TRANSPARENCIA EN RIESGO: LA GESTION DE DOCUMENTOS COMO

ESTRATEGIA DE PREVENCION- VALORACIÓN DOCUMENTAL: TEORÍA Y

METODOLOGÍA

Presentado por:

Angie Melissa García Pérez

Presentado a:

Jorge Armando Varela Rendón

INSTRUCTOR JEFE DE PROYECTO

SENA

REGIONAL TOLIMA

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

FICHA DE CARACTERIZACIÓN 2142119

TOLIMA

2020
 DESCRIPCION

Tema basado en la transparencia que debe haber siempre a la hora de gestionar documentos,
con una serie de factores importantes como lo son la desclasificación, la claridad y la precisión
donde ellos allí se relacionan y se basan en llevar una transparencia con excelencia.

La transparencia en realidad es muy importante para la gestión documental ya que es un

apoyo fundamental en la organización y función a la hora de realizar trámites y así mismo
brindar una información fiable a la hora de brindar un buen servicio en la parte documental,
con factores importantes como la trazabilidad de información, la integración en la trasparencia
y un sistema de gestión documental.

Así mismo se identifican los riesgos como .Fuentes tangibles o intangibles del riesgo, Causas y
acontecimientos, sucesos y hechos, Amenazas y oportunidades, Vulnerabilidades y
capacidades, Cambios en el contexto interno o externo, Limitaciones del conocimiento y la
fiabilidad de la información.

La valoración documental se define como fase del tratamiento archivístico que consiste en
analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando
los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
TRANSPARENCIA?

 DESCLASIFICACION: publicación de información a acceso de información en los

documentos disponibles.
 CLARIDAD: aquello que se publica pero que se pueda comprender
 PRECISION: información que este correlacionada con el documento original; que lo
que se publica sea creado, gestionada totalmente verdadero y no información
prefabricada que no tenga que ver con la fuente de información.

Estos factores se relacionan con la transparencia, pero donde se quiere llegar realmente es a
la excelencia de la transparencia, en donde estos tres puntos se relacionan de manera
satisfactoria.

EXISTE RELACION CON LA GESTION DOCUMENTAL?

En realidad si existen muchas relaciones como los documentos que sirven en el apoyo de las
organizaciones, para que puedan cumplir sus funciones y así mismo realizar tramite, una de las
materias primas de la organización y así mismo rendir cuentas de manera confiable.

Los trazabilidad de la información, ser capaces de llegar a la fuente a el origen de la

información publicada, como los documentos que nosotros custodiamos y cuidamos que nos
aseguramos de que se conserve, también es importante ya que esa trazabilidad de
información se consigue por el contexto de metadatos e información , cuando se habla de
documentos no solo de habla de documentos si no de datos de información y expedientes en
general, lo que permite tener una evidencia fiable de aquello que a pasado para asi mismo
rendir cuentas de manera confiable y trasparente con información real.

La integración factor importante en la transparencia, con el ciclo de vida de los documentos

Sistema de gestión documental: en el cual los documentos se crean se gestionan se les da
acceso pueden utilizarse y reutilizarse esta información y luego va a la fase de disposición
donde decidimos si se pueden eliminar o conservarse.

Y todo esto que tiene que ver con el riesgo?

Gestión de riesgos documentales conjunto de actividades que se trabajan de manera

acordonada a través de unas técnicas específicas atreves de una metodología sistemática
aplicando las metodologías a los procesos de la gestión de documentos y archivos, por eso no
tenemos que inventar nada porque ya hay una serie de recursos que ya existen que están hay
unos más adscesibles que otros por lo tanto no tenemos que inventarnos nada para gestionar
riesgos documentales incluyendo la metodología que ya existe para poder gestionar nuestros
riesgos.

Identificación de riesgo: el objetivo es encontrarlos reconocerlos para esto necesitamos tener

información , relevante pertinente , actualizada y es aquí donde podemos ver como se
relaciona la la gestión de documento con la gestión de riesgos, en el sentido que para
identificar riesgos lo que necesitamos es información esa información la gestionamos atraves
de los sistemas de gestión documental, y si tenemos una buena gestión documental es mas
fácil de identificar riesgos atreves de esta información.

También es importante reconocer los riesgos así las causas no esté a nuestro control como
duplicidad documental, o perdida de información por control de versiones.

Los aspectos para considerar la identificación de riesgos:

 Fuentes tangibles o intangibles del riesgo

 Causas y acontecimientos, sucesos y hechos
 Amenazas y oportunidades
 Vulnerabilidades y capacidades
 Cambios en el contexto interno o externo
 Limitaciones del conocimiento y la fiabilidad de la información

Ejemplos de riesgos documentales

1. perdida de información, documentación

2. eliminación indebida de documentos

3. falta de garantías de accesibilidad

4. ubicación errónea o indebida de documentos

Transparencia en riesgo: está en riesgo cada vez que no se tiene en cuenta la gestión
documental que no se le da importancia que no se invierte en ello, que no ay personal
capacitado para llevar la gestión documental, no ay acceso diligente a la información, de la
misma manera no ay una rendición de cuentas fiable y no se puede confiar a esa información,
por qué no ay una gestión eficientes de las organizaciones se pierde tiempo y dinero así mismo
no ay garantías de ser trasparentes como se quiere ser por eso la transparencia está en riesgo
por un factor de corruptibilidad .

Por eso la gestión documental y la gestión de riesgos es importante y fundamental, porque se

anticipa, se previene, se deriva en la transparencia, se corrige se mejora la de la
organizaciones accediendo y facilitando resultados.

La gestión documental se deriva en varios pasos.

 Gestionar los riesgos documentales

 Afectación sobre la información de los documentos
 Afectación sobre el acceso a la documentación

*procesos de gestión documental controlados

*cumplimiento de requisitos de trasparencias

*rendición de cuentas confiables

DEFINICIÓN DE VALORACION

Proceso de análisis partiendo del nivel de la sociedad, organización, funciones y actividades o

documentos sobre la base de valores atribuidos a esos diferentes niveles con el fin de
determinar los plazos de custodia y el destino final de los documentos.

Punto de partida

La centrabilidad y relevancia:

Gran significado social que se caracterizan y definen la imagen del profesional archivista, área
de actividad mas difícil para el archivista, ya que presenta un problema que es posiblemente el
mas crucial de la información

Los archivista ejercen un enorme poder sobre el moldeo de la memoria colectiva de la

sociedad.

La creación, la adquisición, la clasificación, la descripción, la difusión, la preservación y el uso

de los documentos son todas ellas, deudoras de las decisiones tomadas en el momento de la
valoración.
Necesidad de valorar

*Inflación en la producción documental

*Desarrolla en la capacidad de producir y reproducir documentos

*Desarrollo y extensión de la democracia (transparencia y rendición de cuentas)

Debe estar documentado: para ayudar tanto a los usuarios del archivo como a los propios
archiveros a la hora de comprender que decisiones de valoración dieron resultado.

Los archiveros en su trabajo y sus archivos en cuanto el lugar de institución podría estudiarse,
en un futuro, tanto como sus fondos.

Estrategia de documentación: Si bien los repositorios habían estado implementando políticas

de recopilación durante algún tiempo, la idea de una estrategia de documentación era un
nuevo marco intelectual para guiar la práctica de los archivos. Samuels definió la estrategia de
documentación como "un plan formulado para asegurar la documentación de un problema,
actividad o área geográfica en curso (por ejemplo, el funcionamiento del gobierno del estado
de Nueva York, los sindicatos en los Estados Unidos, el impacto de la tecnología en el
entorno)". Mientras que las políticas de colecciones regían las opciones de tasación dentro de
un archivo institucional individual, una estrategia de documentación se basaría en el tema,
gobernando ese proceso en varios repositorios diferentes. Samuels señaló la importancia de la
colaboración entre instituciones complementarias, ya que cada archivo solo puede conservar
una pequeña fracción de los registros de documentos.

Puntos importantes

*lista las especies documentales para conservación

*instrumentos destinación

*propone pruebas para los valores informativos.

Dominios funcionales básicos:

*ciencia y tecnología

*seguridad e inteligencia

*patrimonio y cultura

*industria y desarrollo económico

*desarrollo de los recursos humanos

*relaciones internacionales y comercio.

Quien los valora:

*productores de documentos

*archivistas y empleados ejecutivas, así como posibles consultorías de historiadores o técnicas

en el área de documentación evaluada

*macro evaluación: archivistas

*estrategia de documentación: grupo de asesores dirigida y supervisara la estrategia pero

depende del archivero

*plan documental: centralidad del archivista, siendo responsable de su elaboración.

Conclusiones

*todos los modelos de la llamada archivística posmoderna ponen de relieve la necesidad de

una valoración de documentos para producir un patrimonio documental

*todos los modelos presentados desde schelenberg el punto de partida de la evaluación no es

el documento, todos ellos proponen un análisis más amplio con el objetivo de definir el
destino final de los documentos.

*no existe una oposición efectiva entre una teoría archivística moderna y posmoderna con
respecto a la valoración de documentos.

*los modelos propuestos aunque basados en diferentes puntos de partida, llevan a la

organización productora y sus funciones ( análisis funcional) en una ubicación privilegiada

*los debates sobre la valoración se realizan desde la perspectiva de los archivos permanentes.