CONTROL DE REGISTROS

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO- PA-SGI-009

Versión: 02

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ricardo González Aspajo Victor Larco Kruger Leyter Sandoval Cotrina

Gerente de Producción y
Coordinador SST Gerente General
Calidad

Fecha: 02/03/2022 Fecha: ___/____/____ Fecha: ___/____/____

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 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

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1. OBJETIVO
Establecer lineamientos para identificar, conservar y disponer los registros manteniéndolos
legibles, identificables y trazables para CERRADURAS NACIONALES S.A.C.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los documentos asociados al Sistema de Gestión Integrado de
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo de CERRADURAS NACIONALES S.A.C.

3. REFERENCIA
3.1. Ley N° 30222 Modifica la Ley N° 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.2. Decreto Supremo N° 006-2014-TR. Modifican el reglamento de la Ley N° 29783
3.3. Ley 29783 Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.4. DS-005-2012-TR Reglamento Ley 29783 de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.5. Resolución Ministerial N° 050-2013-TR. Aprueba formatos referenciales que contemplan
la información mínima que deben contener los registros obligatorios del SGSST.

4. RESPONSABLES
4.1. Gerencia General
 Hacer cumplir este procedimiento.

4.2. Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo

 Administrar, controlar y difundir el procedimiento.
 Asegurar que el procedimiento se cumpla.
 Asegurar que los documentos generados para el Sistema de Gestión Integrado de
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo se actualicen.

4.3. Personal de CERRADURAS NACIONALES S.A.C.

 Implementar y cumplir los lineamientos establecidos en el procedimiento

5. DEFINICIONES
5.1. Documento: Elemento de transmisión de información.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra patrón o
una combinación de éstos.
5.2. Registro: Elemento de evidencia de una actividad o resultado.
Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de
verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
Nota 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
5.3. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, aplicación o localización de todo documento
referenciado en el Manual, procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo.
5.4. Periodo de Retención: Tiempo que un documento o registro se va a mantener en el
sistema documentario.

6. GENERALIDADES
N. A.

7. DESARROLLO
7.1. Identificación de formato
La identificación de los formatos se realiza mediante, un código siguiendo la estructura del
procedimiento PA-SGI-008 ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS INTERNOS.

7.2. Identificación y acceso de Registros

El Jefe o responsable del Área lleva un listado de todos los registros el cual es mantenido en
forma física o electrónica en el FO.01-PA-SGI-09 “Lista Maestra de Registros”

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7.3. Recuperación, protección, conservación o retención de un registro

 Los registros conservados por cada responsable deben ser identificables, trazables a la
actividad, producto o servicio implicado, además deben permitir su fácil recuperación y
ser legible, protegido contra pérdidas o deterioro.
 La recuperación y protección de los registros en medios electrónicos se realizará a
través de Back up en forma anual.
 Para el caso de registros en físico, estos deben ser colocados identificados y
almacenados en espacios protegidos a condiciones ambientales que los registros
requieren y puedan ser recuperados.

PERIODO DE RETENCIÓN DE REGISTROS

REGISTRO TIEMPO DE RETENCIÓN

Actas de Comités 10 años
Aprobación de compra de materiales peligrosos 10 años
Auditorias y Fiscalizaciones 20 años
Calibración de Equipos 1 años
Historias médicas Permanente
Informe de Accidentes fatales Permanente
Informe de Investigación Accidentes/Incidentes/
20 años
Enfermedades Ocupacionales
Inspección Planeada 1 año
Examen Médico Ocupacional 20 años
Mediciones de Higiene Industrial Permanente
Multas y apelaciones Permanente
Listas de Verificación (Check List) 1 mes
Registro de Asistencia 5 años
Reporte de Actos y Condiciones 1 año
Reportes Monitoreo Permanente
Otros registros Según acuerdo de Comité SST

7.4. Eliminación de los registros

Al vencer el tiempo de conservación de los registros son eliminados, reusados y/o
dispuestos como residuo doméstico

8. REGISTROS

 FO.01-PA-SGI-09 “Lista Maestra de Registros”

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9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Detalle de Cambios

Se modificó codificación de documento

Del numeral 2 se modificó “SIG-SSO” por “Sistema de Gestión Integrado
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo”
Del numeral 4.2 se modificó “SIG-SSO” por “Sistema de Gestión Integrado
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo”
Del Numeral 5 se actualizaron las definiciones
2 Dd/mm/aaaa
Del numeral 6 No Aplica
Del numeral 7 se ha restructurado de la siguiente manera: 7.1
Identificación de formato, 7.2 Identificación y acceso de Registros, 7.3
Recuperación, protección, conservación o retención de un registro.
Del numeral 8 se han actualizó código de registro.
Del numeral 9 se ha incluido la tabla de control de cambios.

10. ANEXOS

10.1. Anexo N° 1 – FO.01-PA-SGI-09 “Lista Maestra de Registros”

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Anexo N° 1 – FO.01-PA-SGI-09 “Lista Maestra de Registros”

Ultima Actualización:

Disposición
Código: FO.03-SGI-008

F. de aprobación:
Versión: 02

Responsable del Tiempo de

Registro Retención
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Digital
Almacenamiento
FORMATO

Físico
Aprovación
Fecha de
Nombre del Registro
Versión
Responsable del Registro:

Código

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

14
15
13
Ítem

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