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METODOS PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTION

El xito en la difusin de tantos estndares de gestin, como ISO 9001 para


gestin de la calidad, OHSAS 18001 para gestin de la salud y seguridad
ocupacional, o ISO 14001 para gestin ambiental, ha llevado a
las organizaciones a que su implementacin est orientada a lograr un nico
sistema de gestin integrado. Al respecto, en el mbito acadmico se han
publicado investigaciones que analizan los aspectos ms relevantes sobre la
integracin de sistemas de gestin, basados principalmente en la definicin
de Sistema Integrado de Gestin (SIG), la metodologa de integracin, los
niveles
de integracin de la empresa y sus ventajas y desventajas.
El paso inicial es que la organizacin realice un anlisis del contexto en que
se encuentra operando, considerando aspectos relacionados tales como:
MADUREZ: Nivel de madurez o capacidad para la gestin por procesos.
COMPLEJIDAD: Nivel de las necesidades y expectativas de clientes y
otras partes interesadas (en el momento actual y en el medio plazo).
ALCANCE: Extensin de los sistemas de gestin
RIESGO: Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos
asociados al proceso de integracin
Una vez efectuado este anlisis, la organizacin estar en disposicin de
seleccionar el Mtodo de integracin apropiado.
Resulta importante destacar que la mxima eficacia del anlisis del contexto se
consigue cuando se logra involucrar a todas las partes interesadas, como por
ejemplo, los representantes de la direccin de los sistemas de gestin a
integrar, las funciones implicadas en el sistema que se consideren necesarias y
la alta direccin.
En este sentido, se puede considerar como herramienta de gestin para el
anlisis de la situacin del contexto efectuar un Analisis FODA (anlisis de las
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, y Amenazas) de su situacin.
SELECCIN DEL MTODO PARA LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE
GESTIN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: CALIDAD + MEDIO AMBIENTE +


SEGURIDAD OCUPACIONAL

El proceso de integracin de sistemas de gestin puede verse facilitado por la


norma UNE 66177:2005. Sistemas de gestin. Gua para la integracin de
los sistemas de gestin. Esta norma no certificable ofrece directrices para la
elaboracin y ejecucin de una Plan de Integracin enfocado a crear un SIG de
tercera generacin, ayudando a la direccin en el diseo y establecimiento
(aunque sin precisar su alcance ni su contenido) con una serie de herramientas
de autoevaluacin y seleccin de plan y mtodo de integracin ajustados al
contexto organizativo. Este modelo est fuertemente inspirado por la norma
ISO 9004.
En esta norma se definen posibles mtodos de integracin mediante la gestin
por procesos, ya que sta no slo es una tcnica, sino que su implantacin
requiere un cambio cultural en la organizacin, es decir, un suficiente desarrollo
de su nivel de madurez o de experiencia en la gestin.
La aplicacin de la gestin por procesos requiere cambios organizativos en
el organigrama, la definicin de responsabilidades, etc., derivados de la
necesidad de dotar a los propietarios de procesos de la
responsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para su gestin, as como
para la gestin unificada de los requisitos y factores de los diferentes sistemas
que se encuentran en cada proceso.
De esta manera, mayores niveles de gestin por procesos requieren mayores
niveles de madurez y viceversa. Asimismo, la gestin por procesos se puede
aplicar paulatinamente limitando su aplicacin a ciertos procesos, reas
o sistemas, o aplicarla a la totalidad de los procesos de la organizacin.
Como
consecuencia
de
esto,
en
la UNE
66177:2005 se
recomiendan tres mtodos de integracin cuya aplicacin est ligada al nivel
de madurez o experiencia que posee la organizacin en la gestin por
procesos.
Estos tres mtodos son escalonados y complementarios, y su aplicacin
progresiva
supone
una
mayor
capacidad
y
calidad de la gestin de la organizacin.
Nota: en otro artculo de este mismo blog ya fueron tratados los
diversos niveles de madurez en la gestin por procesos que posee una
organizacin.
POSIBLES MTODOS DE INTEGRACIN

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3.
4.
5.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: MTODOS DE INTEGRACION


Los posibles mtodos de integracin a utilizar segn el nivel de madurez de la
gestin por procesos son los siguientes:
1) Mtodo Bsico
Es un mtodo muy rentable ya que requiere una inversin pequea y se
obtienen resultados importantes a corto plazo, debido a la optimizacin de los
recursos destinados a la gestin de la documentacin y a la gestin integrada
de
algunos
procesos.
Este mtodo no requiere experiencia en la gestin por procesos, y es
abordable
por
todo
tipo
de
organizaciones.
Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este mtodo se encuentran
las siguientes:
Integrar las polticas de cada sistema de gestin en una poltica nica de
sistema integrado de gestin.
Integrar en un nico Manual de Gestin la documentacin de los
sistemas de gestin que se aplican.
Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con
los procesos crticos para la gestin de todos los aspectos que cubre el sistema
integrado (calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, etc.).
Integrar la gestin de algunos procesos organizativos comunes a los
sistemas teniendo en cuenta los requisitos de cada uno. Por ejemplo
elaboracin y gestin de los documentos y registros, auditora interna.
Integrar tambin la documentacin de estos procesos.
2) Mtodo Avanzado
Este mtodo supone la continuacin natural del mtodo Bsico, y su
rentabilidad se consigue normalmente a medio plazo, ya que se requiere cierta
experiencia para implantar eficazmente la gestin por procesos.
Para aplicar este mtodo se necesita un nivel de madurez en la gestin por
procesos suficiente, que supone alcanzar o superar el nivel 2 de la tabla

de niveles de madurez en la gestin por procesos. Por ello, intentar aplicar


este mtodo sin la necesaria experiencia en la gestin por procesos puede
suponer la aparicin de problemas durante la integracin.
Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio
son las siguientes:
1.

Desarrollo de un mapa de procesos que integra para los diferentes


sistemas de gestin, los procesos gestin o estratgicos, los procesos
operativos o clave y los procesos de soporte, y sus interrelaciones.
2.
Definicin y gestin de los procesos que contemplan entre otros los
siguientes factores: definicin de responsables, objetivos, indicadores,
elementos de entrada y salida de los procesos, instrucciones que aplican a
requisitos de varios sistemas, formacin, planificacin, procesos relacionados
con el cliente, compras, produccin y
3.
prestacin del servicio, mantenimiento, equipos de seguimiento y
medicin, etc.
4.
Revisin y mejora sistemtica de los procesos teniendo en cuenta los
requisitos de cada sistema.
3) Mtodo Experto
Este mtodo supone la continuacin natural del mtodo Avanzado, y es un
mtodo muy rentable, ya que supone extender la integracin a corto plazo del
sistema de gestin por procesos existente a otras reas o aspectos no
contemplados hasta ahora, sin inversin adicional. Se pueden conseguir
grandes resultados si se alinean los procesos con las estrategias de la
organizacin.

1.
2.
3.
4.

Se requiere una gran experiencia en la gestin por procesos para aplicar este
mtodo (superior a 2 segn la tabla de niveles de madurez en la gestin por
procesos).
Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio
son las siguientes:
Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados, as como
desplegar los objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos.
Incluir la voz del cliente, a los proveedores y otras partes interesadas
en el diseo de todos los procesos.
Extender la gestin por procesos a las actividades administrativas y
econmicas.
Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTIN
Cuando una organizacin considera la integracin de sus sistemas de gestin
se
deben
estudiar
dos
aspectos
fundamentales:
a) Qu significa el sistema integrado de gestin para la organizacin?
b) Puede la organizacin beneficiarse implantando un sistema de gestin
integrado?
Para obtener respuestas a estas preguntas la organizacin debe conocerse
internamente en profundidad, debe conocer el entorno en que se encuentra y
debe tener objetivos claros con respecto a los resultados que estn vinculados
con las operaciones de la organizacin.
Resulta indispensable entonces el convencimiento de la direccin de la
organizacin de que esto es beneficioso para la misma, pues la motivacin
primaria debe provenir de la firme conviccin que la implantacin del sistema

integrado de gestin ser beneficiosa en trminos de rentabilidad a largo plazo


y de desarrollo integral de la organizacin.

Profe Jess en este link encontr informacin muy interesante respecto al


tema, si quieres lo revisas http://excelencia.iat.es/files/2012/09/Integracion-deSG.pdf.