Código: GQ-P-002

Procedimiento General
Versión: 01

Fecha: 04/10/2011

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Control de
Registros

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Coordinador ISO Representante de la Dirección Gerente

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1. OBJETIVO

Definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la

recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros así como
proporcionar evidencias de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz del
Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE

Aplica desde el mantenimiento y control de los registros hasta la conservación de los

registros de JC CONTRATISTAS GENERALES E.I.R.L.

3. RESPONSABILIDAD

El Representante de la Dirección es el responsable de la aplicación y ejecución efectiva

del presente procedimiento.

4. REFERENCIA
Norma Internacional ISO 9001:2008
Requisito 4.2.4. Control de Registros

5. DEFINICIONES

Responsabilidades
Usuario (USA)
Persona que utiliza la información del registro.

Generador del Registro (GR)

Persona responsable de emitir informes y/o registrar la información y/o los datos en el
formato.

Responsable del Control (RC)

Persona responsable de recepcionar, distribuir, listar, archivar, mantener, reemplazar y
disponer de los registros, según sea el caso.

Documentación
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Formato
Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o información. Cuando el formato
contiene datos y/o información se convierte en registro.

Registro
Documento que provee evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los
resultados obtenidos en los procesos incluidos en el alcance del Sistema de Gestión de
la Calidad.

6. POLÍTICAS

• Cada dueño de proceso debe disponer los espacios, facilidades para conservar y
archivar los registros del Sistema de Gestión de la Calidad de JC CONTRATISTAS
GENERALES E.I.R.L., de tal forma que sean fácilmente accesibles y se evite su
deterioro.
• Los registros externos deben ser incluidos en la lista maestra de registros y se deben
archivar, utilizando el medio y el nombre para su identificación, en un lugar adecuado y
de fácil acceso que evite su deterioro y/o pérdida.
• Los registros internos lógicos deben ser conservados en una carpeta del servidor.

• Toda evidencia que se encuentre en un correo electrónico sin adjunto se considera

como un registro de calidad que solo se identifica a través del nombre que se encuentra
en el campo “ASUNTO”.
• Los registros internos se identifican a través de:

- Nombre/título de identificación.
- Versión del formato.
- Código del formato.
• Los registros deben estar presentados con una estructura adecuada y ser legibles,
deben llenarse todos los casilleros. En caso que existan vacíos (no hay datos) se deben
invalidar los casilleros con líneas u otro artificio apropiado.
• Los registros después de su tiempo de conservación son retirados y dispuestos en el
archivo central de la empresa.
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7. DESPLIEGUE

Descripción Responsable Registro

8.1 Mantener y controlar los registros con la Lista Maestra de

Representante de la Lista Maestra de
Registros de su área en la que se define el nombre,
Dirección registros
clasificación, lugar de almacenamiento y acceso, tiempo de
/ Jefe de GQ-F-004
conservación, y disposición final de los registros.
área

8.2 Generar Registros

Personal de JC
Generar los registros necesarios durante la realización de sus
CONTRATISTAS
actividades, se asegura que la identificación y el contenido
GENERALES E.I.R.L.
del registro es legible al momento del llenado del mismo, ya
sea un registro físico o electrónico.

8.3 Identificar Registros

Personal de JC
Identifica los registros mediante el nombre del registro, código
CONTRATISTAS
y/o fecha.
GENERALES E.I.R.L.
Todos los campos de un registro se consideran importantes,
por lo tanto el llenado de éstos debe ser completo.

8.4 Mantenimiento de registros

Los registros físicos, se mantienen en ambientes secos para Personal de JC
asegurar su conservación. Para los archivos electrónicos, la CONTRATISTAS
conservación de la información se asegura con la realización GENERALES E.I.R.L.
del respaldo a los registros.

8.5 Conservar los registros

Personal de JC
Una vez finalizado el tiempo de conservación, puede ser
CONTRAT Lista Maestra de
conservado por un periodo adicional como archivo pasivo por
ISTAS registros
un tiempo determinado, luego del cual, es potestad del
GENERAL GQ-F-004
usuario dar de baja al registro de acuerdo a la Lista Maestra
ES E.I.R.L.
de Registros.
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8. REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE DEL CONTROL

GQ-F-004 Lista Maestra de Registros Representante de la Dirección

9. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Versión 01. 2011.