DEFINICIÓN:

La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración:

 George Terry

"La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias para realizar los objetivos organizacionales."

 Idalberto, Chiavenato

"La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa."

 David, Ewing

"La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían"

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función
determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es
un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe
hacerse, como, cuando y en qué orden debe hacerse.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:
Las características más importantes de la planificación son las siguientes:
1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza
continuamente en la empresa.
2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.
3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la
planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un
curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman;
debe abarcar la organizacióncomo totalidad.
6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor:
el proceso administrativo.
7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la
asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con
anterioridad.
8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A
medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una
nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.
9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las
demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo
momento y en todos los niveles de la organización.
10. La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias
actividades para conseguir los objetivos previstos.
11. La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de
introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente
programados para el futuro.
VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN
Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier
organización. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
1. Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se
logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
2. Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a
evaluar los campos clave para posible una posible participación.
3. Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una
complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.
4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación esta dando los
resultados buscados.
5. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace
los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos.
6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las
relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las
actividades administrativas.
7. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.
8. Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección
confiada y agresiva.
DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.
1. La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de un plan
está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales
fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
2. La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su contribución
real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.
3. La planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el
presente que el futuro.
4. La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a una forma rígida de
ejecutar su trabajo.
5. La planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan
decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un
plan.
6. La planificación es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que quienes hacen la planificación
tienden a exagerar su contribución.
7. La planificación tiene limitado valor práctico. Algunos afirman que la planificación no solo es demasiada teórica.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
Los principios de la planificación más importantes son los siguientes:
 Principio de la contribución a objetivos – el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar la
consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal.
 Principio de la primacía de la planificación – la primera función administrativa que desempeña la gerencia es la
planificación, que facilita la organización, la dirección y el control.
 Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia – la planificación tiene su origen en la alta
gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma mas eficaz de
lograrlos es por la planificación.
 Principio de la penetración de la planificación – la planificación abarca todos los niveles de la empresa.
 Principio de la eficiencia de operaciones por planificación – las operaciones eficientes se pueden efectuar
mediante un proceso formal de planificación que abarca
objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.
  Principio de la flexibilidad de la planificación – el proceso de planificación debe ser adaptable a las condiciones
cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organización.
 Principio de sincronización de la planificación – los planes a largo plazo están sincronizados con los planes a
mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, par alcanzar mas eficaz y económicamente los
objetivos de la organización.
 Principio de los factores limitantes – la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de
obra, dinero, máquinas, materialesy administración) conjuntándolos cuando elaboren los planes.
 Principio de estrategias eficaces – una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar
los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores.
 Principios de programas eficaces – para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la
planificación a corto y largo plazo y debe n estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional.
 Principios de políticas eficaces – las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante estas es posible
relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables,
flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de políticas superiores.

CONCEPTO DE PLANIFICACIÓN
La planificación, la planeación o el planeamiento, es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado.
En el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para
concluirse exitosamente. Otras definiciones, más precisas, incluyen «La planificación es un proceso de toma de decisiones
para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden
influir en el logro de los objetivos». Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de
planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes ámbitos, niveles y actitudes.

DEFINICIÓN DE PLANIFICACIÓN
A lo largo de la historia son muchos los autores que han hecho una definición de planificación:

 Definición de Stoner, 1996: «Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas»
 Definición Ortiz: «Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para
alcanzar sus objetivos»
 Definición Sisk: «Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da
como resultado un curso de acción recomendado: un plan»
 Definición de Goodstein, 1998: «Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el
logro de los mismos antes de emprender la acción»
 Definición Ackoff, 1981: «La planificación… se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir…
antes de que se requiera la acción»
 Definición de Murdick, 1994: «Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo,
y cómo deberá hacerse»
 Definición Cortés, 1998: «Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para
alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado» (Cortés,
1998).
 Definición Jiménez, 1982: «Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para
lograr el objetivo.»
 Definición Jiménez, 1982: «La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los
objetivos»
 Definición Terry, 1987:«Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para
formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales»
Como curiosidad podemos decir que en todas las definiciones se repite algo y es la de plantear que planificar es establecer
metas y definir cómo se van a conseguir. Resumiendo podemos decir que la planificación es el ejercicio ejecutado con el
fin de reducir el riesgo en la empresa y organizar los medios productivos de acorde con los objetivos buscados.

PARA QUÉ SIRVE LA PLANIFICACIÓN

La planificación es algo esencial en el trabajo de un gestor ya que es la que le permitirá conseguir sus objetivos. Planificar
supondrá crear una herramienta con la que conseguir valor, una herramienta que nos ayuda a obtener resultados.
Si tuviésemos que hacer un símil sobre el concepto de la planificación diríamos que es como la locomotora de un tren que
arrastra las restantes actividades y si esta no estuviese en marcha el resto de vagones estarían parados.
Planificar supone analizar y estudiar los objetivos propuestos así como la forma en la que vamos a conseguirlos. La
Planificación es una herramienta de acción para decidir que vamos hacer y porqué, supone crear un plan. Crear un plan
tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica muchas dudas acerca del trabajo a realizar:

 Define necesidad de recursos para conseguir objetivos

 Clarifica las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados.
 Cuantifica los niveles de desempeño para tener éxito
 Establece prioridades
 Clarifica debilidades y fortalezas para conseguir objetivos

Una buena planificación de tareas implica preparación y se estructura en torno a una distribución óptima del
tiempo disponible.
Sigue los siguientes pasos si buscas cómo planificar tareas en forma efectiva y llevar a tu equipo a mejores resultados.

PASO 1 - DEFINIR LOS OBJETIVOS DE MI PLANIFICACIÓN DE TAREAS

La primera pauta para una buena planificación es claramente definir los objetivos a alcanzar y no desviarse de ellos.
 Los objetivos deben ser SMART (en relación a su siglas esto significa: específicos, medibles, alcanzables,
realistas y oportunos).

 Deben formularlos en términos positivos. Por ejemplo: "La implementación de la nueva modalidad de
reuniones permitirá que nuestro tiempo se optimice de tal manera que logremos un mejor desempeño de equipo".

Esto tiene implicancias positivas en la motivación de los participantes del proyecto.

PASO 2 - FIJAR PLAZOS

Cuando estableces un determinado lapso de tiempo estás creando sentido de urgencia para realizar las acciones a realizar.

En proyectos cortos (máximo 120 días) es recomendable trabajar sobre una base diaria. En iniciativas de mayor duración
la base podría ser semanal o quincenal.

PASO 3 - IDENTIFICAR LOS PRINCIPALES OBSTÁCULOS

Debes ser capaz de saber cuáles son los posibles problemas que pueden surgir en el camino. De otro modo no podrás
planificar o adelantar estrategias para resolverlos.

PASO 4 - IDENTIFICAR LAS HABILIDADES Y EL CONOCIMIENTO REQUERIDO

Determinar las habilidades y conocimientos de los responsables es necesario para su desarrollo efectivo y eficiente.

PASO 5 - IDENTIFICAR LOS INDIVIDUOS, GRUPOS Y ORGANIZACIONES CON LAS CUALES VAS A
TRABAJAR

Acudir a la gente apropiada es encontrar la solución adecuada. Delegar y cooperar es clave para una planificación exitosa.
Saber qué grupos e individuos son los más preparados para afrontar las tareas claramente da una ventaja enorme en esto.
PASO 6 - DESARROLLO DEL PLAN DE ACCIÓN

Muchas de las tareas a adelantar deberán fraccionarse. Un plan de acción es el trabajo diario bajo condiciones de
planificación previa, a modo de cronograma.

Estas condiciones contemplan desde las labores a desarrollar, el tiempo que se les dedicará y las personas que las
ejecutarán, hasta las contingencias que se puedan presentar y sus posibles soluciones.

“La planificación apropiada evita una ejecución deficiente.”

Una buena planificación estratégica debe considerar:

1. Determinar objetivos a largo plazo

2. Analizar los factores internos que causan las cuestiones más importantes
3. Crear opciones estratégicas que traten esas cuestiones, priorizándolas
4. Decidir entre las opciones
5. Monitorear los resultados de las etapas del proceso de planificación estratégica

Modelos de procesos de planificación estratégica

Hay 5 modelos entre los cuales usted puede elegir en el momento de aplicar la planificación estratégica en su empresa.
Son todos eficaces, y usted debe elegir el que sirve mejor para su organización.

1 – Estrategia básica de planificación

Este modelo de planificación es el más básico y es adecuado para nuevas organizaciones que nunca hicieron el proyecto
antes, empresas pequeñas o muy ocupadas.

Las etapas de ese proceso de planificación estratégica son las siguientes:

 Identifique el propósito
 Identifique abordajes y estrategias específicas
 Identifique planes de acción para lograr la estrategia
 Controle y actualice el plan

2 – Proceso de planificación estratégica basado en cuestiones

Esta estrategia es una mejora del plan básico, y se utiliza en empresas que quieren aprofundarse en la planificación
estratégica.

Las etapas de su proceso son:

 Análisis SWOT – puntos fuertes, debilidades, oportunidades y amenazas

 Las partes interesadas identifican las mayores cuestiones y los objetivos
 Revisar la misión, visión y los valores de la empresa
 Desarrollar planes de acción (si es posible, anuales)
 Establecer el presupuesto
 Ejecutar y monitorear

3 – Plan estratégico de alineación

El enfoque de este modelo de proceso de planificación estratégica es alinear la misión de la empresa con sus recursos.
Puede ser útil para los negocios que quieren entender por qué sus objetivos no alcanzan los resultados esperados, o que
quieren ajustar sus metas.

 Delinear la misión, los recursos y las acciones

 Identificar lo que está funcionando y lo que necesita cambiar
 Determinar cómo ocurrirán esos cambios
 Añadir los cambios al proceso de planificación estratégica

4 – Planificación estratégica de escenarios

Es mejor cuando se utiliza junto con otros modelos para asegurar que el pensamiento estratégico se incorpora en el
proceso.

Las etapas de ese proceso de planificación estratégica son:

 Los participantes proyectan diferentes escenarios que pueden ocurrir externamente e afectar a la empresa.
 Para cada escenario, se proyectan tres posibilidades: la peor, la mejor y la razonable
 Se hace un brainstorm de cómo respondería la organización a cada una de las posibilidades de la mejor manera
posible
 Agréguelo a la planificación estratégica

5 – Proceso de planificación estratégica orgánica

Este plan estratégico es diferente de los otros. Se desarrolla de una forma mucho más natural que los anteriores, que
siguen una formación más lineal y estructurada.

Este plan progresa naturalmente a través de un enfoque continuo en valores comunes y una comunicación consistente
entre los participantes.

 Aclare los valores culturales de la empresa

 Articule la visión
 Converse sobre qué procesos son necesarios para llegar a esa visión y cómo se conducirán
 Establezca una cultura que recuerde a todos que ese tipo de proceso de planificación estratégica nunca acaba y
siempre se debe actualizar.
 Enfoque en el aprendizaje y en la reflexión
TIPOS DE PLANIFICACIÓN.
1. PLANIFICACIÓN NORMATIVA O TRADICIONAL:
Es un modelo de planificación que se rige por una serie de normas o parámetros previamente establecidos por el estado.
La planificación tradicional o normativa presenta las siguientes características:
 Tiene una permanente capacidad para auto criticarse y evolucionar.
 Ha hecho el acopio de numerosísimas técnicas de análisis y predicción.
 Ha desarrollado todo un complejo sistema institucional y legal propio.
 Cuenta con una vastísima experiencia en los más diversos campos de aplicación.
 Dispone de un considerable conjunto de instituciones para la investigación y docencia, de donde han salido los
elementos más relevantes de su revolución actual.
 Su gran fortaleza es su familiaridad con los problemas propios del desarrollo económico – social visto desde el
ángulo gubernamental.
 El planificador es “omnisciente”.
 Se subdivide en: Centralizada (Países socialistas) y Mixta, Pluralista, o Indicativa (Países de Latinoamérica).
 Utiliza conceptos de Políticas, Proyectos, Acciones y Recomendaciones como proposiciones vagas de contenido
de ejecución.
2. PLANIFICACIÓN SITUACIONAL:
Para este enfoque la planificación es: “calcular, presidir y preceder las acciones para llevar una situación inicial a otras,
hasta llegar a la situación que el actor pretende alcanzar”. (Castellano, 1998)
Otra definición dice que: “Es aquella que se genera por instancias de discusión, cálculos y análisis de los actores de una
organización que construyen una situación objetiva de un determinado acto social”. (Amarista – Camacho, 2004)
Este tipo de planificación posee las siguientes características:
 Es una herramienta para el cambio social.
 Tecnológicamente, aborda la anticipación simulada por la práctica.
 Asume supuestos más realistas, ya que quién planifica está dentro de la realidad y coexiste con otros actores que
también planifican.
 No tiene un diagnóstico único, ni una verdad objetiva, sino una explicación situacional.
 Se articula lo político con lo económico pues su horizonte es político y el futuro es incierto.
 Es un proceso que no se agota en el tiempo, siempre está en acción.
 Entre la relación del “debe ser” y el “puede ser” tiene expresión “lo viable” que presenta aspectos económicos,
institucionales, culturales y políticos.
 Concibe la norma como la orientación direccional entorno a la cual es necesario construir las condiciones para su
cumplimiento, es decir, lo normativo tiene validez, pero no constituye de por sí el plan.
La planificación situacional se da en cuatro momentos básicos, los cuales son:
1. El momento explicativo se basa en flujogramas de causa – efectos para cada problema considerado; las
manifestaciones más visibles de dichos problemas se anotan como fenoproducción. Sus causas más inmediatas,
resultado de la acumulación de e institucionalización de ciertos hechos, como fenoestructura; y las causas más
profundas, en la raíz misma de la sociedad, como genoestructura.
2. En el momento normativo se establece el “deber ser”. Determina los objetivos. Luego de la explicación
situacional se diseñan los proyectos con visión de futuro, las operaciones y acciones que enfrentan los problemas
en forma consistente con la situación objetivo perseguida.
3. En el estratégico, mediante un análisis de viabilidad económica, técnica, política e institucional, el “poder ser”. Es
decir, se analizan las distintas formas en las cuales sea posible sortear los obstáculos y restricciones que dificultan
la ejecución de los proyectos, de las acciones y de las estrategias para cada actor y operaciones. Se ubican las
trayectorias y se selecciona el curso de acción sobre el cambio situacional esperado.
4. Finalmente, en el momento operacional se pone en funcionamiento la “voluntad de hacer”, lo cual
tradicionalmente ocurre a través de la práctica diaria de los gobiernos y en el situacionismo a través de la Sala de
Situaciones, donde están juntos políticos y técnicos, apoyados por un banco de datos, analizando el cambio diario
de la realidad y tomando decisiones al respecto.
La planificación situacional utiliza los siguientes instrumentos: Flujograma situacional (momento explicativo), programa
direccional (momento normativo), análisis de viabilidad (momento estratégico) y el análisis de coyuntura (momento
táctico – operacional).
3. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
A este tipo de planificación, Steiner la define así: “la planificación estratégica es un proceso continuo y sistémico que
relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulación
de un conjunto de planes interrelacionados”.
La planificación estratégica tiene las siguientes características:
 Permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como principio rector.
 Tiene su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de consolidación de la llamada Planificación
Tradicional.
 Para definir los elementos estratégicos, se parte del proceso de investigación sistemática interna y externa.
 Es un sistema que tiene la capacidad de autoreproducción y organización (Autopoietico).
 Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo.
 Su centro práctico es la coyuntura, y se refiere al cálculo que precede y preside la acción.
 Se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y reglamentos.
 Reconoce la incertidumbre y que la realidad es un sistema complejo.
 Rechaza la posición reactiva para adoptar una posición preactiva, aún con los riesgos que ello supone.
 Se sustenta en tres grandes pilares: el usuario, la propia organización y los competidores.
 Descansa en la formulación de tres tipos de planes fundamentales como son los planes estratégicos de largo plazo;
los programas a mediano plazo, los planes operativos y presupuestos a corto plazo.
En este enfoque de planificación se realizan planes estratégicos o planes de acción, los cuales son los que permiten definir
las acciones, concretar las estrategias y las distintas herramientas a utilizar para lograr los objetivos de la empresa. Para su
elaboración se tienen las siguientes etapas:
1. Definir la misión de la empresa para identificar el alcance de sus servicios o productos. Se selecciona los
objetivos globales que pretenden alcanzarse a largo plazo y el espacio deseado.
 2. Las estrategias específicas que cada negocio de la empresa diseña para la definición de los productos o servicios
que presta, los clientes que desea captar.
3. La constante vigilancia que las empresas dominantes, de un sector determinado, deben mantener hacia el resto de
las empresas que puedan amenazar su privilegiada posición.
4. Se busca formular con la base en las competencias distintas alternativas posibles encaminadas a la implantación
de nuevos negocios en el mercado, tomando en cuenta calidad y precio.
La planificación estratégica usa varias herramientas básicas que permiten alcanzar las metas propuestas. Algunas de ellas
son: Análisis FODA, Hoja de verificación, estratificación, diagrama de causa – efecto, diagrama de pareto, histograma y
matriz de selección.
4. PLANIFICACIÓN TÁCTICA OPERACIONAL:
La planificación táctica operacional se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben
realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Entre sus características están:
 Se da dentro de los lineamientos de la planificación estratégica y la planificación táctica.
 Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio.
 Trata con actividades normales programables.
 Se maneja información interna y externa.
 Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.
 Cubre períodos cortos.
 Está orientada hacia la administración de recursos.
 Sus parámetros principales son la efectividad y la eficiencia.