Otras herramientas de Excel para no tan

principiantes
Como ya hemos comentado, Excel es una herramienta tremendamente completa,
con un amplio número de características y funciones que lo hacen apta para realizar
todo tipo de tareas. Más allá de sus funciones más básicas por las que todo usuario
novel debe comenzar, también podemos ir conociendo otra serie funciones que
debemos de tener en cuenta una vez ya tenemos los conocimientos más básicos
necesarios y que nos ayudarán a aumentar nuestra productividad con la hoja de
cálculo de Microsoft.

Debemos tener muy presente en este programa que controlarlo en su totalidad es

algo bastante complicado. Esto quiere decir que nos podremos ir adentrando poco a
poco a medida que vayamos ganando experiencia y así utilizando funciones más
complejas. Pero el manejo de todas las funciones y características que aquí
encontramos es una tarea casi imposible.

Crear gráficas

Una vez que ya conocemos los conceptos más básicos de Excel de Microsoft, llega
el momento en el que nos adentremos en un campo un poco más avanzado, a la vez
que llamativo y útil. En concreto nos referimos a las gráficas que podemos crear
y personalizar en este programa en concreto.

Estos elementos a los que os hacemos referencia se podrían considerar como un

complemento perfecto a la hora de trabajar con nuestras hojas de cálculo. Serán de
ayuda a la hora de representar de un modo mucho más visual un determinado
conjunto de datos. Es por ello que el programa nos presenta varios tipos de
estos elementos a elegir. Y es que dependiendo de aquello que necesitamos
mostrar, debemos saber utilizar el formato más correcto con criterio.
Cabe mencionar que, para seleccionar estos elementos, nos tenemos que situar en
el menú Insertar, donde localizamos la sección de Gráficos. Aquí veremos varios
botones con muestras de los formatos que podemos usar, que a su vez se dividen
en varios ejemplos de ese mismo tipo. Aquí debemos tener en cuenta que lo
recomendable es decantarnos por el formato que garantice que lo que vamos a
transmitir sea lo más claro posible. Pero en el supuesto de que nos estemos muy
seguros de ello, siempre podremos marcar el rango de datos en cuestión en la hoja,
y pinchar en Gráficos recomendados.

De ese modo el propio programa de cálculo nos presenta una muestra con aquellos
tipos de gráficos que considera que mejor se adaptan al formato y colocación de los
datos marcados.
Eso sí, algo que debemos tener muy presente llegados a este punto, es que esos
gráficos que la aplicación nos ofrece en estos casos son completamente
personalizables. Con esto lo que os queremos decir es que, una vez los tenemos en
pantalla, tendremos la oportunidad de modificar varios parámetros correspondientes
a los mismos. Podremos variar su tamaño y colocación en le misma hoja de cálculo,
los colores empleados, leyendas, título, mensajes en los mismos, etc.

Con todo ello lo que logramos obtener sin unos elementos multimedia totalmente
personalizados y adaptados a las necesidades de cada caso. Además, todo ello de
un modo extremadamente sencillo e intuitivo para la mayoría de los usuarios, incluso
los noveles en todo ello. Antes de terminar con ese apartado, os diremos que aquí
tenemos a nuestra disposición gráficos de barras, circulares, de líneas, de área,
rectángulos, ejes, radial, etc.

Macros

Siguiendo con estas funciones un tanto más avanzadas, pero que, seguro que os
van a ser de mucha utilidad, ahora os vamos a hablar de la posibilidad de
crear macros. Como muchos de vosotros ya sabréis de primera mano, cuando os
hablamos de las macros, en realidad nos referimos a pequeños conjuntos de
instrucciones que nos ayudan, en su conjunto, a realizar ciertas tareas complejas
en los programas donde las creamos. Estas se pueden usar en multitud de
aplicaciones de todo tipo, como es el caso que nos ocupa ahora.

La principal finalidad de todo esto no es otra que la de automatizar ciertas

actividades rutinarias y repetitivas. Por tanto, esto nos va a ayudar a ser más
productivos en el día a día al llevar a cabo estos trabajos que repetimos una y otra
vez. Como no podía ser de otro modo, la complejidad de estas macros de las que os
hablamos dependerá directamente de nosotros mismos y de las órdenes que
vayamos agregando.

Pues bien, por todo ello a continuación os vamos a mostrar cómo podréis crear
vuestros propios elementos automatizados de este tipo de manera sencilla. Lo
primero que haremos será situarnos en la opción de menú Desarrollador que
encontramos en la interfaz principales del software. Entonces será cuando en la
parte izquierda de la misma veamos un apartado llamado Grabar Macro.

Entonces en pantalla aparecerá una nueva ventana en la que tenemos que

especificar un nombre representativo para la macro que nos disponemos a crear. Al
mismo tiempo podemos indicar el libro donde se va a guardar para su uso, así como
una descripción si así lo deseamos. Hay que decir que al mismo tiempo aquí
también definimos la combinación de teclas que lanzará y pondrá en marcha esta
macro.
Saber que una vez pulsemos en el botón de Aceptar de esta misma ventana, dará
comienzo el proceso de grabación como tal. Entonces empezará a grabarse la
macro, es decir, que todos los pasos que demos a partir de ese instante en Excel se
guardarán. Una vez acabada le indicamos al programa que finalice la grabación de
este elemento, por lo que quedará asociada al libro especificado con anterioridad.

De esa manera, cuando la ejecutemos más adelante en el futuro, esas mimas

acciones se repetirán una y otra vez de manera automatizada. Algo que debemos
tener muy en cuenta es que estas macros de las que os hablamos ahora nos van a
servir para llevar a cabo todo tipo de funciones. La complejidad de estas dependerá
en gran medida de los conocimientos que tengamos del programa, así como de lo
que queramos profundizar en las funcionalidades más avanzadas de Excel. De lo
que no cabe duda es de que un buen uso de las macros nos ahorrará una enorme
cantidad de tiempo y esfuerzos con el uso.

Sin embargo, no todo es tan bonito en los macros. Los macros de Excel, Word o
PowerPoint son una fuente potencial de peligro para nuestro equipo ya que es uno
de los métodos utilizados por los amigos de los ajeno para acceder a equipos a
través de archivos de Office. Microsoft es consciente de este problema, que tiene
una difícil solución y, antes de abrir cualquier archivo que incluya macros, antes de
ejecutarlo, nos muestra un mensaje de advertencia donde nos informa de los riegos
que pueden suponer para el equipo si no conocemos o nos fiamos de la fuente.

Crear tablas

Desde la versión de 2007 de Excel hasta la actualidad, es posible usar el comando

Tabla para convertir una lista de datos en una tabla de Excel con formato. Estas
tienen muchas funciones interesantes, como ordenar y filtrar, que nos ayudarán a
obtener una mejor visibilidad de nuestros datos.

Antes de empezar es importante que los datos se encuentren organizados en filas y

columnas. En la primera fila de la lista, cada columna debe contener un encabezado
corto, descriptivo y único. Cada columna de la lista debe tener un tipo datos, como
fechas, monedas o texto. Tampoco debemos de tener filas ni columnas en blanco.
Además, la lista debe estar separada de cualquier otro dato en la hoja de trabajo,
con al menos una fila en blanco y una columna en blanco entre la lista y los demás
datos.

Una vez organizados los datos, podemos crear una tabla para lo cual seleccionamos
una celda en la lista de datos que preparamos antes, para posteriormente pulsar en
la pestaña de «Insertar». A continuación, dentro del grupo» Tablas», hacemos clic en
la opción «Tabla».

Dentro del cuadro de dialogo de Crear tabla, el rango de nuestros datos debería
aparecer automáticamente y la opción «La tabla tiene encabezados» debe estar
marcada. Si fuera necesario, podemos ajustar el rango y marcar la casilla. Por
último, hacemos clic en Aceptar para guardar la configuración.

A partir de este momento, nuestra lista ahora pasa a ser una tabla de Excel y se
formatea automáticamente con un estilo de tabla predeterminado, que siempre
podemos cambiar para adaptarla a nuestras necesidades. Las celdas que forman
parte del encabezado tienen flechas desplegables que no serán de gran utilidad para
ordenar o filtrar los datos.

Usar tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada que se utiliza para calcular,
resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en
ellos. Estas tablas funcionan de forma un poco diferente en función de la plataforma
que use para ejecutar Excel.

Para crear una tabla dinámica ejecutando Excel en Windows, debemos seleccionar
las celdas a partir de las que queramos crear la tabla. Posteriormente pulsamos en la
pestaña de Insertar que encontramos en la parte superior en la barra de
herramientas. Posteriormente, dentro del apartado Tablas, seleccionamos Tabla
dinámica.

Esto se encargará de crear una tabla dinámica basada en una tabla o rango
existente. Ahora debemos de elegir dónde deseamos colocar el informe de tabla
dinámica. Seleccionamos Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en
una nueva hoja de cálculo o hoja de cálculo existente y seleccionamos dónde
queremos que aparezca la nueva tabla. Por último, hacemos clic en Aceptar.

Tablas dinámicas desde otros orígenes

Si hacemos clic en la flecha hacia abajo del botón Tabla dinámica podemos
seleccionar entre otras fuentes posibles para la tabla dinámica. Además de usar una
tabla o un rango existente, hay otros tres orígenes entre los que puede seleccionar
para rellenar la tabla dinámica.
 Desde un origen de datos externos.

 Desde el modelo de datos: esta opción está disponible si el libro contiene un

modelo de datos y deseamos crear una tabla dinámica a partir de varias
tablas, mejorar la tabla dinámica con medidas personalizadas o trabajar con
conjuntos de datos muy grandes.

 Desde Power BI: podemos usar esta opción nuestra su organización usa
Power BI y deseamos descubrir y conectarnos al conjunto de datos en la
nube a los que tenemos acceso.