N 2 )

G 0 0
A 2
I O E L EL
OR D D
IT VO 42
S
O A O TI 0
EP M D
R OR E R
N CU
(A
 R :
O
P GE NA
Z
E
D O TA P ÉR
T A C A R Í
C OS
A A
E N ILO R
A RB
E S A M A
S E
G
B A
R N
C O
P UA IND ME ELI L
S
I P
J AL E F
G G E I Y
AN DR NA
AN IA
TR
 ACUERDO 042 DEL 2002
Su función es establecer los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades publicas y privadas,
cumpliendo funciones publicas regulando un inventario único
documental.

En este acuerdo podemos encontrar diferentes artículos que difieren y

nos establece los mecanismos de organización archivística que
utilizamos en la gestión documental.
 ARTICULO #1: OBJETO
Establece los criterios que se deben manejar en la organización de archivos de gestión en
las entidades de carácter publico y las entidades publicas que tienen funciones
publicas.
Esto se lleva a cabo gracias a los artículos 8°y 9° de la ley 594 del 2000.
 ARTICULO #2 : OBLIGATORIEDAD DE
LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
Cada empresa adscrita a este acuerdo debe cumplir con los requisitos mínimos de la
organización archivística y en conformidad con los procedimientos a realizar en los
archivos de gestión.
 ARTICULO #3 : CONFORMACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y
RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE
UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
Las unidades que trabajan deben con fundamentos velar por la conformación,
organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta
los principios de la gestión documental.
El jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta,
conservación y custodia del archivo de gestión.
 ARTICULO #4 : CRITERIOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE
GESTIÓN.
La organización de un archivo de gestión
debe basarse en una tabla de retención
documental debidamente aprobada.
En la parte de la apertura se identifican
las carpetas reflejándose las series y
subseries correspondientes.
En la parte física los documentos deben
ubicarse conforme a los expedientes y
se ordenaran de tal manera se puedan
evidenciar el desarrollo de los
tramites, los documentos con fecha
más antigua serán los primeros
documentos que se encontraran al
abrir la carpeta y con los de las fechas
más recientes se encontraran al final.
Las series y subseries que integran los
tipos de unidades documentales
estarán debidamente foliados con el
fin de facilitar su ordenación,
consulta y control.
Las transferencias primarias se
efectuarían en una tabla de
retención documental, Se
identificarán, por código de
dependencia (cuando se trate de
transferencias primarias), fondos,
sección legajos con su respectivo
número, numero consecutivo de la
caja, número de expedientes y
fechas.
 ARTÍCULO #5 : CONSULTA DE
DOCUMENTOS
La consulta de los documentos en los archivos de gestión, por parte de otra dependencia o
de los ciudadanos, debe efectuarse, accediendo a los documentos dependiendo el
soporte.
Si los interesado expiden copias o fotocopias, solo serán autorizadas por el jefe o
funcionario encargado de esa facultad y solo se permitirá si la información no es de
carácter reservado conforme a la constitución o leyes.
 ARTÍCULO 6º. PRÉSTAMO DE
DOCUMENTOS PARA TRÁMITES
INTERNOS.
Cuando se quiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de
préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se
consigne la fecha del préstamo.
Identificación completa del expediente, numero total de folios, nombre y cargo
de quien retira el expediente y termino perentorio para su devolución.
 ARTÍCULO 7º. INVENTARIO DOCUMENTAL.
LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ADOPTARÁN EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL,
JUNTO CON SU INSTRUCTIVO
Instructivo Formato Único de Inventario Documental :
Nos da las pautas y los pasos de lo que es y como debe ser un inventario documental,
como lo son :
Entidad remitente, entidad productora, unidad administrativa, oficina productora,
transferencias, numeración de hojas, registro de entrada, código, series, subseries o
asuntos, fechas extremas, soportes, notas, registros, nombres de quien los elabora y
nombre de quien los recibe.