. For all the
aforementioned, it is recommended the creation and implementation of the Manual of
Standards and Procedures, as well as training the staff of the different departments of
FONDESEZ for the correct use of the archival procedures

Keyword: Norms, Procedure, Archive, Document Management.

anny.meza@hotmail.com
ovidio_quero@hotmail.com
 10

INTRODUCCIÓN

El presente proyecto recoge datos descriptivos realizados a la Unidad de Archivo del

Fondo para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia (FONDESEZ), para
conocer, como llevan a cabo la gestión técnica en su fondo documental, de esta
manera poder entender toda su realidad, se realizó una entrevista al personal de la
Institución, los cuales aportaron datos relevantes con respecto al talento humano,
entornos ambientales y de espacio en el Archivo, recursos tecnológicos y de los
procesos administrativos y técnicos.

La estructura general de este proyecto está compuesto por cinco (5) partes a saber:
la primera parte en la que se detalla toda la información acerca de la Institución, a decir,
reseña histórica, visión, misión, objetivos, estructura organizacional. En la segunda
parte, se expone un diagnóstico situacional, describiendo aspectos relacionados con: el
personal, la distribución espacial, los procesos de gestión documental, así como los
recursos mobiliarios, tecnológicos y finalmente se realiza un análisis FODA. En la
tercera parte, se detalla la situación problemática detectada y se formula una propuesta
para su intervención o resolución, definiendo los objetivos generales y específicos a
alcanzar, la justificación, delimitación y plan de acción. En la cuarta parte, están
reflejadas las bases teóricas de la gestión documental, así como de la normalización de
sus procedimientos, y para finalizar, la parte cinco se describe la metodología.

Esta propuesta se centra en el diseño de un Mini Manual de Normas y

Procedimientos para la Gestión Documental, de esta forma poder contribuir a la
obtención de un Archivo Centralizado con un buen funcionamiento, organización,
clasificación y accesibilidad.
 11
1. IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

El Fondo para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia (FONDESEZ) es

una institución adscrita a la Gobernación del estado Zulia, la cual nace en el 2010,
dedicada al financiamiento y apoyo de programas y proyectos socios productivos de
diferentes microempresas de la región zuliana.La misma está ubicada en el Municipio
Maracaibo, Parroquia Chiquinquirá, Sector Paraíso, entre calle 77 y 78 Avenida 18,
Edificio Lieja, piso 3, teléfono 0261 759 00 35.

Gráfico Nº 1: Ubicación espacial de FONDESEZ

Fuente: Google Maps

1.1. Reseña Histórica.

Es una entidad adscrita a la Gobernación del Estado Zulia, nació en el año 2010, de
la supresión y liquidación de dos (2) organismos públicos, el Instituto para el Desarrollo
Agrícola del Estado Zulia (IDFA) y el Fondo Rotatorio para el funcionamiento y
Desarrollo de la Artesanía, Pequeña y Mediana Industrial del Estado Zulia.

El Fondo para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia (FDZ) fue creado
por la ley emanada del Consejo Legislativo del Estado Zulia el 29 de junio del 2010,
publicado en Gaceta Oficial del Estado Zulia de fecha 30 de diciembre del mismo año.
 12

Inició sus actividades en el año 2011 como un organismo con personalidad jurídica y
patrimonio, distinto e independiente de la Hacienda Pública Estadal, con autonomía
funcional, técnica, financiera, organizativa y operativa, con el objeto de promover,
garantizar y fomentar el crecimiento equilibrado, sostenible y duradero del Estado Zulia
a través del financiamiento de proyectos que contribuyan con el Desarrollo Económico y
Social del Estado”

El FDZ es una entidad Gubernamental Regional del Estado Zulia de Venezuela,

dedicada al financiamiento y apoyo de proyectos socios productivos que impulsan las
diferentes microempresas de la región.

“En la actualidad FDZ ha recuperado en sus años de gestión más de 12500

deudas contraídas por diferentes beneficiarios durante el funcionamiento de los
extintos organismos IDFA y FONFIDEZ. Pero existe un porcentaje de deudas que
aún no han sido presentadas en oficio.”(Hernández y Montoya, 2019).

1.1. Visión:

Ser la institución orientada a la ejecución de políticas, programas y proyectos de

financiamiento de mayor eficiencia, eficacia y efectividad, dirigidos al crecimiento y
desarrollo de los sectores productivos de la región zuliana.
(FONDESEZ, 2019).

1.2. Misión:

“Somos un fondo para el desarrollo económico y social orientado a fomentar,

estimular, apoyar y proveer la iniciativa de los sectores socio-productivos de la
región, a través del apoyo financiero y la asistencia técnica, con la finalidad de
 13
contribuir al fortalecimiento equilibrado, sostenible y duradero de los mismos”.
(FONDESEZ, 2019).

1.3. Objetivos de FONDESEZ.

 “Fortalecer la estructura socio-económica de la microempresa, artesanía,

pequeña y mediana empresa e industria, productores agropecuarios rurales,
productores de los sub-sectores agrícolas, animal, vegetal, pesquero y forestal
y otras formas de organizaciones empresariales y agropecuarias.

 Estímulo a los sectores socio-productivos, a través del sistema crediticio que

contribuyan al desarrollo económico y social del estado.

 Brindar la asistencia técnica necesaria a las iniciativas de los pequeños

emprendedores, productores y economía popular para insertarlos al sistema
económico”.(FONDESEZ, 2019).

1.4. Estructura Organizacional.

Gráfico Nº 2: Organigrama de
FONDESEZ

Fuente: (FONDESEZ, 2019).

 14

FONDESEZ Depende de la Secretaria de Desarrollo Económico, quien a su vez

depende del Despacho del Gobernador.
 15
2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL

2.1 Análisis de la gestión informativa documental.

Un diagnostico exhaustivo realizado a la InstituciónFONDESEZ dio como resultado

que no hay un Archivo Central declarado formalmente, aunque cuentan con un archivo
bajo las directrices del departamento de la Gerencia de Crédito y Asistencia Técnica, el
cual funciona como archivo de gestión, debido a que otros departamentos también
remiten documentación a esta área, cabe mencionar que existe una propuesta a la
espera de ser aprobada por la junta directiva para declararlo como el Archivo Central de
FONDESEZ.

2.2 Personal.

El área destinada para el Archivo está bajo la responsabilidad de la Licenciada en

Bibliotecología y Archivología, Lisseth Acurero, quien ocupa el cargo de Coordinadora
de la Oficina de Atención al Ciudadano, encargada de hacer que los procesos
archivísticos se cumplan a cabalidad. Como personal de apoyo cuenta con el Señor
Felipe Salón, quien no tiene formación en el área de archivo, pero es chofer de la
institución. Se puede evidenciar que el archivo cuenta solo con una persona formada en
el área de archivo, la cual está encargada de todos los procesos archivísticos.

2.2. Distribución espacial.

Elárea destinada principalmente para la oficina de archivo cuenta con un espacio de

24x18 mts2.Dicho espacio es insuficiente para la gran cantidad de documentación que
maneja FONDESEZ.De igual manera cuenta con 2 depósitos, uno de ellos que mide
5x2 mts2y se encuentra ubicado frente a un ascensor y el otro tiene una medida de 2x5
mts2situado en una sala sanitaria inhabilitada junto a la cocina.En su totalidad elespacio
 16
físico destinadopara el resguardo y almacenamiento del acervo documental de
FONDESEZ cuenta con un aproximado de 35 mtrs2.

Respecto al área destinada para la oficina del archivo central, esta cuenta con una
puerta que a pesar de tener cerradura, la misma se encuentra defectuosa, haciendo la
entrada al área de la documentación, fácilmente accesible; lo cual representa un riesgo
para la misma. Igualmente, se observó que dentro de los equipos de almacenamiento e
instalación del fondo documental se encuentran unos equipos de la Oficina de
Informática (dos servidores, un concentrador de 24 puertos, un router y un UPS), y
mobiliario de bienes, tantos desincorporados como deteriorados (mobiliario dañado,
equipos electrónicos inactivos, entre otros), reduciendo el espacio para su archivo.

En cuanto a los dos (2) depósitos, son áreas proporcionadas por la institución como
depósitos eventuales, que no son adecuadas para el resguardo de la documentación
debido a que no cuentan con las medidas de seguridad necesarias, ya que las puertas
de los mismos no tienen cerradura con llave. Asimismo se hace difícil la conservación
de la documentación, debido al poco espacio físico y la gran cantidad de archicómodos
que se encuentran abarrotados.

En cuanto a un plan de prevención de desastre, no poseen el equipamiento o

herramientas necesarias para una emergencia, como lo son: extintores de incendio
detectores de humo o salidas
de emergencia.

Gráfico N° 3:Área y
distribución destinadas parael
Archivo Central de FONDESEZ

Fuente: FONDESEZ, 2019

 17
2.4. Procesos de Gestión documental

 Proceso de Producción Documental

La documentación producida por FONDESEZ está bajo la responsabilidad de la

secretaria de la oficina de presidencia, la misma es la encargada de imprimir y llevarlo
al titular, quien revisa el documento, lo aprueba, firma y sella, luego es entregado a la
secretaria nuevamente para que proceda a enviarlo al destino que corresponda.

 Proceso de Recepción Documental

El documento llega a FONDESEZ, lo recibe la secretaria de la oficina de atención al

ciudadano, procede a leerlo y verifica si es de competencia a la institución, lo recibe con
firma, fecha, luego lo registra en el sistema SAID (Sistema Administrativo Integrado
para instituciones públicas Descentralizadas sin fines empresariales), posteriormente lo
remite al departamento de presidencia, ya que es el titular es quien autoriza la entrada
del documento y aprobación de los créditos.

 Proceso de Distribución Documental

Este proceso lo lleva a cabo la secretaria de la oficina de atención al ciudadano,

quien por aprobación delpresidente, lleva la documentación ya revisada y autorizada
para los departamentos correspondientes.

 Proceso de Organización Documental

Los expedientes son conformados por los departamentos de Recurso humano y

Gerencia de crédito, los cuales son trasferidos al Archivo, el jefe del departamento lo
resguarda en el equipo de almacenamiento correspondiente.
 18
En cuanto al acervo de FONDESEZ, la mayor parte de la documentación del archivo,
pertenecían a las instituciones públicas IDFA y FONFIDEZ.
Por otro lado, el archivo está clasificado por las series y sub series documentales ya
declaradas y su ordenación es por número de resolución y Cedula de Identidad o RIF a
excepción de la serie de recurso humano, la cual esta ordenada alfabéticamente,
tomando como elemento la primera letra del primer apellido.

2.5. Recursos Mobiliario yTecnológicos

La unidad de archivo cuenta con los siguientes recursos mobiliarios:3 escritorios, 2

mesas de computadoras, 3 sillas, 1 destructora de papel, 2 anilladoras;los cuales, en
general, se encuentran en buenas condiciones.

En cuanto a los recursos tecnológicos poseen: 3 computadoras, de las cuales 1 se

encuentra inoperativa; 1 scanner y 2 cámaras de seguridad, que no funcionan. Dichas
herramientas tecnológicas son limitantes, debido a que no cuentan con equipos
adicionales para asignar a pasantes de cualquier área del saber que estén prestando su
apoyo a la institución.

2.6. Análisis FODA

Para poder visualizar de forma un poco más concisa la situación que presenta el
Archivo Central de FONDESEZ, se utilizará la herramienta gerencial denominada
FODA, para determinar los factores que pueden favorecer (Fortalezas y Oportunidades)
odificultar (Debilidades y Amenazas) el logro de objetivos establecidos por la unidad de
información.

FORTALEZAS
 Cuenta con un especialista en el área de
archivo.
 Cuenta con equipos de almacenamiento.
 Respuesta oportuna al atender las
DEBILIDADES
 Falta de recurso humano de apoyo, con
formación en el área archivística.
 Espacio físico reducido.
 Falta de equipos tecnológicos.

solicitudes de expedientes.
OPORTUNIDADES
 Existencia del Programa de Pasantías de
la Escuela de Bibliotecología y
Archivología.
19
 Falta de recursos económicos.
 Resguardo de materiales no
pertenecientes al fondo documental.
 Inexistencia de normativa interna para la
gestión documental.
 Riesgo de deterioro, contaminación y
daño de la documentación por ser
resguardada incorrectamente.
 División y fragmentación del fondo
documental.
AMENAZAS
 Impacto de la Inflación económica al
momento de la compra de materiales y
bienes.
 Fallas persistentes de los servicios
públicos como lo son:
- La luz, debido a los racionamientos
de electricidad que vive el estado
Zulia.
- El transporte público, debido al alto
costo de los repuestos
automovilísticos.
 20
3. FORMULACIÓN DEL PROYECTO

3.1 Situación del problema

El Fondo para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia (FONDESEZ),no

tiene un Archivo Central declarado, aunque cuenta con un archivo bajo las directrices
del departamento de Gerencia de Crédito y Asistencia Técnica, el cual cumple con
funciones de un archivo de gestión, debido a lo anterior expuesto, no dispone de un
manual de normas y procedimientos que permita estandarizar los procesos archivísticos
de manera correcta, del mismo modo, el personal de la institución por no estar
capacitado no hacen uso de registros de control correspondientes para la
documentación en los distintos procesos de la gestión archivística.

En lo expuesto anteriormente se recomienda el diseño e implementación de un

Manual de Normas y Procedimientos de Gestión Documental, para que se lleven a cabo
los procedimientos archivísticos de manera eficaz, eficiente y efectiva en cada
departamento, con el objetivo de mejorar el fondo documental.

3.2 Objetivo general

Normalizar los procedimientos de la gestión documental para el Archivo Central de

FONDESEZ

3.3 Objetivos específicos

 Definir el Proceso de Producción Documental para el Archivo Central del Fondo

para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia. (FONDESEZ).
 Definir el Proceso de Recepción Documental para el Archivo Central del Fondo
para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia. (FONDESEZ).
 21
 Definir el Proceso de Despacho de Correspondencia para el Archivo Central del
Fondo para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia. (FONDESEZ).
 Definir el Proceso de Distribución primaria para el Archivo Central del Fondo para
el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia. (FONDESEZ).
 Definir el Proceso de Organización Documental para el Archivo Central del Fondo
para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia. (FONDESEZ).
 Definir el Proceso de Valoración Documental para el Archivo Central del Fondo
para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia. (FONDESEZ).
 Diseñar del Mini Manual de Normas y Procedimientos de Gestión Documental
para el Archivo Central de FONDESEZ.

3.4 Justificación

A través del diseño e implementación del Manual de Normas y Procedimientos de la

Gestión Documental se da por declarado el Archivo Central de FONDESEZ.También se
logra que las actividades se ejecuten demanera eficiente en cada departamento que
interviene en los procesos archivísticos. Logrando crear un soporte para la correcta
aplicación de los procedimientos en la organización, del mismo modo, el personal se irá
formando en cada uno de los procesos de la Gestión Documental.

3.5 Delimitación

Archivo Central, específicamente en el Fondo de Desarrollo Económico y Social del

Estado Zulia (FONDESEZ), Temporalmente se delimita en el lapso comprendido del
semestre, de julio a noviembre del 2019.
 Objetivo General: Normalizar los Procedimientos de la Gestión Documental para el Archivo Central de
FONDESEZ.
Objetivo Específico Actividades Tiempo Producto
Análisis del Proceso de Produccióndocumental. 1era
Declarar el proceso de semana del Procedimientos de
Producción Documental Establecimiento de los pasos del Proceso de Producción mes de Producción Documental.
para el Archivo Central Documental. Julio -Formatos de Oficio.
del Fondo para el Diseño de formularios y formatos de Producción -Formato de Nota de
Desarrollo Económico y Documental. 2da semana entrega.
Social del Estado Zulia. del mes de -Formato de Memorándum.
(FONDESEZ). Creación de los instructivos de los formularios del Proceso Julio -Formato de Circular.
de Producción documental.
Declarar el proceso de Análisis del Proceso de Recepción Documental. 3era
Recepción Documental semana del
Establecimiento de los pasos del Proceso de Recepción mes de Procedimiento de Recepción
para el Archivo Central Documental. Documental.
Julio
del Fondo para el
Desarrollo Económico y Diseño del registro de Recepción Documental. 4ta semana -Registro de
Social del Estado Zulia. del mes de correspondencia recibida
Creación del instructivo deRegistro de correspondencia
(FONDESEZ). recibida Julio
Análisis del Proceso de Correspondencia Despacha. 1era Procedimiento de
Declarar el Proceso de semana del Correspondencia
Despacho de Establecimiento de los pasos del Proceso mes de Despachada.
Correspondencia para el deCorrespondencia Despacha. Agosto
Archivo Central del -Registro de
Fondo para el Desarrollo Diseño del registro de Correspondencia Despacha. correspondencia
2da semana despachada.
Económico y Social del
Creación del instructivodel registro Correspondencia del mes de -Registro de
Estado Zulia.
Despacha Agosto correspondencia
(FONDESEZ).
despachada.
Declarar el Proceso de Análisis del Proceso de DistribuciónDocumental. 3era
Distribución documental semana de Procedimiento de
para el Archivo Central Establecimiento de los pasos del DistribuciónDocumental Agosto Distribución Documental.
del Fondo para el Diseño del registro de Distribución Documental.
Desarrollo Económico y 1era -Registro de distribución
Creación del instructivodeRegistro de distribución semana de documental.
Social del Estado Zulia.
documental. Septiembre
(FONDESEZ).
3.6 Plan de acción:
Declarar el Proceso de 2da semana
Organización Análisis del Proceso de Organización documental. de
Septiembre Procedimiento
documental para el
Archivo Central del Establecimiento de los pasos del Proceso de Organización 1era semana Organización Documental.
Fondo para el Desarrollo Documental. de Octubre
-Registro del inventario
Económico y Social del Diseño de los registros de Organización Documental. documental
Estado Zulia. 2da semana
Creación de los instructivos de los registros del Proceso de de Octubre
(FONDESEZ). Organización documental.
Elaborar el Mini Manual Compilación de los procesos de Gestión Documental
de Normas y declarados anteriormente. 1era semana
de Octubre Mini Manual de Normas y
Procedimientos de Determinación de aspectos normativos y de formalización
Procedimientos de Gestión
Gestión Documental para (presentación, objetivos, alcance, beneficios). Documental
el Archivo Central de Elaboración del Mini Manual de Normas y Procedimientos 1era semana
FONDESEZ. de Gestión Documental para el Archivo Central de Noviembre
 4. BASES TEÓRICAS Y METODOLÓGICAS

4.1 Gestión Documental.

Russo, (2009) “expone que la gestión documental es un conjunto de actividades que

permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con creación, recepción,
organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos”.

Los objetivos de la Gestión Documental según Universitat Oberta de Catalunya son

los siguientes:

1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la

recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
2. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la
legislación vigente.

El archivo central ofrece apoyo interno en la toma de decisiones en los distintos

departamentos y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y
documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la
imagen de la organización, por los siguientes motivos:

1. Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están

integrados e identificados en un único sistema.
2. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
3. Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los
documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
4. Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un
modo seguro y certificado.
5. Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una
óptima gestión del SGD.
 25

La Gestión Documental es de importancia porque permite controlar y centralizar los

procedimientos de la Gestión Documental, con el objetivo de que se cumpla el ciclo de
vida de la documentación de manera eficaz, eficiente y efectivamente.

A continuación se definen los Procesos de Gestión Documental:

 Proceso de Producción Documental: Generación de documentos de las

instituciones en cumplimiento de sus funciones. (Programa de Gestión Documental,
2014).

 Proceso de Recepción Documental: Conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son

remitidos por una persona natural o jurídica. (Programa de Gestión Documental,

2014)

 Proceso de Despacho de Correspondencia: Conjunto de acciones de revisión y

control que una institución utiliza para el envío de documentos deun archivo o
departamento emisor a un archivo o departamento receptor. (Programa de Gestión
Documental, 2014)

 Proceso de Distribución Documental: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario. (Programa de Gestión Documental, 2014)

 Proceso de Organización Documental: Conjunto de acciones orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos. El conjunto de acciones encaminadas a
la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:
 26
- Clasificación Documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
entidad. (Programa de Gestión Documental, 2014)

- Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las

respectivas series en el orden previamente acordado. (Programa de Gestión
Documental, 2014)

 Consulta y Préstamo Documental: Acceso a un documento o grupo de

documentos con el fin de conocer la información que contienen. (Programa de
Gestión Documental, 2014)

 Proceso de Transferencia Documental: Conjunto de operaciones adoptadas por la

entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo. Archivo General
de la Nación, (2019)

 Disposición Final de los Documentos: Selección de los documentos en cualquier

etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o
Tablas de Valoración Documental. (Programa de Gestión Documental, 2014)

En este proyecto se trabajaron los procesos de Producción Documental, Recepción

Documental, Despacho de correspondencia, Distribución Documental y Organización
Documental, debido a que son los primeros procesos de la gestión documental y con el
objetivo de que dichos procedimientos se lleven de manera eficaz y eficiente en la
institución de FONDESEZ. Cabe mencionar que los demás procesos de la Gestión
Documental ya se encuentran declarados.

4.2 Normalización de los Procedimientos de la Gestión Documental.

 27

Grupo I de Cátedra AAI (2011) “Esta clase de manual describe de forma detallada las
actividades, a través de la descripción de los procedimientos dentro de cada
departamento y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y
controlar los procesos archivísticos y evitar su alteración arbitraria”.

Del mismo modo, ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la

normalización de las actividades, evitando la duplicidad de documentos y los pasos
innecesarios dentro de los procesos archivísticos, facilitan la labor de la auditoría
administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

Los objetivosde un manual de normas y procedimientos son los siguientes:

 Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de

cada departamento, los puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para
la realización de las actividades en cada procedimiento.
 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración.
 Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
 Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

Noguera, (2013) “expresa que las ventajas del uso de manuales que son las
siguientes”:
 Estimulan una acción uniforme y ahorran tiempo.
 Eliminan la confusión e incertidumbre.
 Disminuye la carga de supervisión y control.
 Permite simplificar el trabajo.
 Evitan la implantación de prácticas y procedimientos inadecuados.
 Evitan la duplicación de funciones.
 28
 Disminuye la tendencia a realizar actividades de acuerdo con las preferencias de
cadapersona.

Para La Universidad de los Andes (s.f.) “Los procesos de normalización en la gestión

de documentos buscan generar soluciones a cualquier dificultad que se pueda
presentar en cuanto a laproducción de documentos, facilitando la recepción, despacho,
distribución, organización, preservación, conservación, acceso, consulta y difusión de la
información, teniendo como resultado la mejora en los procesos de GD y la reducción
de tiempos y costos”.
 5. METODOLOGÍA A SEGUIR

5.1 Descripción

Gráfico N° 5 Actividades realizadas

Pasos Actividades
Se realizó un diagnostico situacional en el área destinada para el
Paso N° 1
Archivo de FONDESEZ.
Paso N° 2 Analizar los primero procesos de la Gestión Documental
Declarar las actividades de cada proceso de la Gestión Documental
los cuales son:
 Producción Documental,
Paso N° 3  Recepción Documental,
 Despacho de correspondencia,
 Distribución Documental,
 Organización Documental.
Se realizó el levantamiento de los formatos, instrumentos de control
Paso N° 4
y descripción de cada proceso.
Elaboración de los instructivos de formatos, instrumentos de control
Paso N° 5
y descripción de cada proceso.

Diseño y montaje del Manual de Normas y Procedimientos de la

Paso N° 6
Gestión Documenta para el Archivo Central de FONDESEZ.
(Meza, Quero 2019)
 INDICE DE ILUSTRACIONES

FIGURA N° 1. Ubicación espacial de FONDESEZ 11

FIGURA N° 2. Organigrama de FONDESEZ 13

FIGURA N° 3. Área y distribución destinada para el Archivo Central de FONDESEZ 17

FIGURA N° 4.Plan de Acción 23

FIGURA N° 5. Actividades realizadas 29

 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

Fondo para el Desarrollo Económico y Social del Estado Zulia, (2019). Visión, Misión,
Objetivos de FONDESEZ y Organigrama posicional.

Grupo I de Cátedra AAI, (2011). Unidad V - Manuales de Normas y Procedimientos.

Disponible en:
http://grupo1aai.blogspot.com/2011/06/unidad-v-manuales-de-normas-y.html

Hernández, Kenny, Montoya, Esther, (2019). Reseña histórica de FONDESEZ.

Noguera, Génesis, (2013). Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos del

Departamento de RecursosHumanos, basándose en las actualizaciones de
lasdescripciones de cargos para maximizar laproductividad de la empresa NALCO
VENEZUELA S.C.A. Pág. 13. Disponible en:
http://159.90.80.55/tesis/000165854.pdf

Archivo General de la Nación, (2019). Procesos de la Gestión Documental. Disponible

en: https://www.archivogeneral.gov.co/Politica/procesos

Programa de Gestión Documental – PGD - 2014. Disponible en:

http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Documents/programa_gestion_documental.pdf

Russo, Patricia (2009). Gestión Documental en las Organizaciones. pág. 10. Disponible
en:
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hl=es&lr=&id=AOkL0OYJp54C&oi=fnd&pg=PA9&dq=gestion+documental&ots=XuVTTP
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%20documental&f=false.

Universidad de los Andes Colombia. (s. f.). Normalización Documental. Disponible en:
https://administraciondocumental.uniandes.edu.co/normalizacion-documental

Universitat Oberta de Catalunya. (s. f.). Qué es un sistema de gestión documental

(SGD). Disponible en:
https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html
ANEXOS
Foto 01: Lado izquierdo de la entrada del Foto 02: Lado derecho de la entrada del
Archivo de FONDESEZ Archivo de FONDESEZ Foto 03: Espacio del Archivo de FONDESEZ Meza.

Foto 0
Meza.

Foto 0
de FO

Meza. Quero, 2019

Foto 10: Puerta del fondo documental Foto 11: Puerta del fondo documental Foto 12: Puerta del fondo documental
de FONDESEZ de FONDESEZ de FONDESEZ
 34

Meza. Quero, 2019 Meza. Quero, 2019

36