TALLER 3.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVCIOS
TECNOLOGIA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA 2142119
COMPETENCIA LABORAL: Organizar archivos de gestión
de acuerdo con normativa
RESULTADO DE APRENDIZAJE: 01 reconocer las
agrupaciones documentales producidas por las unidades
administrativas de acuerdo con sus funciones,
procedimientos, normativa y políticas de la organización.

Criterios de evaluación: Aplica la estructura orgánico-

funcional para la elaboración de cuadros de clasificación
documental en la organización de los archivos de
gestión / Determina las agrupaciones documentales,
según la estructura orgánico-funcional de la empresa
para a clasificación documental.
Autor: Jorge Armando Varela Rendón
Instructor Area de Gestión Documental
 1. IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES DOCUMENTALES

AGRUPACION DOCUMENTAL
FONDO
SECCIÓN 10
SECCION 20
SUBSECCIÓN 21
SUBSECCIÓN 22
SUBSECCIÓN 23
SECCION 30
SUBSECCION 31
SUBSECCION 32
SECCIÓN 40
SUBSECCIÓN 41
SUBSECCIÓN 42
ENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES DOCUMENTALES

NOMBRE
SECCIÓN 10

N FUNCIONES
Preparar y presentar los informes sobre las actividades realizadas en
desarrollo de su gestión, con la oportunidad y periodicidad requeridas,
1 con base en los resultados y observaciones contenidas en los
documentos de trabajo.
Atender los requerimientos de información por parte del público de
forma directa, o remitiéndolo a los funcionarios competentes, tramitar
2 respuestas a los derechos de petición interpuestos ante el ejecutivo
municipal de acuerdo a los términos de ley.
Elaborar los planes y politicas estrategicas del municipio para alcanzar
3 objetivos de su misión y visión de acuerdo con el Plan Nacional de
Desarrollo.
4 Coordinar el desempeño del Consejo Municipal de Gestión del Riesgo.

SECCIÓN 20

N FUNCIONES
Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones con la lista de bienes, obras y
servicios que pretenden adquirir durante el año y en los que La entidad
1 estatal señala la necesidad y la obra o el servicio que satisface esa
necesidad, por medio del clasificador de bienes y servicios, e indicar el
valor estimado del contrato.
2 Supervisar los convenios inherentes a la dependencia.
Coordinar junto con el Alcade municipal el Comité Institucional de
3 Gestión y Desempeño

SUBSECCIÓN 21

N FUNCIONES
Controlar el proceso de eliminación documental, resultado de la
aplicación de las disposiciones finales registradas para series y
1 subseries en Tablas de Retención Documental y Tablas de valoración
documental.
Establecer las acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como
fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a
mantener las características físicas y funcionales de los documentos de
2 archivo conservan con sus características de autenticidad, integridad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través del
tiempo.
Proyectar y presentar el Plan Institucional de Archivos -PINAR-de la
3 entidad, con la planeación de la función archivística, en articulación con
los planes y proyectos estratégicos de la entidad.
 Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central, que permita el
control y recuperación que describe de manera exacta y precisa las
4 series o asuntos de los documentos que se encuentran en el Archivo
Central.

SUBSECCIÓN 22

N FUNCIONES
Dirigir y coordinar el recurso humano que presta sus servicios a la
1 administración municipal
Elaborar la Nomina de la entidad, con la relación de pago en la cual se
registran los salarios, las bonificaciones y las deducciones de un
2 periodo determinado, que realiza una entidad a sus funcionarios en
cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Coordinar el el Comité Paritario de Salud y Seguridad en el trabajo de
3 la entidad.
Diseñar actividades para el desempeño eficaz y el compromiso de los
4 funcionarios de la entidad.

SUBSECCIÓN 23

N FUNCIONES
Controlar y registrar los bienes de la entidad que definitivamente se dan
1 de baja tanto físicamente, como de los registros contables e inventarios
que forman parte del patrimonio de la entidad.
Controlar la salida material y real de un bien o elemento del almacén,
2 de tal forma que se cuenta con un soporte para legalizar los registros
en almacén.
Controlar el ingreso material y real de un bien o elemento al almacén de
3 la entidad

SECCIÓN 30

N FUNCIONES
1 Preparar el Plan Financiero Plurianual del municipio
Proveer y consolidar la información, las estadísticas, los modelos y los
2 indicadores financieros del municipio.
Rendir los informes periódicos de gestión que le sean solicitados por el
3 Alcalde, las dependencias al interior de la Administración Municipal y
demás autoridades competentes.
Conceptuar sobre los proyectos de acuerdo, leyes, decretos,
4 resoluciones y demás actos administrativos, que se relacionen o
influyan directamente en los asuntos tributarios del municipio.
SUBSECCIÓN 31

N FUNCIONES
Elaborar y registrar los comprobantes de egreso con la síntesis de las
1 operaciones relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.
Elaborar y registrar los comprobante de ingreso con el resumen de las
2 operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo o documento que
lo represente.
Elaborar la Conciliación Bancaria con la comparación entre los datos
informados por una institución financiera, sobre los movimientos de una
3 cuenta corriente o de ahorros, con los libros de contabilidad de la
entidad contable pública, con explicación de sus diferencias, si las
hubiere.

SUBSECCIÓN 32

N FUNCIONES
Verificar y registrar la existencia de apropiación presupuestal disponible
1 y libre de afectación para la asunción de compromisos, con cargo al
presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
Elaborar la la estimación detallada de los diferentes rubros
presupuestales para cada vigencia fiscal y que ofrecen información
2 ampliada sobre los valores proyectados en el primer año de las
Propuestas Presupuestales de Mediano Plazo correspondientes.
Presentar al despacho del Alcade y al Consejo Municipal los informes
3 de la ejecución del gasto, a nivel de compromisos y obligaciones, del
presupuesto de la entidad.

SECCIÓN 40

N FUNCIONES
Coordinar la elaboración, ejecución y seguimiento del Plan de
Desarrollo del municipio y articular con las demás dependencias
1 municipales, las políticas de corto, mediano y largo plazo para el
desarrollo físico, social, económico, ambiental y administrativo
municipal
Velar por el crecimiento ordenado del Municipio, el mejor
aprovechamiento del territorio en las áreas urbanas y coordinar la
2 elaboración, reglamentación, ejecución y evaluación del Plan de
Ordenamiento Territorial
Coordinar el diseño y la implementación de los instrumentos de
3 focalización para la asignación de servicios sociales básicos y para la
administración del SISBEN.
 Rendir los informes periódicos de gestión que se le soliciten por el
4 Alcalde y dependencias al interior de la administración municipal y
demás autoridades competentes.

SUBSECCIÓN 41

N FUNCIONES
Dirección, coordinación y control de planes de mejoramiento
1 institucional derivados de las auditorías externas e internas.
Coordinar la estrategia de lucha contra la corrupción y atención al
2 ciudadano que adoptan las entidades en cumplimiento de las
disposiciones establecidas por la Ley 1474 de 2011
Formular los manuales procesos y procesos del Sistema Integrado de
3 Gestión
Informar sobre el seguimiento a las acciones y estrategias adoptadas
4 para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Control –
MIPG.

SUBSECCIÓN 42

N FUNCIONES
Dirigir, coordinar y contratar la ejecución de las obras de construcción,
mantenimiento y adecuación de la infraestructura municipal, del
desarrollo urbanístico, malla vial municipal e intermunicipal, de
1 acueducto, saneamiento básico, prevención de desastres y de
asentamientos subnormales, que se ejecuten a través de convenios o
por delegación
Planeación, formulación, dirección, evaluación y control de planes
2 parciales, tácticos y operativos en materia de obras públicas,
equipamiento e infraestructura y saneamiento básico.
Formulación, coordinación, seguimiento y control del programa de
rutas, procesos y servicios operativos, que deban ejecutarse y
3 cumplirse a través de la maquinaria y vehículos a cargo de la
secretaría.
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

 ALCALDIA MUNICIPAL DE
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUME
SAN MIGUEL

CODIGO
DEPENDENCIA SERIE DOCUMENTAL
DEPENDENCIA

10

10

10

10

20
20

20

21

21

21

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22

22

22

22

23

23
23

30

30

30

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31
31

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32

40

40
40

40

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41

41

41
42

42

42
DRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 01

SUBSERIE DOCUMENTAL TIPOS DOCUMENTALES

 Plan de conservación
Informe documental. Acta
Anexos del informe de Acto administrativo de Anexos del acta
rendición de cuentas aprobación.

Convocatoria a elección comité.

Acta Acto administrativo de representantes por parte de la
Acta de Eliminación Anexos del acta dirección.
Acto administrativo de conformación del comité.
Comunicación interna citación a comité.
Acta de Comité Paritario de Salud.

Comprobante contable de
Derecho de Petición. egresos Estudio de Viabilidad
Respuesta Derecho de Soportes contables Estudio de Factibilidad
Petición. Plan de ordenamiento territorial

Diagnóstico de acciones Estudio previo.

estratégicas. Inventario Documental Estudio de mercado.
Plan Estratégico Certificado de disponibilidad presupuestal.
Institucional. Contrato.
Acta de inicio.
Otrosí o modificaciones al contrato.
Cronograma estimado de obra.
Diagnóstico de Informes de interventoría
Concepto técnico de los bienes. Acta de inicio de obra.
necesidades. Relación de bienes a dar baja. Orden de pago.
Plan de bienestar Autorización de baja de bienes. Acta de liquidación.
Comprobante de Baja de bienes de almacén.

Plan financiero
Solicitud de egreso de bien de almacén.
Registro de salida. Acto administrativo de nombramiento o contrat
Comprobante de egreso de almacén. Hoja de Vida (Formato Único Función Pública).
Soportes documentales de estudios y experienc
cargo.
Comprobante contable de Certificado de Antecedentes Fiscales.
ingresos Certificado de aptitud laboral (examen médico d
Soportes contables Solicitud de ingreso de los bienes a almacén. Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión,
Acta de recibo.
Comprobante de ingreso de bienes a almacén.

Extractos bancarios.
Conciliación Bancaria
Comunicación oficial - Solicitud concepto Tecnico
Comunicación oficial – remisión del concepto
jurídico.
Concepto Tecnico
Informe MIPG

Justificación del Anteproyecto.

Anteproyecto del presupuesto de ingresos. Hoja de vida del indicador.
Anteproyecto del presupuesto de gastos. Matriz de despliegue de indicado
Registros de Cálculo de los ingresos corrientes por producto. Informe de comportamiento de i
Registro de Clasificación económica de los gastos. Financieros
Registro de Proyección de Planta de personal del año próximo.
 Justificación del Anteproyecto.
Anteproyecto del presupuesto de ingresos. Hoja de vida del indicador.
Plan Institucional PINAR Anteproyecto del presupuesto de gastos. Matriz de despliegue de indicado
Informes de seguimiento Registros de Cálculo de los ingresos corrientes por producto. Informe de comportamiento de i
Registro de Clasificación económica de los gastos. Financieros
Registro de Proyección de Planta de personal del año próximo.

Informe
Anexos del informe de Programa
Gestión Anexos
Registro de novedades de nómina
Planilla de nomina
Plan de desarrollo
Plan de infraestructura Actas de reunión
Informe de ejecución del plan de desarrollo

Ficha Técnica.
Reporte SIIF. Cronograma de uso
Informe de ejecución Registros de mantenimiento preventivo y
presupuestal correctivo

Informe
Plan anticorrupción Anexos del informe de Gestión
Informes de atención al ciudadano
Plan Anual de
Adquisiciones

Solicitud de Certificado de Disponibilida

Certificado de Disponibilidad Presupues
Informe de auditoría gubernamental.
Plan de Mejoramiento.
Acta de reunión.
Informe de seguimiento al plan de mejoramiento.

Manual del sistema integrado de gestión

Manual de procesos
Manual de Procedimientos

Estudios previos.
Solicitud elaboración de convenio.
Certificados de Disponibilidad Presupuestal.
Minuta de convenio.
Acto administrativo de establecimiento del convenio.
Acta de iniciación del convenio.
Informe de actividades del convenio.
Actas de finalización del convenio.
Acto administrativo de establecimiento del convenio.
Acta de iniciación del convenio.
Informe de actividades del convenio.
Actas de finalización del convenio.
 Acta
Anexos del acta

té.
sentantes por parte de la
rmación del comité.
n a comité.
alud.

dio previo.
dio de mercado.
ficado de disponibilidad presupuestal.
rato.
de inicio.
sí o modificaciones al contrato.
ograma estimado de obra.
mes de interventoría
de inicio de obra.
n de pago.
de liquidación.

administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio

de Vida (Formato Único Función Pública).
tes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del
.
ficado de Antecedentes Fiscales.
ficado de aptitud laboral (examen médico de ingreso).
ciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

Hoja de vida del indicador.

Matriz de despliegue de indicadores.
Informe de comportamiento de indicadores
Financieros
 Hoja de vida del indicador.
Matriz de despliegue de indicadores.
Informe de comportamiento de indicadores
Financieros

Registro de novedades de nómina

Planilla de nomina

Informe
Anexos del informe de Gestión

Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.