PROPUESTA DE LA CONSULTORIA EMPRESA APEX

Lissette Cala Zuluaga y María Alejandra Salcedo como parte de la firma de consultoría y
de acuerdo con lo planteado por la compañía APEX encontramos que la empresa cuenta
con diferentes falencias en cuanto a los procesos de capacitación, ya que no hay una
planificación clara de las funciones de los trabajadores, lo cual va ligado a la estructuración
de cargos, por lo cual se deduce que no hay un manual de funciones bien estructurado y que
el área de talento humano no cuenta con un plan de capacitación para cada área.
Dicho lo anterior, proponemos como solución para la empresa las siguientes propuestas:
1. Estructura de cargos
Diseñar e implementar la estructura de cargos de acuerdo con las funciones de cada
trabajador y del área que hacen parte. Para el diseño y estructuración de un puesto de
trabajo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

 Identificación del cargo.

 Requisitos.
 Misión del cargo.
 Relaciones.
 Responsabilidades.
 Funciones.
 Competencias.
 Análisis del puesto. 
Para llevar a cabo esta estructuración y realización se debe tener en cuenta los recursos,
presupuesto y tiempo estipulado para poder realizarlo de manera exitosa.

DISEÑO DE PUESTOS

A. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo: GERENTE

Gerencia: Administrativo
Reporta a: Junta de socios
Relación lateral: Gerencia
Fecha: 10 de Octubre de 2020

B. OBJETIVO DEL CARGO

Planear, organizar, dirigir y controlar, asegurar el funcionamiento y actividades de la
empresa.
 C. DIMENSIONES DEL CARGO
PERSONAL A CARGO
 Gerentes de áreas
DIRECTO:
INDIRECTO:  Demás funcionarios de la empresa
SUB PROCESOS A SU  Seguimiento y gestión de todos los procesos que se
CARGO: llevan a cabo dentro de la organización.
 LUNES A VIERNES: 7:30 am a 12:30 pm – 1:00 pm
HORARIO DE TRABAJO:
a 4:00pm

D. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

FUNCIONES
 Planificar estratégicamente las actividades de la empresa, fijar las políticas y los
objetivos de la organización para el largo y mediano plazo, el plan estratégico se
sustenta en un presupuesto y en los estados financieros proyectados.
 Diseñar estructuras organizacionales acordes a las demandas del entorno y de los
mercados, organiza la empresa en forma concordante con los objetivos de la
organización y las condiciones del mercado, los cuales se plasman en la estructura
organizacional u organigrama, en los manuales de procesos y en los manuales de
funciones y tareas.
 Ejercer el liderazgo para guiar y motivar a las personas, así como trabajar y velar por
el logro de los objetivos de la organización.
 Seleccionar, asignar, motivar, integrar, promover y evaluar a las personas dentro de la
estructura organizacional, teniendo en cuenta sus capacidades, habilidades, destrezas,
competencias, carácter y personalidad.
 Tomar decisiones y dirigir el rumbo de la empresa hacia sus objetivos, para lo cual
efectúa análisis de la situación y evalúa y calcula las acciones por adoptar y elige las
más conveniente, estas generalmente son en condiciones de incertidumbre.
 Controlar el desempeño de las personas, verificar los logros de la organización,
evaluar la producción y la productividad, medir las ventas, la rentabilidad y las
utilidades alcanzadas y establece las medidas correctivas en caso de que no se estén
alcanzando dichas metas.
 Representar la organización ante los representantes de otras entidades ya sea
gubernamentales, autoridades locales o nacionales, prensa y medios de
comunicación.
 Realizar las negociaciones y representar los intereses de la organización ante los
proveedores, clientes, grupos de presión, organismos gubernamentales y no
gubernamentales.
 Señalar y determinar los cambios tecnológicos para lograr innovación, crecimiento y
mejoras de los productos que elabora la empresa y/o los servicios que presta a la
sociedad, así como en los procesos organizacionales.
 Crear climas organizacionales adecuados que permitan el desarrollo de la creatividad,
la motivación y el desarrollo de las personas en la empresa.
 Fomentar la creación de una filosofía de trabajo que se convierta en la cultura
organizacional acorde a las tendencias de la sociedad.
 Fomentar la responsabilidad social de la empresa, para cuidar el medio ambiente,
respetar los derechos humanos y contribuir con el desarrollo de la sociedad.
RESPONSABILIDADES
 Toma de decisiones a nivel de conducción general de la empresa.
 Control directo y supervisión de los empleados, contratar el personal, fijar los
precios, etc.
 Revisar que se cumplan con los principios de Administrativos y contables de
aceptación general.
 Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad.
 Velar por la aplicación de la norma y el cumplimiento de las normas de la
organización.
 Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la información
suministrada por la organización y por el cliente.
 Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del área Administrativa.
 Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.
D. ESTUDIOS Y REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA

 Título: (BACH) Bachiller, (T) Técnico; (TEC) Tecnólogo; (PROF) Profesional:

PROF
 Profesional: Profesional en Administración de Empresas
 Otros estudios: Especialización Administración de Empresas
 Experiencia: Un (1) año de experiencia laboral relacionada con el cargo
 Idiomas: Inglés_ Leer: 80%; Escribir: 70 %; Hablar: 70 %; Escuchar: 70 %
 Conocimientos específicos: No requiere
 Competencias: Liderazgo, comunicación, trabajo en equipo, creatividad,
compromiso con la organización, toma de decisiones, dirección y desarrollo del
personal, orientación a resultados, conocimiento del entorno

A. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo: CONTADOR

Gerencia: Contabilidad

Reporta a: Gerente

Relación lateral: Gerencia

Fecha: 10 de octubre de 2020

 B. OBJETIVO DEL CARGO
Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de
correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la
compañía y verificar su adecuada contabilización, elaborar nómina y liquidación de
seguridad social.

E. DIMENSIONES DEL CARGO

PERSONAL A CARGO
 Gerentes de áreas
DIRECTO:
INDIRECTO:  Demás funcionarios de la empresa
SUB PROCESOS A SU  Seguimiento y gestión de todos los procesos de
CARGO: contabilidad de la empresa
 LUNES A VIERNES: 7:30 am a 12:30 pm – 1:00 pm
HORARIO DE TRABAJO:
a 4:00pm

D. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

FUNCIONES
 Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de documentos.
 Revisar y comparar lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las
cuentas respectivas.
 Archivar documentos contables para uso y control interno.
 Elaborar y verificar relaciones de gastos e ingresos.
 Transcribir información contable en un computador y/o programa contable.
 Revisar y verificar planillas de retención de impuestos.
 Revisar y realizar la codificación de las diferentes cuentas bancarias.
 Recibir los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de
comprobante.
 Totalizar las cuentas de ingreso y egresos y emitir un informe de los resultados.
 Participar en la elaboración de inventarios.
 Transcribir y anexar información a un computador.
 Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
 Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada
RESPONSABILIDADES
 Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos,
siendo su responsabilidad directa
 Es responsable directo de títulos y valores
 Es responsable indirecto de custodia de materiales.
 Revisar que se cumplan con los principios de contabilidad de aceptación general.
 Los errores en el desempeño de su trabajo pueden afectar la estabilidad de la
 empresa.
F. ESTUDIOS Y REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA

 Título: (BACH) Bachiller, (T) Técnico; (TEC) Tecnólogo; (PROF) Profesional:

PROF
 Profesional: Profesional en Contaduría Pública y Auditoria
 Otros estudios: 1. Manejo de los programas de Office (Word, Excel) 2.
Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria 3. Manejo de herramientas de
oficina 4. Conocimiento como mínimo de un programa contable 5. Conocimiento de
los procedimientos del sistema de gestión integrado relacionados en la
caracterización del proceso al cual pertenece.
 Experiencia: Experiencia Mínima de 2 años en el área contable o como Auxiliar de
Contabilidad
 Idiomas: _ESPAÑOL E INGLÉS_ Leer: 100%; Escribir: 100%; Hablar: 100%;
Escuchar: 100%
 Conocimientos específicos: No requiere
 Competencias: Competencias comunicacionales, interpersonales intrapersonales y
de gestión, Trabajo en equipo, Iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad,
Orientación al servicio.

A. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo: ALMACENISTA

Gerencia: Logística

Reporta a: Logística

Relación lateral: Gerencia

Fecha: 10 de octubre de 2020

B. OBJETIVO DEL CARGO

Supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos
adquiridos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los
niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organización.

C. DIMENSIONES DEL CARGO

 LUNES A VIERNES: 7:30 am a 12:30 pm a 1:00 pm
HORARIO DE TRABAJO: a 4:00 pm
 SABADO: 7:30 am a 1:00 pm
TIPO DE
HERRAMIENTAS O
ELEMENTOS PARA EL  Software.
DESEMPEÑO DEL  Hardware.
CARGO:
INVENTARIO DE  Equipos de cómputo. Impresoras de oficina y
ELEMENTOS FISICOS etiquetas.
PROPIOS DEL CARGO: Teléfono fijo y celular. .

D. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

FUNCIONES
 Recibir, revisar y organizar las mercancías adquiridas por la empresa.
 Atender al cliente, de una forma respetuosa y adecuada.
 Colaborar en la clasificación, codificación y rotulación de mercancías que ingresan al
almacén.
 Registrar, facturar y llevar el control de las mercancías que ingresan y egresan del
almacén.
 Distribuir y movilizar los productos.
 Colaborar en la realización de inventarios periódicos.
 Recibir, verificar y despachar las requisiciones de mercancías y productos de las
unidades de la organización.
 Elaborar guías de despacho y órdenes de compras y posteriormente informar al
administrador del almacén.
 Custodiar la mercancía existente en el almacén.
 Llevar el archivo de la unidad.
 Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
 Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realizar diariamente el cuadre o arqueo de caja y reportar al administrador del
almacén.
 Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
RESPONSABILIDADES
 Maneja constantemente equipos, materiales y mercancías y dineros siendo su
responsabilidad directa
 Maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su
responsabilidad indirecta.
 Es responsable directo de custodia de materiales y mercancías
 Es responsable del stock de mercancías.
E. ESTUDIOS Y REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA

 Título: (BACH) Bachiller, (T) Técnico; (TEC) Tecnólogo; (PROF) Profesional:

 Bachiller
 Profesional: No Aplica
 Otros estudios: No aplica
 Experiencia: No se requiere.
 Idiomas: _ESPAÑOL_ Leer: 100%; Escribir: 100%; Hablar: 100%; Escuchar:
100%
 Conocimientos específicos: No requiere
 Competencias: Organizar el trabajo, tratar en forma cortés al público en general,
realizar cálculos numéricos, Para relacionarse con los clientes internos y externos,
para redactar informes técnicos.

Manual de Funciones
Reestructurar el Manual de Funciones, ya que de acuerdo a lo dicho por la empresa no hay
claridad en las funciones que cumple cada uno de los colaboradores, lo cual genera no solo
una baja productividad y desbalance en las actividades de la empresa, sino también la
afectación en cuanto a su economía.

Para diseñar la reestructuración del manual de funciones se deben tener en cuenta la Misión
de la entidad, Objetivos y funciones de la entidad, Estructura de la entidad, Procesos
definidos por la entidad (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y seguimiento)
para el cumplimiento de las funciones y el logro de los objetivos, Planta de Personal de la
institución y ya de esta manera llevar a cabo el diseño de este.

El manual de funciones debe contener lo siguiente:

 Identificación
 Índice
 Introducción
 Objetivo(s) del Manual
 Desarrollo de los procedimientos

Identificación: Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán

aparecer y/o anotarse los datos siguientes:

1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la dependencia.
3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o
actualización.
4. Título del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.

Índice: En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados

principales que constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentación de estos
documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:

a) INTRODUCCIÓN
b) OBJETIVO DEL MANUAL
c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS

Cuando los procedimientos contenidos en el manual tengan reglas de operación comunes,

éstas deberán incluirse inmediatamente después del objetivo del manual. Deberá incluirse el
nombre de los formatos y el de sus instructivos de llenado para la compaginación.

a) INTRODUCCIÓN: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el

panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos
que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién,
cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular
de la Dependencia. Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un
vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda
totalmente los rubros mencionados en el párrafo anterior.
En síntesis, la introducción deberá:

 Señalarse el objetivo del documento.

 Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento.
 Ser breve y de fácil entendimiento.

b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL: El objetivo deberá contener una explicación del

propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboración se
ajustara a los lineamientos que se describen a continuación.

 Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.

 La redacción será clara, concreta y directa.
 La descripción se iniciará con un verbo en infinitivo.
 Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.
 Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc. El
objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos
breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y
la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
c. PROCEDIMIENTOS: Constituye la parte central o sustancial del Manual de
Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:

 El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.

 La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
 No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.

 Propósito del Procedimiento: Describe la finalidad o razón de ser de un

procedimiento o bien que es lo que se persigue con su implantación.

 Alcance: Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que

áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.

 Referencias: Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos para elaborar el

procedimiento: Manuales internos, Normatividad, etc.

 Responsabilidades: Aquí se debe indicar quien es el responsable de la elaboración,

emisión, control, vigilancia del procedimiento; así como también, quien es el
responsable de la revisión y aprobación de este.

 Definiciones: Son los términos de uso frecuente que se emplean con sentido
específico o restringido en comparación al conjunto de definiciones del diccionario.

 Método de Trabajo: Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los
siguientes apartados:

I) Políticas y lineamientos.
II) Descripción de actividades.
III) Diagrama de flujo.
IV) Formatos e instructivos.
v) Anexos