Una guía todos los días a la oficina 365 Grupos

por Matt Wade

Archivado bajo Infografía , Oficina 365 grupos , Opinión , SharePoint Online

Todos ustedes parecía que le gustaba mi cobertura de la Tabla Periódica de Office 365 , por lo que gracias
un montón para eso. Pero el mayor comentario en ese puesto fue: “¿Qué pasa con los grupos?” Bueno, los
grupos no son una aplicación, por lo que no son parte de ese gráfico. Así que en vez, estoy cubriendo los
grupos por separado aquí.

A nivel de usuario, Oficina 365 grupos que voy a referir simplemente a medida que los grupos activados en
este artículo, son uno de los mayores puntos de venta para mover a Office 365. Se proporcionan acceso
rápido y fácil a un espacio de trabajo en línea para la comunicación con colegas y colaborar en documentos
y archivos. Hay poco-a-ninguna curva de aprendizaje: entrar y empezar a trabajar.

Pero también son una de las cosas nuevas más confusos en Office 365. ¿Por qué? Debido a que algunas
personas (incluso en mi campo) pueden explicar grupos bien ... o correctamente. “Grupos” tampoco es una
aplicación. No vas a encontrar en la galleta, lo que confunde ... todo el mundo.

Esto hace que las cosas difíciles porque los grupos es más un concepto o una experiencia de lo que es una
cosa . Por ejemplo, no accede a un grupo a través de un “Grupos” de la interfaz web estándar: se puede
llegar a través de Outlook, Yammer, equipos, o en otro lugar. A continuación se muestra una infografía
para empezar con los grupos. Y por debajo de lo que es algún tipo de cobertura más detallada de lo que los
medios infográficos.

 
 

Lo que en realidad es un Grupo

En pocas palabras, una Oficina 365 Group es un grupo de personas. Es básicamente una versión mejorada
de un grupo de distribución de Outlook; ya sabes, como si por correo electrónico
accounting@company.com , que el correo electrónico se reenvía a todos los de la contabilidad? Es
básicamente la misma cosa.

Pero esa no es la experiencia que se obtiene cuando se trabaja con un grupo. Una vez creado el grupo (el
grupo de personas), se inclina la primera ficha de dominó de una serie que le proporcionan un conjunto de
aplicaciones de Office 365 que se pueden utilizar para comunicar y colaborar.

Así que no, no es una aplicación. Un grupo no tiene interfaz estándar. Usted no encontrará “que” en la
galleta. “Grupos” es en la forma en que usted experimentará que en una vida experiencia de colaboración
generalizada en el trabajo diario O365.

¿Cómo funciona un grupo

Hay tres tipos principales de grupos, y están creados basados en la manera en que su grupo quiere
comunicar . Usted puede tener 1) un grupo de Outlook, 2) un grupo Yammer, o 3) un grupo de equipos.
Existe una superposición entre algunos de estos voy a cubrir más adelante en este artículo.

En general, la forma en que se refieren a su grupo dependerá cómo se creó:

1. Grupos de Outlook son llamados ... Grupos de Outlook. De hecho, hay incluso una aplicación para
iOS llamada por ellos (esperar a que) Grupos de Outlook.
2. Yammer grupos son generalmente llamados grupos o feeds (su llamada).
3. Un grupo de equipos es más o menos conocida sólo como un equipo.

Pero sólo recuerda que una alimentación Yammer y un Equipo en realidad son grupos que están detrás de
las escenas! El Grupo es acerca de los permisos; las aplicaciones están haciendo el trabajo. Es por eso que
los grupos a confusión: en función de la aplicación que está utilizando para acceder a ellos, es posible
utilizar una lengua vernácula diferente para hacer referencia a ellos.

Por lo tanto, ahora se sabe que el canal de comunicación es clave al decidir sobre qué tipo de grupo que
desee. Sin embargo, cuando se crea un grupo, no basta con crear un canal de comunicación, sino que
también le proporciona otros espacios de trabajo. Y se obtiene de ellos, le guste o no. Usted decide si usar
o no usar, estas aplicaciones. No hay nada diciendo que tiene que utilizar todos ellos, pero no se puede
crear sólo una alimentación sin Yammer, por ejemplo, una colección de sitios de SharePoint.

 
Vamos a tomar esta uno por uno para que sepa lo que se obtiene cuando se crea un grupo en Outlook,
Yammer, o equipos.

Grupo de Outlook

Cuando se crea un Grupo de Outlook, se obtiene:

1. Una bandeja de entrada de correo electrónico Outlook para grabar las conversaciones entre los
miembros del grupo;
2. Un calendario de Outlook compartida para enviar eventos y citas que afectan a los miembros del
grupo;
3. Una colección de sitios de SharePoint (el cual se accede a través de la “archivos” ficha);
4. Un bloc de notas de OneNote (que en realidad vive en la colección de sitios de SharePoint);
5. Un plan de planificador;
6. Un portal de vídeo corriente; y
7. Un área de trabajo de BI de alimentación (si tiene licencias prima de alimentación de BI para todos
los miembros).

Un grupo de Outlook es una especie del tipo base del Grupo. La mayoría de sus colegas estar familiarizado
con Outlook y podrían migrar al uso de Outlook Grupos más rápido que tratar de conseguir que en Yammer
o equipos si no están familiarizados con ese método de comunicación. Así, un grupo de Outlook puede ser
una buena introducción, fácil de este nuevo mundo de colaboración.

Yammer RSS

Cuando se crea un Yammer RSS, que se obtiene:

1. Una alimentación Yammer para la comunicación;

2. Una colección de sitios de SharePoint (el cual se accede a través de la “SharePoint biblioteca de
documentos” o enlace de “sitio de SharePoint” a la derecha de la alimentación);
3. Un bloc de notas de OneNote (que en realidad vive en la colección de sitios de SharePoint);
4. Un plan de planificador;
5. Un portal de vídeo corriente; y
6. Un área de trabajo de BI de alimentación (si tiene licencias prima de alimentación de BI para todos
los miembros).

Yammer es especialmente bueno para romper los silos. Las comunidades de práctica-grupos de personas
que tienen habilidades similares, pero no necesariamente se informan a través de la misma gestión de la
cadena-encuentran Yammer bueno para hacer preguntas abiertas y obtener respuestas de gente como
cualificados en la organización. Y con SharePoint debajo, pueden realizar un seguimiento de las mejores
prácticas, procedimientos operativos estándar, y más, en un lugar centralizado.

chat en equipo

Cuando se crea un equipo, se obtiene:

 1. A Equipos Chat para comunicarse;
2. Un wiki Equipos para la recogida de notas y el conocimiento;
3. Una colección de sitios de SharePoint (el cual se accede a través de la “archivos” ficha);
4. Un bloc de notas de OneNote (que hay que agregar como una nueva pestaña si desea acceder con
más rapidez debido a que el wiki está destinado a reemplazar este);
5. Un plan de planificador;
6. Un portal de vídeo corriente;
7. Un área de trabajo de BI de alimentación (si tiene licencias de BI de alimentación de primera calidad
para todos los miembros);
8. Una bandeja de entrada de correo electrónico Outlook para grabar las conversaciones entre los
miembros del grupo; y
9. Un calendario de Outlook compartida para enviar eventos y citas que afectan a los miembros del
grupo.

Equipos proporciona un método de comunicación basados en el chat persistente que le permite

conversación basado en temas separada por el canal. Los equipos son ideales para un equipo de proyecto
que tiene de debate de composición abierta que se salta la necesidad de un montón de ida y vuelta,
responder, todas las comunicaciones de correo electrónico de estilo, que puede conseguir muy
abrumadora. Equipos es la respuesta de Microsoft para el éxito de la holgura. Los equipos también soporta
audio y videoconferencia (replicar una gran parte de la funcionalidad de Skype para empresas, en
realidad).

Los equipos también proporciona un wiki simple en lugar de la portátil típica OneNote, aunque el portátil
estándar que se obtiene con el sitio de SharePoint de su Grupo todavía se puede agregar a la barra de
navegación en equipos.

Equipos proporciona dos rutas de comunicación. Se llega a utilizar Equipos Chat, sino que también
consigue la bandeja de entrada de correo electrónico Outlook y calendario. Incluso si usted no planea usar
el correo electrónico o calendario, usted sigue recibiendo de todos modos; cuando se va a Outlook, verá el
nombre del equipo aparece en la sección Grupos de Outlook. Eso es sólo la forma en que está, por lo que
asegúrese de que su grupo sabe cómo desea utilizar (o no utilizar) correo electrónico y calendario.

Otros grupos?

“Pero espera,” usted puede decir: “He creado grupos antes de planificador o Power BI.” Es absolutamente
posible que tenga. Pero no son los tipos de grupo único. Cualquiera de los grupos realizados en
Planificador, corriente o potencia de BI son los Grupos de Outlook por defecto. De hecho, si se crea un sitio
de SharePoint desde el inicio, se crea un Grupo y se obtiene todas las otras aplicaciones, incluso si usted no
lo sabía.

Por lo tanto, si hay una cosa para recordar: cada vez que cree una, Yammer RSS, equipo, Plano, Corriente
del portal de vídeo de grupo de Outlook; sitio de SharePoint, o área de trabajo de BI de energía en Office
365, se ha creado un Grupo y que está ahora el orgulloso propietario de un espacio de trabajo en todas las
aplicaciones pertinentes que vienen con ese tipo de grupo. Felicidades!
 

De nada para crear grupos a través de otras aplicaciones, pero recomiendo crear grupos basados en una
comunicación necesita en primer lugar.

Usando su Grupo
Los tres tipos de grupo son grandes para la comunicación. Al principio, los métodos de comunicación
pueden parecer redundante, pero que realmente no lo son. Hay casos de uso para cada uno. Algunos se
basan en mejores resultados a largo plazo (siguiendo las mejores prácticas), y algunos se basan en
conseguir mejor adopción (qué aplicaciones son más fáciles para sus colegas a utilizar y empezar a utilizar
rápidamente).

archivos

En Outlook, Yammer y equipos, se obtiene una pestaña llamada archivos, que muestra la biblioteca de
documentos por defecto que viene con el sitio de SharePoint. Los archivos se muestran de manera
diferente dependiendo de la aplicación. Por ejemplo, los grupos de Outlook no muestran carpetas, incluso
si se utilizan en SharePoint. Equipos en realidad no jugar bonito con metadatos, tampoco.

Al cargar o compartir un archivo a través de estas aplicaciones de grupo, los archivos no viven en Outlook,
Yammer, o equipos. Estas aplicaciones no se presenten aplicaciones de almacenamiento. Pero ya sabes lo
que es? SharePoint! Así que ahí es donde van todos esos archivos ... directamente a su biblioteca
compartida.

Pero no temas! Todavía se puede obtener el máximo rendimiento de SharePoint, haga clic en la opción
“Ver en SharePoint” que aparece en Outlook y equipos, o haga clic en el enlace “biblioteca de documentos
de SharePoint” en la página conversaciones de la RSS Yammer.

En SharePoint, puede crear listas, bibliotecas, páginas y todas las cosas buenas que estamos
acostumbrados con SharePoint. Sólo recuerde que sus comunicaciones se producen en Outlook, Yammer,
o equipos, y que su ficha Archivos en aquellas aplicaciones muestran una mirada simplificada de una sola
biblioteca.

Notebook / Notas / Wiki

Cada tipo de grupo viene con un bloc de notas de OneNote por defecto para el seguimiento de las notas de
todos en un lugar central. Esto no es realmente una función de grupos, sin embargo. Cada nuevo sitio de
SharePoint viene con un bloc de notas equipo predeterminado que está disponible desde el Inicio rápido.
Este es el mismo bloc de notas que se muestra en las aplicaciones Grupos.
 

Su ordenador portátil está disponible en Outlook y Yammer en la barra de navegación superior. Sin
embargo, en equipos, en la pestaña portátil ha sido reemplazado por un wiki que es específico a los
equipos . No es un wiki de SharePoint, aunque el contenido vive en SharePoint (en una manera
disimulada). No me gusta este wiki; ni siquiera se puede enlazar entre las páginas (aún), por lo que la
funcionalidad es pobre. Pero siempre se puede añadir su cuaderno equipo como una ficha en Equipos (más
sobre esto más adelante).

El punto es, no importa qué tipo de grupo que ir, una herramienta de base de conocimiento central (bloc
de notas, wiki) se pondrá a disposición para usted y sus colegas para documentar las cosas sobre la
marcha, de manera informal, pero útil.

Video portal

Microsoft Stream es una de las nuevas aplicaciones que se ha lanzado como parte del ecosistema de Office
365. Corriente con el tiempo reemplazará a la oficina 365 de vídeo y proporciona una experiencia similar a
YouTube muy en Office 365.

Una vez Stream “va GA” al final el junio del 2017 (Microsoft significado jerga “se hace generalmente
disponible para todos los usuarios”), Arroyo se integrará por completo como parte de Grupos. Así que si se
crea un Grupo, se obtiene un portal de vídeo corriente. Y si se crea un portal de vídeo corriente, se obtiene
un grupo de Outlook. ( Fuente )

Acceso a su Grupo

Grupos están disponibles casi en cualquier lugar en cualquier dispositivo. Desde IE, Chrome, Firefox, Safari,
y Edge se puede acceder a los tres tipos de grupo fácilmente a través de sus interfaces web. Eso significa
que sus experiencias de grupo son compatibles con Mac, así como el PC.

También puede acceder a sus Grupos de Outlook a través de Outlook 2016 en PC, Outlook 2016 en Mac y
Outlook Grupos en iOS y Android .

Yammer no está disponible en una aplicación instalada para sistemas de escritorio (aún), pero se puede
acceder a través de un Yammer iOS y Android aplicación fácilmente.

Y se puede acceder a su equipo a través de los equipos para PC y Mac , ya través de los IOS y Android
aplicaciones.
 

Conectores

Se dará cuenta de que usted puede agregar “conectores” en varios tipos de grupo. Microsoft ha dado
cuenta de que no importa cuánto esfuerzo que ponen en diversos servicios, todavía se puede preferir uno
de sus competidores. Por lo que han construido conectores fuera de la caja que se pueden agregar a sus
grupos. Por ejemplo, se puede añadir un conector de Salesforce para su equipo. Es un esfuerzo para darle
todo lo que necesita en un solo lugar. Puede leer más sobre ellos aquí .

Preguntas frecuentes
O, más exactamente, las preguntas que habían muchas personas sospechan que preguntar.

¿Qué hay de Skype (para negocios)?

La infografía anterior dice que los grupos no afectan Skype para empresas. Sin embargo, después de la
publicación, un representante del equipo de O365 dice que no es verdad (Ctrl / Cmd + F “Skype” en el
código): al parecer, se puede iniciar un grupo de mensajería instantánea / llamada con todos en el grupo.
Pero no hay ninguna fuente escrita que puedo encontrar para corroborar esto. No veo mucho valor aquí de
todos modos. Pero tal vez lo hace. Voy a actualizar la infografía cuando hay una fuente escrita.

¿Puedo eliminar grupos?

Sí . Cuando se elimina un grupo, se elimina todo lo relacionado con ella, incluyendo las comunicaciones, el
sitio de SharePoint, Plano, etc No se puede simplemente eliminar un sitio o plan, tampoco. Debe eliminar
el grupo.

Puedo combinar grupos?

Encontraste dos o más grupos que probablemente se superponen? No es sorprendente.

Desafortunadamente en este momento, no se puede fusionar Grupos. Vas a tener que añadir o mover
contenido entre las aplicaciones manualmente.

¿Qué hay de onedrive (para negocios)?

Onedrive for Business es un espacio de almacenamiento personal para usted. Así que en realidad no es
afectado por su Grupo. Onedrive for Business es un buen lugar para redactar archivos. Una vez que estén
listos para el resto del grupo para ver, moverlos a su grupo de sitios de SharePoint, donde todo el mundo
tiene acceso y puede revisar.

 
¿Puedo compartir externamente?

Compartir externas se trata a nivel de aplicación. No hay una “cuota de este grupo” mundial interruptor de
palanca. Perspectivas , Yammer y SharePoint permiten compartir externa. Planificador y Equipos pronto
apoyar a los usuarios externos. Hable con su equipo de TI con respecto a cómo hacerlo y si se le permite.

Se puede cambiar el tipo de grupo?

 No se puede agregar correo electrónico de Outlook / calendario o Equipos Chat a un Yammer RSS.
 Se puede añadir un Equipos Chat a un grupo de Outlook después de que ha creado.
 Se obtiene de Outlook de correo electrónico / calendario con un equipo, si usted supiera o no.
 No se puede agregar Yammer a un grupo de Outlook o el canal del equipo (como parte del mismo
grupo).
 Yammer es una especie de valor atípico aquí.

¿Y si sólo quiero ...

Buscando crear sólo un Plan Planner? O simplemente quiere un sitio de SharePoint? No se puede hacer.
Hoy en día, cualquiera de las aplicaciones que se muestran arriba creará un grupo entero cuando se crea
un nuevo espacio de trabajo en la aplicación. Así, por ejemplo, si se crea un plan, se obtiene un grupo de
Outlook. Pero no es un gran problema: simplemente no usar las otras aplicaciones. No es como que
cuestan nada.

renuncias
 

1. Oficina 365 grupos son muy confuso. Investigar cómo funcionan y que confirma que, de hecho, un
trabajo que era no era fácil. Las diferencias en cómo los tres tipos funcionan los hacen mucho más
difícil de comprender y manejar. Por esa razón, es posible que un error en esta gráfica o posterior.
Si lo hace, es totalmente mi culpa; favor de traer a mi atención para que pueda corregirlo (y
proporcionar su origen, incluso si es sólo “Lo he comprobado y no hace eso”).
2. Algunos de mis declaraciones son mi opinión basada en las mejores prácticas probadas o que he
construido fuera de pasar años de haber hecho este tipo de trabajo. Sí, hay otras opiniones por ahí
y otras maneras de hacer ciertas cosas. Estos son mios. Por favor, respetar eso.
3. Esta documentación es para los usuarios finales y deliberadamente elimina algunos detalles en un
esfuerzo para no abrumar. Profesionales de TI, administradores y otros expertos en el tema, por
favor respeta eso.
4. No fue hasta hace poco que Yammer grupos fueron la transición a Office 365 Grupos.
Originalmente, tenían su propia configuración técnica. Grupos Yammer “viejos” (los que no tienen
SharePoint o OneNote llamó de en el lado derecho de un RSS) serán “ascendieron” a la oficina
totalmente funcional 365 Grupos antes del verano de 2017.