Prof.

Jesús Orna JUGUETRON 2021-I

14 de marzo de 2019

Juguetron junto al socio de Microsoft, INDEP Business Partner, vencieron barreras

internas y pusieron en marcha un proceso de transformación digital con Dynamics 365
que trajo más agilidad, seguridad y transparencia para los procesos operativos y
financieros de la compañía, que hoy visualiza su futuro con una plataforma sólida para
crecer.

Jugar para ganar

Juguetron es una cadena de tiendas especializadas en juguetes 100% mexicana que
actúa a nivel nacional. Nacida en 1989 de la experiencia de jugueteros con más de 50
años en este segmento, hoy la empresa cuenta con 120 tiendas de diferentes formatos:
Juguetron, Price Toys, Centro Juguetero, Expo Tus Juguetes, Hobby & Co y LEGO®
Certified Stores; además, su equipo se integra por 800 colaboradores, que en alta
temporada crece a 1,300 para lograr brindar un servicio de excelencia. Posee un 7%
del mercado de juguetes de la república mexicana, siendo la empresa número uno en
el segmento especializado, además de ubicarse en el top tres en el sector de tiendas
departamentales.

La compañía abrió 50 tiendas en solo dos años y pasó por un rápido proceso de
expansión de sus operaciones, lo que exigió una herramienta capaz de darles el
combustible necesario para mantener su crecimiento, solución que vino gracias a una
exitosa implementación de Dynamics 365.

Los retos del crecimiento

Desde el 2007 la compañía de juguetes ya contaba con una versión anterior de
Dynamics y había experimentado proyectos de implementación, pero como señala
Alberto Siman Nicolas, Director de Administración y Finanzas en Juguetron
“enfrentamos en México un gran reto que es la implementación. Muchas veces lo
implementan sin entrar en los procesos de la empresa, lo que impide que se vuelva una
herramienta de servicio. El sistema no hay duda de que funciona, pero, muchas veces,
el punto clave está en cómo se lleva a cabo el proceso de implementación” cuenta
Alberto que ya había pasado por otra experiencia anterior que no siguió los trámites
correctos para alcanzar el éxito con la adopción de la herramienta.

Por esa razón, los procesos de contabilidad se registraban de manera manual, aunque
la empresa contaba con una herramienta tecnológica para ello. Los muchos procesos
de la empresa no estaban ligados entre ellos. Se producía una gran cantidad de facturas
en papel y eran todas enviadas al final de cada mes para hacer una base de datos
basada en el valor del inventario, lo que se volvió un gran problema cuando la empresa
creció mucho en tan corto periodo de tiempo. En lo relacionado a las ventas,
enfrentaban retos en la comunicación con sus tiendas, ya que muchas de las ventas no
eran reportadas y no coincidía la información del punto de venta y la versión de
Dynamics con la que contaban en ese momento. Alberto puntúa: “Pese a ser una
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empresa de gran tamaño e importancia por los empleos y las ventas que genera, no
nos estábamos manejando de manera adecuada”.

Superando barreras
El cambio a Dynamics 365 sufrió, a principio, alguna resistencia dentro de la empresa,
pero INDEP Business Partner junto al equipo de Juguetron, quién ya había
experimentado otras implementaciones, sabía que el éxito estaba relacionado con la
manera en cómo se da este proceso; se hizo un primer acercamiento de concientización
sobre las ventajas de la adopción de Dynamics 365, atacando procesos de negocio que
no funcionaban, ya que se llevaban de forma manual. Se demostró al equipo que las
herramientas de Dynamics 365 eran lo que buscaban para llevar las operaciones de la
empresa a un modelo automatizado, ágil y seguro. Alberto afirma que les llamó la
atención las herramientas de análisis que ofrece Dynamics 365, ya que, a diferencia del
pasado, la idea no era transformar la plataforma en un sitio de registros, sino utilizarla
para optimizar procesos y hacer de ella un punto clave en la manera en cómo se
manejan las operaciones de Juguetron para que continúen creciendo.

INDEP Business Partner tuvo un rol fundamental en la creación de este primer proceso
para generar confianza en los directores de Juguetron, comunicando el lanzamiento del
proyecto a través de una junta general e implementando un plan de comunicación
sistemático que permitiera informar y alinear al equipo directivo sobre donde se
encontraban y el alcance de las etapas subsecuentes.

El proceso de implementación fue, a pesar de desafiante, rápido y muy bien ejecutado,

de forma que hoy en día Juguetron basa sus políticas y procedimientos en la
metodología utilizada durante la adopción de Dynamics 365 junto a INDEP.

El éxito de la implementación
A diferencia del pasado, donde se intentó adecuar el sistema a los procesos de la
empresa, Juguetron se adecuó a las posibilidades que ofrece Dynamics 365, iniciando
una verdadera transformación digital que ha cambiado a la compañía. El proceso
empezó en junio de 2017 y fue finalizado en junio de 2018. Alberto considera que un
año fue un corto periodo de implementación, ya que todas las etapas se dieron sin
retrasos, según Alberto, gracias al trabajo de INDEP Business Partner, el socio de
Microsoft en este proyecto. César de los Santos, director de operaciones de INDEP
sostiene “antes de empezar a hablar de Dynamics 365, tratamos de hacer un
acompañamiento con ellos para entender la definición clara de los procesos y así
presentarles las mejores soluciones de la herramienta”.

El principal uso de Dynamics 365 que hace Juguetron es en el área financiera, donde
vieron el margen de error caer drásticamente y el proceso ganar transparencia y
seguridad, pero la compañía ha ampliado los usos de la plataforma. Alberto afirma que
Dynamics 365 “es hoy una herramienta de trabajo. No es que solo registramos nuestra
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contabilidad, también nos ha ayudado muchísimo en la gestión de gastos, operaciones,

compras y reembolsos”.

Él cuenta que hace seis meses los tiempos de logística se acortaron a la mitad, y que,
además, hoy llegan a las tiendas una vez cada tres semanas, operación que antes
tomaba mes y medio. El centro de distribución se benefició del uso del Warehouse
Management System (WMS) de Dynamics 365 for Finance and Operations y la
eficiencia en los procesos es notable, se redujeron los errores en la distribución de los
surtidos, les fue posible tener un mayor control de la mercancía y saber dónde está,
algo que no disponían antes. Según Jesús de los Santos, gerente de operaciones en
INDEP, “un proceso que antes tomada de 10 a 15 días ya puede ser hecho en dos,
gracias a la agilidad del WMS”. También se logró bajar el número de inventarios que
les tocaba hacer considerablemente, automatizando otro proceso que hacían
manualmente en Excel.

Gracias a que la información se reside en la nube, ya no es necesario que uno esté

asociado a una máquina específica, ya que todo está disponible desde cualquier equipo
que tenga instaladas las soluciones Microsoft, ya sea una PC o dispositivos móviles
como celulares y tabletas. Juguetron se deshizo de todos los procesos de contabilidad
que manejaban con papel, lo que es un gran logro y ha representado un ahorro en
gastos y aumento de productividad.

“Los procesos de la empresa se integraron en Dynamics 365 y todos los colaboradores

crean consciencia de la importancia de cómo un proceso de un área afecta a todas las
demás áreas. Llegamos a un nivel de compañerismo y colaboración mucho mayor en
la empresa. Cada uno entiende mejor su rol y esto nos ha permitido planear el futuro,
algo que no éramos capaces de hacer anteriormente”, señala Alberto. Él garantiza que
los trabajadores ya no se dedican solamente a trabajar, sino a analizar, porque
Dynamics 365 les ha permitido racionalizar su dinámica laboral, lo que hace la empresa
mucho más estratégica de lo que era anteriormente.

Crecer con el apoyo de Dynamics 365 se volvió una realidad para Juguetron. Basados
en los datos de la herramienta, es posible saber cuáles tiendas son deficitarias, qué es
necesario hacer para mejorarlas y dónde se debe invertir para abrir nuevas sucursales
de manera estratégica. Alberto declara que “la curva de aprendizaje ha sido muy buena,
Dynamics 365 cubre todas las necesidades de la empresa”.

Dibujando el futuro
Juguetron ya está poniendo en marcha una solución de Dynamics 365 para los puntos
de venta que va a agilizar las operaciones en un 50%, situación que seguirá
perfeccionando la gestión financiera. Alberto asegura, “deseamos una solución que nos
haga cada vez más omnicanal y es en este sentido que avanza nuestra transformación
digital”. Juguetron busca llevar a México y a sus clientes soluciones que ya están
implementadas en los países desarrollados y ofrecer a sus clientes las mejores
experiencias en compras, un proceso que empezó con mejorar los procesos internos
de la compañía.
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La compañía también desea profundizar el uso de otras herramientas Microsoft que

utilizan en su día a día, como Office 365, SharePoint, Teams, Skype Empresarial y
otras, las cuáles Alberto señala “no estamos utilizando al 100%”, lo que puede causar
el mismo impacto que generó la adopción de Dynamics 365, pero que ya les ayuda a
ahorrar costos debido a las herramientas de comunicación que les permite, por ejemplo,
hacer reuniones en línea y comunicarse de manera instantánea con sus diferentes
tiendas en el país. Alberto sostiene, “siempre buscamos mejorar los procesos. No
quedarnos donde estamos, sino que, una vez que ya dominamos el proceso actual,
vemos qué mejoras se pueden hacer y qué beneficios vienen de estas mejoras”.

Todo eso va de acuerdo con el deseo de la compañía de alcanzar nuevos mercados y

actuar fuera de México. En este sentido, Alberto asegura que “necesitamos tener las
bases sólidas para controlar la empresa desde México hacia fuera. Este es un caso de
éxito porque hemos visto y estamos utilizando un sistema que muchos tachaban como
que no funcionaba por el historial que teníamos, y no solo hemos mejorado nuestros
procesos, sino que nos ha ayudado a crecer. Y esto fue posible gracias al apoyo que
tuvimos de INDEP, que nos ayudaron a ver todo lo que podríamos aprovechar de
Microsoft Dynamics 356 haciendo una correcta implementación”.