Instituto Privado Mixto Intercultural

Nombre: Darwin Dinael García Armas

Asignación: Administración

Catedrático: Leider Chic

Tema:
Procedimiento operativo

Grado: 4to. Perito en administración de empresas

Clave: 7

Ciclo escolar: 2022

Introducción
Procedimiento operativo
Un Procedimiento Operativo Estandarizado (POE) es un documento que indica las
instrucciones a seguir para desarrollar una tarea de manera ordenada y sencilla.
Cuando apliques un procedimiento a la logística de tu almacén obtendrás
resultados positivos inmediatamente.

Notarás los beneficios en productividad y calidad de trabajo en cuanto la puesta en

marcha haya finalizado. Este es el primer paso para posicionar a tu empresa por
encima de la competencia.

A nivel internacional se conoce como warehouse Standard Operating Procedure,

SOP, y su aplicación en las grandes empresas del sector logístico está muy
extendida. De hecho, esto favorece a que la tecnología avance rápidamente y, en
consecuencia, las pequeñas y medianas empresas se benefician directamente.

Elaboración de procedimientos operativos

En este apartado te vamos a explicar cómo redactar un procedimiento operativo
detallando los pasos a seguir y destacando los puntos más importantes. A la hora
de redactar el procedimiento operativo de una empresa logística se han de tener
en cuenta varios aspectos. En primer lugar, hay que escoger un formato adecuado
y sencillo de entender. En función de la tarea que se quiera planificar puede ser
más adecuado un modelo de formato u otro.

Modelos de procedimientos operativos estándar

Para definir una tarea rutinaria que no requiera una gran improvisación o toma de
decisiones por parte del trabajador, se suele utilizar un formato de pasos. Por
medio de oraciones simples, el operario será capaz de seguir unas instrucciones
sin demasiada complicación.

En el caso de que el formato de pasos se quede corto, como cuando hay más de
diez pasos a seguir y se requiere la improvisación del lector, será más adecuado
definir una jerarquía de pasos. Este formato sirve para definir subniveles dentro de
los pasos, añadiendo particularidades para optimizar la tarea.
Por último, para la definición de una tarea más compleja es recomendable emplear
un diagrama de flujo estructurado por un sistema de bloques. Este formato es el
más conveniente cuando los resultados no siempre son previsibles. De este modo,
orientarán al trabajador a través de un mapa que abarque las infinitas
posibilidades.

Cualquier otro formato puede ser empleado siempre que cumpla con el objetivo
principal de abarcar toda la información necesaria y exponerla de manera sencilla
para todos los empleados a los que va dirigida.

Gestión de entradas
Para que la administración de las entradas sea lo más eficiente posible, es
recomendable etiquetar los productos y definir diferentes categorías. Un ejemplo
de categorías podría ser etiquetar de diferente manera los productos nuevos de
los procedentes de una devolución. En el caso de devoluciones por productos
dañados habría que bloquearlos.

Gestión de ubicaciones
Es posible parametrizar los productos conforme a las necesidades. Movimientos
habituales como si la orientación de productos es algo relevante, puede provocar
una pérdida de tiempo innecesaria. Gracias a la implementación del SGA se
pueden optimizar el tiempo y espacio de trabajo, de manera que toda la cadena
logística se verá beneficiada.

Control de stock
No solo sirve para supervisar el estado del stockde un almacén, que sería lo más
evidente, sino que también permite obtener información más detallada de todos
los elementos que intervienen en la cadena. Disponer de un mapa de visualización
del almacén a través de una pantalla es de gran utilidad. Además, permitirá
conocer los parámetros asignados a cualquier artículo o producto, de manera que
podrás cambiar sencillamente algún parámetro para simular posibles mejoras.

Gestión de las salidas

La principal función es que el producto sea entregado en tiempo y forma, que
todas las salidas cumplan con las especificaciones. Al emplear un software,
podrás implementar funciones avanzadas como el control por voz o interconectar
varios almacenes y disponer de información en tiempo real.

La información es poder. Hoy en día, son muchas las empresas del sector
logístico que ofrecen información al usuario final acerca del estado de sus envíos.
Las empresas que destacan en el sector garantizan la calidad de sus servicios y
reducen los errores al mínimo gracias al empleo de este software.

Extensión del documento

En el documento debe aparecer la información necesaria, sin extenderse
demasiado, siendo lo más concisos posible. Si los empleados conocen la
terminología y están acostumbrados al proceso, el documento podrá ser corto e ir
directo al grano. Si por el contrario, los trabajadores a los que va dirigido no están
habituados a la tarea, el POE será de una extensión mayor.

Es muy común que cuando un procedimiento operativo está implementado, los

resultados son muy beneficiosos, una pequeña inversión de tiempo en consultarlo
y conocerlo servirá de guía para siempre.

7 pasos para generar procedimientos operativos estándar con máxima

Aceptación

1. Decidir los objetivos de la empresa

Los procedimientos operativos estándar realmente se imponen cuando se diseñan
para lograr resultados específicos. Decidir qué objetivos empresariales se lograrán
mediante una mejor gestión con los procedimientos operativos estándar y cómo se
medirán esos objetivos. Existen varios puntos de referencia en la industria para
ayudar a medir la calidad y la eficiencia en determinadas áreas.
 
2. Producir un primer borrador
No hay una forma correcta o incorrecta de escribir un SOP. Ya sea que elija usar
pasos simples, pasos jerárquicos o un diagrama de flujo, primero haga una lista
detallada de los pasos en el orden en que se ejecutan. Una forma sencilla de
empezar es observar a alguien realizando el proceso tal y como existe ahora y
escribir todo lo que la persona hace. El documento debe abordar los pasos
secuenciales, las precauciones de seguridad, el equipo que se utilizará y las
normas.
Nombrar el SOP usando palabras de acción descriptivas. Si el SOP es más largo
de 10 pasos, considere dividirlo en sub-pasos. Asegúrese de resaltar, con letras
en negrita o cualquier otro método para llamar la atención hacia los elementos
clave del procedimiento.
 
3. Llevar a cabo revisiones de las PYMES
Proporcione a todos los expertos en la materia una copia del borrador del SOP.
Entre ellos se encuentran los operarios, el personal de mantenimiento, los
instructores, los ingenieros de procesos y los directores de producción. Pídales
que revisen y sugieran cambios que faciliten la comprensión de los pasos del
proceso o que mejoren el desempeño. Señale que su aportación se valora y se
utilizará. La creación de un sentido de propiedad y la participación activa de sus
equipos de trabajo fomentará la aceptación y la adhesión a los procedimientos
operativos estándar.

4. Probar el SOP
Para tener la absoluta certeza de que un procedimiento está bien escrito y se
realiza como se espera, haga que alguien pruebe el procedimiento realizando
cada paso exactamente como se describe. Otra persona que no esté familiarizada
con el proceso también debería seguir el procedimiento, junto con el redactor del
SOP. Observe si las instrucciones son fáciles y lógicas de seguir para ellos. El
mejor SOP es aquel que transfiere con precisión la información relevante y facilita
el cumplimiento de la lectura y el uso del SOP.
 
5. Exhibir material
Elaborar un borrador final del procedimiento y exhibirlo en los lugares apropiados,
específicamente en la planta de producción. Se debe mantener un archivo
maestro de procedimientos operativos estándar en un lugar central para facilitar la
referencia. Es una buena idea tener un SOP detallado con fines de capacitación,
así como un breve resumen visual de una página que se muestre junto a la
máquina para los procedimientos críticos. La creación de un diagrama de flujo de
una página del procedimiento también es una buena práctica y puede servir como
guía de referencia rápida.
 

6. Capacitar al personal
Uno de los últimos pasos en el proceso de redacción de los procedimientos
operativos estándar (SOP) es a menudo el más descuidado. Entrenar o volver a
entrenar a todos según sea necesario para seguir el procedimiento exactamente.
Incluso con pasos muy detallados, es necesario entrenar a todos los empleados.
Una ventaja añadida es que los nuevos empleados, en particular, se meterán en el
ritmo de las cosas con menos dificultad, lo que impulsará la productividad.
También podrán recibir más fácilmente las aportaciones de sus compañeros, ya
que todos estarán en la misma página con respecto a cómo deben hacerse ciertas
cosas.
 
7. Revisar continuamente el SOP
Un factor clave que contribuye al éxito de la aplicación de los SOP es el sentido de
propiedad de los operarios, cuyo grado se indica a menudo por la medida en que
los operarios se esfuerzan por mejorar los SOP. i un operario (o cualquier otra
persona) identifica una oportunidad de mejora, debe comunicarla al jefe de equipo
y al gerente de producción. Este último convocará entonces al mismo grupo de
expertos mencionado en el paso 3, para que el operador presente la propuesta y
adopte las medidas apropiadas.
Asegurarse en todo momento de que se cumplan estrictamente los controles de la
documentación y de que se apliquen los cambios en los procedimientos operativos
estándar generales en todas las esferas pertinentes.
 Conclusiones

1. Un procedimiento operativo es un documento que indica las instrucciones a

seguir para desarrollar una tarea de manera ordenada y sencilla lo cual es
muy importante ponerlo en práctica para desarrollar un buen trabajo.

2. Hay 7 pasos para generar procedimientos operativos estándar con máxima

Aceptación, estos pasos son esenciales para un procedimiento operativo ya
que esto se hace para llevar un control para realizar una buena tarea.

3. Uno de los 7 pasos es Capacitar al personal el cual para mi criterio es muy

importante y esencial en una empresa para que cada una de las áreas de la
empresa tenga el conocimiento y así mejorar el rendimiento de la empresa
y de los trabajadores
 Fuentes de información

Web grafía:

https://www.acaciatec.com/realizar-procedimiento-operativo-estandar/

https://traccsolution.com/es/blog/procedimientos-operativos-estandar/