PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación:

Tecnología en Gestión Documental

Código del Programa de Formación:

122901 versión 1

Nombre del Proyecto:

Acompañamiento a la organización y automatización de los documentos de un proceso

del sistema de gestión de calidad de tres empresas de la ciudad de Ibagué.

Fase del Proyecto:

1. Análisis

Actividad de Proyecto:

1.2 Identificar la documentación de la

entidad objeto de estudio

Competencia:

Organizar archivos de gestión de acuerdo con normativa

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

01 reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades administrativas

de acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la organización.

02 Clasificar los documentos de archivo en soporte físico y electrónico teniendo en cuenta

las tablas de Retención Documental, el principio de procedencia y las normas de
seguridad y salud en el trabajo.

Duración de la Guía: 160

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2. PRESENTACIÓN

Los archivos por tradición se han identificado como

una acumulación incontrolable de papeles y
documentos que se guardan, acumulan en
depósitos o locales sin ningún criterio técnico en
cuanto a su organización. Llegando a tal descuido
que víctimas de agentes físicos o biológicos, se
pone en peligro su permanencia como fuente para
la toma de decisiones y la investigación histórica.

Los archivos se están transformando, dejando de ser

depósitos oscuros de información caduca e
inutilizable, para convertirse en instrumentos
efectivos de la gestión de las organizaciones, tanto
públicas como privadas.

La archivística es una ciencia en constante evolución que posee sus elementos propios de
estudio, sus propias características, y es importante conocer sus fundamentos, historia,
campo de acción, por tal motivo es de primordial importancia para los futuros
profesionales en Archivística el que aprovechar los cambios operados en las necesidades
de los usuarios para ampliar nuestra visión y renovar procedimientos. Los archivos han de
adaptarse a los nuevos tiempos, volver a definir periódicamente nuestra función y
modificar nuestras estrategias de control de los documentos y satisfacer las necesidades
de los usuarios.

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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de aprendizaje 1. Reflexión inicial

Descripción de la(s) Actividad(es)

1. Identificación de Saberes previos

Diligencie el formato de identificación de saberes previos y describa en el formato, en caso

de tenerlas, las evidencias o los conocimientos previos que posee acerca de los resultados
de aprendizaje a desarrollar en la presente guía.

En el caso de tener evidencias relacionadas deberán presentar las mismas por medio de
la LMS de la ruta de aprendizaje y concertar con el instructor el procedimiento a seguir de
acuerdo con el reglamento del aprendiz y los procesos SIGA de la entidad.

2. Lea y analice la siguiente fabula:

“Juan trabajaba en una empresa hace dos años,

siempre fue muy serio, dedicado y cumplidor de sus
obligaciones, llegaba puntual y estaba orgulloso de
que en dos años nunca recibió una llamada de
atención. Hasta que cierto día buscó al gerente para
hacerle un reclamo:

– Señor, trabajo en la empresa hace dos años con

bastante esmero y estoy a gusto con mi puesto, pero
siento que he sido relegado. Mire, Rogelio ingresó a un puesto igual que el mío hace 6
meses y ya está siendo promovido a Supervisor.
Mostrando preocupación el gerente, le dice:

– Uhm… Mientras resolvemos esto, quisiera que me ayudes a resolver un problema. Quiero
dar fruta al personal para la sobremesa del almuerzo de hoy. En la bodega de la esquina
venden fruta. Por favor, averigüe si tienen naranjas.
Juan se esmeró en cumplir con el encargo y en 5 minutos estaba de vuelta.
– Bueno Juan, ¿Qué averiguaste?
– Señor, tienen naranjas para la venta
– ¿Y cuánto cuestan?
– Ah… no pregunte eso.
– Ok, pero ¿viste si tienen suficientes naranjas para todo el personal?
– Tampoco pregunte eso señor
– ¿Hay alguna fruta que pueda sustituir la naranja?
– No se señor, pero creo…

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– Bueno, siéntate un momento.

El gerente tomó el teléfono y mando llamar a Rogelio. Cuando éste se presentó, le dio las
mismas instrucciones que le dio antes a Juan y en 10 minutos estaba de vuelta. Cuando
Rogelio estuvo de vuelta el gerente le preguntó:
– Y bien Rogelio ¿Qué noticias me tienes?
– Señor, tienen naranjas, lo suficiente, para atender a todo el personal y si prefiere también
tiene plátano, papaya, melón y mango. La naranja está a $2.000 el kilo. El plátano a $4.000,
el mango a $5.000, la papaya $4.500 y el melón a $ 7.000 el kilo. Me dice que si la compra
es por una cantidad mayor nos darán un descuento del 5%. He dejado separada la
naranja pero si usted escoge otra fruta debo regresar para confirmar el pedido.
– Muchas gracias, Rogelio, pero espera un momento.
En ese instante el gerente se dirige a Juan, que aún seguía esperando estupefacto, y le
dice:
– Juan, ¿me decías?
-Nada señor, eso es todo. Con su permiso…”

Analice las siguientes preguntas orientadoras:

¿Si fueras Juan, que actitud tomarías al salir de la oficina?
¿Honestamente, dentro de la ejecución de las actividades de aprendizaje, actúas
como Juan o como Rogelio? Justifica tu respuesta.
¿Juan de acuerdo con la lectura es una buena persona, pero se puede considerar
que presta un buen servicio a la compañía?
¿Cuál es la enseñanza principal de la lectura para nuestra vida laboral y personal?

Participe por medio del foro disponible en la LMS Territorium con sus respuestas a las
preguntas sugeridas y a partir de la lectura de los aportes de los compañeros de trabajo
comente argumentada mente si está de acuerdo o en desacuerdo con estos comentarios.
Ambiente Requerido: Ambiente virtual de aprendizaje
Materiales: No aplica

3.2 Actividad de aprendizaje 2. Conceptos básicos en gestión documental

Descripción de la(s) Actividad(es)

Resultado de aprendizaje 01 reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades
administrativas de acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la organización.

Criterios de evaluación: Identifica el proceso administrativo y la estructura orgánico-funcional de la organización

/ Identifica las características de las unidades administrativas / Reconoce las características de las unidades de
información.

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 Esta actividad le permitirá identificar los conceptos
básicos de su formación con el fin de apropiar la
importancia de los documentos de archivo y el
archivo para una persona natural o jurídica. En
pequeños grupos y con base a las fuentes de
conocimiento disponibles en la biblioteca virtual
desarrolle las siguientes actividades:

1. En un informe escrito en procesador de texto conteste los siguientes interrogantes:

✓ ¿Qué es un documento?
✓ ¿Qué es un documento de archivo?
✓ ¿Qué valores identifican un documento de archivo y explíquelos?
✓ ¿Cuáles son las características que debe distinguen los documentos de archivo
y explíquelas?
✓ Elabore una gráfica por medio de la cual describa el ciclo vital de los
documentos
✓ ¿Cuál es el fin primordial de un archivo?
✓ ¿Qué es el principio de procedencia y orden original?
✓ Consulte y analice el concepto de archivística y de acuerdo a us investigación
responda el siguiente interrogante ¿Considera que la archivística es una
ciencia, una disciplina o una técnica?

2. Por medio de la LMS Territorium revise los talleres 1 y 2 sobre conceptos básicos en
Tablas de Retención Documental, anexe las evidencias en el enlace definido.

Ambiente Requerido: Ambiente virtual de aprendizaje

Materiales: No aplica

3.3 Actividad de aprendizaje 3. Historia de los Archivos

Resultado de aprendizaje 01 reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades
administrativas de acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la organización.

Criterios de evaluación: Identifica el proceso administrativo y la estructura orgánico-funcional de la organización

/ Identifica las características de las unidades administrativas / Reconoce las características de las unidades de
información.

GFPI-F-135 V01
Descripción de la(s) Actividad(es)

1. A partir de la lectura y la revisión del material

de apoyo sobre la historia de los archivos y la
consulta de las fuentes de conocimiento
(instructor, TIC´s y Biblioteca SENA) construya una
línea de tiempo en donde involucre imágenes y
texto que evidencie la importancia del
documento, herramientas y la historia del
archivo conjunto con las actividades humanas.

Para elaborar la línea de tiempo utilice materiales como hojas, cartulinas, colores y lápices,
y al finalizar digitalice la imagen para anexar a su portafolio de evidencias en la plataforma
Territorium.

Ambiente Requerido: Ambiente virtual de aprendizaje

Materiales: No aplica

3.4 Actividad de aprendizaje 4. Concepto de estado y empresa

Resultado de aprendizaje 01 reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades
administrativas de acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la organización.

Criterios de evaluación: Identifica el proceso administrativo y la estructura orgánico-funcional de la organización

/ Identifica las características de las unidades administrativas / Reconoce las características de las unidades de
información.

Descripción de la(s) Actividad(es)

A partir de la lectura del material de apoyo y de la bibliografía sugerida realice las

siguientes actividades:

1. Elabore el esquema general de la estructura del estado colombiano (sin nombres)

en un pliego de cartulina. Adicionalmente en hojas de colores o blancas los
nombres de los organismos que conforman el estado colombiano (recuerde
manejar un tamaño adecuado, orientándose por el espacio manejado en el pliego
de cartulina), guarde estas hojas con los nombres en un sobre de manila. Elabore
un video en donde usted demuestre que puede ubicar dentro del esquema general
la estructura del estado.

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 2. Presente por medio de la LMS Territorium evaluación de conocimiento acerca de
los conceptos de estado y empresa.

Ambiente Requerido: Ambiente virtual de aprendizaje

Materiales: No aplica

3.5 Actividad de aprendizaje 5. Identificación de agrupaciones documentales

Resultado de aprendizaje 01 reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades
administrativas de acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la organización.

Criterios de evaluación: Aplica la estructura orgánico-funcional para la elaboración de cuadros de clasificación

documental en la organización de los archivos de gestión / Determina las agrupaciones documentales, según la
estructura orgánico-funcional de la empresa para a clasificación documental.

Descripción de la(s) Actividad(es)

1. Elabore un mapa conceptual en el que estructure los conceptos de fondo, sección,

subsección, serie, subserie, expediente y tipos documentales.

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Elabore el Taller 3. Identificación de agrupaciones documentales disponible en la
plataforma Territorium.

Ambiente Requerido: Ambiente virtual de aprendizaje

Materiales: No aplica

3.6 Actividad de aprendizaje 6. Instrumentos archivísticos concepto y aplicación

Resultado de aprendizaje 01 reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades
administrativas de acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la organización.

Criterios de evaluación: Aplica la estructura orgánico-funcional para la elaboración de cuadros de clasificación

documental en la organización de los archivos de gestión / Determina las agrupaciones documentales, según la
estructura orgánico-funcional de la empresa para a clasificación documental.

Descripción de la(s) Actividad(es)

1. Identifique en un informe, a manera de resumen, los conceptos y características de cada

uno los instrumentos archivísticos.

2. Elabore una infografía relacionada con el concepto y los procesos del Programa de
Gestión Documental

3. Presente por medio de la plataforma Territorium evaluación de conocimiento sobre los

instrumentos archivísticos y el Programa de Gestión Documental.

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 Ambiente Requerido: Ambiente virtual de aprendizaje
Materiales: No aplica

3.7 Actividad de aprendizaje 7. Cuadros de Clasificación Documental

Resultados de aprendizaje: 02 clasificar los documentos de archivo en soporte físico y electrónico teniendo en
cuenta las tablas de retención documental, el principio de procedencia y las normas de seguridad y salud en el
trabajo.

Criterios de evaluación: Elabora el cuadro de clasificación documental, de acuerdo con los principios
archivísticos.

Descripción de la(s) Actividad(es)

Con base al material de apoyo disponible en la plataforma Territorium elabore el taller 4.

Cuadros de Clasificación Documental.

Ambiente Requerido: Ambiente virtual de aprendizaje

Materiales: No aplica

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Técnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación
Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Aplica la estructura orgánico-

funcional para la elaboración de
Evaluaciones cuadros de clasificación Talleres, mapas conceptuales,
documental en la organización de infografías, mapas
Evidencias de Desempeño: conceptuales.
los archivos de gestión.
Cuadros de Clasificación
Determina las agrupaciones
documentales, según la estructura
Evidencias de Producto:
orgánico-funcional de la empresa
Informes, mapas conceptuales, para a clasificación documental.
infografías.
Elabora el cuadro de clasificación
documental, de acuerdo con los
principios archivísticos.

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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

• ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por
el legislador.
• ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
• ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
• ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la
institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
• DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada debido a sus actividades o funciones.
• DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
• FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
• GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
• PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
• SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
• TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Departamento Nacional de Planeación. (2010). Elementos básicos sobre el Estado

Colombiano. Bogotá: Departamento Nacional de Planeación.

Godoy De Lozano, Julia, and López Ávila, María Imelda. Cartilla De Clasificación
Documental. Bogotá: Archivo General De La Nación, 2001.

Instituto Colombiano De Normas Técnicas Y Certificación. Norma General Para La

Descripción Archivística. Bogotá: ICONTEC, 2013.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro de
Autor Jorge Armando Comercio y
Instructor 20/08/2020
(es) Varela Rendón Servicios Regional
Tolima

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Razón del
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Cambio

Autor
(es)

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