Documentación del SGA.

El desarrollo de la documentación y el sistema de control de registro para el Sistema de Gestión

Ambiental (SGA) basado en la ISO 14001 es una parte muy importante de la aplicación. Pues
definirá el método de la creación, edición, extracción y uso de los documentos y
registros. Depende de la organización para crear la documentación más adecuada. Ya
que afectará a la forma en la que mantener y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental. Puede
ser una carga que hará que el Sistema de Gestión Ambiental sea más difícil de mantener y, por
lo tanto, convertirse en una mera formalidad. O puede facilitar el mantenimiento y permitir a la
empresa obtener mayores beneficios de la aplicación de la ISO 14001.

¿Qué documento es más importante?

Antes de empezar a desarrollar la documentación del Sistema de Gestión Ambiental, es

importante obtener una imagen clara de la finalidad de cada tipo de documento. Así como el
lugar que le corresponde en la jerarquía de la documentación. Hay varios tipos de documentos
utilizados para establecer un SGA:

 Política
 Objetivos
 Manuales
 Procedimientos
 Instrucciones de trabajo
 Directrices
 Registros y formas
Cada tipo de documento y registro tiene su lugar y su papel en el Sistema de Gestión Ambiental.
Al inicio de la aplicación y desarrollo de la documentación, la gente a menudo se confunde en
qué documento es más importante y el orden de los mismos. La forma más sencilla de
determinar la jerarquía es ver quién escribe el documento, para quién y cuál es su
propósito. Si el documento está escrito por la alta dirección, entonces irá en la parte superior.
Si es elaborado por los empleados, irá en la parte inferior.

Cómo estructurar la documentación

Es cierto que la ISO 14001 requiere cierta documentación. El propósito y los beneficios de la
documentación del SGA son múltiples:

 Proporciona un marco claro de las operaciones de una organización. Esto permite la consistencia
de los procesos y una mejor comprensión del Sistema de Gestión Ambiental.
 Proporciona la evidencia para el logro de objetivos y metas.
En el diseño de documentación del SGA, debemos centrarnos en la eficiencia y en crear procesos
y documentos aplicables a la organización. La mejor manera de empezar a producir los
documentos es entender su papel y el propósito antes de crearlos y ejecutarlos. La
documentación del Sistema de Gestión Ambiental debe estar estructurada de la siguiente manera:

Política del sistema de gestión ambiental

Una política representa una declaración de una organización, y de ella surgen todos los demás
documentos. La política es escrita por la alta dirección y su propósito es definir la dirección
general y el objetivo del SGA. La Política Ambiental también proporciona un marco para el
establecimiento de los objetivos del SGA