EJERCICIO PRÁCTICO INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL

MINISTERIO DE CULTURA

Realizado por: Carlos Arturo Herrera Sánchez

Aprendiz del curso: Organización documental en el entorno laboral.

Presentado a: Alexander Herrera Pérez

INTRODUCCIÓN

El presente informe define los procedimientos necesarios para la correcta elaboración del
inventario documental conforme a los lineamientos establecidos por el archivo general de la
nación en cumplimiento de la ley general de archivo.
El inventario documental se define como un instrumento de recuperación de información
que tiene la capacidad de describir de manera precisa y exacta las series y asuntos ubicados
en un fondo de documentos. Aunque este instrumento no tenga un alto grado de
complejidad, el mismo se debe asumir con visión archivística y responsabilidad.

“El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación

sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo
la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000,
obliga a las entidades de la Administración Pública a elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases.” Cabe destacar que el inventario
documental no tiene un único uso, esta herramienta se puede definir como multifuncional,
siendo capaz de adaptarse a la necesidad y el contexto que tenga cada empresa. Por
ejemplo, le permite a cualquier empresa conocer los documentos ubicados en el fondo
acumulado, tener un control de los documentos ubicados en los diferentes depósitos,
controlar los documentos recibidos de otras oficinas, clasificar los documentos a eliminar,
encontrar con rapidez algún documento, identificar documentos, entre otras cosas. Siendo
así, una herramienta que se puede adaptar a cualquier necesidad y se puede utilizar cuando
se requiera su ayuda.

DESARROLLO

Inventario Documental Dentro de los protocolos 038 y 042 definen los parámetros de los
documentos organizacionales ya sea una entidad pública o privada que realiza funciones
estatales que regula por una acción, de esta manera se dan ciertas pautas para los
documentales y de la producción.
En el artículo 26 de la ley 594 del 2000 de la AGN establece que es el deber de las
unidades de información de la administración estatal de elaborar listas de los documentos
que se presenten en el ejercicio de las funciones para así garantizar la administración de los
archivos en diferentes etapas.
Acuerdo 42: determina las normas de organización archivística, reglamentar la lista de
documentos de la unidad y determinar las demás disposiciones de la Ley General de
Archivos de la ley 594 del 2000, según el artículo 7° sobre inventario documental establece
las entidades de la administración pública que adopta el formato único de inventario
documental.
INSTRUCTIVO DEL FORMATO ÚNICO DEL INVENTARIO DOCUMENTAL

 Entidad remitente: se debe colocar el nombre de la entidad que es responsable de la

documentación que se va a transferir.
 Entidad productora: se debe colocar el nombre completo o razón social de la entidad que
produjo o se produce los documentos.
 Unidad administrativa: se debe consignar el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora.
 Oficina productora: se debe colocar el nombre de la unidad administrativa que produce y
conserva la documentación transmitida en el ejercicio de sus funciones.
 Objeto: se debe consignar la finalidad del inventario que puede ser: transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión
de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslados y
desvinculación.
 Hoja N°: se enumerará cada hoja del inventario consecutivamente donde se registra el
total de hojas del inventario.
 Registro de entrada: se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias donde
se consigna en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada
a la transferencia (año, mes, día).
 N° de orden: debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno
de los asientos descritos que corresponde a una unidad de conservación.
 Código: sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
 Nombre de las series, subseries o asuntos: debe anotarse el nombre asignado al conjunto
de unidades documentales de estructura y contenidos
 Fechas extremas: se debe registrar la fecha de inicio y finalización de cada unidad
descriptiva (entrada), se debe ingresar cuatro dígitos correspondientes al año.
 Unidad de conservación: se registrará el número asignado a cada dispositivo de
almacenamiento, en la columna otros se registrará las diferentes unidades de
almacenamiento escribiendo el nombre o el número correspondiente arriba y debajo de
cada cantidad.
 Número de folios: se registrará el número total de páginas en cada unidad de
almacenamiento descrita.
 Soporte: esta columna se utilizará para registrar medios distintos al papel: microfilm (M),
video (V), cinta magnética (C), medios electrónicos (DC, DK, DVD, UTC).
Frecuencia de consulta: Se debe consignar si la documentación registra un índice de
consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y
registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta
columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
 Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores.
 Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
 Entregado por: Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario El ministerio de cultura ha

definido los siguientes casos en los cuales se debe diligenciar el formato único de
inventario documental en cumplimiento de la normatividad:
 Para el control de documentos
 Para el control de expedientes conformados físicos y electrónicos en las dependencias.
 Para archivos de gestión de la dependencia
 Para transferencias documentales Inventarios documentales colaboradores Ministerio de
Cultura.
 Retiro de funcionarios
 Entrega de cargo
 Traslados de dependencias Inventarios documentales Gestión Documental
 Para traslados de archivos del gobierno
 Para transferencias documentales primarias
 Para transferencias documentales secundarias
 Para archivo de gestión
 Para eliminación de documentos de conformidad con los procedimientos del ministerio.
 CONCLUSIÓN

El Archivo General de la Nación es la principal fuente del inventario documental por lo

que otras entidades públicos o privados son los encargados de llevar a cabo todas las etapas
del desarrollo del inventario documental. Todo debe estar sujeto a la ley 594 del 2000 por
lo que todo hecho sin olvidar que los recursos humanos también son importantes.