FECHA:

PLANTA QUESO CASTELLANO – PROCEDIMIENTO DE ELABORADO POR: LUISA FDA HERRERA

CONTROL DE DOCUMENTOS
COD:
REVISADO: ANDRES

APROBADO:
LINA PAOLA AVILA JIMENEZ
VERSION #1

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

 determinar las actividades para dar cumplimiento a los requisitos

establecidos en la norma ISO 22000 de 2018 en el apartado 4.0 vinculando
el control de documentos, en cuanto a la elaboración de nuestro producto
evaluando su proceso, aprobación, calidad, revisión y actualización,
llevando a cabo las buenas prácticas de manufactura establecidas en el
Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria .

1.2 OBJECTIVOS ESPECIFICOS

 Desarrollar, actualizar e implementar en la planta, instrumentos de control,

que ayuden en la adecuada administración de los documentos en los
archivos de trámite, y concentración, de manera que responda y contribuya
a la generación de una nueva cultura archivística.
 Establecer y equipar un lugar específico para las tareas centralizadas de
recepción y despacho de correspondencia oficial, de manera que se
eficiente la tramitación de los documentos, mejore la administración de los
recursos humanos y materiales en las oficinas de la planta.
 Fortalecer la seguridad de la información a través de listados de usuarios
manejando el control de ingresos a la información.
 Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión
documental en la compañía, con el fin de establecer las necesidades y
desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento de los objetivos.
 Llevar a cabo un listado de todos los clientes que maneja la planta, y así
poder llevar un control de ventas y sugerencias del cliente.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos y Registros que

hacen parte del Sistema de Gestión de la inocuidad de los Alimentos en la
planta de Queso Castellano. Incluye los procesos necesarios para
garantizar que el sistema contiene todo el trabajo necesario para completar
las actividades planificadas con éxito en la organización, y así llevar un
orden en todos los documentos tanto internos como externos.
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3. DEFINICIONES

 Copia controlada: Las copias controladas son las que se duplica el

documento o/u registro sujeto al control y son aprobadas.
 Copia no controlada: Las copias no controladas son documentos
que se emiten ante solicitud de una dependencia o usuario ocasional
de la misma y que eximen al emisor de la responsabilidad del control
de actualización.
 Guía:  son documentos que orientan y establecen pautas para
desarrollar una o más actividades de un proceso o procedimiento.
 Formato: Documento preestablecido contenido de características
específicas el cual una vez diligenciado, evidencia un registro.
 Documento: Información y su medio de soporte, un documento
puede ser textual y no textual.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad
o un proceso.
 Virtual: Documentos realizados en plataformas virtuales (work, pdf,
Excel)
 Manual de Inocuidad: Documento que especifica el sistema de
gestión de Inocuidad Alimentaria de una organización
 Listados: Control de ingreso y salida de los trabajadores
 Anexo: sección de información adicional que amplía la información
de un documento. Puede presentar formatos particulares como
gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

4. CONTENIDO

En los documentos normativos de QUESO CASTELLANO, el contenido

principal abarca los siguientes aspectos:

Nombre del documento: Se escribe con mayúscula y en Negro y negrita al

12, allí va el nombre del documento que se está elaborando,
“PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
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Nombre de la Empresa: Se escribe en mayúscula, de color Negro y

negrita al 12

Código:
• PRO: Procedimiento
•SIA: sistema de inocuidad y la protección de los datos de los alimentos
• 001: Consecutivo
• Letra: Arial, tamaño 12
• Versión: 2

Código del documento: Se escribe con mayúscula, en negro y en negrilla

al 12, este va de acuerdo a la siguiente tabla

Documento Codificación

MANUAL MAN

PROCEDIMIENTOS PRO

ANALISIS ANL

FORMATOS FOR

FICHAS TECNICAS FTC

INVENTARIOS INV

CERTIFICADO CER

LISTA DE CHEQUEO LCH

ACTAS ACT

POLITICA POL

CRONOGRAMA CRO
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5. DESARROLLO DE DOCUMENTOS
SECUENCIA ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTROS

1 Realización de Realizar Líder del proceso (a Formato para la

propuesta de propuesta de quien corresponda) Creación,
creación, creación, Líder Gestión de Actualización o
modificación, o modificación o Calidad E Eliminación de
eliminación del eliminación y Inocuidad. Documentos
documento. presentarla para
revisión y
aprobación del
responsable del
proceso.
2 Confirmación y Siendo aprobada Líder Proceso (a Documento
Difusión del la creación, quien corresponda) creado,
Documento actualización o Líder Gestión de actualizado o
eliminación de un Calidad. eliminado.
documento, esta
es divulgada al
responsable del
proceso a quien
corresponda para
su socialización.
3 Revisión y Una vez aprobada Líder Gestión de Formato para la
Actualización de los la propuesta de Calidad. Creación,
Documentos. creación o Actualización o
actualización de Eliminación de
un documento, Documentos
esta es revisada
por el líder del
Proceso de
Gestión de la
Calidad
4 Aprobación de En el momento Líder Proceso (a Documento nuevo
cambios y en que sea quien corresponda) o actualizado.
actualizaciones en el necesario realizar Líder Gestión de
proceso y sus un cambio o Calidad.
documentos actualización en
los documentos
de un proceso,
esta deberá ser
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comunicada y
socializada a los
que intervienen
en ellos.
5 Identificación de El líder de calidad Líder Gestión de Documento
cambios y estado de garantizará la Calidad. Vigente
versión vigente identificación de
los cambios en la
documentación, y
el estado de la
versión vigente.
6 Distribución de los Los documentos Líder Proceso (a Listado Maestro
Documentos que hacen parte quien corresponda) de Documentos.
del Sistema de Líder Gestión de
Gestión de la Calidad.
Calidad y la
Gestión de
Inocuidad de los
Alimentos,
estarán bajo la
custodia de cada
líder de proceso,
siendo
identificados
como “COPIA
CONTROLADA”
7 Custodia de los La Proceso Líder N. A
documentos y responsabilidad Proceso (a quien
aseguramiento de la de la custodia de corresponda) Líder
legibilidad. todos los Gestión de Calidad.
documentos que
hacen parte del
Sistema de
Gestión de la
Calidad y la
Gestión de la
Inocuidad de los
Alimentos, de
acuerdo a los que
aplique, estará en
cabeza del Líder
del Proceso quien
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garantizará la
conservación y
legibilidad de los
mismos,
contando con el
acompañamiento
del Líder de
Calidad.
8 Identificación de la El Líder de Proceso Líder Listado Maestro
Documentación Gestión de la Proceso (a quien de
Externa Calidad y el corresponda) Líder Documentación
responsable de Gestión de Calidad. Externa
cada proceso,
determinaran
cuales son los
documentos de
origen externo
necesarios para la
planificación y
operación del
Sistema de
Gestión, los
cuales serán
debidamente
identificados.
9 Control de El control de esta Líder Gestión de Listado Maestro
documentos de documentación Calidad de
origen externo de origen Documentación
externo, se hará a Externa
través del Listado
Maestro
destinado para tal
fin.

6. ARCHIVO

El archivo de los documentos de la planta QUESO CASTELLANO se maneja de manera que cada
colaborador se debe encargar de realzar y archivar documentos de su propia correspondencia,
así como también los documentos que involucran decisiones deben ser comunicados y
aprobados por el gerente general de la empresa
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7. DILIGENCIAMIENTO

Todos los documentos deben cumplir con los siguientes requisitos:

Legibles: Todos los documentos deben diligenciarse de forma clara y comprensible

Los documentos diligenciados a mano: deben ser en letra clara y en color negro
preferiblemente.

Fácilmente identificables: Todos los documentos serán identificados conforme a lo

establecido. Para una mejor identificación y uniformidad, las carpetas deberán tomar como
referencia el siguiente rótulo:

Exactitud: Todos los documentos deben contener información y datos correctos y completos.

8. ALMACENAMIENTO
Todos los documentos deben ser almacenados conforme a lo establecido en la Ley
General de Archivo. En caso, de documentos electrónicos se conservaran en medio
magnético en las bases de datos dispuestas en cada uno del software. Todos los equipos
que procesan información deben estar conectados al servidor de la Planta de Queso
Castellano para garantizar su almacenamiento, protección y recuperación.

9. PROTECCIÓN
Los documentos serán protegidos con carpetas y lugares de almacenamiento apropiados
para tal fin.
Todos los archivos de la oficina deben mantenerse en ambiente ventilado, protegido del
sol y la lluvia, preferiblemente con un acondicionador de aire, aseado y fumigado
periódicamente para garantizar su adecuada conservación.

10. RECUPERACIÓN:
La forma de acceder a la información, será conforme al tipo de documentos los cuales
pueden ser recuperados de la siguiente forma:
• Consecutiva
• Cronológica