DIFUSION DE UN EVENTO

Según la Real Academia Española de la Lengua un evento es “Suceso importante y programado, de

índole social, académica, artística o deportiva.” Por lo que, según su definición, un evento debe
tener una determinada preparación en la que se debe tener en cuenta la promoción de este.

Es muy importante saber el evento que se quiere realizar para saber cómo promocionarlo, Hay
muchos tipos de eventos entre los que podemos clasificar:

Eventos académicos: Congreso, simposio, seminario, jornadas, foro, debate o panel.

Eventos empresariales: Rueda de negocios, workshop, desayuno de trabajo, asambleas, reuniones,
cursos, acciones con prensa, participaciones en ferias o exposiciones.
Eventos con causa y de recaudación de fondos.
Espectáculos y eventos de ocio.
Eventos deportivos.
Eventos de la administración central y/o local.
Eventos sociales. Etc.

Si queremos que nuestros potenciales clientes compren nuestro producto o, en nuestro caso,
asistan a nuestro evento, debemos promocionarlo, esto consiste en informar, persuadir y recordar
al público sobre, en este caso, nuestro evento para influir en su comportamiento y utilizando
distintas herramientas como la publicidad, las relaciones públicas, marketing directo… Por lo que
para que un evento funcione, una parte imprescindible es saber cómo promocionarlo y difundirlo.

La Divulgación de un evento, Consiste en informar a las personas sobre un determinado evento que
se va a llevar a cabo, generalmente un hecho con un alto grado de importancia y con la idea principal
de captar su atención. En la divulgación de un evento es importante tener conocimiento de cuales
son los medios a utilizarse para dar a conocer dicho evento, cabe resaltar que existen diferentes
medios de comunicación como son: LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN NO MASIVOS, los cuales van
dirigidos a un grupo mínimo de receptores, tiene la cualidad de ser más selectivo, es decir, el
mensaje llega exclusivamente al tipo de publico que se desea informar, estos son el volante, el
periódico mural, correos directos, señalamientos etc. Por otra parte, los MEDIOS DE
COMUNICACIÓN MASIVOS, constituyen herramientas que permiten difundir información o
mensajes de forma masiva, están dirigidos a una variedad de destinatarios, es decir, la efusión es
unidireccional. Una de las particularidades de este medio comunicativo de flujo público, es que un
gran número de individuos emite el mensaje, sin que exista interacción entre el oyente y quien
divulga el mensaje.
Los más comunes son:
Impresos. Se conoce también como prensa escrita. La información que se transmite se expresa en
formato físico, por medio de artículos de opinión, investigaciones, noticias, publicidad, folletos,
panfletos, volantes. Su regularidad permite concebir, variar y conservar estrategias por un lapso de
tiempo determinado.

Radiofónicos. Este medio de comunicación tiene la particularidad de que el mensaje es comunicado

a través de sonidos, como ejemplo se tiene la radio (AM o FM), la cual usa ondas para trascender
señales disonantes. Es muy popular por la eficiencia, rapidez y simpleza de lo que se comunica.
Cine. Conocido también como séptimo arte. Es un medio audiovisual vinculado al arte y al
entretenimiento, mediante el cual se expresan ideas, sentimientos, información, etc. Es considerado
un medio comunicacional debido al lenguaje que utiliza para construir y hacer llegar la información.
Comunica a través de la proyección de imágenes.

Televisión. Este medio audiovisual posee un elevado poder de propagación. A través de la televisión
se expresa información muy variada como documentales, publicidad, comerciales, etc. Se
caracteriza por ser un medio unidireccional con alta capacidad de concentrar público frente a su
pantalla.

Internet. Se trata de una red de conexión informática donde se conjugan todos los géneros
(publicidad, entretenimiento, comerciales, noticias variadas, etc.), con gran capacidad de
almacenamiento, donde puedes ubicar todo tipo de información (cultural, arquitectura, redes
digitales, literatura, medicina, música, entre muchos otros).

Existen distintas técnicas o herramientas para saber cómo promocionar Y divulgar un evento y que
nos garantice que van a funcionar, las cuales podrían ser:
Crea una buena página web
No sirve con tener una fan page que tenga un número de teléfono de contacto y una foto de
encabezado ya que las personas del siglo XXI necesitan constante información sobre todo por lo que
la primera idea para saber cómo promocionar un evento es creando una página web atractiva y que
contenga todo lo que tu público necesita saber sobre el evento.
Utiliza flyers
Los flyers son una herramienta muy útil ya que alcanzan a un número elevado de personas. Se
pueden repartir de varias formas: Buzoneo, inserción en periódicos, distribución en la calle,
distribución en el interior de la empresa… es por ello que se llega a un público muy variado y elevado.
Debes ser creativo e intentar que sea atractivo.
Crea un evento en Facebook
Es una forma muy fácil y gratuita de llegar a un número alto de personas.
Pon anuncios digitales.
Notas de prensa.
Visitas y llamadas
Con el boom de las redes sociales muchas veces olvidamos el imprescindible cara a cara. Muchas
veces, una buena forma de promocionar tu evento es hacerlo personalmente y, ¿Cómo lo puedes
hacer? Según la temática de tu evento puedes visitar instituciones que contengan personas de tu
público objetivo como: colegios, institutos, universidades, empresas, asociaciones.
Tener un buen timming
Dejar la promoción para el final es un error que muchas personas cometen. Se centran más en
prepararlo que en promocionarlo y esto seguramente sea un fracaso absoluto. Hay que realizar una
buena planificación de todo el evento, incluida la promoción ya que la gente necesita su tiempo
para pensar todo y cuanto antes estés realizando la promoción, mayor afluencia tendrá tu evento.
Ponle un buen título, una película con un mal título no incita a verla. Igual pasa con los eventos,
debes dedicar tiempo a ponerle un nombre atractivo para que la gente se apunte no solo por el
contenido sino por el nombre atractivo que tiene.
Envía invitaciones personalizadas.
Crea un video promocional
Puedes utilizar videos de eventos anteriores y hacer un montaje para promocionar el siguiente
evento. Es muy atractivo y llega a muchas personas por lo que si inviertes un poco en hacer un video
enfocado a tu público objetivo esto te dará múltiples beneficios y sobre todo nuevos asistentes.
Crea un hashtag único del evento, esto hará que tu evento tenga bastante repercusión, Podrás
difundir tu evento a través del hashtag y los asistentes podrán promocionar gratis tu evento al poner
dichos hashtags en sus redes sociales. Entre otras herramientas más

Es muy importante saber cómo promocionar un evento ya que esto puede ayudar a la compañía
conseguir Mejorar la imagen, Posicionarse como expertos en un área, Conseguir los objetivos
fijados, adquirir nuevos clientes, aumentar la visibilidad de la marca etc.

El éxito de un evento da paso a la promoción del mismo, con lo que posteriormente se buscara
llegar a posibles clientes potenciales. Durante la promoción del evento se pueden utilizar
herramientas de contenidos tales como Entrevista a los invitados, crea contenido destacable y
compartir información valiosa relacionada con el tema del evento, de esta manera se captará la
atención del público, lo cual repercutirá en la suma de posibles clientes.

Es de suma importancia que durante el evento la presentación sea dirigida por una persona
dinámica con gran carisma y que capte la atención de los asistentes por lo que se puede tener en
cuenta los siguientes tips,:
Respira, Sé dinámico, Conecta con los asistentes, utiliza material de apoyo con el que puedas llevar
un orden y los puntos a tratar en dicho evento.

ALAISA J. PACHECO CANTILLO.