INSTITUTO TECNOLÓGICO PACCIOLI

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

Modalidad: Trabajo Dirigido Externo para optar el Título de Técnico Superior en Secretaria
Ejecutivo

TEMA
“LA PROFESIONALIDAD DE LA SECRETARIA Y SU ROL EJECUTIVO PARA
ADMINISTRAR DOCUMENTOS Y GARANTIZAR SU CONSERVACION DEL
ARCHIVO EN EL VICEMINISTERIO DE COOPERATIVAS MINERAS”

POSTULANTE
Marina Colque Ventura

TUTOR
Lic. Isabel Sosa Alba

Cochabamba -Bolivia
2023
 DEDICATORIA

A Dios, por permitirme llegar

a este momento tan especial
en mi vida. Por los
triunfos y los momentos
difíciles que me han enseñado a
valorarlo cada día más,
A Dios, por permitirme llegar este momento tan especial en mi

vida. Por los triunfos y los momentos difíciles que me han enseñado a

valorarlo cada día más, A mi madre por ser la persona que me ha

acompañado durante mi trayecto estudiantil y de vida.

En especial a mí recordada amiga que siempre está a lado mío,

siguiendo de cerca mi formación académica hasta este momento

I
II
 AGRADECIMIENTO

A las autoridades del INSTITUTO TECNOLÓGICO PACCIOLI. muy

agradecida con el Lic. Edwin Chávez Montaño y al plantel de docentes los

cuales me prestaron su ayuda desinteresadamente.

Agradezco; a la Lic. Isabel Sosa Alba. Coordinadora de la carrera,

docente, amiga; y por toda la colaboración brindada, durante la elaboración

de este proyecto.

III
 INDICE DE CONTENIDO

RESUMEN

1 INTRODUCCIÓN

2 CARACTERIZACIÓN INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE MINERIA Y METALURGIA

2.1 MINISTERIO DE MINERÍA Y METALURGIA

2.2 OBJETIVO INSTITUCIONAL
2.3 MISIÓN
2.4 VISIÓN
2.5 VICEMINISTERIOS DEL MINISTERIO DE MINERÍA Y METALURGIA
2.6 VICEMINISTERIO DE POLÍTICA MINERA, REGULACIÓN Y FISCALIZACIÓN
2.7 VICEMINISTERIO DE MINERALES TECNOLÓGICOS Y DESARROLLO PRODUCTIVO MINERO
METALÚRGICO
2.8 VICEMINISTERIO DE COOPERATIVAS MINERAS
2.9 INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS
2.9.1 Corporación Minera de Bolivia
2.9.2 Autoridad Jurisdiccional Administrativa Minera
2.9.3 Servicio Nacional de Registro y Control de Comercialización de Minerales y Metales
2.9.4 Fondo de Financiamiento Minero
2.9.5 Empresa Siderúrgica del Mutún
2.9.6 Empresa Metalúrgica Vinto

3 DIAGNÓSTICO

3.1 DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE ESTUDIO

3.2 OBJETIVO DEL DIAGNOSTICO
3.2.1 Grado de Organización (Proceso Archivístico)
3.2.2 Volumen documental
3.2.3 Series documentales
3.2.4 Grado de Conservación Documental
3.3 UBICACIÓN GEOGRÁFICA DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL
3.4 MINISTERIO DE MINERÍA Y METALURGIA

1
4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

4.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

4.2 OBJETIVOS
4.2.1 Objetivo General
4.2.2 Objetivos Específicos

5 MARCO METOLOGICO

5.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN

5.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN
5.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN
5.4 OBSERVACIÓN DIRECTA
5.5 LA ENTREVISTA
5.6 REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA

6 MARCO TEÓRICO

6.1 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

6.1.1 La secretaria: Origen
6.1.2 Las secretarias del siglo XXI
6.1.3 La función de la Secretaria Ejecutiva Moderna
6.1.4 La Personalidad de la Secretaria Ejecutiva Moderna
6.1.5 El rol de la Secretaria Moderna
6.2 ARCHIVOS
6.2.1 Administración de archivos
6.2.2 Definición de Archivo
6.2.3 Importancia de un Archivo
6.2.4 Etapas de Archivo
6.2.5 Archivo de Gestión o de Oficina.
6.2.6 Archivo Central.
6.2.7 Archivo Intermedio.
6.2.8 Archivo Histórico.
6.2.9 Archivística
6.2.10 Documento
6.2.11 Documento de Archivo
6.2.12 Ciclo de vida de los documentos.
6.2.13 Teoría de las tres edades, analiza el ciclo de vida del documento.

2
 6.2.14 Fase Activa.
6.2.15 Fase Inactiva.
6.2.16 Fase Permanente.
6.2.17 Concepto de Manual de Procedimientos
6.2.18 Importancia.

7 PLAN DE TRABAJO

7.1 ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO

8 PRESENTACION DE RESULTADOS

8.1 PERSONAL DEL ARCHIVO

8.2 ARCHIVISTA.
8.3 AUXILIAR DE ARCHIVO.
8.4 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
8.5 EQUIPO DE PROTECCIÓN DEL PERSONAL
8.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
8.7 CUADRO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

9 CONCLUSIONES

10 RECOMENDACIONES

11 BIBLIOGRAFIA

12 ANEXOS

3
 RESUMEN

El presente trabajo dirigido presenta los resultados enfocados en la optimización de

administración y conservación de documentos relacionado con LA PROFESIONALIDAD DE LA

SECRETARIA Y SU ROL EJECUTIVO PARA ADMINISTRAR DOCUMENTOS Y

GARANTIZAR SU CONSERVACION DEL ARCHIVO EN EL VICEMINISTERIO DE

COOPERATIVAS MINERAS”. se encuentra dirigido a solucionar uno de los problemas de

mayor trascendencia para esta entidad como es el manejo adecuado de la documentación. En

este sentido el presente trabajo tiene por objetivo proponer la aplicación de implantar

estrategias archivísticas en una entidad del sector público, para tal efecto se seleccionó como

unidad de estudio el Viceministerio de Cooperativas Mineras, para su análisis y formulación del

problema central, objetivo general y específicos. Por lo tanto, los funcionarios públicos son los

responsables del manejo adecuado de los documentos organizándolos y guardándolos

respectivamente de acuerdo con las normas y criterios establecidos, puesto que es donde se

consigna toda información relevante tanto de la institución como de aquellas con quienes de

coordinación interinstitucionales, por lo cual es fundamental tener claros los procedimientos a

seguir con toda la correspondencia interna y externa con carácter oficial de los actores

mineros, lo cual nos conllevara a un adecuado manejo de identificación de la documentación.

4
 INTRODUCCIÓN

En el contexto de las instituciones públicas de Bolivia, el Ministerio de Minería y

Metalurgia, no queda exento, de la deficiencia de manejo de documentos puesto que esta

situación los ha motivado a crear una dependencia denominada “Archivo Central” dependiente

del Ministerio, esta unidad está encargada de promover políticas para el buen funcionamiento

de sus Archivos, así como el resguardo, organización, control y acceso de su información; Sin

embargo, el Ministerio cuenta con tres viceministerios entre los que se tiene: Viceministerio de

Desarrollo Productivo y Minerales Tecnológicos, Viceministerio de Política Minera y

Fiscalización, Viceministerio de Cooperativas Mineras los cuales generan documentos valiosos,

no solo para el sector minero cooperativista sino también para la institución.

Para llevar a cabo este cometido nos enfocaremos en el Viceministerio de Cooperativas

Mineras que tiene bajo tuición la Dirección General de Cooperativas Mineras y cuenta con dos

Unidades la Unidad de Fortalecimiento Institucional y la Unidad de Asistencia Técnica según

organigrama.

La falta de organización de archivos, es sin duda, una de las mayores falencias que

poseen las instituciones públicas por tal motivo el trabajo se realizará por la deficiencia de

manejo de documentación, en el Viceministerio de Cooperativas Mineras donde se detectó la

desorganización de archivo, para abordar este trabajo se utilizará el método cuantitativo como

entrevistas, encuestas, así mismo consideramos que el mayor aporte de este trabajo servirá

para que todo profesional, en especial los de la carrera de secretariado ejecutivo tenga noción

de la gran importancia del manejo de archivos.

El enfoque principal estará dirigido hacia el Viceministerio de Cooperativas Mineras, el

cual es de particular importancia debido a la relevancia de los documentos generados tanto

5
para el sector minero cooperativista como para la institución en su conjunto. Con base en el

organigrama, nos centraremos en la Dirección General de Cooperativas Mineras, que cuenta

con dos Unidades: la Unidad de Fortalecimiento Institucional y la Unidad de Asistencia Técnica.

El proyecto de grado está dirigido para la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo,

desarrollará el tema; “LA PROFESIONALIDAD DE LA SECRETARIA Y SU ROL EJECUTIVO

PARA ADMINISTRAR DOCUMENTOS Y GARANTIZAR SU CONSERVACION DEL ARCHIVO

EN EL VICEMINISTERIO DE COOPERATIVAS MINERAS”. El presente trabajo tiene por

objetivo proponer la aplicación de mecanismos para el manejo de archivo en una entidad del

sector público.

6
1 CARACTERIZACIÓN INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE MINERIA Y METALURGIA

1.1 Ministerio de Minería y Metalurgia

Es una institución pública del Estado Plurinacional de Bolivia, encargada de implementar

políticas mineras y metalúrgicas, normar y planificar el desarrollo minero nacional, con la

participación de diferentes actores de la minería, bajo los principios de soberanía y

autodeterminación.

1.2 Objetivo Institucional

Convertir la actividad minera en uno de los ejes productivos del país, donde el Estado se

encargue de administrar toda la cadena productiva minera, en la perspectiva de alcanzar la

anhelada industrialización de nuestros recursos, con mejor capacidad de producción, control y

fiscalización y mayor participación en la renta minera, para beneficio sostenible y distribución

justa de los excedentes.

1.3 Misión

Definir, dirigir, supervisar, fiscalizar y promover las políticas de desarrollo del sector

minero metalúrgico para generar valor mediante la producción e industrialización de recursos

mineralógicos con una gestión de excelencia basada en la innovación y responsabilidad social y

ambiental en beneficio del pueblo boliviano.

1.4 Visión

Liderar el desarrollo del sector minero metalúrgico, pilar fundamental en la construcción

del Estado Plurinacional y el Vivir Bien, con transparencia, capacidad técnica, credibilidad,

compromiso social y respeto al medio ambiente.

1.5 Viceministerios del Ministerio de Minería y Metalurgia

El Ministerio de Minería y Metalurgia actualmente tiene bajo su potestad tres

Viceministerios:

7
1.6 Viceministerio de Política Minera, Regulación y Fiscalización

Formula políticas para el control estratégico de los recursos minerales, controla la

aplicación de normativa vigente, realiza seguimiento a empresas mineras, procesa estadísticas

mineras. Promociona el potencial minero del país, interviene en controversias mineras.

1.7 Viceministerio de Minerales Tecnológicos y Desarrollo Productivo Minero

Metalúrgico

Propone planes de desarrollo minero, promueve la actividad minera en los diferentes

sectores, promueve inversiones mineras y el incremento de productividad. Aplica

procedimientos de consulta y participación, incide en el cumplimiento de normativa ambiental.

1.8 Viceministerio de Cooperativas Mineras

Diseña planes de desarrollo de cooperativas mineras en coordinación con la Federación

Nacional de Cooperativas Mineras de Bolivia (FENCOMIN R.L). Trabaja por el fortalecimiento

de cooperativas en lo técnico y administrativo, Establece mecanismos de coordinación entre el

Fondo de Financiamiento para la Minería (FOFIM) para las Cooperativas Mineras.

1.9 Instituciones descentralizadas

Son seis las instituciones descentralizadas las que dependen del Ministerio de Minería y

Metalurgia, a ellas se suman dos empresas mineras.

1.9.1 Corporación Minera de Bolivia

COMIBOL Empresa pública estratégica corporativa, responsable de dirigir y administrar

la industria minera estatal, su objetivo es lograr el desarrollo productivo diversificado, la

transformación de la matriz productiva minera, el desarrollo industrial y la generación de

excedentes económicos.

Sus empresas son: Huanuni, Colquiri, Coro Coro, Karachipampa.

8
1.9.2 Autoridad Jurisdiccional Administrativa Minera

La Autoridad Jurisdiccional Administrativa Minera (AJAM) es una entidad autárquica, con

personalidad jurídica y patrimonio propio, bajo tuición del Ministerio de Minería y Metalurgia.

Es la encargada de la dirección, administración superior, registro, control y fiscalización

de la actividad minera en todo el territorio del Estado Plurinacional de Bolivia.

1.9.3 Servicio Nacional de Registro y Control de Comercialización de Minerales y

Metales

Entidad encargada del registro y control de la comercialización de minerales y metales.

Genera información estadística para la implementación de políticas económicas y sociales,

optimizando la economía del Estado.

1.9.4 Fondo de Financiamiento Minero

Promueve y administra un fondo rotatorio para el desarrollo de las cooperativas mineras.

Dispone de requisitos en base a normas para canalizar los mencionados fondos.

1.9.5 Empresa Siderúrgica del Mutún

Empresa pública bajo tuición del MMM, encargada de la dirección y administración de la

exploración, explotación, fundición, industrialización y comercialización del hierro de

yacimientos del Mutún.

1.9.6 Empresa Metalúrgica Vinto

Empresa pública encargada de la fundición y refinación de concentrados de estaño para

ofrecer al mercado nacional e internacional, estaño metálico en lingotes con marca registrada

«ENAF», cumpliendo normas de calidad, que permiten satisfacer los requerimientos de clientes

nacionales e internacionales.

9
2 DIAGNÓSTICO

2.1 Descripción del área de estudio

El área de estudio identificada para la realización de trabajo es el Viceministerio de

Cooperativas Mineras (VCM) y las unidades de Asistencia Técnica (UAT) y Unidad de

Fortalecimiento Institucional (UFI), Específicamente el personal que tenga contacto directo con

el manejo de la correspondencia y archivo.

2.2 Objetivo del Diagnostico

El diagnostico situacional tiene por objetivo describir la situación actual de la

documentación del Viceministerio de Cooperativas Mineras, tomando en cuenta la estructura

organizacional, la administración de la correspondencia, condiciones generales de la

documentación y el resguardo de los archivos, con el fin de contar con la información actual,

verídica y confiable, y un archivo cronológico que coadyuve en la elaboración de la propuesta

de mejora.

 Primero: Se fue efectuando las revisiones y hallazgos de documentación de gestiones

pasadas del Viceministerio de Cooperativas Mineras

 Segundo: El acervo documental tomando en cuenta los datos de la situación actual

del Archivo Institucional del Viceministerio, los procesos archivísticos que se efectuaron, el

volumen documental, la ubicación geográfica de esta Unidad de Información.

Ante el análisis de los organismos productores de documentación de esta institución,

teniendo como eje el principio de procedencia y clasificación que han dado origen a

agrupaciones documentales jerarquizadas (fondo, sub-fondo, sección, subsección, serie y sub-

serie) de las que el fondo constituye la primera y más amplia, se identificó el siguiente nivel:

A partir de ello, el Archivo del Viceministerio de Cooperativas Mineras, identificado como

sub-sección, concentra documentación de las diferentes Jefaturas y unidades administrativas, a

10
través de un Registro de Entrega efectuado directamente por la Unidad de Secretaría, sin

ningún inventario o Formulario de Transferencia Documental.

Es importante mencionar que esta Unidad de Información también alberga

documentación del Fondo de las diferentes instituciones descentralizadas, correspondientes a

los actores mineros, que continúan en ejecución quedando bajo la administración del

Viceministerio.

De esta manera, la documentación bajo custodia del Archivo se encuentra instalada en

unidades de conservación (cajas) ubicadas en estantes; sin embargo, existe una gran parte del

acervo documental pendientes del proceso técnico archivístico, debido a la falta de personal

con conocimientos en el área y sobre todo el rol de la secretaria para el manejo de documentos

que efectivice dicha labor.

2.2.1 Grado de Organización (Proceso Archivístico)

Actualmente en el Archivo del Viceministerio de Cooperativas Mineras existe ausencia

de personal capacitado para ejecutar y aplicar debidamente los procedimientos archivísticos, ya

que en la gestión 2009 se contaba con el apoyo de un pasante y a partir del año 2011, por un

año y tres meses consecutivos, se contrató eventualmente a una responsable de Archivo, la

cual, inició la organización documental de este Viceministerio, aplicando los conocimientos en

relación al tratamiento archivístico como es la fase de identificación, clasificación y la

descripción documental (inventario) de trámites concluidos en la gestión 2010-2011, en una

base de datos en Excel, bajo los parámetros dispuestos por la Norma Internacional de

Descripción Archivística (ISAD-G).

Esta organización documental se inició sin un plan de organización o un texto guía que

oriente y coadyuve en la aplicación de los diferentes procedimientos a realizarse en dicha área,

por ende, el archivo no se encuentra organizado en su totalidad y a su vez no se encuentra la

11
posibilidad de proyectarse como una unidad que coordine las funciones propias de archivo,

como por ejemplo, la solicitud de documentos, tanto en el archivo de secretaria así como con

las diferentes unidades organizacionales del Viceministerio. Por ello, se hace imprescindible

contar con un instrumento guía de índices y codificación de archivos, que permita realizar

tareas de organización, administración, conservación y servicio documental que es lo que se

propone en este proyecto.

2.2.2 Volumen documental

El Archivo Institucional tiene bajo su tuición una cantidad significativa de documentación,

que comprende tres grupos: el primero, perteneciente a la gestión 2009-2011, el cual, se

encuentra organizado y almacenado en ciento cuarenta y seis cajas de archivo con sus

respectivos marbete de identificación y ubicados en veinte estantes metálicos de cinco baldas

cada uno; el segundo, constituido por documentos concernientes a la gestión 2012, donde una

determinada cantidad de archivos y expedientes se hallan instalados inadecuadamente

quedando de este segundo grupo una parte de la documentación que está en proceso de

organización, y finalmente el tercer grupo, compuesto por un acervo documental generado por

el Viceministerio, además de contar con correspondencia interna y externa que no pertenecen a

ningún trámite y/o proceso, por lo que estas deben ser trabajadas con responsabilidad y bajo

criterio archivístico.

2.2.3 Series documentales

El Viceministerio de Cooperativas Mineras, en el desarrollo de sus actividades, genera y

recibe diariamente documentación de diferentes instituciones, como correspondencia oficial así

también de las direcciones pertenecientes al Autoridad Jurisdiccional Administrativa Minera

(AJAM),Corporación Minera Boliviana (COMIBOL), Servicio Geológico Minero (SERGEOMIN),

Servicio Nacional de Registro y Control de Comercio (SENARECOM),Autoridad de Fiscalización

y Control de Cooperativas (AFCOOP) Federaciones Mineras, Comunidades, Organismos

12
Gubernamentales y otros, ocasionando un crecimiento constante de volumen documental, ante

ello, se identificaron las siguientes series documentales:

Estos documentos son de carácter original, copias legalizadas en reemplazo de los

originales y fotocopias en casos particulares, los cuales se encuentran almacenados en

diferentes formas físicas como: carpetas de palanca, carpetillas, empastados, legajos y

anillados, para precautelar su extravío.

2.2.4 Grado de Conservación Documental

Una correcta conservación de documentos requiere, una instalación de mobiliario

adecuado, la implementación de medidas que permitan controlar factores como la humedad, la

luz solar, contaminación, el polvo, los microorganismos, entre otros, que no pongan en peligro

la integridad del fondo documental y a las personas cercanas al mismo. De esta manera, a

través del diagnóstico realizado al Archivo del Viceministerio de Cooperativas Mineras, se pudo

evidenciar lo siguiente:

La falta reglamento de manejo de archivo y la correspondencia, esto causa

desorganización y falta de control en el área administrativa en cuanto a la manipulación de

documentos.

Las personas encargadas de recepción y emisión de correspondencia de anteriores

gestiones no están contaban con la capacitación en el manejo de documentación ni

herramientas de administración de control, como los libros de registro de correspondencia, lo

cual genera un manejo empírico de la correspondencia y genera demora en el control.

Todo el acervo documental se encuentra instalado en unidades de conservación (cajas)

ubicadas en bolsas de sacaña con el fin de mantener un buen estado de conservación, evitando

que la humedad y los insectos bibliófagos deterioren los documentos. Asimismo, existe

13
documentación que tiene pendiente el procesamiento técnico archivístico etc. para evitar su

deterioro ante cualquier factor al que esté expuesto.

2.3 Ubicación geográfica del Archivo Institucional

La ubicación geográfica del Viceministerio de Cooperativas Mineras en la cual se

encuentra el Archivo Institucional es la siguiente:

FONDO: Viceministerio de Cooperativas Mineras

SUB FONDO: Unidad de Asistencia Técnica y la Unidad de Fortalecimiento Institucional

SUB SECCIÓN: Archivo Institucional

DIRECCIÓN: Av. Mariscal Santa Cruz - Edificio Centro de Comunicaciones, Piso 2. La

Paz, Bolivia

TELÉFONO: (591-2) 2331067 mineria@mineria.gob.bo

14
 2.4 Ministerio de minería y metalurgia

ORGANIGRAMA

MINISTERIO DE MINERIA Y
METALURGIA

UNIDAD DE UNIDAD DE
JEFE DE GABINETE TRANSPARENCIA
COMUNICACION

VICEMINISTERIO DE VICEMINISTERIO DE
POLITICAS MINERAS DE MINERALES TECNOLOGICO VICEMINISTERIO DE
REGULACION Y Y DESAROLLO PRODUCTIVO COOPERATIVAS MINERAS
FISCALIZACION MINERO METALURGICO

DIRECCION GENERAL DE
COOPERATIVAS MINERAS

UNIDAD
UNIDAD DE ASISTENCIA FORTALECIMIENTO
TECNICA INSTITUCIONAL

15
 SECRETARIA

MENSAJERO

CHOFER

Fuente: Elaboración Propia

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

16
3.1 Planteamiento del problema

En Bolivia, el sector público en cumplimiento de sus actividades se convierte en un

importante eje generador de información que sirve a todo ciudadano.

Es por ello que desde la creación del Ministerio de Minería y Metalurgia en 7 febrero de

2009, a través de la promulgación del Decreto Supremo 29894/2009, con sus respectivas áreas

desconcentradas conformadas por Viceministerios y Direcciones que en este caso se hará

énfasis en el Viceministerio de Cooperativas Mineras, en la que año tras año se pudo evidenciar

el aumento excesivo del volumen documental, factor por el cual hasta el día de hoy no se

encuentra organizado en su totalidad; ya que cuenta con un solo Responsable de Archivo y por

lo tanto, no se logra responder a las solicitudes de consulta o préstamo documental requeridas

por los usuarios internos (funcionarios) y externos (Actores Productivos Mineros), dificultando

de esta manera el acceso inmediato a la información.

De acuerdo al análisis situacional del Archivo Institucional del Viceministerio de

cooperativas Mineras se identificaron dos dificultades respecto al manejo de la documentación.

La primera, es que el Archivo solo cuenta con un responsable del Archivo es la secretaria para

una inmensa cantidad de acervo documental que comprende desde las gestiones 2010 hasta

2019. La segunda, es que no se cuenta con un Manual de Procedimientos para la organización

documental, incidiendo en la práctica de procedimientos erróneos e inadecuados; razón por la

cual, se hace imprescindible contar con un “instrumento guía” que permita regular el trabajo

dentro de esta Institución, a través de la normalización de las actividades que debe cumplir el

personal, así como también los procesos a seguir, además, que esto se convierte en un sistema

de control y una herramienta de organización para un adecuado manejo de la información,

logrando de esta manera un acceso inmediato a los documentos, con la finalidad de prestar

servicios con eficacia y calidad facilitando así el desempeño laboral de los funcionarios.

17
3.2 Formulación del problema.

¿Cómo influye el deficiente profesionalismo de la secretaria en su rol ejecutivo,

para administrar documentos y garantizar su conservación en el Viceministerio de

Cooperativas Mineras?

ÁRBOL DE PROBLEMAS

DIFICULTAD EN EL PROCEDIMIENTOS
MANEJO Y CUSTODIA Y ARCHIVISTICOS
EFECTOS INCORRECTO
ALMACENAMINETO CONSERVACION DE INCORRECTOS
DOCUMENTOS

LA INADECUADA ORGANIZACION DEL ARCHIVOS Y LA

GESTION SECRETARIAL DEL VICEMINISTERIO DE
COOPERATIVAS MINERAS

INEXISTENCIA DE ESCASA CAPACITACION

ADECUADOS DE SISTEMA DE LOS FUNCIONARIOS
DE CONTROL

18
 PROBLEMA
A

INEDECUADA
CAUSAS APLICACIÓ N DE
TECNICAS DE
ARCHIVO

Fuente: Elaboración Propia

3.3 OBJETIVOS

3.3.1 Objetivo General

Aplicar el tratamiento archivístico a la inadecuada organización del archivo de gestión

del Viceministerio de Cooperativas Mineras, para lograr un eficiente manejo de documentos. Así

mismo determinar el profesionalismo de la secretaria en su rol ejecutivo de administrar

documentos y garantizar su conservación.

3.3.2 Objetivos Específicos

 Identificar los archivos de gestiones anteriores de las diferentes unidades del

Viceministerio de Cooperativas Mineras-(VCM) y precisar el manejo inadecuado de

19
 las reglas de archivo, aplicadas por las secretarias involucrados en la

investigación.

 Establecer los motivos que afecta la incompetencia del personal de secretaría para

archivar documentos y garantizar su conservación.

 Proponer la implementación de guía de custodia, conservación y consulta de los

documentos que se depositan en el archivo del Viceministerio de Cooperativas

Mineras, como parte del patrimonio documental.

20
4 MARCO METOLOGICO

En este trabajo dirigido utilizo los métodos deductivo e inductivo. Será deductivo por que

se escriben fundamentos teóricos y metodológicos para aplicarlos a las necesidades concretas

y particulares del trabajo dirigido. Será inductivo en la medida en que la experiencia del trabajo

realizado se sacaran conclusiones de carácter general y pueden ser de interés para el

desarrollo de la práctica profesional.

4.1 Enfoque de la Investigación

Es un trabajo dirigido con enfoque cualitativo y cuantitativo, realizando una observación

directa, entrevistas estructuradas y no estructuradas enfocadas en la realización del

diagnóstico. Realizando variables.

4.2 Tipo de Investigación

Para le elaboración del trabajo dirigido se procedió a recoger información de la situación

actual en la que se encuentra el Archivo del Viceministerio de Cooperativas Mineras, utilizando

las siguientes técnicas: entrevistas, observación directa, análisis documental para tener una

clara idea de la situación en la que se encuentra el Archivo.

4.3 Técnicas e instrumentos de la investigación

La recogida de información en el Viceministerio de Cooperativas Mineras, se realizará

utilizando las técnicas e instrumentos de investigación descritas a continuación:

4.4 Observación Directa

Con la técnica de la observación directa (que consiste en obtener determinada

información necesaria para la investigación) se registraran los datos precisos del estado en el

que se encuentra la documentación estados físicos, volumen de los documentos, tipos

documentales, estado de conservación, infraestructura, estado de organización y ordenamiento

21
4.5 La Entrevista

Se abordarán entrevistas con preguntas de introducción a la archivística para el recojo

de información. Debido al número reducido de los funcionarios no es necesario la utilización de

encuestas solamente una guía de preguntas que permitirá orientar la entrevista con amplitud en

el tema que abarcamos (necesidades de información, condiciones de uso de la documentación

y resguardo)

4.6 Revisión Bibliográfica

En el presente Trabajo Dirigido la revisión bibliográfica consistió en la bibliografía y

sitios web que habla netamente, su estado actual y su relación directa e indirecta con el objeto

de estudio, para orientar en la recogida de datos. Se utilizó esta técnica para tener el suficiente

fundamento teórico referido al Trabajo Dirigido, que sirvió de base para la intervención práctica

que se realizó en el Archivo del Viceministerio de Cooperativas Mineras.

4.7 Evaluación a nivel cualitativo

permitirá visualizar, detectar y apreciar la situación real del Fondo Acumulado,

identificando (Datos del Archivo, Sistemas de Clasificación, Ordenación, Consulta e

instrumentos de recuperación, Plazos de retención y Conservación). El Anexo C nos presenta

un modelo para realizar el estudio de los recursos documentales y locativos.

4.8 Evaluación a nivel cuantitativo

a través del Inventario, se puede identificar a nivel documental el estado físico, deterioro

biológico y las unidades de conservación (Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros, paquetes

entre otros). Puede ejecutarse aplicando el formato que se presentan el Anexo D

22
5 MARCO TEÓRICO

5.1.1 La secretaria: Origen

“El término secretaria se conoce desde el siglo XIII. En ese entonces sé hacía referencia

a una persona de confianza, confidente de sus señores. En el siglo XIV su papel se limita a la

copia de la correspondencia y a las transcripciones. Más tarde en Francia, se designaba como

secretaria a funcionarios de alta jerarquía que se convertiría en los secretarios de Estado,

nombre con el que se conoce actualmente en EE.UU. y en Inglaterra a los Ministros.”

Indudablemente el transcurso del tiempo ha dado a la secretaria un puesto muy

importante partiendo en especial de sus cualidades innatas como la discreción y la confianza,

exigiendo otros campos como el aprendizaje y el dominio de unas técnicas específicas para su

trabajo.

Por eso, ser secretaria hoy implica la convergencia de un sin número de cualidades y

atributos, la adquisición de una serie de técnicas y conocimientos que la convierten en pilar

fundamental para el funcionamiento de la empresa hasta el punto de convertirse en la principal

imagen de ella.

5.1.2 Las secretarias del siglo XXI

Organización: si hay una persona cercana a los jefes y ejecutivos que conoce al dedillo

su trabajo y su situación, esa es la secretaria. Atrás quedaron los tiempos en que se las

consideraba meras mecanógrafas y ‘mandadas’ del superior. Actualmente, una secretaria

adquiere en muchos casos funciones de gestión y tiene una importancia fundamental en la

buena marcha de la administración de los colegios fiscales.

23
 Una profesional de este ramo debe ser una persona con gran versatilidad ya que se les

exige el control de muchas y diversas situaciones. A un buen nivel de cultura general se le

suman otras muchas cualidades y nociones que las secretarias deben poseer para ser eficaces

en su trabajo.

Además, de estos conocimientos, hay cualidades imprescindibles para desempeñar una

labor de secretariado admirable. Si hay un adjetivo que acompañe a estas profesionales es el

de organizadas. No sólo se trata de mantener limpio y ordenado el archivo o de organización y

gestionar el tiempo, sino se trata de racionar y aprovechar las horas del jefe y las propias.

5.1.3 La función de la Secretaria Ejecutiva Moderna

Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol

muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con

una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus

funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto

ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos

escenarios que el presente exige.

Incursionar a la profesión de Secretaria en una institución pública moderna es la más

brillante interesante mundo del aprendizaje, a la secretaria se la puede considerar como la

imagen y el alma de la entidad, una persona con capacidad de decisión, la mano derecha del

jefe, su confidente, su asistente profesional, quien debe estar capacitada para atender y

resolver problemas, poseer imaginación, creatividad, don de gente, vocación para emprender

en un trabajo organizado, discreto, efectivo y eficiente, con el propósito de cumplir los objetivos

de la empresa.

24
 La secretaria debe mantener una relación de respeto, confianza y fidelidad con su jefe,

sin dejar de lado la capacitación permanente de los miembros de la empresa, con el propósito

de adquirir nuevos conocimientos, técnicas y destrezas que contribuyan para que el desempeño

sea más fructífero, logrando una actitud positiva.

5.1.4 La Personalidad de la Secretaria Ejecutiva Moderna

Es importante considerar cuáles son las funciones de una secretaria, el tipo de tareas

con las que deberá enfrentarse y la actitud básica necesaria para realizarlas con éxito, es fácil

observar que gran parte de ellas se centran en el aspecto organizativo del trabajo.

El trato con los demás se apoya fundamentalmente en la propia personalidad. Por lo

tanto, el carácter, como conjunto de cualidades psíquicas y efectivas que condicionan la

conducta de cada individuo, es un elemento básico que toda secretaria debe cultivar

cuidadosamente; dado que los atributos personales son esenciales en su trabajo.

El departamento de recursos humanos de una institución moderna debe prestarle

atención cuál debe ser el perfil, “personalidad que debe cumplir la secretaria ejecutiva en pro

del desempeño de sus funciones que garantice operatividad eficaz al inmediato superior.”

Además, de requerir el aseguramiento de una personalidad que demuestre seguridad en

sus funciones, gracias a los conocimientos, experiencia, habilidades que se tiene, el alcance

repercusiones que genera los fundamentos básicos administrativos, es necesario contar con

otras características en donde este demostrada la confianza, autoestima, necesidades de logro,

motivación, comunicación trato.

Nos recuerda sobre la relevancia de la personalidad, que: Las personalidades la síntesis

de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de

todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos,

25
proyectos, virtudes, vicios y en general de exaltaciones nuestras experiencias. Una parte es

innata y la otra parte es adquirida.

 Personalidad equilibrada y proactiva.

 Autoestima positiva.

 Capacidad de adaptación a los cambios.

 Habilidades comunicativas y escucha activa.

 Capacidad de crear, innovar e implementar.

 Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.

 Disposición para trabajar en equipo.

 Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.

 Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.

 Espíritu de superación.

 Flexibilidad·

 Sentido de humor.

 Resistencia física y nerviosa.

 Agudeza visual.

5.1.5 El rol de la Secretaria Moderna

En lo referente al aspecto legal y normativo que rige en nuestro medio respecto a la

legislación archivística boliviana desde la época republicana se ha rescatado lo manifestado por

26
el Lic. Luis Oporto, en su obra titulada “Gestión Documental y Organización de Archivos

Administrativos” (2005), el mismo que destaca lo siguiente:

5.2 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

5.3 ARCHIVOS

5.3.1 Administración de archivos

A suma importancia tener en cuenta todos aquellos conceptos primordiales para la

ejecución del Manual de Procedimientos, con la finalidad de lograr la comprensión para el

personal que maneja el archivo (gestor de la información). La claridad de los conceptos será de

gran ayuda en la normalización de definiciones que nos permitirán determinar opiniones

apropiadas para un buen funcionamiento del archivo. Ya que actualmente en la carrera de

Secretariado Ejecutivo se lleva la materia Archivística Física y Digital

En ese contexto, Antonia Heredia destaca que “la administración de archivo es el

conjunto de tareas encaminadas a la explotación de los documentos con fines históricos y de

investigación” (Heredia, 2007, p. 73).

Por tanto, la administración de archivo constituye una parte importante para la

existencia, la supervivencia y el éxito de las unidades de la información que son dependientes

directamente de las organizaciones tanto privadas y públicas que tienen como fin recoger,

conservar y servir la documentación que se encuentra bajo su tuición.

5.3.2 Definición de Archivo

Se denomina archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el

ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier

época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos.

27
 Considerando que el término “Archivo” es extenso, se resalta a dos autores, los cuales

hacen referencia al contexto del presente tema, en ese sentido Antonia Heredia aclara que:

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o

privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como

testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o

para servir de fuentes de historia (Heredia, 1989, p. 59).

5.3.3 Importancia de un Archivo

Carolina Aquino Castro y Mijael Pérez Chacón argumentan que “los archivos son

importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son

impredecibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos

documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional” (Aquino

y Pérez, 2016, p. 17).

Al respecto, no todos prestan el interés a los archivos para conseguir conocimiento,

puesto que esta unidad de información cumple una labor necesaria en la sociedad debido a que

promueven el conocimiento, la custodia y preservación de la memoria del país, a su vez,

difunden el patrimonio histórico dando acceso a los ciudadanos y en consecuencia impulsa en

la investigación histórica y científica, además de apoyar en la gestión documental de las

organizaciones y su transparencia.

5.3.4 Etapas de Archivo

Acorde al ciclo vital son las etapas por las que pasa toda documentación generada por

una persona o institución, se originan distintos tipos de archivo diferenciándose cada uno por

sus funciones específicas que le concierne y se clasifica de la siguiente manera:

28
5.3.5 Archivo de Gestión o de Oficina.

José Ramón Cruz Mundet, en su obra Manual de Archivos indica que: Los documentos

en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos

corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las secretarias, de ahí que sea

conocido como archivo de oficina. Tradicionalmente se ha considerado que la documentación

debe de permanecer cinco años una vez finalizada su tramitación (…) (Cruz, 1996, p. 97).

Hay que destacar que la documentación que pertenece al archivo de oficina es la que se

produce por las actividades de la unidad administrativa como ser: expedientes, correspondencia

oficial, registros de las actividades realizadas por la unidad entre otros. Los documentos que

forman parte de este tipo de archivo son: textos legales, boletines oficiales, publicaciones y etc.

La documentación del Archivo de Gestión se encuentra en constante consulta, por lo

cual, se considera que:

“Los archivos de oficina, al ser el primer eslabón de la cadena o red de Archivos,

representan un papel decisivo, al corresponderles iniciar correctamente el proceso documental.

En el archivo de gestión estarán los documentos en fase de tramitación, así como los

que son de uso frecuente para la gestión de asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y

manejo directo de las unidades administrativas de ahí que sea más conocido como archivo de

oficina.

Por lo expuesto, esta unidad cumple con la función impredecible ante la sociedad, ya

que es el umbral de la documentación, puesto que con el pasar del tiempo se establece el

respaldo de las actividades de la administración de toda entidad organizacional, en este

sentido, es indispensable concientizar la labor del archivo como un servicio de gestión

estableciendo ciertas negociaciones entre los productores documentales y el archivista.

29
5.3.6 Archivo Central.

El objetivo del Archivo Central es regular todo el acervo documental producido y

recibido en la Institución, el servicio a los archivos de oficina, ya que es “el órgano básico de

control del tratamiento de la documentación producida por cada organismo” (Conde, 1992, p.

20).

Es el órgano básico de control de tratamiento de la documentación, ya que recibe la

documentación de los distintos archivos de oficina, y cuando las necesidades de consulta por

parte de las oficinas son constantes.

Por lo tanto, las funciones que se deben realizar en este tipo de Archivo son los

procesos técnicos aplicando a diferentes fases y sub fases del tratamiento archivístico, con el

objetivo de facilitar acceso a la información determinada. A continuación, se desarrollarán los

mismos:

5.3.6.1 Recoger.

Esta función se realizará a través de la transferencia de documentos, misma que se

efectúa desde los archivos de gestión al Archivo Central que concentra o reúne el 19 acervo

documental. Donde el gestor de información realizará el control de entrada y salida de los

mismos.

5.3.6.2 Clasificar

Esta fase se realiza una vez identificadas todas las series documentales

(correspondencia interna y externa, procesos de contrato administrativo minero, procesos de

adecuación minera, procesos de minería legal, circulares, memorándums, entre otros), las

cuales son generadas como producto de las actividades de la institución.

30
 5.3.6.3 Organizar

Un archivo bien organizado ayuda a la conservación del fondo documental y facilita la

búsqueda y recuperación de los documentos. Por lo tanto, el archivista o responsable del

archivo deberá realizar la organización documental planificando el proceso archivístico,

respetando los dos principios fundamentales de la archivística, como son el Orden Original y el

Principio de Procedencia. Asimismo, Simón Cuba complementa indicando que: La organización

documental del Archivo Central de las cuatro etapas en que se divide el tratamiento y control de

los fondos documentales, la identificación le corresponde de forma plena, la valoración

compartida con el Archivo Intermedio, en cuanto a la descripción y valoración estarán

supeditadas a los resultados de la valoración (Cuba, 2009, p. 24).

5.3.6.4 Conservación

Es un trabajo de custodia y preservación de la documentación bajo el resguardo del

archivo, ante cualquier situación que altere su condición, tanto material o el contenido 20

testimonial e informativo; en virtud a ello, el responsable de archivo debe cuidar y prever las

medidas de seguridad con extintores, alarmas, y otros.

Es muy indispensable destacar que la conservación documental debe realizarse

durante todo el ciclo vital del documento. María Luisa Conde en su obra “Manual de

Tratamiento de Archivos Administrativos”, alude que “el Archivo Central es el responsable de la

adecuada conservación física de los documentos producidos por el organismo al que pertenece

y que todavía no hayan sido transferidos al Archivo Intermedio” (Conde, 1992, p. 47).

5.3.6.5 Transferir.

En esta etapa, se hace el cambio de la custodia física de los documentos, donde los

Archivos de Gestión realizarán transferencias documentales de manera organizada y

31
sistemática al Archivo Central, el cual también deberá hacer la transferencia al Archivo

Intermedio una vez cumplidas las edades del documento, previa culminación con el

procedimiento de valoración.

Se efectuará la transferencia documental correspondiente, con el respectivo inventario,

elaborado por el responsable del archivo, para la verificación y cotejo de la documentación.

5.3.6.6 Servir.

En este contexto, todo archivo tiene un objetivo principal, que es brindar un servicio de

información a los usuarios internos y externos de la institución; en ese comprendido, la unidad

de información tiene la finalidad de facilitar su acceso y recuperación mediante la consulta y

préstamo documental. Es decir, que el archivista debe proporcionar la información solicitada de

forma rápida, oportuna, confiable, con calidad y calidez.

5.3.6.7 Difundir.

El Diccionario de Terminología Archivística define que el archivo cumple la función de:

(…) Promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y por otra,

hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades

propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinete

pedagógico, etc. (1995, s.p.). Por otro lado, el Glosario de Términos de Ciencias de Información

señala a la difusión documental como la “última función de la cadena que consiste en definir la

información que responda a las preocupaciones informativas de los usuarios mediante una

serie de servicios específicos (...)” (Valle y Arteaga, 2011, p. 93).

En ese sentido, el archivo deberá difundir y proveer toda información solicitada a través

de medios impresos e informáticos, para la consulta y conocimiento de todos los servidores

públicos y los usuarios externos involucrados con la institución.

32
5.3.7 Archivo Intermedio.

Es el archivo donde se alberga la documentación de carácter inactivo, transferida por el

archivo central, donde la consulta es ocasional y ahí se determina su eliminación o

transferencia permanente al archivo histórico.

Al respecto, de manera complementaria Antonia Heredia argumenta que:

El archivo intermedio es un invento norteamericano que tuvo lugar durante la segunda

guerra mundial para solucionar la enorme producción documental de los Estados federales (…).

El intermedio viene a ser la residencia para los documentos que todavía tienen valores

administrativos, pero son utilizados con poca frecuencia por la Administración y aún no ha
23
llegado para ellos el momento de entrar en el archivo histórico (…) (Heredia, 2007, p. 63.).

5.3.8 Archivo Histórico.

Recibe transferencias del archivo intermedio, la documentación se caracteriza por

adquirir un carácter permanente y a su vez debe ser conservada de manera indefinida por el

valor que adquiere para la investigación de la ciencia, cultura y educación.

Entonces, Antonia Heredia interpreta como Archivo Histórico: (…) aquel cuyo contenido

documental, tras la valoración hecha en los Archivos anteriores, es de conservación

permanente, constituyendo una parte del Patrimonio documental histórico. Su finalidad

prioritaria es el servicio a la investigación y a la cultura” (Heredia, 2007, p. 64).

5.3.9 Archivística

Para Antonia Heredia la Archivística es:

(…) La ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia estos

sean el producto integrante de aquéllos. Como tal se ocupa de la creación, historia,

organización y servicio de los mismos a la administración y a la historia, en definitiva, a la

33
sociedad (…); asimismo, considera a todos los documentos formando un conjunto estructurado,

procedente de una institución (Heredia, 1989, p. 11).

De acuerdo al análisis de estas posturas, se evidencia que la Archivística pasó por un

proceso evolutivo, donde que pasa de ser una disciplina la misma, que transcurre de práctica a

ciencia, es decir de un periodo pre-archivístico a un desarrollo archivístico.

Es por ello que se considera como una ciencia, cuyo objeto de estudio son los archivos

como Sistemas de Información, los cuales, a partir del procesamiento técnico archivístico,

tratamiento y la difusión de la documentación, tienen la finalidad de hacer accesible y

recuperable toda información documental generada por una determinada institución o persona

natural.

5.3.10 Documento

Paul Otlet, padre de la Documentación, define al documento como “expresiones escritas

de las ideas, instrumentos de su fijación, de su conservación, de su circulación, son los

intermediarios obligados de todas las relaciones entre los hombres” (Otlet, 2004, p. 3).

5.3.11 Documento de Archivo

El consejo Internacional de Archivos (CIA), en su interés de alcanzar consenso en el uso

de terminología técnica, ha definido al archivo como:

Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte materia,

producidos o recibidos por cualquier persona o cualquier organismo público o privado en el

ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus propias

necesidades o tramitados

Dicho de otra manera, documento de archivo o unidad de documentación simple, es

toda información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por

34
cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su

actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorga

calidad probatoria de eventos y procesos.

5.3.12 Ciclo de vida de los documentos.

Todo documento tiene un ciclo vital parecido al de las personas jurídicas y/o naturales,

que se expresan en edades, etapas o fases por las que sucesivamente atraviesan los

documentos desde que se producen y pasan por el archivo de gestión, al archivo central y/o

intermedio, determinándose su conservación (previa valoración) para transferir a un Archivo

Histórico. En Bolivia el reconocimiento de tres edades del ciclo vital, está dado por el D.S.

22144, que es el resultado de una reflexión en doble sentido: en primer término, la aplicación de

la teoría archivística, y en segundo término, la aplicación de la teoría del valor que emana de la

correcta aplicación, interpretación o lectura del componente doctrinal de la filosofía de

“Administración por responsabilidad”, vigente en el país (Oporto y Campos, 2009, p. 66, 67).

Por las consideraciones anteriores, de acuerdo al ciclo vital de los documentos,

podemos distinguir los siguientes tipos de archivo:

 Archivos de gestión de oficina (conserva 5 ó 6 años: 1ª edad del documento).

 Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión

(conserva 10 años: 1ª edad de documento), puede estar unificado en un único archivo

intermedio.

 Archivo intermedio: se transfiere la documentación desde los distintos archivos

centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva

15 - 30 años: 2ª edad del documento).

 Archivo histórico (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento)

35
 Siendo así, en el transcurso de los años, el documento al igual que todo ser humano,

está delimitado por etapas y de acuerdo a su grado de importancia es determinada su

permanencia para proceder a la transferencia al archivo que corresponda, conforme se

establece en el ciclo vital o caso contrario se efectúe su baja a través de una valoración

conformada por un equipo multidisciplinario.

5.3.13 Teoría de las tres edades, analiza el ciclo de vida del documento.

Entendido como fondo documental, constituye un todo unitario que atraviesa diversas

etapas establecidas en la función de ciclo de la vida de los documentos (…).9 Según Lía

Gonzales, hace mención a las tres edades del documento Como se describe a continuación:

a) Edad administrativa
Primera edad (documentos corrientes), (…) los documentos se encuentran en fase de

circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Aquí la documentación forma parte de los

archivos de gestión, es de uso frecuente y se encuentra bajo la responsabilidad y manejo

directo de las unidades administrativas.

b) Edad intermedia

Los documentos ya han perdido prácticamente la utilidad por la que fueron creados. El

documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de consulta

o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el

que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario.

b) Edad histórica
El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso será únicamente por

su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva, en condiciones que

garanticen su integridad y transmisión a generaciones futuras (Gonzales, 2015, párr. 8-10).

36
 Teniendo en cuenta desde el origen de un documento, este adquiere una constante

utilidad para la sociedad como constancia de la actividad administrativa de una institución.

Además, una vez culminada la etapa administrativa de un determinado tiempo pasa a la edad

intermedia donde pierde su valor primario con el que fue creado y su uso será ya como un

antecedente de un trámite o asunto, para finalmente pasar a la edad histórica, caracterizada por

tener un valor permanente y de carácter cultural e investigativo.

5.3.14 Fase Activa.

En cuanto a esta fase Víctor Hugo Arévalo da a conocer que:

Es cuando el documento se produce y por el valor de su contenido sustantivo, posibilita

y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades y tramites de los individuos y de las

entidades. Consideramos que esta denominación es más natural desde el punto de vista de los

documentos mismos, que se encuentran en plena actividad institucional (Arévalo, 2003, p. 102).

5.3.15 Fase Inactiva.

En esta etapa la documentación ha perdido su valor activo, y su uso para fines

administrativos, es poco frecuente, por lo tanto, se deben identificar los valores vigentes de su

información, posteriormente serán transferidos al Archivo Central. En esta fase los documentos,

habiendo perdido su valor de uso actual, pero conservando su valor potencial de información,

son retirado de los trámites actuales y deben ser evaluados para identificar dicho valor de

información

5.3.16 Fase Permanente.

Como una de las fases finales, Arévalo refiere lo siguiente:

Fase de conservación permanente, se produce cuando el documento es reconocido por

los valores de la información contenida, por lo siguiente se preserva en archivos de carácter

37
permanente o históricos como comúnmente se los designa. Esta denominación es más que la

“histórica”, respeta mejor los valores informativos de los documentos (…) (Arévalo, 2003, p.

102).

5.3.17 Concepto de Manual de Procedimientos

Se entiende por Manual de Procedimientos al Documento que describe una forma

lógica, sistemática y detallada de las actividades de una Institución o unidad organizativa de

acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de

las mismas, generalmente señalan quién, cómo, dónde y para qué han de realizarse estas

actividades. Este tipo de manual orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades

organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la situación sobre la manera

correcta que deben ser realizadas. Al recuperar la información de forma más adecuada de

desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la

información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas.

En ese sentido, por las acepciones anteriores, se establece que es un documento de

uso diario que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la

organización, donde adquiere importancia para la ejecución y funcionamiento de las unidades

administrativas con el fin de proporcionar información inmediata y organizada, la cual contiene

datos referentes a procedimientos, instrucciones y normas de servicios.

5.3.18 Importancia.

Un Procedimientos se constituye importante e indispensable debido a que permite la

implementación de un Sistema de Control Interno en las instituciones y además que presenta

cierta complejidad en sus operaciones. Asimismo, cabe señalar que la demanda de los

servicios, los recursos asignados y la adopción de las nuevas tecnologías, son circunstancias

que obligan a usar este tipo de instrumento guía como apoyo a las organizaciones, ya que

38
proporciona de manera específica los pasos a seguir, a través del ordenamiento,

sistematización y estandarización de la información, donde se establecen normas y

procedimientos para lograr una eficiente administración a nivel institucional. En ese sentido, la

elaboración de un Manual de Procedimientos dependerá de la información y las necesidades de

cada institución; así también, deberá estar sujeto a revisiones periódicas y pueda ser adaptado

a tendencias actuales.

Indudablemente el transcurso del tiempo ha dado a la secretaria un puesto muy

importante partiendo en especial de sus cualidades innatas como la discreción y la confianza,

exigiendo otros campos como el aprendizaje y el dominio de unas técnicas específicas para su

trabajo.

Por eso, ser secretaria hoy implica la convergencia de un sin número de cualidades y

atributos, la adquisición de una serie de técnicas y conocimientos que la convierten en pilar

fundamental para el funcionamiento de la empresa hasta el punto de convertirse en la principal

imagen de ella

39
6 PLAN DE TRABAJO

6.1 Elaboración de plan de trabajo

Para la elaboración de índices de las carpetas, se realizó la selección documental por

año, además se codifico cada carpeta para la organización documental del Archivo Institucional

del Viceministerio, es importante mencionar dos definiciones, las cuales ayudaron a tener un

panorama preciso y correcto de la propuesta de este proyecto. Como directrices internacionales

para la organización, tratamiento y preservación el Historiador Ramón Alberch alude lo

siguiente:

(…) La necesidad de garantizar la correcta organización, preservación y acceso de los

archivos (…) en el marco de la defensa de los derechos humanos y en los procesos de

transición de regímenes dictatoriales a sistemas democráticos propició que la Unesco

encargara un estado de la cuestión al Concejo Internacional de Archivos con el objetivo de

evaluar la situación y proponer unas normas de actuación mínimamente homogeneizadas, que

se llevó a cabo en los años 1994 y 1995 (…) (Alberch, 2008, p. 53).

Mediante un cronograma de trabajo para lograr archivar la documentación de manera

organizada y secuencial se realizó la Intervención de Archivo de las gestiones de 2013 al

2022.Asi mismo la Clasificación, ordenación, Eliminación y foliación de los documentos.

Además, se hará una elaboración de Inventario documental.

Se efectúo la transferencia de archivo de gestión al archivo central, existe gran cantidad

de documentación que ya cumplieron su tiempo en los archivos de gestión y que deben ser

transferidos al archivo central del Ministerio de Minería y Metalurgia, esta deberá separarlos

cronológicamente la documentación y la entidad buscará un lugar apropiado para el traslado y

ubicación de dichos documentos.

40
 La capacitación a los funcionarios encargados de los archivos sobre el proceso de

conservación y limpieza de la documentación y el área donde estos se encuentran, es

responsabilidad de la institución para la organización y conservación de los archivos de gestión;

basado en el acuerdo 037 de 2002 que establece las especificaciones técnicas de conservación

de documentos de archivos, igualmente las prácticas de aseo personal y auto cuidado también

será responsabilidad del Ministerio encargada de la organización de la documentación.

Para el Viceministerio de Cooperativas Mineras, se hace fundamental la organización de

la documentación generando comodidad para sus usuarios internos y externos, evitando

confusiones y perdida de los archivos, garantizando control, regulación en la entrada y salida de

las notas, así como liberar espacio y saturación en las diferentes dependencias.

Este trabajo pretende aportar a la teoría archivística una propuesta teórico-metodológica

para la organización física de un Archivo, así como la recomendación de una estructura

informática y un estándar del manejo de las reglas del manejo de archivo, cuyo propósito final

es facilitar la conservación, acceso y difusión de la información.

Se espera que la propuesta de este proyecto sirva de base a las entidades públicas para

el manejo de archivos, en vista que representa un sistema completo del tratamiento archivístico.

Asimismo, cualquier archivo que quiera realizar un proyecto de digitalización puede

considerarlo, por cuanto se toman en cuenta los elementos necesarios para el desarrollo de

dicho proceso, contemplando aspectos como: accesibilidad, rentabilidad, durabilidad.

La implementación de este trabajo mejorara el desempeño laboral de todos los

funcionarios del Viceministerio de Cooperativas Mineras, permitiendo así optar pautas para la

organización y gestión de los documentos que ingresan a esta institución, este proceso

alcanzara alineaciones especificas desde el momento en que se emite el documento con el

único propósito de buscar la vida útil del documento dentro de la estantería y así evitar la

41
acumulación del papel en el puesto de trabajo; la parte fundamental que tiene este proyecto es

identificar y determinar si el documento es de carácter físico o digital esto ayudara para poder

separar y clasificar todos los archivos por series facilitando así el buen manejo documental.

6.2 Cronograma de Actividades

Con el objetivo de cumplir con la organización documental, para posteriormente hacer

que el acervo documental esté accesible ante los usuarios internos y externos de la institución,

se deberá tomar en cuenta una serie de actividades que se establecen bajo el siguiente

cronograma:

6.3 Cuadro de cronograma de actividades

Cabe señalar que, este cronograma de actividades, estará sujeto a modificaciones de

acuerdo al volumen documental existente actualmente, así como del personal que sea asignado

y sobre todo de las transferencias documentales de las jefaturas y unidades que dependen de

este Viceministerio de Cooperativas Mineras.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA ORGANIZAR LA DOCUMENTACION

PROCESO Identificación y clasificación de documentos

PROCEDIMIENTO Codificación, valoración y eliminación de

documentos

ÁREA DE TRABAJO Viceministerio de Cooperativas Mineras

VICEMINISTERIO DE Actividades administrativas propias

COOPERATIVAS MINERAS

PERÍODO DEL DÍA: 02/04/2023 AL DÍA: 29/09/2023

METAS Desarrollar actividades propias de la unidad

de manera normada

42
 Fuente: Elaboración Propia 2023

Actividad Responsable E F M A J J A S O N D

PRESENTACIÓN ESTUDIANTE
DE LA
DE LA
PROPUESTA A
CARRERA DE
LAS
AUTORIDADES SECRETARIAD

O EJECUTIVO

APROBACIÓN
DE LA
PROPUESTA
DEL DISEÑO DE
ACTIVIDADES

DIFUSIÓN DE
LA APLICACIÓN
DE TRABAJO

APLICACIÓN
DE LA
PROPUESTA

EVALUACIÓN
DE LA

43
PROPUESTA
APLICADA

7 PRESENTACION DE RESULTADOS

7.1 Personal del Archivo

Considerando que los archivos cumplen funciones importantes tanto en las entidades

privadas y públicas, las personas dedicadas a este oficio deben tener unas características

definidas por el alto contenido de información que debe reservarse para uso exclusivo de la

institución, por lo tanto, los archivistas deben ser personas responsables, ordenados, eficaces,

amables, ser concentrados y tener un sigilo profesional.

Por ello, se define al archivista como una persona profesional que se ocupa de la

administración y/o el manejo de archivos, por lo que, este término “abarca a todos aquellos que

tienen que ver con el control, cuidado, custodia, conservación y administración de los

documentos”.

Por otra parte, el autor José Bernal Rivas argumenta que:

Un mundo sin archivos sería un mundo sin memoria, cultura, derechos legales y falta de

comprensión de las raíces históricas y científicas, es decir carente de identidad colectiva. En

consecuencia, el archivista es el depositario de una gran responsabilidad: asegurar que la

sociedad tenga un conocimiento integral de sí misma, teniendo acceso a los archivos; mediante

la descripción de los fondos, los archivistas se ocupan de que los miembros de la sociedad

tengan acceso a su herencia documental (Bernal, s.a., p. 5).

En ese sentido, el personal del Archivo Institucional deberá ser del área archivística,

egresado o con título profesional, que tenga conocimientos, habilidades, destrezas y valores

para planificar una adecuada organización documental para brindar servicios de manera

44
eficiente y eficaz. De ahí que viene la importancia de contar con personal capacitado con

conocimientos amplios tanto teóricos como prácticos en el área de archivos.

Por ello, considerando el volumen y el crecimiento constante de documentación en dicho

Archivo Institucional, es necesario contar con un archivista (responsable de Archivo) y un

Auxiliar de Archivo, que sean capaces de dar un tratamiento adecuado en el proceso de la

organización documental.

7.2 Archivista.

El responsable del Archivo Institucional deberá ser egresado o profesional de la Carrera

Ciencias de la Información, con aprendizajes superiores en el área de archivo y conocimientos

sobre las Tecnologías de la Información y Conocimiento (TIC´s). El archivista ejercerá un rol

muy importante en el manejo y administración de la documentación de dicha institución, ya que

se encargará de realizar los procesos técnicos, garantizará la conservación de los documentos

para la memoria Institucional y brindará servicios de préstamo, consulta, copias legalizadas o

autenticadas y otros, a los usuarios internos y externos.

7.3 Auxiliar de Archivo.

El auxiliar de archivo, deberá ser un estudiante de cuarto o quinto año de la Carrera de

Ciencias de la Información, además de tener conocimiento amplio y por ende experiencia

práctica en archivos, puesto que será el directo encargado de la ejecución de todo el proceso

técnico archivístico diseñado previamente por el personal facultado (responsable de Archivo).

7.4 Capacitación del Personal

Las capacitaciones se llevarán a cabo por el personal del Archivo Institucional,

quienes deberán capacitar a las diferentes jefaturas y unidades dependientes del Viceministerio

de Cooperativas Mineras, dos veces al año, con la finalidad de mejorar la administración y

manejo de los documentos y expedientes, evitando un deterioro inmediato o pérdida

45
documental. Asimismo, el personal del archivo deberá participar constantemente en cursos o

talleres de capacitación sobre archivos y a su vez deberá estar actualizado en el manejo y

aplicación de la legislación archivística boliviana, así como en la implementación de las nuevas

tecnologías.

Por lo cual, es imprescindible participar y realizar diferentes capacitaciones sobre:

 Los métodos y técnicas de conservación.

 La conservación preventiva de documentos.

 Efectuar charlas y talleres con todo el personal de la institución sobre el flujo de la

documentación, el manejo y cuidado de los documentos y expedientes para su optima

conservación. Para poder ejecutar las actividades mencionadas anteriormente, será necesario

elaborar un programa anual de capacitación dirigido a los servidores públicos de esta

institución.

7.5 Equipo de Protección del Personal

Para llevar a cabo las tareas de organización documental el personal del archivo, deberá

contar con materiales de protección para garantizar el cuidado de su integridad personal y evitar

inconvenientes provocados por el polvo y otros microorganismos o agentes peligrosos que

dañen su salud. Para prevenir estas situaciones es recomendable que el personal de archivo

cuente con los siguientes materiales e indumentaria de protección:

 Guardapolvos u overoles

 Barbijos quirúrgicos

 Guantes de látex o nitrilo

 Gorros desechables

46
  Gafas para la protección del polvo y microorganismos

 Contar con equipo de primeros auxilios ante posibles accidentes (botiquín)

Así mismo, se deberá dotar periódicamente al personal del archivo los materiales de

limpieza como:

 Alcohol desinfectante para el ambiente

 Alcohol en gel

 Toalla

 Papel absorbente

 Paños de Algodón

Es importante contar con los materiales de protección, ya que su uso evitará la

generación de infecciones en el personal que está en contacto con la documentación.

Asimismo, cabe señalar que el retiro de los materiales utilizados se debe realizar en un espacio

independiente y único, para evitar el contacto y contaminación de otros materiales y objetos.

47
 “LA PROFESIONALIDAD DE LA SECRETARIA Y SU ROL EJECUTIVO PARA ADMINISTRAR DOCUMENTOS Y GARANTIZAR
SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DEL VICEMINISTERIO DE COOPERATIVAS MINERAS"

PORCENTAJE DE
PREGUNTAS MEDIBLES PORCENTAJE RESPUESTAS POR EL
PERSONAL DEL VCM
Existe documentación que aún no se entregó al archivo 9 SI = 80% 80%
Cómo describiría el estado de los documentos 12 MALA = 100% 100%
Cómo considera el área donde se encuentra el archivo 12 MALA = 100% 100%
La superficie del archivo es suficiente para este centro de información 12 INSUFICIENTE = 100% 100%

Fuente:

Elaboración Propia 2023

48
 CONCLUSIONES

El presente trabajo dirigido se ha desarrollado en tres etapas: la primera, fue la

experiencia previa con las prácticas pre profesionales realizadas en la institución, que ayudó a

visibilizar la carencia y necesidad de un “Instrumento Guía de índices y codificaciones” que

regularice todas las operaciones archivísticas para una correcta organización y conservación

documental. La segunda etapa fue la elaboración de codificación documental, a efectos de

iniciar la organización documental de la documentación en custodia del Archivo Institucional del

Viceministerio de Cooperativas Mineras (VCM) por su importancia y porque refleja el patrimonio

documental del sector minero.

La tercera y última etapa consistirá en la implementación de índices y codificación a los

archivos y coordinar las labores técnicas con el personal dependiente de esta Dirección, y

garantizar que sus tareas diarias con la documentación sean adecuadamente realizadas, para

los usuarios internos y externos de la institución, logrando transparentar los actos

administrativos en el marco a las funciones que cumple el Viceministerio.

Las conclusiones sobre los objetivos específicos, son las siguientes:

 De acuerdo al análisis de la estructura organizacional interna que tiene el VCM, se

pudo evidenciar con precisión los diferentes niveles que posee la estructura orgánica de la

institución desde la Dirección, Jefaturas y el nivel operativo dependiente de los niveles

jerárquicos, lo cual, coadyuvó a identificar las distintas unidades productoras de la

documentación del VCM, que determinará e influirá en la organización del acervo documental

referente al respeto de los principios archivísticos como es el de procedencia y el orden original.

  Con la implementación de este guía de Índice se logrará efectuar un correcto

tratamiento archivístico (identificación, valoración, descripción y conservación), para evitar el

deterioro inmediato de la documentación perteneciente al Archivo Institucional del VCM,

logrando su conservación adecuada y a su vez, garantizar el acceso y recuperación inmediata

de la información.

 Una vez que se apruebe y ponga en ejecución la Codificación y elaboración de

índices para la organización de la documentación generada por este Viceministerio se podrá

alcanzar la eficiencia y eficacia que se demostrará en los servicios que brindará el Archivo

Institucional a sus usuarios internos y externos, tanto en el préstamo y consulta documental, el

servicio fedatario (certificaciones y desgloses) y el servicio reprográfico (extensión de fotocopias

simples, legalizadas o autenticadas).

Finalmente, con la elaboración del presente trabajo dirigido se ha obtenido y

profundizado conocimientos, tanto teóricos como prácticos en el desempeño del trabajo así

como de las actividades que funge el Archivo Institucional; que con la suma del presente

elaboración de índices y codificación se logrará un mejor funcionamiento en el manejo

documental generado por el VCM, por lo que, se espera se convierta en un instrumento de

referencia para la estructuración de un “sistema de archivo” a nivel institucional, en base a

conocimientos sólidos en teoría y práctica, para que su aplicación contribuya a que el personal

responsable de la organización documental en las diferentes unidades organizacionales

comprendan la importancia de efectuar estas tareas, puesto que se trata de la conservación y

resguardo del patrimonio documental del ámbito minero del país.

 RECOMENDACIONES

Con la finalidad de consolidar un Archivo Institucional descentralizado modelo para las

demás Direcciones y Viceministerios, es importante enfatizar y aplicar las operaciones o

actividades propuestas en el presente trabajo para que se efectivice la organización

documental, el acceso y recuperación de los documentos, por ello, se realizan las siguientes

recomendaciones:

o En el ámbito interno es necesario la concientización permanente al personal

administrativo, que cumplen funciones en el Viceministerio de Cooperativas

Mineras con relación a la administración documental, la importancia de los

documentos de archivo, su manejo, conservación, control y difusión, ya que se

constituyen en el punto neurálgico de una institución, para una correcta toma de

decisiones y desarrollo de sus funciones y atribuciones.

o Se recomienda en lo posterior contar con un sistema de base de datos para el

almacenamiento de la información y su recuperación teniendo así un archivo

digitalizado.

o Se recomienda al señor Viceministro considere el cumplimiento de todo lo

implementado en este Trabajo Dirigido, de esta manera la gestión documental

que se inicio tenga vigencia y mejoras permanentes elaborando manuales que

normen el manejo adecuado de la Gestión Documental.


8 BIBLIOGRAFIA

 Arévalo Jordán, V. H. (2003). Técnicas Documentales de Archivo: Ordenación y

Clasificación de los documentos de archivo. (1ra. Ed.). Buenos Aires: Ediciones

Sur.

 Aquino Castro, C. E. y Pérez Chacón, M. Z. (2016). Factores de deterioro en el

fondo documental del archivo central del ministerio de trabajo empleo y previsión

social del estado plurinacional de Bolivia. (Tesis de grado, Universidad Mayor de

San Andrés de La Paz Bolivia)

 AGUILERA MURGUIA, R. Y NACIF MINA, J, (2006). LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: SU

ORGANIZACIÓN Y SU CONSERVACIÓN. (1RA. ED). MÉXICO: PORRUA S.A.

 ABUAADILI, J. (2011). COMO ORGANIZAR EFICAZMENTE LOS ARCHIVOS Y

DOCUMENTOS. MÉXICO: TRILLAS

 AENOR. (2006). INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE DOCUMENTOS.

PARTE I: GENERALIDADES.

 ARCHIVO”, Cruz Mundet, J.R. (1996). Manual de Archivística. Madrid: Pirámide.

 Cruz Mundet, J.R. (2011). Administración de Documentos y Archivos. Textos

Fundamentales: Principios, Términos y Conceptos Fundamentales. Universidad

Carlos III. España. Recuperado el 07 de febrero de 2020

 CAHUASQUI, Martha. (2007). Cualidades de la Secretaria Moderna.

 CALERO, MARTÍN, CARLOS. (1989). SISTEMAS DE ARCHIVO.

 DUQUE. (2009). ARCHIVÍSTICA

 DISEÑO Y MAQUETACIÓN: GUILLOMÍA COMUNICACIÓN GRÁFICA C.B. __ MADRID, 20

 Gonzáles, L. (27 de febrero de 2015). Ciclo vital de los documentos: Teoría de

las tres edades

 Herrera, A. (1989). Archivística General: Teoría y Práctica. (4ta Ed.). España:

Diputación Provincial de Sevilla.

 Heredia Herrera, A. (1991). Archivística General: Teoría y Práctica. (5ta Ed.).

España: Diputación Provincial de Sevilla.

 Heredia Herrera, A. (1993). Archivística General: Teoría y Práctica. (6ta Ed.).

España: Diputación Provincial de Sevilla. Heredia

 Herrera, A. (2007). ¿Qué es archivo? España: Trea.RAL TEORÍA Y PRÁCTICA

 Hernández, C. (2014). La secretaria del siglo XXI.

 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE DOCUMENTOS. PARTE 2:

DIRECTRICES. UNE 15489-2. MADRID: AENOR. MADRID: AENOR. AENOR. 2006.

 José Ramón Cruz Mundet (1996). Madrid: Alianza editorial, MANUAL DE

ARCHIVO

 MONSERRAT. (06 DE 08 DE 2010). TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN.

 Medina, D. (2009). Secretaria ejecutiva. Funciones.

 María Luisa Conde Villaverde (1992, p. 47). Manual de Tratamiento de Archivos

Administrativos
  Ministerio de Minería y Metalurgia (2014). Ley N° 535 de 28 de mayo de 2014 de

Minería y Metalurgia. La Paz – Bolivia.

 Oporto Ordoñez, L. y Campos Lora, C. (2009). Guía Práctica para la

Organización de Archivos Administrativos: 22 Esquemas y 26 Directrices de

Trabajo para el Archivero Boliviano. La Paz: Business Consulting Group And

Management

 Paul Marie Ghislain Otlet (2004, p.3). El Tratado de Documentación

 Valle Conde, E. y Arteaga, F. (2011). Glosario de términos de Ciencias de la

Información: Archivología, Bibliotecología, Documentación, Museología y Afines.

La Paz: Graficas Apolo.

9 WEGRAFIA

 Https://es.scribd.com/document/63252982/Los ARCHIVOS PÚBLICOS-

 HTTPS://REPOSITORIO.UMSA.BO › HANDLE › BIB-211 REPOSITORIO UMSA

 HTTPS://BIBLIOTECA.UNEX.ES › TESIS › MANUAL ORGANIZACIÓN

 POR PF GIL · MENCIONADO POR 111 BIBLIOTECA UEX

 https://dialnet.unirioja.es › descarga › articulo el profesional de los archivos

ANEXOS
 ANEXOS: A
DOCUMENTACION PARA IDENTIFICAR

De acuerdo la observación realizada se fue efectuando las revisiones y hallazgos de

documentación de las gestiones pasadas del Viceministerio de Cooperativas Mineras de

acuerdo a las siguientes imágenes:

Note: Documentos no identificados

Fuente: Elaboración Propia del Viceministerio de Cooperativas Mineras

Nota: Hojas de Ruta, Notas Internas, Notas Externas etc.

Fuente: Elaboración Propia
Nota: Documentos Informes Técnicos y Administrativos
Fuente: Elaboración Propia
 ANEXOS B
CARPETAS ORGANIZADAS CRONOLOGICAMENTE

Nota: Documentos archivado cronológicamente

Fuente: Elaboración Propia Documentación resguardada y clasificada por gestiones
 Para un mejor resguardo de la documentación del Viceministerio de

Cooperativas Mineras se implementa a las dificultades identificadas lo siguiente:

Nota: Archivo organizado

Fuente: Elaboración Propia Viceministerio de Cooperativas Mineras 2023