COMO ELABORAR UN POE

Un Procedimiento Operativo Estandarizado (POE) es un documento que indica las

instrucciones a seguir para desarrollar una tarea de manera ordenada y sencilla.
Cuando apliques un procedimiento a la logística de tu almacén obtendrás resultados
positivos inmediatamente.

Notarás los beneficios en productividad y calidad de trabajo en cuanto la puesta en

marcha haya finalizado. Este es el primer paso para posicionar a tu empresa por encima
de la competencia.

A nivel internacional se conoce como warehouse Standard Operating Procedure,

SOP, y su aplicación en las grandes empresas del sector logístico está muy extendida.
De hecho, esto favorece a que la tecnología avance rápidamente y, en consecuencia, las
pequeñas y medianas empresas se benefician directamente.

Elaboración de procedimientos operativos

En este apartado te vamos a explicar cómo redactar un procedimiento
operativo detallando los pasos a seguir y destacando los puntos más importantes. A la
hora de redactar el procedimiento operativo de una empresa logística se han de
tener en cuenta varios aspectos. En primer lugar, hay que escoger un formato adecuado
y sencillo de entender. En función de la tarea que se quiera planificar puede ser más
adecuado un modelo de formato u otro.

Modelos de procedimientos operativos estándar

Para definir una tarea rutinaria que no requiera una gran improvisación o toma de
decisiones por parte del trabajador, se suele utilizar un formato de pasos. Por medio
de oraciones simples, el operario será capaz de seguir unas instrucciones sin demasiada
complicación.

En el caso de que el formato de pasos se quede corto, como cuando hay más de
diez pasos a seguir y se requiere la improvisación del lector, será más adecuado definir
una jerarquía de pasos. Este formato sirve para definir subniveles dentro de los pasos,
añadiendo particularidades para optimizar la tarea.

Por último, para la definición de una tarea más compleja es recomendable emplear
un diagrama de flujo estructurado por un sistema de bloques. Este formato es el más
conveniente cuando los resultados no siempre son previsibles. De este modo,
orientarán al trabajador a través de un mapa que abarque las infinitas posibilidades.
Cualquier otro formato puede ser empleado siempre que cumpla con el objetivo
principal de abarcar toda la información necesaria y exponerla de manera sencilla para
todos los empleados a los que va dirigida.

Definición de los objetivos específicos

Es crucial que tengas claro cuál es el propósito del procedimiento operativo antes de
comenzar a redactarlo. Definir unos objetivos específicos te ayudará a desarrollar las
instrucciones para completar la tarea. Siempre has de recordar que el objetivo principal
es que ayude a mejorar el rendimiento de la tarea. Por lo que el tiempo invertido en la
redacción del procedimiento será recompensado con una enorme mejora que
optimizará el tiempo y el rendimiento de los trabajadores.

Alcance, desarrollo y contraste

Para elaborar un procedimiento operativo de calidad es fundamental que

sea completo y recoja todas las posibilidades. Un procedimiento incompleto o inexacto
puede derivar en un empeoramiento de la productividad. Lo que pretendemos con
este documento es facilitar las cosas al empleado, que desarrollará las tareas con
nuestra guía. Para esto, es imprescindible que la persona o el grupo de personas que
elaboren el procedimiento, tengan un conocimiento excepcional de la tarea que desean
estandarizar.

Es muy recomendable contrastar el procedimiento con los empleados, puesto que son
quienes mejor conocen la tarea y sus adversidades. Ellos nos aconsejarán sobre cómo
hacer un procedimiento operativo que sea fácil de entender y que abarque todas las
posibilidades.

Además, hay que tener en cuentaa quién va dirigido. El volumen de empleados que lo
vaya a consultar y su conocimiento sobre la materia son dos aspectos cruciales. Si las
instrucciones las van a seguir empleados de diferentes sectores, deberás centrarte en
que la información sea fácil de entender utilizando un lenguaje común. Si vas a utilizar
acrónimos será necesario identificarlos y definirlos previamente.

Extensión del documento

En el documento debe aparecer la información necesaria, sin extenderse demasiado,

siendo lo más concisos posible. Si los empleados conocen la terminología y están
acostumbrados al proceso, el documento podrá ser corto e ir directo al grano. Si por el
contrario, los trabajadores a los que va dirigido no están habituados a la tarea, el
POE será de una extensión mayor.

Es muy común que cuando un procedimiento operativo está implementado, los

resultados son muy beneficiosos, una pequeña inversión de tiempo en consultarlo y
conocerlo servirá de guía para siempre.
Registro estándar. Ejemplos en logística
Las grandes empresas del sector logístico aplican procedimientos operacionales de
gran complejidad empleando siempre un registro adecuado. La importancia del
lenguaje y la terminología en un procedimiento es igual, o mayor, que la del
contenido. Por muy compleja que sea la tarea, siempre ha de ser explicada con un
vocabulario adecuado.

Organizaciones de reconocido prestigio que desarrollan una importante y compleja

labor en cuanto a planificación de medicamentos y bienes de primera necesidad,
como el Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados, ACNUR, emplean
un extenso POE muy completo. Este es actualizado conforme a las nuevas
necesidades, de manera que siempre resulte útil para sus trabajadores y voluntarios.

Aquí te mostramos otro ejemplo de un Procedimiento Operativo

Estandarizado aplicado a la logística de un almacén.

En este caso, se trata de la organización y planificación de los productos de una

droguería en Perú. Por medio de la utilización de documentos adjuntos y fichas
de registro se optimiza la gestión y supervisión de los productos.
Además, proporciona información útil a todos los empleados.

(no confundir almacén

Procedimiento de SGA
con ambiental)
Un Software de Gestión de Almacenes, SGA, es un sistema que permite informatizar
y gestionar toda la información de un almacén. Gracias al uso de esta tecnología podrás
maximizar el rendimiento de cualquier plataforma logística o almacén, sin importar el
tamaño. La gestión de entradas y salidas de material, así como el control de stock y la
gestión de ubicaciones de las unidades de carga, son las funciones básicas que debe
cubrir un SGA.

La implementación y organización manual de procedimientos SGA debe ser

estandarizada. Así, cuando se incorpore alguna tecnología nueva al almacén, el sistema
será actualizado. Para esto es recomendable ser metódicos y contar con la ayuda
de profesionales.

Gestión de entradas

Para que la administración de las entradas sea lo más eficiente posible, es

recomendable etiquetar los productos y definir diferentes categorías. Un ejemplo de
categorías podría ser etiquetar de diferente manera los productos nuevos de los
procedentes de una devolución. En el caso de devoluciones por productos dañados
habría que bloquearlos.

Gestión de ubicaciones

Es posible parametrizar los productos conforme a las necesidades. Movimientos

habituales como si la orientación de productos es algo relevante, puede provocar una
pérdida de tiempo innecesaria. Gracias a la implementación del SGA se pueden
optimizar el tiempo y espacio de trabajo, de manera que toda la cadena logística se verá
beneficiada.

Control de stock

No solo sirve para supervisar el estado del stockde un almacén, que sería lo más
evidente, sino que también permite obtener información más detallada de todos los
elementos que intervienen en la cadena. Disponer de un mapa de visualización del
almacén a través de una pantalla es de gran utilidad. Además, permitirá conocer los
parámetros asignados a cualquier artículo o producto, de manera que podrás cambiar
sencillamente algún parámetro para simular posibles mejoras.

Gestión de las salidas

La principal función es que el producto sea entregado en tiempo y forma, que todas las
salidas cumplan con las especificaciones. Al emplear un software, podrás implementar
funciones avanzadas como el control por voz o interconectar varios almacenes y
disponer de información en tiempo real.

La información es poder. Hoy en día, son muchas las empresas del sector logístico que
ofrecen información al usuario final acerca del estado de sus envíos. Las empresas que
destacan en el sector garantizan la calidad de sus servicios y reducen los errores al
mínimo gracias al empleo de este software.

Procedimientos operativos de seguridad logística

Para que un almacén funcione correctamente no solo hay que centrarse en el stock o la
gestión de entradas y salidas, sino que es fundamental que todas las tareas se realicen
sin riesgos. Garantizar la seguridad y salud de los operarios es clave para que
cualquier proceso de negocio prospere.

Cuando en una empresa se da un litigio, y más si es por una baja laboral, repercute
negativamente en el entorno laboral provocando una sensación de desconfianza y
desasosiego. Por esto, es aún más importante conservar la salud de nuestros
trabajadores implementando procedimientos operativos de calidad en la seguridad
logística.
Para elaborar un Procedimiento Operativo Estandarizado de seguridad logística,
será necesario consultar a los empleados, revisar, corregir y trabajar codo con codo con
ellos. Involucrar a los operarios en la definición de documentación, les transmitirá
confianza, puesto que comprobarán que su opinión es relevante y se tiene en cuenta.
Además, ellos son quienes mejor conocen los riesgos de desarrollar las tareas y cómo
evitarlos.