EVIDENCIA 2. Informe Administración Documental.

Cada aprendiz entregará un

informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

CARTA COMERCIAL, CIRCULAR, MEMORANDO, ACTAS ADMINISTRATIVAS E

INFORME ADMINISTRATIVO.

Paso 1. RECEPCION O RADICACION

Se debe identificar a quien va dirigida, si se trata de comunicación oficial y el sobre
debe encontrarse completamente marcado.
Si es comunicación indirecta esta debe dirigirse a la dependencia correcta,
presentar firma y fecha al día, debe contener el domicilio del remitente y si va con
anexos estos deben estar completos.
Luego se hace la clasificación se dividen en documentos oficiales y personales, los
oficiales se procede a abrir para verificar el contenido de las mismas, se hace un
registro el cual consiste en examinar el contenido del sobre y los datos de
procedencia, si cumple con todo lo exigido se procede a radicar, en caso de carezca
de firma por ejemplo no se radica, se considera anónima y se procede a devolver.
La radicación consiste en colocar un sello ya sea de forma manual, mecánica o
sistematizada que indica que el documento es propiedad de la compañía, en el sello
debe ir un número que indica el orden de recepción, la fecha y la persona que lo
recibió.
Paso 2. REGISTRO
Consiste en la anotación de los datos más significativos en un formato de registro
para su seguimiento. La Unidad de correspondencia registra la comunicación oficial
con los siguientes datos: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la dependencia competente, número de radicación y nombre
del funcionario responsable del trámite.
Para que el trámite de un documento se realice adecuadamente se requiere que
cumpla con las condiciones a nivel técnico en su elaboración es decir que incluya
los principios adecuados en la composición de su cuerpo y que sea acorde con el
objetivo que pretenda con su destinación, de acuerdo a la ley general de archivos.
Paso 3. DISTRIBUCION O EMBALAJE
El paso de distribución consiste en repartir los documentos registrados a la oficina
correspondiente para que le den respuesta.
Para que el trámite de un documento se realice adecuadamente se requiere que
cumpla con las condiciones a nivel técnico en su elaboración es decir que incluya
los principios adecuados en la composición de su cuerpo y que sea acorde con el
objetivo que pretenda con su destinación, de acuerdo a la ley general de archivos.
Para el proceso de embalaje hay que tener en cuenta la envoltura o el empaque
donde se va a proteger los documentos al momento de su despacho. El embalaje
suele ser entendido para grandes cantidades y lo que busca es conservar sus
cualidades en el recorrido.
En este proceso se diligencia un formato con los datos más relevantes del
documento, según el diseño específico en la empresa y los criterios documentales
que se tengan en ella. Cuando la correspondencia está orientada a dar una
respuesta, no sólo se registran los criterios de su salida o despacho sino que se
anota también el consecutivo y fecha del documento que antecede a éste; esta
operación constituye el control y el trámite documental.