INTRODUCCIÓN Y TEORÍA GENERAL

DE LA ADMINISTRACIÓN

Docente: Dr. Jaime Callata Flores P.Ph.D.

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Evolución de la Administración

Evolución de la
administración

Etapa Etapa Etapa de la Etapa

Agrícola Industrial Comunicación Tecnológica
 Los primeros pobladores se reunieron en
grupos, comúnmente formados por parientes, o
Agrícola descendientes de un mismo tronco. Buscaban
comunidad y facilidad para resolver sus
incipientes necesidades.
 ADMINISTRACIÓN
La palabra “Administración” se forma de:
AD  :hacia
MINISTRATIO: MINISTER:
MINUS :comparativo de
inferioridad

TER  :término de
comparación

Por tanto, la etimología nos da la idea de que la Administración se

refiere a una función:
a) Que se desarrolla bajo el mando de otro
b) De un servicio que se presta

En conclusión, incluye los conceptos de:

a) Servicio.
b) Subordinación.
Definición de Admninistración
J.D. MOONEY:
“Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base de un profundo y claro
conocimiento de la naturaleza humana”.
GEORGE TERRY: aprovechar el esfuerzo ajeno
“Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno”.
F. TANNENBAUN: alguien debe dirigir
“El empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar la subordinación responsable;
consiguientemente, a los grupos que ellos comandan, con el fin de que todos los servicios
que se presten sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa”.
HENRY FAYOL:
“Administración es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.
TERRY Y FRANKLIN:
“La administración es un proceso muy particular que consiste en las actividades de planear,
organizar, ejecutar y controlar desempeños par alcanzar los objetivos señalados”.

esta orientada a lograr un objetivo (por ejemplo de coca cola es vender mas) atraves del esfuerzo de los demas
 ADMINISTRACIÓN
“Acción y efecto de administrar”

ADMINISTRAR:
Es el proceso de trabajar con las personas y con los
recursos para cumplir con los objetivos organizacionales.

Estas funciones deben ser gestionadas de forma eficaz y

eficiente.
 ADMINISTRACIÓN

Es un conjunto de actividades(….), dirigidos a los

recursos de una organización (…), con el fin de
alcanzar la metas organizacionales de manera eficiente
y eficaz.
Eficiencia  Lograr las metas con la menor cantidad de
recursos (dinero, tiempo, materiales, gente)
Eficacia  Alcanzar las metas establecidas en la empresa sin
importar si se le ha dado el mejor uso a los recursos.

el fin justifica los medios

NECESIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN

 La Administración reduce la duda

 Anticipa un futuro

 Permite asignar eficientemente recursos

 Permite coordinar los recursos

 Permite corregir errores y aprender

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 IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN
La administración es importante porque:

1. Se da donde quiera que existe un organismo social aunque

lógicamente sea más necesario cuando mayor y más complejo
sea éste.
2. El éxito de un organismo social depende directa e
inmediatamente de su buena administración.
3. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica
es indiscutible y obviamente esencial ya que por su magnitud y
complejidad, simplemente no podrían actuar sino fuera a base
de una administración sumamente técnica. En ellas es quizá
donde la función administrativa puede aislarse mejor de las
demás.
 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

4. Para las empresas pequeñas y medianas, también quizá su

única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de
su administración, o sea obtener una mejor coordinación de sus
elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano de obra,
etc; en los que son superados indiscutiblemente por sus grandes
competidores.
5. La elevación de la productividad, quizá la mayor preocupación
actual en el campo económico-social, depende de la adecuada
administración de las empresas, ya que si cada célula de esa
vida económica social es eficiente y productiva la sociedad
misma, formada por ellas tendrá que serlo.
6. Uno de los requisitos substanciales de los países en vía de
desarrollo es mejorar la calidad de su administración porque
para crear: capitalización, desarrollar la calificación de sus
trabajadores, etc, bases esenciales de su desarrollo, es
indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos
sus elementos, la que viene a ser por ello como el punto de
partida de un desarrollo.
 FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN
Según Fayol son funciones de la administración:

1. Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes

o de servicios.
2. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e
intercambio.
3. Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y
gerencia de capitales.
4. Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y
preservación de los bienes y de las personas.
5. Funciones contables, relacionadas con los inventarios,
registros, balances, costos y estadísticas.
6. Funciones administrativas, relacionadas con la integración de
las otras cinco funciones. Las funciones administrativas
coordinan y sincronizan las demás funciones.
 ELEMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
Las funciones administrativas engloban los elementos de la
administración :
1. Planear : visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
2. Organizar : construir tanto el organismo material como el social de
la empresa.
3. Dirigir : guiar y orientar el personal.
4. Coordinar : ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los
esfuerzos colectivos.
5. Controlar : verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las órdenes dadas.
Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamado
proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de
administrador en cualquier nivel o área de actividad de la empresa o
institución.
DIMENSIONES DEL CONCEPTO
ADMINISTRACIÓN
Área administrativa finanzas, marketing, logística, producción
y RRHH
Área de recurso dinero, personas y materiales

Proceso
Administrativo

Administración

Áreas Recursos
administrativas Administrativos
 Planeamiento

Control Organización

Dirección

La interacción dinámica de las funciones administrativas

 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeamiento Organización Dirección Control

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR COMO UN PROCESO SECUENCIAL

Planeamiento

Ciclo
Administrativo
Control Organización

FUNCIONES DEL
ADMINISTRADOR COMO UN
CICLO ADMINISTRATIVO Dirección
 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Planificación Organización Dirección Control

Definir metas,estable- Determinar que Dirigir y motivar Vigilar actividades

cer la estrategia y tareas es necesario a los para asegurarse de
desarrollar planes llevar a cabo, quién subordinados, que se realicen de
para coordinar las realizará cómo seleccionar los conformidad con lo
actividades deben agruparse las canales de planeado y para
tareas, quién rendirá comunicación corregir cualquier
cuentas a quién y más eficaces y desviación
donde se deberán resolver significativa.
tomar las decisiones conflictos
 PRINCIPIOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
1. División de trabajo: consiste en la especialización de las tareas
y de las personas para aumentar la eficiencia.
2. Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar
órdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es
una consecuencia natural de la autoridad. Ambas deben estar
equilibradas entre sí.
3. Disciplina : depende de la obediencia, aplicación, energía,
comportamiento y respeto de acuerdos establecidos.
4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de sólo
un superior. Es el principio de la autoridad única.
5. Unidad de dirección: una cabeza y un plan para cada grupo de
actividades que tengan un mismo objetivo.
6. Subordinación de los intereses individuales a los intereses
generales: los intereses generales deben sobreponerse a los
intereses particulares.
7. Remuneración personal: debe haber una justa y garantizada
satisfacción para los empleados y para la organización en
términos de retribución.
 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN
8. Centralización: se refiere a la concentración de la autoridad en la
alta jerarquía de la organización.
9. Jerarquía o cadena escalar: es la línea de autoridad que va del
escalón más alto al más bajo. Es el principio de mando.
10. Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es el
orden material y humano.
11. Equidad: amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del
personal.
12. Estabilidad y duración (en cargo) del personal: la rotación
tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organización.
Cuanto más tiempo una persona permanezca en un cargo,
mejor.
13. Iniciativa: la capacidad de visualizar un plan y de asegurar su
éxito.
14. Espíritu de equipo: la armonía y la unión entre las personas
constituyen grandes fuerzas para la organización.
 ADMINISTRACIÓN ENFOCADA A LA
VENTAJA COMPETITIVA

Innovación
Calidad
Servicio
 Rapidez
 Competitividad de costos
ADMINISTRADORES

Gerentes
de alto nivel

Gerentes de nivel medio

Gerentes de primera línea

Empleados no gerenciales
 ADMINISTRADORES
GERENTE
Miembro de la organización
que integra y coordina
el trabajo de otros

Gerentes de alto
Nivel
Gerentes de nivel Gerentes localizados
medio en la cumbre de la
Todos los niveles de organización,o cerca
Gerentes de primera de ella, responsable
línea administración
de tomar decisiones y
Supervisores, el nivel Entre el nivel de
establecer las políticas
de administración Supervisor y y estrategias que
más bajo el nivel más alto de la afectan a toda
organización La organización
 HABILIDADES DE UN ADMINISTRADOR
ROBERT KATZ

Habilidades Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia

Técnicas especializada

Habilidades Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y

motivarlos, en lo individual y en grupo
Humanas

Habilidades Capacidad mental para analizar y diagnosticar

Conceptuales situaciones complejas

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 HABILIDAD TÉCNICA
Es la destreza de utilizar los productos, técnicas y
conocimientos de un campo especializado. Los
procesadores de alimentos, proveedores de
insumos y transportistas tienen todos ellos
habilidades en sus campos respectivos;

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 HABILIDAD HUMANA
• Capacidad de trabajar bien con otras
personas.
• Comunicarse, motivar, dirigir.

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 HABILIDAD CONCEPTUAL

 Implica ver la organización como un todo,

 Comprender cómo su parte depende una de
otra y Anticipar cómo un cambio en
cualquiera de sus partes afectará a toda la
empresa.

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 HABILIDADES DE UN ADMINISTRADOR
ROBERT KATZ
Frecuencia
De Uso

Habilidades
Conceptuales

Habilidades
Humanas

Habilidades
Técnicas

Egresados Supervisores Jefes de Area Gerentes Gerente

Operativos General
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PERFIL DEL ADMINISTRADOR LÍDER DE
EXCELENCIA
Sencillez
Humildad

Espíritu de logro Sinceridad, Justicia-Lealtad

Optimismo Iniciativa

Sentido común Pasión por la Calidad

Conocimientos Conocimientos
Técnicos Administrativos
 LA GERENCIA

GERENCIA: - Cargo del gerente

- Gestión que incumbe al gerente.
- Oficina del gerente
GERENCIA:
“Es la coordinación de todos los recursos a través del
proceso de planeamiento, organización, dirección y
control a fin de lograr objetivos establecidos”
 EL GERENTE
GERENTE:
“Persona que dirige, administra y representa
una empresa”
“Miembro de una organización que integra y
coordina el trabajo de otros” (Robbins y Coulter)

CLASES DE GERENTES:
Gerentes de alto
Nivel
Gerentes de nivel Gerentes localizados
medio en la cumbre de la
Gerentes de primera
Todos los niveles de organización,o cerca
Línea de ella, responsable
administración
Entre el nivel de de tomar decisiones y
Supervisores, el nivel establecer las políticas
Supervisor y
de administración y estrategias que
el nivel más alto de la
más bajo afectan a toda
organización La organización
 SER GERENTE
Ser Gerente Moderno significa:
Tener una VISIÓN clara del futuro, es decir ser una persona capaz de imaginar
lo que desea de su institución en el mediano y largo plazo.
Precisar en base a la visión una MISIÓN que oriente el que hacer de la
organización.
Efectuar la PLANEACIÓN ESTRATÉGICA para lograr la misión mediante los
planes tácticos pertinentes.
Tomar DECISIONES de riesgo y de alguna manera difíciles y complejas, antes
que las fáciles y seguras.
Asumir RESPONSABILIDADES en su total dimensión, antes de evadirlas.
Ejercer el PODER basado en la ascendencia y aceptación de sus colaboradores
antes que en el nivel jerárquico que ostenta.
Adoptar un ESTILO PARTICIPATIVO y democrático, no solo por ser más
pertinente con la naturaleza de las organizaciones, sino por haberse comprobado
ser el más eficaz.
Ser INNOVADOR constante para introducir cambios y mejoras, aún los más
pequeños e insignificantes, superando las barreras que se pudieren presentar en el
trayecto.
 SER GERENTE
Utilizar racionalmente y OPTIMIZAR el recursos económico, ser
capaz de reducir costos, buscar nuevas formas y fuentes de
financiamiento e incrementar las utilidades.
Preocuparse más por la CALIDAD porque es el símbolo del éxito
de las personas y organizaciones de nuestros tiempos y porque solo
así se puede ser competitivos.
Enfrentar los CONFLICTOS, porque desde una perspectiva
sistémica estos son inevitables y además necesarios como fuerza
homeostática del sistema organizacional
Ejercer una SUPERVISIÓN innovativa, de ayuda y orientación
para superar los tradicionales problemas con los trabajadores.
Poseer sólida FORMACIÓN administrativa, que debe ser
complementaria en caso de formación profesionales no
relacionadas.
Ejercer roles de LÍDER, antes que de un simple jefe.
Ser EFECTIVO (eficiente y eficaz), no solo hacer bien las cosas
sino, también, lograr los resultados previstos.
 TIPOS DE GERENTE
José Campoverde Ayres en su obra “Eficacia con DO” ha retocado la
investigación de los diez tipos de gerentes que existen en nuestra
idiosincrasia gerencial nacional.

GERENTE MIOPE
Es temeroso de los cambios, no ve el futuro; prefiere la rutina y
allí trata de ser eficiente. No ve el contorno de su institución ni se ubica.
Sus planes son para ayer y como carece de personalidad para fijar
responsabilidades, la gente capaz se le va o la despide. No se actualiza.
Cerrado en sí mismo, se contenta con su graduación obtenida hace
décadas . Se sabe tímido, pero se muestra todo lo contrario. Si está en
una entidad pública sabe más que un abogado. Sus poses son
espectaculares, usa palabras prefabricadas para impresionar. Inventa
terminología para darse status. Nunca se ríe.
 GERENTE INTOCABLE

Por temor a que lo crean incapaz, no le agrada que le

señalen fallas a su empresa o institución. El lo decide todo y,
aunque cometa muchos errores, cree estar en la verdad. Como
se imagina ser un excelente relacionador público, cree que su
organización es la mejor , que todo anda bien , que no hay nada
por mejorar y , para justificar su incapacidad, con hostilidad,
inculpa a ejecutivos y colaboradores. Para destacar su
importancia personal trabaja a puertas cerradas y, por su
puesto, para hablar con él hay que anunciarse con antelación ,
pero al interlocutor lo deja con la palabra en la boca. Sus
ejecutivos a pesar de ser adultos , le tienen miedo. En las
relaciones sociales es otra persona. Se ríe y hace reír , y
generalmente se queda hasta el último. Al día siguiente es otra
persona.
 GERENTE PERFECTO
Este es detallista en extremo , pierde el tiempo en
minuciosidades, en tanto que no ve las cosas importantes. Por
su perspicacia, está habituado a descubrir errores , los
comenta y se jacta de haberlos descubierto. Con frecuencia
devuelve las cartas y otros documentos porque su redacción
no está perfecta , perdiendo horas en corregirlos. En su
organización abundan manuales , los hay para todo, porque
todo debe ser escrito y cree que el éxito reside en ello , aunque
no se lean. Lo importante para él es que estos manuales estén
bien empastados , y si recurre a ellos, es cuando algo ha salido
mal para demostrar que no los leen. Se ufana de sus títulos ,
tiene una respuesta para todo y siempre cree tener la razón.
Planifica todo hasta la exageración. En las entidades públicas
generalmente los encontramos en las áreas administrativas. En
las empresas privadas no duran.
 GERENTE PROBLEMATIZADOR
Es el que casi nunca toma decisiones y , cuando armado
de coraje se decide a tomar alguna , no duerme una semana
cavilando los pro y los contra. Exigente en pedir estudios y
planeamientos con todas sus alternativas posibles, espera de
ellos una seguridad del 100% del éxito, y en tanto no lo
obtenga, no los aprueba. Sus sesiones de comité son
interminables , pues tiene una extraña habilidad en dejar a su
grupo enmarañado. Sus palabras favoritas son: “Sí , pero...”. Le
agrada más cumplir órdenes que crearlas. Exagera los
problemas para darse status. En las entidades públicas están
en las áreas de planeamiento. En las empresas privadas son los
que son sobrepasados por los jóvenes y no se adaptan a los
cambios.
 GERENTE SABELOTODO
En efecto es el que lo sabe todo. No se le puede
contradecir porque para todo tiene una respuesta. En los
comités no deja hablar y, si los convoca es para que lo
escuchen. Como no sabe escuchar, ignora el potencial
humano que le rodea. Sus ejecutivos que lo conocen bien, se
contentan con mover la cabeza afirmativamente y, por
supuesto, todos están de acuerdo con él en el seno del
comité, a puertas cerradas. El desacuerdo se inicia tan pronto
se abren las puertas, cuando regresan a sus oficinas. Todos
desearían decirle algo constructivo, pero están convencidos
de que es inútil: él lo sabe todo. En las entidades públicas son
bien hábiles para ser amigos de todos los políticos y
diputados. Generalmente son los gerentes o directores
generales. En las empresas privadas son los técnicos que
llegan a ocupar puestos gerenciales.
 GERENTE DE FAMA
Por ser infatuado y creído, tiene peculiar habilidad para
destacarse. A tal fin que está al día el calendario de
conferencias , certámenes y simposiums; figura en diarios y
revistas para las que hasta escribe artículos, cuyos
conceptos no practica y se da maña para ser nombrado en
comisiones y comités extraordinarios. Así hincha su
“currículum vitae”. Se afana por almuerzos, cócteles,
presentes y regalos: no se escapa ni un solo detalle social.
Ávido de lisonjas , sabe cómo organizarse la comida el día de
su cumpleaños. Su empresa o entidad es triste. Todos serios.
En la entidad pública es de carácter fuerte con su personal.
 GERENTE IMPROVISADO-AUTORITARIO

Es el gerente solo de nombre , que asume su cargo sin

experiencia. No sabe planear ni fijar objetivos. No sabe
administrar ni organizar y, por tanto, no sabe delegar ni le
gusta compartir ni participar sus problemas. De carácter
difícil, no le gusta la crítica y elude el conflicto en vez de
manejar lo. Oculta su incapacidad en su autoritarismo. Con él
las personas se sienten mal. Excelente para matar la
creatividad de sus subalternos. Propugna en la organización
este slogan:”Aquí no hay nada que hacer”.Normalmente es
quien busca su “tarjeta” para llegar al sillón de la gerencia.
 GERENTE FUNCIONAL SEMIAUTORITARIO
Es el gerente con mentalidad de tarea; todo lo quiere
poner por escrito en manuales de funciones. Si se presentara,
por ejemplo , una epidemia de fiebre asiática “no habrá que
consultar el manual en la sección “varios”, para encontrar allí
el operativo correspondiente. Su preocupación se concentra en
tareas minúsculas y sin importancia : Permite el diálogo , pero
sus decisiones ya han sido tomadas de antemano. Gran
trabajador, no tiene tiempo para nada y si se le hace cualquier
sugerencia , su única respuesta es: “póngalo por escrito”.
Entonces la gente lo hace, pero no obtiene contestación y,
cuando se llega a conocer por todos esta actitud ya nadie
escribe. Entonces el comenta:”Aquí nadie colabora ni tiene
iniciativa”
 GERENTE POR OBJETIVOS
Es de visión amplia, sabe planear y concede amplia delegación e
iniciativa. Tiene metas globales así como, objetivos estratégicos, objetivos
de área y personales, objetivos de la organización. Piensa y hace pensar en
resultados y obtiene la participación de su gente. Maneja los conflictos y
ve en cada colaborador un futuro gerente. Sus comités trabajan por
resultados. Su tiempo lo tiene distribuido así: 60% para el crecimiento de la
organización y 40% para la dirección. Es un profesional que ha
comprendido que de sus acciones depende el desarrollo de su entidad o
empresa. Por eso, tiene salud y su motivación es elevada. Sabe analizar e
invita al análisis. Al cabo de cierto tiempo sus colaboradores manifiestan
que han crecido y que se han desarrollado al trabajar con él al ver los
resultados. Como no es político difícilmente trabaja en entidades públicas
por un lado, por otro las entidades públicas prefieren contratar por el
sueldo que pide este profesional, a tres o cuatro del tipo MIOPE. En las
empresas privadas de medianos y grandes con 20 años de experiencia
existen muchos.
 GERENTE DE DESARROLLO
El gerente es ante todo un consultor de su propia
organización, quien orienta las grandes decisiones pues ha
concebido a su empresa o entidad como un equipo que mira el
futuro, pero que actúa en el presente con plena madurez. Para
él su Gerencia es una “Escuela Profesional de Gerentes” con
elevado potencial a desarrollar. Por su calidad humana es
respetado y admirado. Le tiene fe y su creencia es que al
hombre hay que darle oportunidad , pues todos pueden
aprender a ser eficaces. Su vida pública y privada es ejemplar.
En su actuación está la filosofía de su vida y ella es
asimilada por su organización. Este tipo excepcional de
gerente no gusta del poder, sino del logro. Su credibilidad es
absoluta y se le nota a pesar de su gran liderazgo se sigue
cultivando. DIRIGE A Gerente por objetivos. Es un líder social
que prestigia al país. De éstos hay pocos.