UNIDAD 2 PASO 3 TOMAR DECISIONES DE

CAMBIO ORGANIZACIONAL EN UN CASO DE

ESTUDIO.

Estudiante
María Alfonso

Docente
RONALD ROJAS ALVARADO

Curso
Habilidades gerenciales y cambio organizacional

Grupo
214004

Bogotá D.C.

Noviembre de 2020
 TABLA DE CONTENIDO

1. GESTIÓN DEL CAMBIO............................................................................................4

2.1 PLAN DE TRABAJO INICIAL.............................................................................4
2.2 ETAPAS DEL PLAN DE KOTTER.......................................................................7
2. LINK DEL VÍDEO EN YOUTUBE...........................................................................17
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.....................................................................18
REFERENCIAS.......................................................................................................................19
 1. GESTIÓN DEL CAMBIO

2.1 PLAN DE TRABAJO INICIAL

1. ESTRATEGIA

Con el fin de gestionar el cambio para mejorar las relaciones

entre la empresa SEÑALES COL y la Entidad MTI y las calificaciones

de los ítems de suministro y servicio tiendan a Excelente, se plantea

la siguiente estrategia para ser llevada a cabo:

Tabla 1

Estrategia de gestión del cambio

Uso de
Recursos
Ítem. Estrategia Actividades Responsable habilidades
requeridos
blandas
Realizar control de -Contratar a un profesional
calidad a la de apoyo administrativo. A través de la
Un
información -Realizar actividades de negociación se
Asesor profesional de
1. registrada en el verificación de la calidad de la podrá obtener un
administrativo apoyo
sistema de información registrada en el recurso adicional
administrativo
información de sistema para evitar fallas en de apoyo
Seguidora el sistema.
Implementar una Realizar reuniones
estrategia matricial permanentes al interior del
de cada una de las equipo de trabajo para
Se delegará o
obligaciones, asignar las responsabilidades Todo el equipo
2. asignará
actividades y tareas puntuales y tareas para los de trabajo
responsabilidades
por cada integrante diferentes seguimientos de
que conforma el las obligaciones
equipo de trabajo. contractuales.
3. Mejorar la Realizar una reunión con la Seguidora e Mejorará la
comunicación con Entidad para revisar los Entidad MTI comunicación con
el cliente. aspectos de la calidad del el cliente y
 Uso de
Recursos
Ítem. Estrategia Actividades Responsable habilidades
requeridos
blandas
llevará a cabo
servicio con el fin de mejorar
resolución de
la percepción.
conflictos
Implementar Asignar las responsabilidades
A través de la
asignación de y compromisos y realizar el
Herramienta negociación se
tareas mediante seguimiento al equipo de Profesional de
4 de gestión de podrá obtener
software de trabajo, mediante la apoyo técnico
tareas Jira una herramienta
administración de herramienta de gestión de
de gestión
tareas de proyecto. tareas Jira.
Fuente: Elaboración propia.
2.2 ETAPAS DEL PLAN DE KOTTER

Una vez definidas las estrategias para gestionar el cambio

organizacional en el numeral anterior, se espera que el equipo de

trabajo se adapte a la transformación que se plantea para lograr los

objetivos de cumplimiento de las obligaciones y se obtengan

resultados de calificaciones Excelente en la calidad del servicio

prestado por la empresa SEÑALES COL.

Jhon Kotter, publicó el libro Liderando el Cambio, en el cual

presentó una metodología de 8 pasos para facilitar de forma efectiva

el proceso de cambio. El modelo puede aplicarse a proyectos

personales y a las organizaciones. ¿Cómo alcanzar el objetivo

deseado?, ¿a quién debemos involucrar? o ¿por dónde debemos

empezar? son algunas de las preguntas que este método ayuda a

definir (Activa Conocimiento).

1. ESTABLECER UN SENTIDO DE URGENCIA

Según Kotter, para facilitar el proceso se debe crear un sentido

de urgencia que refuerce el mensaje de la necesidad del cambio. Para

establecer un sentido de urgencia llevaron a conversaciones con

todas las partes implicadas para encontrar apoyos.

 ¿Es realmente urgente abordar este proceso de cambio?

¿Por qué? Es indispensable y necesario realizar el proceso de

cambio en el proyecto de la empresa SEÑALES COL, con el fin

 de cumplir con los objetivos establecidos contractualmente en

referencia a controlar y dirigir el desempeño y el cumplimiento

de la Política de Calidad de La Seguidora, además, obtener de

parte del supervisor de la Entidad de una percepción adecuada

del servicio para así poder seguir contratando con otras

empresas,

 ¿Qué otras estrategias podrían plantearse para ratificar

el sentido de urgencia? Reunirse con los socios del consorcio

con el fin de buscar apoyo y recursos para gestionar el cambio

de lo requerido.

 ¿Qué sucedería si no se llevara a cabo el proceso de

cambio? Incumplimiento de los objetivos de la política de

calidad, conflictos con el cliente y una mal percepción de la

calidad del servicio.

 ¿Quizás se podría hacer una DOFA para reforzar el

diagnóstico de urgencia? En la siguiente tabla se presenta la

matriz DOFA que permite determinar la situación del proyecto:

Tabla 2
Matriz DOFA
Debilidades Fortalezas
-Personal con tareas específicas. -Personal calificado
-Equipos de trabajo para cada -Experiencia del persona
área. -Equipo de trabajo responsable
-Control de calidad a los
entregables.
-Estado de ánimo en el equipo
de trabajo.
Amenazas Oportunidades
-Incumplir con las obligaciones -Obtener experiencia de ese tipo
contractuales. de proyectos.
-Iniciación de procesos de -Utilizar sistemas para gestión
incumplimiento. de proyectos.
Fuente: Elaboración propia.

2. FORMAR UNA COALICIÓN CONDUCTORA PODEROSA

En esta fase el equipo debe seguir trabajando en crear el

sentido de urgencia y asignar responsabilidades para que gestionen el

cambio en cada área.

 ¿Quién o quiénes serían los actores de este proceso?

 ¿Existen otros actores externos que podrían incluirse en

el proceso de cambio?

Para dar respuesta a las dos preguntas anteriores, a

continuación, se presenta el mapa de interesados con los actores

internos externos y en relación directa:

Gráfico 2
Mapa de interesados
  ¿Todos tendrían el mismo nivel de involucramiento en

dicho proceso de cambio?

Para la gestión del cambio los involucrados son los

interesados internos, de los externos los socios del consorcio.

 Matriz de identificación de partes interesadas

Tabla 3

Matriz de identificación de partes interesadas

Identificación de partes
interesadas ¿A quién le Necesidades y
Compromisos
interesa que a la expectativa
Entidad le vaya bien?
Productividad,
Brindar recursos
rentabilidad, beneficio y
Accionistas necesarios para la
crecimiento de la
gestión del cambio.
organización.
Empleados Seguridad en el trabajo Responsabilidad en el
 cumplimiento de las
Buen ánimo metas propuestas.
Estabilidad laboral Apoyo a las tareas y
compromisos.
Relación calidad
Calificar objetivamente el
Cliente Excelente satisfacción
servicio de la Seguidora.
de la calidad del servicio
Fuente: Elaboración propia

3. CREAR UNA VISIÓN

En esta fase se creará de forma clara y precisa la visión, para

que se pueda entender y recordar fácilmente, permitiendo que se

proporcione dirección a cada persona involucrada. A continuación se

presenta el modelo de 5 W Questions:

Gráfico 3
Modelo de 5 W Questions para el caso de estudio

Qué: Ofrecer servicios profesionales

Quién: CZW

Cuando: al realizar los entregables

Donde: en la prestación de los servicios

Por qué: Calidad y

cumplimiento

Como: con el control de la

calidad de nuestros productos
 4. COMUNICAR LA VISIÓN
La toma de decisiones va paralela a la nueva visión de manera

coherente, el ejemplo de los líderes marcará la pauta para los demás,

mediante reuniones mensuales para evaluar el trabajo realizado,

implementar una estrategia matricial de cada una de las obligaciones,

actividades y tareas por cada integrante que conforma el equipo de

trabajo, la creación de fondos de pantalla para cada uno de los

computadores del equipo de trabajo para generar recordación, a

continuación, se presenta el modelo del resumen de la visión:

Gráfico 4

Comunicar la visión
 5. FACULTAR A OTROS PARA QUE ACTÚEN DE ACUERDO

CON LA VISIÓN

En este paso se deben superar los obstáculos, siendo

conscientes de que habrá personas y procesos que se resisten

al cambio. La resolución de problemas denota interés por parte

de la organización por el proceso de cambio y tiene un efecto

motivador en las personas que todavía no se adaptan al

cambio.

Tabla 3

Matriz de identificación de partes interesadas

Identificación de partes
interesadas ¿A quién le Necesidades y
Compromisos
interesa que a la expectativa
Entidad le vaya bien?
Revisar los entregables
Evitar la recarga de
antes de pasar a la
Profesionales de apoyo actividades y tareas.
revisión para evitar
Buen ánimo.
reproceso.
Apoyo de parte de los Implementar asignación
directores e tareas mediante
Coordinador
Entregar productos con software de
errores administración de tareas.
Obtener productos de
Contratar nuevo personal
calidad.
Director general y técnico de apoyo al área técnica
Excelente satisfacción
y administrativa
de la calidad del servicio
Fuente: Elaboración propia

6. PLANIFICAR Y CREAR TRIUNFOS A CORTO PLAZO

Los siguientes objetivos son definidos para cumplirse

mensualmente:
  Revisar todos los documentos para encontrar errores

antes de ser enviados a la Entidad MTI.

 Revisar el cargue de información en el sistema para evitar

que la Entidad MTI reporte fallas.

 Cargar los compromisos y tareas asignadas en las

reuniones para realizarles seguimiento mediante la

herramienta Jira.

La consecución de éxitos pequeños tiene un efecto motivador y

tranquilizador al equipo. Al mejorar las calificaciones de la encuesta

de calidad, el equipo se reunirá y compartirá una actividad de

recreación, dando reconocimiento a quienes ayuden en el

cumplimiento de los objetivos.

7. CONSOLIDAR LOS PROGRESOS Y PRODUCIR AÚN MÁS

CAMBIO

Los éxitos nombrados en la fase anterior se tomarán para

potencializar lo bueno y modificar lo que no fue tanto, en espera de

ver los efectos reales del cambio. Sin embargo lo anterior, la Entidad

puede reportar fallas al sistema de prioridad baja que hacen que se

revise el proceso de actualización de información en el sistema, para

esto se realizara reinducción a los nuevos profesionales de apoyo

administrativo y técnico.
 8. INSTITUCIONALIZAR LOS NUEVOS ENFOQUES

En esta fase, la visión se implementa en lo más profundo de la

organización, haciendo que los valores sobre los que se sustenta se

estén reflejándose cada día y el equipo de trabajo se sienta motivado

para seguir implementando el proceso cada vez mejor.

Al realizarse el proceso de cambio, los resultados se observan

en la encuesta de satisfacción entregada por parte de la Entidad MTI,

encontrando calificaciones Excelente. A continuación, se registra el

resumen de las calificaciones:

ITEM A EVALUAR

 Servicio.

o Calidad Técnica del servicio prestado: Excelente

o Asistencia y participación en reuniones programadas:

Excelente

o Manejo de las comunicaciones, atención y solución

oportuna a inquietudes: Excelente

o Garantía de Consorcio Zonas WIFI en la prestación del

servicio: Excelente

 Suministro

o Cumplimiento de los plazos definidos para la entrega del

servicio: Excelente
o Presentación, contenido y coherencia de los productos

entregados: Excelente

o Cumplimiento de las Especificaciones Técnicas y/o

Requisitos contractuales: Bueno

1. LINK DEL VÍDEO EN YOUTUBE
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Todo proceso de cambio implica una cuidada planificación y la

construcción de una base sólida sobre la que construir la

transformación organizacional. Kotter nos invita a pasar por las ocho

fases para asegurar el éxito definitivo (Activa Conocimiento).

La cultura organizacional incluye los valores, creencias y

comportamientos practicados en una empresa (Millán, 2018).

Los 8 pasos recomendados por Kotter son: crear sentido de

urgencia, formar el equipo del cambio, crear la visión, comunicar la

visión, superar los obstáculos, asegurar éxitos a corto plazo, crecer

sobre el cambio ya generado y fijar el cambio de cultura.

La gestión del cambio consiste en la toma de decisiones

interconectadas entre sí que permitirán dejar una situación actual que

no se desea para llegar a otra que es más adecuada para la empresa

y sus objetivos a corto, medio y largo plazo (MB y Educación, 2018).

Al lograr el cambio en los procesos de la empresa y comprobar

la diferencia en los resultados percepción de la calidad del servicio se

logra un equipo de trabajo con mayor confianza para afrontar los

retos diarios de sus actividades.

 REFERENCIAS

Activa Conocimiento. Modelo de Cambio en Ocho Pasos de Kotter.

Equipo Editorial. Recuperado de

http://activaconocimiento.es/modelo-de-cambio-en-8-pasos-

de-kotter/

Millán, A. (05,06,2018). 214004 Mapa de cultura. [Archivo de video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/18470

MBA y Educación. (2018). 5 claves para lograr una gestión del

cambio exitosa. Recuperado de

https://mba.americaeconomia.com/articulos/notas/5-claves-

para-lograr-una-gestion-del-cambio-exitosa