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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto.
La mejor manera de comenzar con el paso 1 es que cada dueño de los procesos hable con
sus equipos para crear una lista posible de procedimientos.
Nadie más que las personas que trabajan en un proceso diariamente, conoce más del
proceso que éstos.
Reúnase con los involucrados de los procesos y realicen un borrador de cómo realizan las
actividades del proceso. Escriba cada detalle, es solo un borrador inicial, cuanta más
información recopile, más certero será su procedimiento.
Dependiendo del tipo de la organización pueden variar las partes de un procedimiento. Pero
generalmente se suelen utilizar lo siguiente:
Encabezado: Si bien la Norma ISO 9001 no exige una codificación para los
procedimientos es recomendable hacerlo por motivos de organización de documentos ya
que facilita su búsqueda y actualización. El encabezado debe de ir en cada página del
procedimiento, por lo general se realiza como un cuadro donde en el lado izquierdo se
coloca el logo de la empresa, en la parte central el código del procedimiento con su nombre
y a la derecha la fecha en que entrará en vigencia, el número de versión y el número de
páginas. También se puede optar por adicionar el proceso al que pertenece. En la imagen
pueden ver un diseño de procedimiento con todos estos datos, pero sin el recuadro que
comúnmente se ven en los procedimientos tradicionales.
Portada o caratula: En la primera página al pie se deberán colocar los responsables por la
elaboración, revisión (en caso que la organización lo haya dispuesto así) y la aprobación del
documento con su respectiva firma y fecha de realizado. A diferencia del encabezado, no es
necesario que se repita en todo el procedimiento, con estar en la carátula es suficiente.
También es recomendable agregar el cargo de los responsables.
Índice o Tabla de contenido: En la segunda página, se sugiere que contenga el índice o
una tabla de contenido para permitir ver todo el contenido y tener una rápida ubicación del
material al interior del procedimiento.
Objetivo: A partir de aquí inicia el desarrollo del contenido del procedimiento. El objetivo
deberá describir el propósito del documento. Por ej., en un procedimiento de Control de
Documentos el objetivo comenzaría como: «Establecer las actividades para la creación,
actualización, gestión y control de la información documentada del SGC, para asegurar»
…
Alcance: El alcance debe determinar los límites de aplicación del procedimiento. Tomando
el ejemplo anterior el alcance comenzaría como: Aplica a la información documentada de
origen interno y externo que «empresa XXX» determina como necesaria para la
planificación y operación del SGC»…
Podemos sintetizar, diciendo que, un procedimiento nos habla de cómo efectuar las
actividades de un proceso que diariamente iremos a hacer, en cambio el instructivo nos da
un detalle especifico según qué iremos a hacer.
Es muy importante que todos los procedimientos sean redactados de forma sencilla, con
palabras claras y evitar palabras complejas y de difícil redacción.
Indicadores asociados: Indicadores asociados a las actividades que se describen en el
procedimiento. No es común encontrarlo en los procedimientos, pero por el tipo de
información que comunica un indicador, y dependiendo del tipo de organización es muy
beneficioso incluirlo.
Control de cambios: Breve descripción de los cambios que tuvo el documento. (Detalle de
modificaciones, fecha, revisión, responsables etc.)