Los gobiernos locales representan al vecindario,

promueven la adecuada prestación de los servicios

públicos locales y el desarrollo integral, sostenible y

armónico de su circunscripción.

a. ASPECTOS GENERALES
1.1. Introducción
El presente informe de auditoría administrativa forma parte del curso de Auditoria y
Peritaje Administrativo, el cual ha sido desarrollado por los alumnos del noveno ciclo, de la
escuela de Administración de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo.
La realización de este informe de auditoría representa la razón principal para nuestro
equipo de trabajo, ya que se verificará el cumplimiento de los procesos de la unidad de
abastecimiento de la Municipalidad Distrital de Catache, a través de instrumentos como la
encuesta y la entrevista que permitan obtener información de manera que se pueda contrastar
con la normativa legal vigente y en base a ello realizar las respectivas conclusiones y
recomendaciones.
La unidad de abastecimiento es la encargada de programar, coordinar, controlar y
supervisar los requerimientos de bienes y servicios, así mismo contratar proveedores que
cumplan con los requisitos establecidos en beneficio de la Municipalidad. Además, cumple
con la realización de los procesos del Plan Anual de Contrataciones, elaboración del
Expediente de Contratación y Licitación Pública; rigiéndose a la normativa del estado, tales
como: Ley de Contrataciones N° 30225 y su reglamento, Ley general del sistema nacional de
presupuestos N° 28411 y la Directiva N° 002-2019- OSCE.
Los objetivos de la presente auditoria administrativa son los siguientes:

 Contrastar que el cumplimiento del desarrollo del Plan Anual de Contrataciones de la

Municipalidad Distrital de Catache esté acorde con lo establecido en el MAPRO,
lineamiento del Presupuesto Institucional de Apertura y Reglamento de la Ley
N°30225.
 Verificar el cumplimiento del proceso de elaboración del Expediente de Contratación,
conforme a lo establecido en el MAPRO y Reglamento de la Ley N°30225
 Comprobar que el cumplimiento del proceso de Licitación Pública este acorde con lo
establecido en el MAPRO y Reglamento de la Ley N°30225.
1.2. Antecedentes (Aspecto técnico, Análisis Foda de la unidad de Abastecimiento
y Aspecto legal)
1.2.1. Aspecto técnico
Los PROCESOS que realiza la Unidad de Abastecimiento son:

 Proceso del Plan Anual de Contrataciones

 Elaboración del Expediente de Contratación
 Proceso de Licitación Pública
a. Proceso del Plan Anual de Contrataciones
Actividades:
1. La Oficina de Presupuesto y Planificación (OPP) elabora el Presupuesto
Institucional de Apertura (PIA) y alcanza los presupuestos respectivos a las
diferentes Áreas Usuarias en base al PIA.
2. La Unidad de abastecimiento solicita a todas las Unidades Orgánicas los
requerimientos de bienes y servicios del año fiscal en proceso.
3. Las diferentes áreas usuarias elaboran sus respectivos cuadros de requerimiento de
bienes y servicios y alcanza a la Unidad de Abastecimiento.
4. La Unidad de abastecimiento elabora el Plan Anual de Contrataciones de la
Municipalidad Distrital de Catache y lo deriva a Secretaría General para la
elaboración de Resolución y aprobación.
5. La secretaria general elabora la Resolución para su aprobación y lo deriva a la
Alcaldía.
6. Alcaldía aprueba el Plan Anual de Contrataciones mediante Resolución de
Alcaldía y remite a la Unidad de Abastecimiento para colgar en el SEACE.
7. La Unidad de abastecimiento recepciona la Resolución y publica en el SEACE.

b. Proceso de la elaboración del Expediente de contratación

Actividades:
1. Las áreas usuarias realizan su requerimiento de Bienes y Servicios
2. La Unidad de Abastecimiento verifica que el requerimiento tenga las
características técnicas de lo que va a contratar.
3. La Oficina de Presupuesto y Planificación emite la certificación de disponibilidad
presupuestal.
4. La Unidad de abastecimiento proyecta resolución de aprobación de Expediente de
contratación y se deriva a la Gerencia Municipal
5. Gerencia municipal Aprueba la Resolución y lo deriva a la Unidad de
Abastecimiento.
6. La unidad de abastecimiento remite al comité especial correspondiente.

c. Proceso de Licitación Pública

Actividades:
1. La unidad de abastecimiento solicita el requerimiento de obra a la oficina de
Dirección de Infraestructura de Desarrollo Urbano y Rural (DIDUR).
2. La unidad de abastecimiento deriva la solicitud de requerimiento de obra a la
Oficina Planificación y Presupuesto para la certificación presupuestaria.
3. Elabora las bases del proceso de licitación
4. Convocatoria de participantes
5. Registro de participantes
6. Formulación de consultas
7. Formulación y observaciones a las bases
8. Absolución de observaciones a las bases
 9. Integración de bases
10. Presentación de propuestas
11. Calificación y evaluación de las propuestas
12. Otorgamiento de la buena Pro

1.2.2. Análisis FODA de la unidad de abastecimiento

FORTALEZAS OPORTUNIDADES
 Buen clima laboral en la unidad  Usar el catalogo electrónico para
de abastecimiento. realizar las compras de sus
 Opción de elegir al proveedor que requerimientos.
cuente con productos de menores  La Ley Orgánica de
precios y mejor calidad. Municipalidades atribuye
 El personal encargado de la autonomía política, económica y
unidad de abastecimiento, tiene administrativa.
contacto directo con las demás
áreas de la Municipalidad para
realizar los requerimientos.
 Disponibilidad presupuestal para
los requerimientos básicos.
DEBILIDADES AMENAZAS
 Falta de conocimiento y  Que los proveedores se pongan de
aplicación de la Ley N° 30225 acuerdo en elevar los precios de
para realizar los procedimientos sus productos.
de la unidad de abastecimiento.  Presentación de documentos
 Muchas veces no se pagan a falsos o adulterados por parte de
tiempo a los proveedores, lo cual los proveedores
genera desconfianza y lo más  Corrupción en la administración
seguro es que otra vez no les pública.
otorgue línea de crédito.
 Baja capacidad de respuesta para
subsanar las consultas y
observaciones durante el proceso
de licitación.

1.2.3. Aspecto legal

Las normas en las que se basa la unidad de abastecimiento para realizar los
procedimientos antes mencionados, son los siguientes:
- Ley N° 30225 (2018), Contrataciones del Estado
 - Guías de la Plataforma del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
(OSCE)
- DIRECTIVA N° 002-2019-OSCE/CD – Plan anual de contrataciones
- Uniformizar criterios para la planificación de las contrataciones de bienes, servicios
y obras en el Plan Anual de Contrataciones bajo el enfoque de gestión por
resultados que permita el cumplimiento de los fines públicos.
- Lineamientos para la aprobación y presentación del Presupuesto Institucional de
Apertura (PIA) de los Gobiernos Locales
- Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuestos
establece los principios, así como los procesos y procedimientos que regulan el
Sistema Nacional de Presupuesto
- Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.

1.3. Alcance
El informe de auditoría se ha realizado en la unidad de abastecimientos de la
Municipalidad Distrital de Catache, para verificar el cumplimiento de los procesos de
contratación anual, expediente de contratación y licitación pública.
1.3.1. Información general
Denominación: Municipalidad distrital de Catache
Tipo: Institución Publica
Ubicación: Distrito de Catache
Provincia: Santa Cruz
Departamento: Cajamarca

1.3.2. Información del área

Nombre del área: Unidad de abastecimiento
Personal responsable: Jefe de la unidad de Abastecimiento Srta. Mariely Julca
Malaver
Responsables del procedimiento del plan anual de contratación
- Oficina de Presupuesto y Planeamiento: Shirley Bravo Ramos
- Unidad de abastecimiento: Mariely Julca Malaver
- Áreas usuarias
- Secretaría general: Mary Ugaz Chavez
- Alcaldía: Helmer Villoslada Montero

Responsables del procedimiento del proceso de licitación

- DIDUR
- Comisión Especial
- Alcalde
- Gerente General
 1.3.3. Comisión encargada
La encuesta y entrevista fue elaborada y aplicada por el equipo de trabajo,
mencionados a continuación:
- Lizana Bertrán Melissa
- Mestanza Becerra Anderson
- Mogollón Alva Denisse
- Quispe De La Cruz Diana
- Sánchez Paz Maritza
- Sandoval Tuñoque Iván
1.3.4. Organigrama estructural

1.3.5. Cuadro de asignación de puestos

Tabla 1. Perfil de puesto de para la jefatura de la oficina general de administración

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Órgano: OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

Unidad Orgánica:
Puesto Estructural: JEFE DE OFICINA
Nombre del Puesto: JEFE DE OFICINA
Dependencia jerárquica lineal: GERENCIA MUNICIPAL
Dependencia funcional: ALTA DIRECCION
Especialista de abastecimiento (1), Especialista en logística (1), Técnico
Puestos a su cargo: en almacén (1), Contador (1), Tesorero (1) y Especialista en RR.HH (1)
.

MISIÓN DEL PUESTO

Organizar, dirigir y controlar los recursos humanos, presupuestarios, financieros y patrimoniales necesarios
para garantizar el normal funcionamiento de la Entidad en la prestación de los servicios públicos locales.

FUNCIONES DEL PUESTO

a. Planificar, dirigir, ejecutar y controlar el funcionamiento de los sistemas administrativos bajo su

responsabilidad.
b. Participar en la definición y establecimiento de objetivos, políticas, y estrategias para la gestión
administrativa institucional.
c. Participar en la formulación y evaluación del Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional
de la Municipalidad.
d. Coordinar y actualizar las directivas de carácter interno para la administración de recursos humanos,
logísticos, contables y financieros, y otros aspectos de su competencia.
e. Suscribir los contratos que se le deleguen, supervisar y controlar su cumplimiento sin perjuicio de la
supervisión y el control de los órganos competentes.
f. Administrar los recursos económicos y financieros en concordancia con el Plan Estratégico Institucional
(PEI) y el Plan Operativo Institucional (POI) bajo el criterio de racionalidad en coordinación con la
 Oficina de Planificación y Presupuesto.
g. Coordinar con la Oficina de Administración Tributaria Municipal, la Oficina de Planificación y
Presupuesto, la Oficina de Asesoría Jurídica y las Unidades Orgánicas correspondientes, la formulación
y/o actualización del Texto Único de Procedimientos Administrativos, así como sus Tasas y las Tarifas de
Servicios No Exclusivos.
h. Elaborar, proponer y ejecutar el Plan Operativo correspondiente a la Oficina General de Administración.
i. Emitir opinión técnica – administrativa sobre asuntos de su competencia.
j. Otras que le asigne la Gerencia Municipal o el despacho de Alcaldía, en el ámbito de su competencia.

COORDINACIONES PRINCIPALES

Coordinaciones Internas

Con Gerencia Municipal y todas las unidades orgánicas.

Coordinaciones Externas
Entidades Financieras, Ministerio de Trabajo, Essalud, INDECOPI, SUNARP, SUNAT, SBS, AFP,s,
Compañías de Seguros, Notarías, Empresas de Servicios de energía, agua y saneamiento, entre otras
vinculadas a los servicios administrativos y de servicios.
Fuente: Perfiles de puestos de la Municipalidad Distrital de Catache

Tabla 2. Perfil de puesto para la jefatura de la unidad de abastecimiento

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Unidad Orgánica: OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

Nombre del Puesto: ESPECIALISTA EN ABASTECIMIENTO
Dependencia jerárquica lineal: JEFE DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
Dependencia funcional: NO APLICA
Puestos a su cargo: ESPECIALISTA DE LOGISTICA (1)

MISIÓN DEL PUESTO

Programar, adquirir, suministrar y controlar de los bienes y servicios necesarios y oportunos para el normal
desarrollo de las acciones y actividades de las diferentes unidades orgánicas de la Entidad, de acuerdo a los
principios, métodos y procedimientos establecidos en las normas gubernamentales del Sistema de
Abastecimiento.

FUNCIONES DEL PUESTO

b. Programar, coordinar, dirigir y controlar el proceso técnico del Sistema de Abastecimiento en la Entidad,
de acuerdo con lo establecido en las normas legales vigentes sobre la materia.
c. Coordinar, elaborar y formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de bienes y servicios de
la Entidad, debiendo ser elevado a la Jefatura de la Oficina a fin de tramitar su aprobación en el nivel
jerárquico correspondiente.
d. Revisar y verificar los Cuados de Necesidades de Bienes y Servicios, presentados por las diferentes
Unidades Orgánicas de la Municipalidad.
e. Formular y suscribir el Cuadro Comparativo de Cotizaciones, para las adquisiciones directas de menor
cuantía, debiendo el mismo ser autorizado por el Jefe de la Unidad.
f. Formular documentos técnicos para la gestión y toma de decisiones en el proceso de adquisiciones y
contrataciones.
g. Elaborar el Catálogo de Bienes y Servicios para ordenar, codificar y actualizar la adquisición de bienes y
servicios.
h. Coadyuvar en la elaboración de las bases y especificaciones técnica para las adquisiciones de bienes y
servicios mediante licitaciones y/o concursos públicos o de méritos.
i. Efectuar la reprogramación del proceso de adquisiciones y abastecimiento, ante situaciones inesperadas
que incidan en la ejecución de las metas y objetivos previstos.
j. Asistir técnicamente al Comité de Adquisiciones en los procesos convocados para la obtención de bienes
y servicios.
k. Verificar y supervisar la conformidad de las especificaciones técnicas, calidad y cantidad de los bienes y
servicios adquiridos, en la fase de la entrega – recepción.
l. Coordinar el pago oportuno de las obligaciones derivadas de las adquisiciones de bienes y servicios.
m. Coordinar con la Oficina de Asesoría Jurídica la formulación de los contratos para la adquisición de
bienes y/o servicios, a fin de ponerlos a consideración del Jefe de la Oficina.
n. Coordinar, disponer y supervisar la recepción, custodia temporal entrega de bienes materiales, equipos,
mobiliario solicitados por las diferentes Unidades Orgánica a través de Almacén.
o. Organizar, implementar y controlar el Archivo del sistema de abastecimiento con la correspondiente
documentación sustentatoria.
p. Coordinar con Almacén y formular los reportes y la información sobre el movimiento de bienes; así
como, de la adquisición de servicios, para su registro contable.
q. Elaborar y proponer anteproyectos de normas y directivas de carácter interno para la adecuada
administración de los recursos logísticos y patrimoniales en la Entidad.
r. Otras de su competencia y las que le asigne el Jefe de la Unidad de Administración General.

COORDINACIONES PRINCIPALES

Coordinaciones Internas
Con el Jefe de Administración, Gerencias de la entidad.

Coordinaciones Externas
OSCE, SUNARP
Fuente: Perfiles de puestos de la Municipalidad Distrital de Catache

Tabla 3. Perfil de puesto para el área de logística

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Órgano: ORGANO DE APOYO

Unidad Orgánica: OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
Nombre del Puesto: ESPECIALISTA EN LOGISTICA
Dependencia jerárquica lineal: ESPECIALISTA EN ABASTECIMIENTO
Dependencia funcional: OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
Puestos a su cargo: TÉCNICO EN ALMACEN (1)
MISIÓN DEL PUESTO

Administrar y custodiar los bienes adquiridos por la Entidad.

FUNCIONES DEL PUESTO

a. Verificar y controlar el ingreso de los bienes, por parte de los proveedores, al almacén principal y a los
periféricos autorizados de acuerdo a las especificaciones técnicas, y según la orden de compra y/o
contrato suscrito.
b. Elaborar el Catálogo de Bienes y Servicios para ordenar, codificar y actualizar las adquisiciones de bienes
y servicios.
c. Dar conformidad a los documentos fuente propia del sistema de administración de almacenes.
d. Realizar el registro contable
e. Proponer iniciativas y desarrollar acciones a fin de brindar adecuada y oportuna protección a los bienes
ingresados al almacén para su conservación temporal.
f. Otras de su competencia y las que le asigne el Jefe del Área.

COORDINACIONES PRINCIPALES

Coordinaciones Internas
Con el Especialista de abastecimiento, Oficina de Administración, Gerencias y Unidades Orgánicas

Coordinaciones Externas
No aplica
Fuente: Perfiles de puestos de la Municipalidad Distrital de Catache

1.4. Base legal

El presente informe de auditoría se basa en las siguientes normas

- Ley N° 30225, Reglamento de la Contrataciones del Estado

- Ley Nª28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuestos

- Guías de la Plataforma del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
(OSCE)
- Lineamientos para la aprobación y presentación del Presupuesto Institucional de
Apertura (PIA) de los Gobiernos Locales

- Manual de procedimientos de la Municipalidad Distrital de Catache.

2. OBSERVACIONES
Se encontraron las siguientes observaciones en la unidad de abastecimiento dentro
proceso del plan anual de contrataciones:

2.1. Observación 1: Las Áreas usuarias no cumplen con verificar y utilizar el Catálogo
Electrónico para elaborar sus requerimientos.
Condición
 Todas las áreas usuarias de la Municipalidad realizan sus requerimientos de
acuerdo a sus necesidades de bienes, servicios y obras, teniendo en cuenta las actividades
que se realizan dentro de las mismas. Los documentos en el cual se basan para realizar
dicho cuadro de requerimientos, son el Plan Estratégico Institucional y el Plan Operativo
Institucional. Una vez que el área de abastecimiento tenga los cuadros de necesidades de
cada área Usuaria, procede a enviar cartas de invitación, las cuales consisten en cotizar
como máximo a tres proveedores y elegir al que ofrezca menores precios y que además sus
productos cuenten con las características técnicas requeridas.

Criterio

De acuerdo a la respuesta de la señorita Mariely Julca Malaver, Jefa de la Unidad

de Abastecimiento, cada área tiene requerimientos distintos, y su cuadro de necesidades se
elabora en base al Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional, lo cual
estaría bien. Sin embargo, el reglamento de la ley N° 30225 establece que antes de
formular el requerimiento el área usuaria debe verificar si su necesidad se encuentra
definida en el catálogo electrónico, en la cual los productos ya cuentan con las
características técnicas definidas.

Causas

 La jefa de Abastecimiento considera que, al utilizar el Catálogo Electrónico de Perú

Compras, los procedimientos tardan más tiempo de lo normal. Los proveedores
están muy alejados de la jurisprudencia del distrito; por ejemplo, en Piura, Lima,
Trujillo, etc. Por tal motivo ellos prefieren cotizar para que su pedido sea atendido
de manera más rápida.

Efecto

 La no utilización del catálogo electrónico, podría generar una posible multa,

fiscalización por irregularidades y además da lugar a actos corrupción en compras,
obstruyendo la transparencia en la gestión pública.

2.2. Observación 2: Período para la realización de los requerimientos de las áreas

usuarias.

Condición

La jefa de la unidad de abastecimientos Mariely Julca Malaver, nos indica que

cada área usuaria formula sus requerimientos para el siguiente año fiscal, también se hace
en el transcurso del presente año ya que siempre habrá requerimientos adicionales. Está
respuesta no detalla con exactitud el periodo en que se debe realizar los requerimientos.

Criterio
 Según lo establecido por el organismo supervisor de contrataciones del estado
(OSCE), a través de una guía práctica nos indica que durante el primer trimestre del año se
deben realizar los requerimientos de las áreas usuarias para el siguiente año fiscal.

Causas

 Imprecisión del periodo en que las áreas usuarias deben realizan sus requerimientos.

Efecto

 Retraso en la llegada de los requerimientos solicitados por las áreas usuarias para
realizar sus funciones.

2.3. Observación 3: Monto mínimo que establece la OSCE para Licitación Pública

Condición

La jefa de la unidad de abastecimientos Mariely Julca Malaver, nos indica a través

de su respuesta brindada en la encuesta que el monto para obras de licitaciones publica es
mayor a 1 900 000 soles y por debajo de este monto son adjudicaciones simplificadas.

Criterio

Según el organismo supervisor de contrataciones del estado (OSCE), los montos

establecidos para licitaciones públicas deben ser mayor igual a S/. 1 800 000, y para
adjudicación simplificada es menor a S/. 1 800 000 y mayor a S/. 33 200.

Causas

 Confusión en los montos establecidos por la OSCE, para licitación pública y

adjudicación simplificada.

Efectos

 Al no conocer el monto exacto de la licitación Pública, puede incurrir en el error de

rechazar una obra menor a S/ 1 900 000, ya que para ella este es el monto mínimo
establecido para una Licitación Pública.