LA PLANIFICACION ADMINISTRATIVA.

2.1 Concepto e importancia.

La planeación administrativa de una empresa es la primera y la más importante de sus
funciones. Consiste en elaborar estrategias que guíen el accionar de la organización para
cumplir sus metas.

La importancia de la planeación administrativa de la empresa consiste en que le permite crear

estrategias eficientes para guiarla hacia el cumplimiento de sus objetivos.

Una adecuada planeación administrativa facilita la toma de decisiones sobre los recursos
(humanos y materiales), las políticas y las actividades que debe adoptar la organización.

La planeación administrativa no es una actividad que tiene fin. Es un proceso constante que se
sucede en el ciclo de vida de la organización. Una vez que se cumplen los plazos y objetivos
estipulados, se plantean nuevas estrategias para continuar con su actividad.

2.2 Naturaleza y alcances de la planificación.

La naturaleza esencial de la Planeación se resalta al examinar sus cuatro aspectos principales:

1) La contribución de la Planeación a los propósitos y objetivos. -Cada plan y todos sus

planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa.

2) La supremacía de la Planeación. - Puesto que las operaciones administrativas en la

Organización, Integración de personal, Dirección y Control se han diseñado para respaldar el
logro de los objetivos de la empresa, es lógico que la Planeación preceda a la ejecución de
todas las otras funciones administrativas.

3) Generalización de la Planeación. - La Planeación es una función de todos los jefes, desde

los presidentes hasta los supervisores, todos hacen planes. Aunque los altos ejecutivos
elaboran los planes para la dirección general de la empresa, los jefes de todos los niveles
tienen que preparar los suyos para que contribuyan a las metas globales de la organización.

4) La Eficiencia de los Planes. - Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo
razonable, cuando éste se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción, sino
también por el grado de satisfacción grupal o individual. Algunos intentos de instalar
programas de evaluación y desarrollo administrativo han fracasado debido al resentimiento
del grupo contra los métodos usados.

2.3 Principios de la planificación.

Los principios más importantes de la planeación administrativa son:

Unidad. Es el deber de toda empresa para que la planeación resulte adecuada. Cada área debe
guiar sus estrategias según el plan general.
Racionalidad. Es la habilidad de planificar en base a criterios lógicos y reales, que representen
planes de acción posibles.

Precisión. Es el nivel de fidelidad que adquiere la planeación general para que cada área de la
empresa guíe sus esfuerzos de la manera esperada.

Compromiso. Es la aceptación y ejecución de la planeación que debe seguir cada área de la

organización.

Flexibilidad. Es la capacidad de adaptarse a los cambios, lo que hace posible la permanencia de

la empresa en el tiempo.

2.4 Tipos de planes.

La planeación administrativa de la empresa puede ser de diferentes tipos:

Estratégica. Suele ser a largo plazo, se planifica a nivel global de la empresa y se enfoca en el
área de dirección.

Táctica. Suele ser a medio plazo y se planifica para cada departamento o mandos intermedios.

Operativa. Suele ser a corto plazo y se planifica para cada área o mandos operativos.

Táctica. Suele ser a corto plazo porque se diseña ante situaciones de crisis.

Normativa. Suele ser a medio y largo plazo y planifica el conjunto de reglas que regulan el
funcionamiento interno de la organización.

2.5 El proceso de la planificación.

El Proceso de Planeación.

El proceso de planeación indica el avance de la empresa (más ventas, mayores utilidades,

menores costos, etc.) y el tiempo transcurrido para el logro de los objetivos esperados; o sea el
proceso de planeación señala en donde se está y adonde se quiere llegar en determinada
fecha futura.

A menudo no se cuenta con toda la información, pero de todas formas se inicia la planeación.
Si el futuro fuera absolutamente cierto, sería relativamente fácil iniciar el proceso, sin
embargo, en la realidad un sin número de factores puede alejarnos de la meta deseada o
avanzar hacia ella.

El Proceso de Planeación comprende los siguientes aspectos:

Período de Planeación. Pueden ser planes de corto o de largo plazo según que involucren o no
modificaciones en la capacidad productiva.

Principio de Compromiso. Se deben usar algunos criterios para seleccionar el período de

Planeación de la empresa. La clave para ello se encuentra en este principio: "La Planeación
lógica abarca un período futuro necesario para cumplir, a través de una serie de acciones, los
compromisos asumidos como parte de las decisiones tomadas hoy".

El administrador sagaz debe reconocer la utilidad de ajustar las consideraciones a largo plazo a
las decisiones actuales. Hacer otra cosa sería ignorar la naturaleza básica tanto de la
Planeación como de la Toma de Decisiones.
Coordinación de Planes a Corto y Largo Plazo. Los Planes de corto plazo deben contribuir al
logro de los planes a largo plazo y no obstaculizarlos. Se deben instruir regularmente a los
gerentes de niveles inferiores sobre los planes a largo plazo de la empresa con el fin de que
tomen decisiones coherentes con las metas a largo plazo.

2.6 Ventajas y desventajas de la planificación.

El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las

cuales se señalan a continuación:

1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los

esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una

secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.

2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y

oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una

posible participación en ellos. Lo anterior permite evitar la entropía, es

decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.

3. Proporciona una base para el control. La planificación y el control son

inseparables, ya que son como los gemelos de la administración. Cualquier

intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma

que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero

tengan en claro a donde ir. Así, los planes proporcionan los estándares de

control.

4. Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación

constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de

la organización en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues

capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una

comprensión mas plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las

cuales están apoyadas sus acciones administrativas.

5. Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente,

por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta

y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.

Si bien la planificación es una función fundamental de la administración,

presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden

destacar las siguientes:

1. Esta limitada por la poca precisión de la información y por la

incertidumbre de los hecho futuros. Es imposible predecir con exactitud lo

que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el

administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de

tolerancia.

2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena

administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se

traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas

hombre.

3.La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a

realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la

actuación de los administradores y del personal de la organización general.

4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que

requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de

desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas

pertinentes.