10 pasos previos a la implantación de un SGA WMS

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10 pasos previos a la implantación de un Sistema de

gestión de almacén
Introducción.

La implantación de un sistema de gestión de almacén es en general un proceso complejo por el

profundo cambio que implica. Estos cambios afectan prácticamente a toda la empresa: logística,
sistemas, personal, compras, comercial, gerencia, incluso clientes y proveedores. A menudos son
traumáticos, pero una buena planificación puede reducir o eliminar los efectos colaterales de la
implantación. Aunque el artículo está organizado en torno a 10 pasos, básicamente se trata de
responder a las cuatro  preguntas que nos debemos plantear sistemáticamente ante un cambio:
¿Dónde queremos llegar?¿De dónde partimos? ¿Por dónde  vamos a ir? ¿Cómo mediremos que
vamos aproximándonos al objetivo?

•1.       Objetivos, fases, recursos.

Este es el punto de partida: ¿Dónde queremos llegar? Para desarrollar esta fase es importante que
seleccione al responsable del proyecto. En un proyecto de esta envergadura, que afecta a casi todas
las áreas de la empresa, el perfil de la persona debería ser alto dentro de la organización, con
conocimientos multidisciplinares o bien formar un pequeño equipo.  Es importante fijar claramente
los objetivos antes de iniciar cualquier otro paso, en otro caso me arriesgo a no avanzar
directamente hacia mi objetivo.  Como  resultado  deberíamos tener una planificación de  fases en el
tiempo, ya que tal vez un arranque global de todos los requerimientos sea excesivo. Muchas veces
la limitación no está en la herramienta, sino en la propia organización. Si somos demasiado
ambiciosos en los plazos, la organización y el proyecto se podría resentir.  Tenemos que tener en
cuenta que la implantación de tecnología va a hacer que casi todo fluya más rápido, pero la solución
a ciertos problemas manualmente ya no va a ser posible y que la resolución de algunos problemas 
será más lento hasta que se depuren los procedimientos y los operarios adquieran destreza, no solo
con el trabajo rutinario sino con la resolución de casos poco frecuentes. Por esto deberíamos
plantear un arranque por fases. Por ejemplo, En una primera fase los movimientos de palet o cajas
completas y en unas semanas el de picking de unidades. Y finalmente el control de lotes. Hay que
saber valorar lo que dejamos para después porque podríamos encontrar  resistencia al nuevo
cambio y por tanto la tentación de aplazarlo sine die. Es conveniente también hacer un sencillo
estudio de mercado para saber en qué entorno de inversión me voy a mover, si desde el primer
momento la inversión está fuera de mi alcance no vale la pena continuar.  Por otra parte las viejas
prácticas y procedimientos no tienen por qué ser los adecuados en la nueva organización, debo
 replantearme que procedimientos ya no son necesarios, especialmente con el manejo de
documentación e información.  Es conveniente leer el artículo referente al cálculo del ROI de un SGA
para tomar ideas sobre los objetivos.

•2.       Estudio de la demanda y recepciones

En este punto debemos contestar a la pregunta: ¿dónde estamos? Uno de los motivos habituales
para  implantar un sistema de gestión de almacén, en adelante SGA (en inglés WMS), es que con
sistemas manuales es difícil saber dónde estamos. No obstante un análisis rápido de algunos de
los puntos que se comentan a continuación nos ayudará a situarnos. Al llegar a este punto y
analizar la situación actual podemos darnos cuenta que nos falta completar algunos objetivos en el
punto anterior. De este estudio tengo que obtener la lista de requerimientos que deberá contemplar
la herramienta que seleccione.

 o Clasificación ABC…XYZ de los artículos

 o Análisis de leadtimes
 o Problemas de stock y roturas de stock
 o Horas del día con picos / días de la semana con picos.
 o Costumbres de comercial que afectan a la preparación, por ejemplo no pasar los pedidos a
preparación por si el cliente quiere ampliar un pedido hasta el último pedido: Debemos buscar la
forma de evitar este efecto con nuevos procedimientos, por ejemplo re-abrir o consolidar con un
pedido preparado.
 o Replanteamiento del compromiso de entrega: en algunas ocasiones cuando se trabaja sin
sistemas automáticos los compromisos de entrega son mas conservadores y se pueden reducir.

•3.       Ubicación, plano y elementos de manutención

Continuamos analizando donde estamos, pero ahora desde el punto de vista de la organización de
nuestro almacén. Uno de los objetivos básicos de la implantación de un SGA es la reducción de
errores y para reducirlos el sistema de imputación de datos debe ser muy garantista de la veracidad
de la información. Por esta razón aunque hasta ahora las ubicaciones multireferencia (ubicaciones
donde almaceno más de una referencia para una misma etiqueta de ubicación) ahora podrían no ser
adecuadas. Aunque la re-organización pueda parecer un lio a priori, las ubicaciones mono-referencia
son una solución más adecuada para la nueva organización. Si le preguntamos al proveedor si se
puede dejar como en el sistema antiguo, el proveedor nos dirá probablemente que sí, pero la
pregunta no es si se puede, sino si es óptimo para la nueva organización.

 o Codificación del almacén: Aunque todo sea viable todo no fluye igual. El método de organización
cuando manejo papel suele ser la facilidad de encontrar las cosas agrupando por familias. En la
nueva organización el objetivo será incrementar la productividad y la organización será la alta
rotación cerca del muelle de salida y la baja rotación en la parte opuesta a los muelles. Las
mercancías fuertes al principio del recorrido y las frágiles al final del recorrido.
 o Desperdicio de espacio, dificultad en espacios compartidos
 o Mapa de picking de almacén
 o Zonas del almacén, muelles, rutas internas
Es conveniente organizar el almacén de tal forma que cuando conforme los bultos tiendan a estar al
principio de recorrido de picking los artículos más robustos para conformar una buena base y al
final los más frágiles. Al principio de los pasillos y el las ubicaciones más bajas los artículos de
mayor rotación y al final del pasillo y ubicaciones más altas los de menor rotación.

•4.       Artículos, SKU y códigos de barras.

La definición del maestro de artículos desde el punto de vista comercial y el logístico no es

necesariamente el mismo. En algunos sectores como la alimentación para una misma referencia
podemos tener varios lotes con su fecha de caducidad asociada. Deberíamos tratarlos en muchos
casos como referencias diferentes. En sectores como automoción la versión o nivel de ingeniería
introduce cambios para una misma referencia. En droguería y perfumería es frecuente que
dependiendo de campañas como navidad, verano o san Valentín que una misma referencia se
presente con un embalaje diferente o con promociones tipo +20%. En todos estos casos debemos
tener claro que para una misma referencia genérica podemos necesitar más de un SKU.  Debemos
identificar los diferentes SKU con un código de barras. En sectores con lotes y fechas de caducidad
lo habitual es usar códigos de barras bidimensionales GS1 datamatrix que nos automaticen la
imputación de datos.
Cuando vamos a pasar de un sistema manual a un sistema automatizado hay que tener en cuenta
que lo que antes podía ser lo óptimo ahora podría no serlo. Una de consecuencias de la
implantación de un SGA / WMS es que antes se necesitaba un gran conocimiento de los artículos
por parte de los operarios y que ahora vamos a pasar a dejar que gestione un sistema
automatizado. Típicamente los artículos de las mismas familias solían estar juntos. La cercanía
física de artículos similares nos puede llevar a errores en la manipulación, por lo que en el sistema
automatizado deben estar mínimamente alejados. Tampoco es conveniente que los artículos que se
manejan en cajas y en unidades con la misma frecuencia estén ubicados en la misma ubicación ya
que un operario con poco entrenamiento podría confundir unidades y cajas. Por otra parte mover
unidades y cajas en una misma ubicación suele repercutir en el deterioro de las unidades sueltas.

•5.       Etiquetaje

Hemos tenido la experiencia en muchos proyectos que hemos dado por supuesto que las
mercancías estaban bien etiquetadas: Códigos de barras legibles, que identifican al artículo, que
siguen las normas, que incluyen información de lotes cuando corresponden. Y el día de arrancar el
proyecto nos hemos dado cuenta de que no era exactamente así y se ha tenido que retrasar el
arranque. Os recomiendo realizar una auditoría de los sistemas de identificación automática ya sean
códigos de barras convencionales, bidimensionales o RFID.

•6.       Selección de la herramienta.

Según un informe de Deloitte & Touch realizado en los años 90 a 1.500 directivos que habían
realizado más de una implantación de software empresarial, los factores que más pesaron la
primera vez y la segunda vez que implantaron software fueron los de la tabla siguiente:

2ª Vez  1ª Vez   Criterio

1 8 Soporte ofrecido por el proveedor
2 10 Historial de éxitos del proveedor
 3 4 Adaptabilidad del Software
4 7 Potencial de crecimiento del software
5 1 Precio del software
6 9 Calidad de la documentación
7 5 Funcionalidad del software
8 3 Facilidad de uso
9 2 Facilidad de implementación
10 6 Que se pueda reutilizar el hardware existente
 

Como se observa en el informe, lo más valorado cuando se enfrentan a una seguinda implantación
es el soporte ofrecido por el proveedor, que la primera vez lo tenían en cuenta en un octavo puesto.
El segundo factor es la experiencia del proveedor, que antes estaba en décimo puesto. El tercero la
adaptabilidad del software. En general debemos recurrir a empresas especializadas en la
implantación de sistemas de gestión de almacén y que tengan experiencia en sectores como el
nuestro.

•7.       Gestión del cambio

El factor humano, especialmente en el personal de almacén, es clave para el éxito de estas

implantaciones. Normalmente el perfil formativo de estos operarios suele ser relativamente bajo por
lo que recomiendo, por una parte formarlos en los procesos que van a realizar y muy importante
transmitirles los objetivos y fases del proyecto. La implantación de los proyectos de automatización
suelen traer aparejado un incremento de productividad y por tanto una menor necesidad de recursos
humanos, aunque en muchos casos el objetivo es reducir horas extras, reducir contratación de
refuerzos o se prevé un incremento de trabajo.  En muchos casos los puestos de trabajo de los
mozos de almacén no peligran siempre que se adapten a la nueva forma de trabajo.  Debemos ser
hábiles en transmitir estos objetivos y saber gestionar el cambio. Quiero reseñar también que en
muchos casos el encargado de almacén tiene conocimiento y experiencia en el almacén de la
empresa pero no tiene formación específica en manejo de equipos de trabajo. Es conveniente que
esta persona también esté motivada y preparada para liderar el cambio.

•8.       Planificación realista cuenta atrás y fechas señaladas.

Este tipo de proyectos es relativamente largo de implementar y normalmente necesita un inventario

inicial con el almacén cerrado. Por esta razón se suelen poner en marcha en fechas señaladas, a fin
de año, para la vuelta de las vacaciones, para después de la feria o similar. El retraso de una de las
fases de puesta en marcha nos puede provocar tener que elegir otra de estas fechas señaladas que
pueden retrasarse varios meses. La técnica de ir del final del proyecto hacia atrás suele producir
unos resultados de planificación más realistas y más controlados. Por ejemplo, para arrancar el
proyecto para fin de año deberíamos hacer las pruebas 15 días antes, la infraestructura debería
estar un mes antes de esa fecha etc.

•9.       Valorar los costes ocultos

La implantación de este tipo de proyectos tiene además de los costes de hardware y software otros
costes que pueden pasar desapercibidos como por  ejemplo la infraestructura o las horas
dedicadas a formación o validaciones de procesos.

•10.   Evaluación y KPI

Para saber como nos acercamos a los objetivos debemos establecer un sistema de indicadores que
nos permitan saber de que punto partimos, cual es la meta  y si nos acercamos al objetivo. Os
ofrezco este link:  http://www.rumbosistemas.es/images/stories/pdf/indicadoresalmacn.pdf

Pablo Boix

Rumbo Sistemas S.L.