TRANSPARENCIA EN RIESGO: LA GESTION DE DOCUMENTOS COMO

ESTRATEGIA DE PREVENCION- VALORACIÓN DOCUMENTAL: TEORÍA Y

METODOLOGÍA

Presentado por:

Angie Melissa García Pérez

Presentado a:

Jorge Armando Varela Rendón

INSTRUCTOR JEFE DE PROYECTO

SENA

REGIONAL TOLIMA

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

FICHA DE CARACTERIZACIÓN 2142119

TOLIMA

2020
TRANSPARENCIA?

 DESCLASIFICACION: publicación de información a acceso de información en los

documentos disponibles.
 CLARIDAD: aquello que se publica pero que se pueda comprender
 PRECISION: información que este correlacionada con el documento original; que lo
que se publica sea creado, gestionada totalmente verdadero y no información
prefabricada que no tenga que ver con la fuente de información.

Estos factores se relacionan con la transparencia, pero donde se quiere llegar realmente es a
la excelencia de la transparencia, en donde estos tres puntos se relacionan de manera
satisfactoria.

EXISTE RELACION CON LA GESTION DOCUMENTAL?

En realidad si existen muchas relaciones como los documentos que sirven en el apoyo de las
organizaciones, para que puedan cumplir sus funciones y así mismo realizar tramite, una de las
materias primas de la organización y así mismo rendir cuentas de manera confiable.

Los trazabilidad de la información, ser capaces de llegar a la fuente a el origen de la

información publicada, como los documentos que nosotros custodiamos y cuidamos que nos
aseguramos de que se conserve, también es importante ya que esa trazabilidad de
información se consigue por el contexto de metadatos e información , cuando se habla de
documentos no solo de habla de documentos si no de datos de información y expedientes en
general, lo que permite tener una evidencia fiable de aquello que a pasado para asi mismo
rendir cuentas de manera confiable y trasparente con información real.

La integración factor importante en la transparencia, con el ciclo de vida de los documentos

Sistema de gestión documental: en el cual los documentos se crean se gestionan se les da

acceso pueden utilizarse y reutilizarse esta información y luego va a la fase de disposición
donde decidimos si se pueden eliminar o conservarse.

Y todo esto que tiene que ver con el riesgo?

Gestión de riesgos documentales conjunto de actividades que se trabajan de manera

acordonada a través de unas técnicas específicas atreves de una metodología sistemática
aplicando las metodologías a los procesos de la gestión de documentos y archivos, por eso no
tenemos que inventar nada porque ya hay una serie de recursos que ya existen que están hay
unos más adscesibles que otros por lo tanto no tenemos que inventarnos nada para gestionar
riesgos documentales incluyendo la metodología que ya existe para poder gestionar nuestros
riesgos.

Identificación de riesgo: el objetivo es encontrarlos reconocerlos para esto necesitamos tener

información , relevante pertinente , actualizada y es aquí donde podemos ver como se
relaciona la la gestión de documento con la gestión de riesgos, en el sentido que para
identificar riesgos lo que necesitamos es información esa información la gestionamos atraves
de los sistemas de gestión documental, y si tenemos una buena gestión documental es mas
fácil de identificar riesgos atreves de esta información.

También es importante reconocer los riesgos así las causas no esté a nuestro control como
duplicidad documental, o perdida de información por control de versiones.

Los aspectos para considerar la identificación de riesgos:

 Fuentes tangibles o intangibles del riesgo

 Causas y acontecimientos, sucesos y hechos
 Amenazas y oportunidades
 Vulnerabilidades y capacidades
 Cambios en el contexto interno o externo
 Limitaciones del conocimiento y la fiabilidad de la información

Ejemplos de riesgos documentales

1. perdida de información, documentación

2. eliminación indebida de documentos

3. falta de garantías de accesibilidad

4. ubicación errónea o indebida de documentos

Transparencia en riesgo: está en riesgo cada vez que no se tiene en cuenta la gestión
documental que no se le da importancia que no se invierte en ello, que no ay personal
capacitado para llevar la gestión documental, no ay acceso diligente a la información, de la
misma manera no ay una rendición de cuentas fiable y no se puede confiar a esa información,
por qué no ay una gestión eficientes de las organizaciones se pierde tiempo y dinero así mismo
no ay garantías de ser trasparentes como se quiere ser por eso la transparencia está en riesgo
por un factor de corruptibilidad .

Por eso la gestión documental y la gestión de riesgos es importante y fundamental, porque se

anticipa, se previene, se deriva en la transparencia, se corrige se mejora la de la
organizaciones accediendo y facilitando resultados.

La gestión documental se deriva en varios pasos.

 Gestionar los riesgos documentales

 Afectación sobre la información de los documentos
 Afectación sobre el acceso a la documentación

*procesos de gestión documental controlados

*cumplimiento de requisitos de trasparencias

*rendición de cuentas confiables

DEFINICIÓN DE VALORACION

Proceso de análisis partiendo del nivel de la sociedad, organización, funciones y actividades o

documentos sobre la base de valores atribuidos a esos diferentes niveles con el fin de
determinar los plazos de custodia y el destino final de los documentos.

Punto de partida

La centrabilidad y relevancia:

Gran significado social que se caracterizan y definen la imagen del profesional archivista, área
de actividad mas difícil para el archivista, ya que presenta un problema que es posiblemente el
mas crucial de la información

Los archivista ejercen un enorme poder sobre el moldeo de la memoria colectiva de la

sociedad.

La creación, la adquisición, la clasificación, la descripción, la difusión, la preservación y el uso

de los documentos son todas ellas, deudoras de las decisiones tomadas en el momento de la
valoración.

Necesidad de valorar