Tema 4: Gestión de Costos

Propósito del tema

Comprender y practicar los principios metodológicos y las herramientas para la

realización de Gestión de Costos en proyectos de TIC.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Al finalizar el estudio de este tema, el estudiante estará en capacidad de:

1. Identificar el requerimiento de recursos para el proyecto.

2. Estimar la cantidad de recursos necesarios.
3. Conocer sobre diferentes técnicas de presupuestación.
4. Elaborar un presupuesto.
5. Comprender la Técnica del Valor Ganado como herramienta de control de
costos.

GUÍA DE LECTURA

Para lograr los objetivos descritos anteriormente, es importante que

realice las siguientes lecturas:

Subtema Recursos
1. Procesos de gestión de costos. 59 y 60 LT
2. Estimación de costos. 60 al 65 LT
3. Histograma de recursos. 65 al 68 LT
4. Presupuesto. 68 al 72 LT
5. Control presupuestario - Técnica del valor ganado.
73 al 83 LT
Recursos
digitales Tema 3
en la Plataforma
de Aprendizaje

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COMENTARIOS DEL TEMA

La gestión de costos de los proyectos se realiza por medio de tres

procesos: la estimación de costos, el presupuesto de costos y el
control de costos. Los primeros dos procesos se realizan en la etapa
de planificación del proyecto, mientras que el tercer proceso se
ejecuta en la etapa de seguimiento y control del proyecto.

Seguidamente, vamos a profundizar en cada uno de los procesos:

1. Estimación de Costos:

En la estimación de costos se revisa los recursos que se van a

requerir en el proyecto. En algunas instituciones, tienen como
política calcular los costos sin tomar en cuenta los costos que la
empresa tiene como fijos como salarios, electricidad, instalaciones,
etc. Es decir, solo los costos de los recursos que se requiere
conseguir en forma adicional para un proyecto. Esta forma es válida,
sin embargo, no muestra toda la realidad del costo del proyecto.

Lo más recomendable es listar absolutamente todos los recursos que

se van a requerir y hacer los cálculos tomando en cuenta todos los
recursos.

En la estimación descendente que se muestra en el gráfico 4.2, la

organización asigna un costo (conocido como presupuesto) para el
proyecto y se deben organizar los paquetes de trabajo para ajustarse
al mismo. Es decir, la organización asigna $1.000.000 para ejecutar
dos proyectos y este presupuesto se “divide” en los dos proyectos,
cada uno con $ 500.000.

Cuando se presenta esta forma de estimar, el costo ya está

establecido y lo que se debe ajustar es el alcance, tiempo y costo
para cumplir con el presupuesto. Esta forma de estimar
generalmente se utiliza cuando se tiene restricciones presupuestarias
o cuando se conoce el precio general del tipo de proyecto que se va a
realizar.

En la estimación ascendente, se calcula el costo de cada paquete de

trabajo primero y se suman para determinar el costo total del
proyecto. Generalmente, este tipo de estimación se realiza cuando
no se tiene claro lo que puede costar el proyecto.

En el caso de los proyectos de TIC, se deben tomar en cuenta en los

costos, las horas hombre requeridas para ejecutar el proyecto;
además de los equipos y la capacitación que se requieran en el
proyecto. Es importante tomar en cuenta los costos de

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administración del proyecto, que por lo general, son un porcentaje
del tiempo de un director.

Generalmente, para estimar los costos de los proyectos, se utilizan

software de gestión que permite hacer el cálculo de costos; dado que
permiten asignar un costo a cada recurso del proyecto.

2. Presupuesto de Costos

El presupuesto de costos, se calcula una vez que se asignan los

recursos con sus costos a las actividades.

En el caso de que una actividad o paquete de trabajo se le haya

asignado un valor, se debe verificar que al asignar este recurso, el
costo no sobrepase el presupuesto.

Note que a la hora de asignar los recursos, es posible que se

requiera cambiar la secuenciación de las actividades del programa de
trabajo. Pues una persona no debería estar en más de un 100% de
disponibilidad asignado a las diferentes actividades en un mismo
momento en el tiempo.

Para hacer esta revisión, es que se utiliza el histograma de recursos,

el cual muestra el porcentaje del recurso asignado en cada momento
del proyecto.

Cuando se determina que un recurso está sobreasignado, se debe

cambiar la programación del cronograma del proyecto. Esto indica
que el proceso de ajuste de costos y ajuste de cronograma debe
realizarse en forma cíclica hasta encontrar el balance entre las
actividades y los recursos.

Una vez se haya concluido con el proceso de presupuestación de

costos del proyecto, se puede decir que contamos con el presupuesto
base del proyecto. El cual va a servir como base de cálculo para
determinar las diferencias en la ejecución.

Seguidamente, se recalca la diferencia entre el presupuesto y el

estimado de costos:

El presupuesto es el monto máximo autorizado para el

proyecto, contra el cual mediremos el desempeño de los
costos incurridos en la realización del proyecto. Es lo que
tengo disponible para gastar o invertir. Es lo que puedo
llevar a cabo con los medios disponibles.

El estimado de costos lo utilizamos para calcular el costo del

proyecto, que servirá como soporte para desarrollar el

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 Presupuesto base. Una vez que el estimado de costos sea
autorizado, integramos el presupuesto base y no lo
alteramos, a menos que existan ordenes de cambio
autorizadas. Es lo que se considera que el proyecto puede
llegar a costar en un momento dado.

3. El Control de Costos

Para realizar el control de costos, se utiliza una herramienta conocida

como la técnica del valor, la cual integra la medición del alcance, el
costo y la agenda del proyecto.

Esto significa, que toma el costo real y lo compara con el costo que
debería haber utilizado al proyecto a un momento del tiempo,
tomando como insumo el avance del proyecto. Esta herramienta es
muy importante porque no solo ve los costos, sino el desempeño o
avance del proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto a una fecha específica se esperaba que

el avance fuera de un 80% y el costo de $80000. Al medir el avance
real es de un 40% y el costo de $50000. Entonces, se determina
que existe una desviación dado que a pesar de que el costo real es
menor del costo que se esperaba a esa fecha, el avance es solo del
40% (pues el costo que debió consumir era de $40000). En este
caso, la desviación es negativa, a pesar de que los costos están por
debajo de lo presupuestado.

De igual forma, en un proyecto, se puede determinar que el costo

real ha sido mayor, pero al compararlo con el avance real, que
también es mayor, se puede determinar que existe una desviación
positiva y que por lo tanto, los recursos han sido más eficientes en
ejecutar el proyecto.

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Para un mejor entendimiento, se resumen los conceptos involucrados
en la técnica del valor ganado:

Terminología Básica

Concepto Acró Interpretación

nimo
Costo Es el costo indicado para una actividad, en
presupuestado P un momento del tiempo. Este valor es
estimado al inicio del proyecto (cuando se
define el presupuesto base)
Costo real C Es el costo de una actividad, en un momento
devengado en el tiempo. Este costo es real y se
determina en la ejecución del proyecto.
Valor Ganado T Valor estimado del trabajo realizado.
Costo AC Es la suma de los costos reales devengados
acumulado a una fecha determinada.
Presupuesto BAC Lo que se presupuestó para la totalidad del
total proyecto.
Costo CEF Es lo que se estima que costará el proyecto,
estimado total tomando en cuenta el desempeño actual.
Estimación ETC A partir de ahora, lo que costará de más
para terminar el proyecto.
completar
Varianza para VAC Lo que se espera estar por encima o por
completar el debajo del presupuesto.
proyecto

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Fórmulas y su interpretación

Concepto Acró Formula Interpretación

nimo
Valor del T % Determina cuánto ha costado
trabajo Terminación lo que se ha hecho.
realizado * Costo Total
presupuesta
do
Variación de VC T–C Positivo= Favorable.
costos Negativo = Desfavorable
Variación de VA T–P Positivo=Favorable.
proyecto Negativo= Desfavorable.
(agenda)
Índice de IDC T/C Lo que obtengo por cada
desempeño unidad monetaria invertida.
del costo ≥ 1, Eficiencia
‹ 1, Ineficiencia
Índice del IDA T/P He avanzado _% de lo
desempeño de originalmente planificado.
agenda ≥ 1, Todo bien.
‹ 1, Alarma de atraso
Costo CEF P/IDC
estimado al
finalizar
Plazo estimado PEF Plazo
al finalizar original/IDA

Veamos el siguiente ejemplo que consiste en una venta de

hamburguesas, con los siguientes datos:
• Vender 1000 hamburguesas
• En un plazo de 50 días
• A una tasa de 20 hamburguesas/día
• Con un costo de ¢200/hamburguesa
• Inversión total: ¢200.000,00

Diez días después…

• 10 días representan el 20% de la duración del proyecto
• Ha gastado ¢36.000,00, solo un 18% del presupuesto (se
puede ver que el gasto < Presupuesto)
• Se han vendido 130 hamburguesas.

Realicemos el análisis con la Técnica del Valor Ganado

Integrando el desempeño:
• El Presupuesto Total: ¢200.000,00.
• El Costo Actual (C): ¢36.000,00

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 • El Valor Planeado: ¢40.000,00 (10 días × 20
hamburguesas/día × ¢200,00/hamburguesa)
• El Valor Ganado: ¢26.000,00 (130 hamburguesas ×
¢200,00/hamburguesa

La varianza del costo

• VC = ¢26.000 - ¢36.000 = -¢10.000
• El proyecto de hamburguesas está excediendo lo establecido.
• La varianza no indica realmente qué tan significativo es el
exceso.

El índice del desempeño del costo

• IDC = ¢26.000/¢36.000 = 0,72.
• Marco sólo está obteniendo ¢0,72 por cada colón que ha
utilizado

La varianza en la programación
• Varianza en la programación indica si se está adelantado o
retrasado con respecto al cronograma.
• ¢26.000 - ¢40.000 = – ¢14.000
• La varianza indica que Marco está atrasado según la
programación, pero no indica qué tan atrasado o adelantado va
el proyecto

El índice del desempeño del programa

• ¢26.000,00/¢40.000,00 = 0,65
• Marco está atrasado, y solamente está logrando el 65% del
trabajo programado

El estimado al completar
• Permite calcular cuánto dinero en total va a necesitar Marco
para terminar el proyecto
• ¢200.000/0,72 = ¢277.777,78

El estimado para completar

• Cuánto dinero adicional al actualmente gastado se requiere
para completar el proyecto
• ¢277.777,78 - ¢36.000.00 = ¢241.777,78
• Marco necesitará utilizar, a partir de hoy, ¢241.777,78 si
continúa con el ritmo de desempeño actual

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ACTIVIDADES SUGERIDAS

1. Investigue los diferentes tipos de costos que se pueden asignar en

Microsoft Project a un recurso. Realice un ejemplo de asignación
de cada uno de estos tipos de costos y analice las diferencias.

2. Revise el grafico de recursos que genera Microsoft Project.

Verifique que todos los recursos estén asignados adecuadamente.
Todos los recursos deberían estar asignados el porcentaje de
tiempo que se asignó al proyecto.

3. Un proyecto para la instalación de una red, está informando un

índice de desempeño del costo de 0,72. Esto qué quiere decir?

4. Un proyecto ha presupuestado gastar $20.000 en los primeros 6

meses. Al finalizar el sexto mes se han gastado $25.000 y se ha
trabajado por un valor equivalente a $10.000. Según el análisis
del valor ganado, al finalizar el mes 6. Calcule el índice de
desempeño de la agenda.

5. El valor planificado para la actividad A es de $600, está completa

en un 80% y su costo actual es de $550. La actividad B había
planificado un valor de $300, el avance real es del 60% y su costo
actual asciende a $350. Por último, la actividad C con un costo
planificado de $200, ya ha finalizado y su costo real fue de $300.
El presupuesto total del proyecto es de $1100. ¿Cuál es el índice
de desempeño del costo?