Escuela Superior de Imagen Pública

Maestría en Consultoría de Imagen Pública y Planificación Estratégica de medios de

Comunicación

Convocatoria Exitosa

INGRID NINETT AJÚ BATZ

Carné:1020035

Catedrático: M.A. Silvia Lanuza

Curso: Géneros Periodísticos y Convocatorias

Nueva Guatemala de la Asunción, agosto de 2017

 Resumen

Las convocatorias se pueden realizar de diversos temas, se aprecia en los

medios de comunicación diferentes lanzamientos de cenas, cócteles,
presentaciones de productos, y un sinfín de acontecimientos sociales y/o
empresariales. Según el tema se puede aprecia lo más conveniente para
realizar un desayudo, cóctel formal o simplemente un aperitivo desarrollado
para la prensa, difundir el evento en las redes sociales puede ser fundamental
para la convocatoria pues son redes ideales para comunicar, pero se debe de
tener cuidado con lo que se colocará, el evento se puede publicar antes,
durante y después de la realización, esto es clave para la difusión sea exitosa,
algo fundamente en una convocatoria será conocer a cada una de las personas
que se inviten, llamar a los invitados, hacerles llegar la invitación (con todos los
datos e indicaciones completos del evento). Las entrevistas y reportajes
pueden lograr un aumento a la asistencia del evento logrado tener una atención
de los medios de comunicación, pero también lograr una difusión para los
futuros acontecimientos a realizar.

Palabras Claves: convocatorias, ventajas, redes sociales, tipos de

convocatorias, reportajes, publicaciones.
 Índice

Resumen...............................................................................................................0
Índice....................................................................................................................2
Introducción..........................................................................................................3
Convocatoria exitosa............................................................................................4
Tipos de Convocatorias.....................................................................................7
Formas de Convocar:........................................................................................7
Ventajas de las Convocatorias:.........................................................................8
Desventajas:......................................................................................................8
Convocatoria para Trabajo Social:....................................................................9
Convocatoria Deportiva.....................................................................................9
Convocatoria de Elecciones..............................................................................9
Conclusión..........................................................................................................10
Referencias.........................................................................................................11
 Introducción

El presente ensayo se refiere al tema de cómo realizar una convocatoria

exitosa, Convocar se refiere a llamar, citar o avisar a una o más personas para
asistir a un acto o lugar para realizar una determinada actividad . Se puede
definir como el uso adecuado de todos los medios y detalles disponibles para
realizar un evento y que este sea exitoso por las publicaciones realizadas al
mismo. Para ello es importante saber el tipo de evento y los invitados que se
desea que participen en ella.

La característica principal de realizar una convocatoria es definir el tema

que se desea comunicar, así como el tipo de evento , hacia donde se quiere
llegar, es fundamental el mensaje que se va a transmitir a través del evento,
ser objetivo y responder ¿Qué? ¿cómo? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde? Para ser
de interés a las personas que estarán como invitados al evento.

Para analizar todas estas características es necesario mencionar las

causas de su mal manejo. La tecnología, se vuelve imprescindible poseer las
competencias básicas para no sentirse “tecnológicamente excluidos” del
mercado laboral actual y del entorno social, la información no puede ser clara
para todos los asistentes, puede existir contratiempos y no sepan manejar la
crisis. Inasistencia de personas a la convocatoria, mala interpretación de
información.
 Convocatoria exitosa

Convocar se refiere a llamar, citar o avisar a una o más personas para

asistir a un acto o lugar para realizar una determinada actividad. Es un llamado
público que se realiza para algo, las notificaciones son para aquellas personas
quienes estén interesados en participar en dicha convocatoria.

Las convocatorias se pueden realizar de diversos temas, se aprecia en los

medios de comunicación diferentes lanzamientos de cenas, cócteles,
presentaciones de productos, y un sinfín de acontecimientos sociales y/o
empresariales. Pero, ¿qué se debe hacer para que la convocatoria sea todo un
éxito? Sin duda la forma de comunicar ha variado a lo largo de los años, ahora
se cuenta con diversas herramientas para publicar eventos y/o actividades de
manera veloz.

Estas son algunas recomendaciones para crear una exitosa convocatoria:

a) Definir el tema que se desea comunicar, así como el tipo de

evento. Según el tema se puede aprecia lo más conveniente para
realizar un desayudo, cóctel formal o simplemente un aperitivo
desarrollado para la prensa.
b) Hay que apelar la creatividad para que el evento no pase
desapercibida, se debe de tomar en cuenta el lugar a realizar pues
puede ser la clave para que la convocatoria pueda destacarse.
c) Para convocar a la prensa se debe de resumir un evento en pocas
líneas, un tip puede ser el sistema de pirámide, pues a la hora de enviar
el comunicado la información va ir de mayor a menor importancia. Debe
de ser un mensaje claro, breve, pero concisas para acaparar la atención
de los que vayan a leer. Hacer presentaciones que sean llamativas sin
exagerar, dinámicas y cortas.
d) Difundir el evento en las redes sociales puede ser fundamental
para la convocatoria pues son redes ideales para comunicar, pero se
debe de tener cuidado con lo que se colocará, el evento se puede
publicar antes, durante y después de la realización, esto es clave para
la difusión sea exitosa.
 e) Uno de los objetivos es saber muy bien lo que se va a dar a
conocer, quienes serán los asistentes, hacia donde se quiere llegar, es
fundamental el mensaje que se va a transmitir a través del evento, ser
objetivo y responder ¿Qué? ¿cómo? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde? Para
ser de interés a las personas que estarán como invitados al evento.
f) Contar con una base de datos actualizados será de gran ayuda
pues es importante tener el contacto de cada uno de los diferentes
medios para difundir el evento pues es una tarea sumamente
importante, hay que tomar en cuenta las mejores selecciones de
portales de noticias, ya sea radiales o televisivos, medios gráficos, etc.
g) Algo fundamente en una convocatoria será conocer a cada una de
las personas que se inviten, llamar a los invitados, hacerles llegar la
invitación (con todos los datos e indicaciones completos del evento)

En la redacción de invitaciones se debe de tomar en cuenta las siguientes

observaciones:

a) Para qué la invitación

b) Quienes se va a invitar
c) Objetivo a lograr

Qué información debe de contener la invitación:

a) Idea del tema y el tono de la fiesta

b) Dar la intuición de saber el vestuario a ponerse y que esperar del
evento.
c) Ser específico y claro para saber el tipo de evento a que asistirán.
d) Si la invitación es individual este llevará únicamente el nombre del
asistente en el sobre.
e) Si la invitación es para el asistente más acompañante se dirigirá así:
Sr. …. y Acompañante.
f) Indicar motivo del evento
g) Colocar fecha, hora y lugar.
h) Como un extra se puede colocar si en el lugar del evento cuenta con
parqueo y si tiene costo alguno.
 Las entrevistas y reportajes pueden lograr un aumento a la asistencia del
evento logrado tener una atención de los medios de comunicación, pero
también lograr una difusión para los futuros acontecimientos a realizar.

La nota de prensa debe de cumplir con tener los principales detalles del
evento para evitar dejar dudas a los periodistas, saber lo que se quiere
comunicar y explicar el por qué es importante dicho evento. Cuando ya se tiene
claro la nota de prensa, realizar la lista de los medios a donde será enviada la
convocatoria, para dar un empujón final y aumentar las posibilidades de
aumentar las respuestas de convocatoria se debe de confirmar con los
periodistas para saber si recibieron la nota de prensa, esta es una gran
oportunidad para resolver alguna duda que tenga, pero sobre todo para
asegurar la asistencia del invitado.

Tener un equipo de gestión de medios será de gran utilidad pues son

personas que se encargaran de gestionar y atender los medios las entrevistas
con los portavoces del evento. Este equipo dirigirá las estrategias de
comunicación que serían trasmitidas por los miembros de la prensa a favor del
evento. Ellos deben de conocer toda la historia del evento necesarios para que
los periodistas puedan construir una historia.

Un extra en los medios es la creación de una estrategia y desarrollo de

materiales adicionales en las redes sociales tales como lo son Facebook,
Instagram, Twitter, Youtube entre otras plataformas para generar mensajes y
dar a conocer más sobre el evento que muchas veces se pueden ser obviados
a la lista de convocados.

Si no se tiene un perfil de invitados que se desea que estén en el evento de

nada servirá el desarrollo del mismo y lo invertido en él. Todos los detalles son
importantes en la producción del evento a realizar, pero la convocatoria sin
duda es el que tiene un peso importante para el éxito del mismo.

Se recomienda previamente que al menos tres semanas previas al evento

sirva para genera una campaña eficiente y convocar al invitado perfecto e
indicado. No existe evento exitoso sin la gente indicada.
 Como se sabe se llama convocatoria al documento formal elaborado ya sea
por instituciones privadas o públicas para convocar a personas o un grupo en
específico para realizar algún trámite, o sean informados de algo, incluso se
puede convocar para concursar en algo, exponiendo dentro de las mismas
algunas condiciones si este lo sugiere.

Tipos de Convocatorias

Existen diferentes tipos de convocatorias, entre ellas se puede mencionar:

a) Cerradas: son para un grupo en específico y no para todas las

personas que pueden estar interesadas en ese evento. El tipo de
invitación es más personal y delimitada.
b) Abiertas: en este tipo no hay un determinado grupo en específico, en
ella puede asistir toda persona que desea ir pues es de su interés la
información que proporcionarán.
c) Anticipada: se notifica a las personas involucradas por lo general de
un mes a quince días de anticipación.
d) Extraoficial: son las que surgen en llamada de emergencia.
e) Internacional: este tipo de convocatoria transciende fronteras, por
ejemplo, cuando se desea convocar becas estudiantiles.
f) Nacional: este compete a todo ciudadano de un país para participar
en algún proceso.
g) Oficiales: estas son realizadas por autoridades o representantes de
instituciones, asociaciones u otros y son convocatorias privadas.
h) Temporal: se informa mediante un anuncio o publicación
i) Formales: su forma de convocar es escrito social o pública.

Formas de Convocar:

a) Escritas
b) Radiales
c) Televisivas
d) Internet
e) Redes sociales
Ventajas de las Convocatorias:

a) Participación democrática
b) Utilizar los medios de comunicación para influir en la participación
c) Al realizar una convocatoria abierta existe la afluencia de personas.
d) Por otro lado, la convocatoria cerrada es más objetiva la información
pues es para un determinado grupo de personas.
e) La convocatoria anticipada tiende ser más organizada.
f) La convocatoria extraoficial se preverá por las redes sociales y/o
internet para alcanzar el objeto.
g) Las internacionales se genera la información para toda persona de
diferentes países, colocando bases específicos.
h) Ver oportunidades que otros no ve.
i) Se trabaja de forma productiva.
j) Generan entusiasmo

Desventajas:

a) Con las convocatorias cerradas se tiende a excluir a ciertas

personas. Puede generar controversia en ella.
b) Si existe demasiadas personas se corre el riesgo de perder el
objetivo.
c) Puede existir la manipulación en la participación.
d) Utilizar mal los medios de comunicación.
e) La tecnología, se vuelve imprescindible poseer las competencias
básicas para no sentirse “tecnológicamente excluidos” del mercado
laboral actual y del entorno social.
f) La información no puede ser clara para todos los asistentes
g) Puede existir contratiempos y no sepan manejar la crisis.
h) Inasistencia de personas a la convocatoria.
i) Mala interpretación de información.
Convocatoria para Trabajo Social:

Esta es realizada para un determinado sector público, privado u

organizaciones, con estándares estipulados en un área determinado. La forma
de realizar la convocatoria puede ser escrita o pública, se realizan por
diferentes medios de difusión como medios televisivos, radiales, escritos o
páginas web. Se dirigen a líderes comunitarios y organizaciones de diferentes
regiones.

Convocatoria Deportiva

Se lleva acabo para una competición, práctica de algún juego, que dará
como resultado la clasificación de los que participen en ella. A través de una
convocatoria deportiva se invita a las personas que deseen estar involucradas
a inscribirse a alguna competencia que puede ser esta del establecimiento
donde estudian o de alguna institución pública. En todas las convocatorias
existen bases o reglas para asistir o entrar en ella, que deben de especificar en
las mismas, incluso puede hacerse mención de las sanciones de
incumplimiento de alguna regla que no se siga.

Convocatoria de Elecciones

Estos son los encargados los ciudadanos de elegir en un lapso de tiempo a

las personas para cargos públicos, se debe de dar a conocer la fecha de la
celebración, donde dirigirse para ejercer el derecho a voto y las normas a
seguir.

Convocatorias a exámenes

Son los que se realizan para hacer un llamado a los estudiantes a

inscribirse en las asignaturas correspondientes. Este tipo de convocatoria debe
de tener ciertos lineamientos, debe mencionar la cantidad de asignaturas de las
cuales se puede presentar el alumno, fecha y aula que corresponde.
 Conclusión

A lo largo del presente ensayo logró demostrar cómo realizar con éxito una
convocatoria puede ser satisfactorio para logar lo que se desea informar o
destacar ya sea en la empresa, producto o presentar a alguien. Una de las
grandes ventajas que se puede tener es una agenda de medios actualizados y
variados para que nuestro evento tenga la afluencia de las personas que se
desea que lleguen y se logre el objetivo que se tiene desde que se inicia la
elección del evento. Tener cuidado con los medios de comunicación es
indispensable para no caer en los malos entendidos y puedan dañar la imagen
de la proyección a desear. Uno de los puntos a tratar es el lugar donde se hará
el evento debe de ser acorde al tema, a los invitados, al clima son diversos los
factores que estos detalles serán apreciados por la concurrencia.
 Referencias

blog de magnet. (22 de 10 de 2012). 6 consejos para convocar un evento. Obtenido de

http://magnetcomunicacion.com/2012/10/22/6-consejos-para-convocar-un-evento/

Blog Evento Empresa. (19 de 05 de 2016). convocatoria de medios . Obtenido de

http://blog.eventoempresabcn.es/como-lograr-una-convocatoria-de-medios-exitosa-
para-tu-evento/

Estrada, A. (s.f.). Ejemplos de Convocatorias. Obtenido de http://ejemplosde.info/ejemplos-de-

convocatorias/

INFINITO PUNTO CERO. (10 de 2015). Rueda de Prensa . Obtenido de

https://infinitopuntocero.com/convocame-a-una-rueda-de-prensa-pero-hazlo-con-
carino/

infobae. (07 de 04 de 2016). nueve reglas de oro para organizar un evento exitoso. Obtenido
de http://www.infobae.com/2016/04/07/1802710-nueve-reglas-oro-organizar-un-
evento-exitoso/

MONMAR. (02 de 01 de 2013). las 10 claves para el éxito de una convocatoria de medios.
Obtenido de http://es.monmar.net/2013/01/los-10-puntos-clave-para-el-exito-de-
una-convocatoria-de-medios/