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FACULTAD DE

ADMINISTRACIN

SISTEMA LOGSTICO
Cuarta Sesin

FORMULACIN DE REQUERIMIENTOS
PARA LAS CONTRATACIONES DE
BIENES Y SERVICIOS
Lic. Roberto Carlos Bravo
Casaretto

Cuadro de Necesidades
Constituye un documento de gestin indispensable
para la programacin de bienes, servicios y obras
requeridos por cada una de las unidades orgnicas de
las Entidades, para la realizacin de las tareas,
actividades, que darn cumplimiento al logro de los
objetivos establecidos en los respectivos Planes
Operativos Institucionales (POI), durante cada ao
fiscal, en armona con el Presupuesto Institucional,
siendo sustento para el Plan Anual de Contrataciones.

Criterios en la Formulacin de
los Cuadros de Necesidades
Objetivos, metas y actividades establecidos en el Plan
Operativo Institucional.
Consumos histricos (cantidades).
Vigencia y cambios tecnolgicos.
Fechas previstas para la atencin del requerimiento,
para lo cual es importante tener presente el trmino de
los contratos vigentes, si los hubiere.
Racionalidad y proporcionalidad de los requerimientos,
en funcin al nmero de personas que lo utilizarn.

Objetos de los Cuadros de


Necesidades
BIENES
Se programarn todos aquellos bienes
necesarios para el funcionamiento de las
unidades orgnicas, que se emplearn en cada
ao fiscal, tales como: tiles de oficina,
suministro de equipos de cmputo, materiales de
limpieza, licencias de software, combustible para
la flota vehicular, alimentos para personas,
equipamiento, implementos de seguridad,
vestuario, etc.

Objetos de los Cuadros de


Necesidades
SERVICIOS
Se programarn todos aquellos servicios necesarios
para el funcionamiento de las unidades orgnicas, que
emplearn en cada ao fiscal, tales como:
Contratacin Administrativa de Servicios (CAS),
servicios de terceros, publicacin de avisos en los
diarios y revistas, servicios de impresin, servicios de
atenciones oficiales, alquileres, mensajera, servicios
pblicos, contratacin de plizas de seguro,
mantenimiento de vehculos, reparacin de bienes, etc.

Objetos de los Cuadros de


Necesidades
OBRAS
La dependencia encargada de la ejecucin de
obras, programar las obras conforme a los
proyectos de inversin pblica priorizados para el
ao fiscal correspondiente.

Objetos de los Cuadros de


Necesidades
CONSULTORAS
Se programarn los servicios de consultora
especializada necesarias para el logro de los objetivos
institucionales. Asimismo, se programarn los
Estudios de Pre-inversin e Inversin necesarios para
la ejecucin de los Proyectos de Inversin Pblica
Priorizados, tales como: Estudios de pre-inversin a
nivel de perfil tcnico, Estudios de pre-inversin a
nivel de factibilidad y Estudios de Inversin a nivel de
expediente tcnico, etc.

Plan Anual de Contrataciones


Todas las Entidades sujetas a la Ley de
Contrataciones del Estado estn en la
obligacin de elaborar su Plan Anual de
Contrataciones (PAC), bajo responsabilidad
del Titular del Pliego o de la mxima
autoridad administrativa, segn corresponda.

Flujo para la elaboracin del PAC


DEPENDENCIAS ELABORAN
CUADROS DE
REQUERIMIENTOS

ORGANO ENCARGADO DE LAS


CONTRATACIONES

PAC

Se elabora en funcin de
las actividades de la
entidad y sus metas

Atencin a contrataciones por tipo

Slo los procesos


estarn incluidos en
el PAC

TIPOS Y MONTOS DE PROCESOS DE SELECCIN


AO FISCAL 2015

Procedimiento para la atencin de


requerimientos
REA
USUARIA

LOGISTICA

LOGISTICA

LOGISTICA

LOGISTICA

Requerimientos tcnicos
mnimos
o Tambin denominado especificacin tcnica
(bienes) o trminos de referencia
(servicios)
o Descripcin detallada, minuciosa, exacta de
lo que se desea contratar.
o Son los requisitos indispensables que debe
reunir una propuesta para ser admitida.

Establecimiento de Requerimientos
tcnicos mnimos
El rea usuaria es la responsable
de determinar y describir el bien,
servicio u obra a contratar,
definiendo con precisin su
cantidad y calidad.
El rea usuaria podr coordinar el
detalle de las especificaciones
tcnicas con la Oficina de
Logstica, atendiendo alternativas
y posibilidades que ofrece el
mercado.

Establecimiento de Requerimientos
tcnicos mnimos
Las especificaciones deben cumplir con
los
reglamentos
tcnicos,
normas
metrolgicas y/o sanitarias nacional es.

ESPECIFICACIONES TCNICAS
ADQUISICIN DE PIZARRAS COPIADORAS ELECTRNICAS
ITEM
Denominacin
N

Descripcin

Cantidad

Tamao del Panel 900 X 1.400 mm, Area de


copia 850 X 1.330 mm, Nmero de paneles 2,
Sistema de copia Sensor de imagen CCD,
Cabezal de impresin trmica, Tamao del
papel 8 1/2" x 11", Densidad de impresin 8
Pizarras
puntos/mm (203 puntos/pulgada), Nmero de
copiadoras
copias De 1 a 9, Velocidad de copiado : 15",
electrnicas
Pedestal, Dimensiones externas 1.550 X
1.450 X 233 mm, Kit para montaje en
pedestal, Interfase para conectarse a PC,
Interfase para conectarse a impresora lser,
borrador y marcadores.

Plazo de entrega: siete (07) das calendarios.


La garanta mnima ser de 24 meses, contra desperfectos de
fabricacin.

04

El rea usuaria debe definir la finalidad pblica de


su requerimiento.
Ejemplo para la adquisicin de libros:
FINALIDAD : Implementacin y actualizacin de la
biblioteca especializada de la Biblioteca de la Facultad
de Administracin, con el objeto de brindar mayores
alternativas de conocimientos a los alumnos.
Ejemplo para la adquisicin de scanner
FINALIDAD : Se requiere un scanner para la
digitalizacin de resoluciones, para su debida
conservacin, permitiendo el acceso a los ciudadanos
interesados

Errores en la formulacin de
requerimientos tcnicos mnimos
Poca claridad en de caractersticas.
Caractersticas demasiadas simples.
Se pretende dirigir caractersticas que slo cumple
determinados proveedores o marcas.
Se podr comprar bienes con
marca, siempre y cuando se
haya cumplido con un proceso
de estandarizacin debidamente
sustentado y calificado.

Recomendaciones para la elaboracin


de requerimientos tcnicos mnimos
Ceir su requerimiento a su presupuesto.
Solicitar los bienes que realmente necesita.
Proyectar su requerimiento a su cobertura en forma anual.
Revisar que las especificaciones solicitadas puedan ser
comercializadas en el Per.
Verificar que las especificaciones no las cumplan solo un
proveedor.
Establecer especificaciones que realmente existan.
Es mejor que las especificaciones tcnicas estn bien
detalladas, sin exagerar en aspectos dirigidos.

Estudio de las posibilidades que


ofrece el mercado
A cargo del rgano encargado de las
contrataciones.
Entre otra informacin, se requiere
para la determinacin del valor
referencial de la contratacin, sobre
la base de las caractersticas
definidas por el rea usuaria.
Tambin sirve para mejorar las
caractersticas y/o condiciones de lo
que se va a contratar.

Estudio de Posibilidades que ofrece el


mercado
Basndose en las caractersticas tcnicas por el rea usuaria, el
OEC debe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para
determinar:
El valor referencial
La existencia de pluralidad de marcas y postores
La posibilidad de distribuir la buena pro
Informacin que pueda servir para establecer factores de
evaluacin: Garanta, Plazo, Mejoras, etc.
La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o
condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos.
La existencia de bienes sustitutos con mejor relacin calidad
precio.

Fuentes del estudio de las


posibilidades que ofrece el mercado
Presupuestos y cotizaciones
actualizados.
Portales y/o pginas web.
Catlogos.
Precios histricos.
Estructura de costos.
Otros.

Como
mnimo dos
fuentes

Costos involucrados en los contratos


del Estado
Costos del producto
Niveles de comercializacin y precios del agente
Tributos
Costos de transaccin
Profusin normativa
Costos de oportunidad (plazos, mercados)
Costos financieros (garantas)
Solucin de controversias (plazos, legalidad)
Externalidades
Idiosincrasia del Estado (oportunidad de pago)
Incertidumbre (cumplimiento real de los contratos)

Para la determinacin del valor referencial,


el rgano Encargado de las Contrataciones
est facultado para solicitar el apoyo que
requiera del rea usuaria, quien est
obligada a brindarlo bajo responsabilidad.

Valor Referencial
Antigedad:
En caso de BIENES Y SERVICIOS: 03 meses
desde aprobacin del
Expediente
de
Contratacin.
En caso de CONSULTORA DE OBRA: 06
meses desde aprobacin del expediente de
contratacin.
En caso de OBRAS: 06 meses contados desde
fecha de determinacin del presupuesto de
obra consignada en el expediente tcnico.