Autora ( profesora RUBY HERRERA.Unidad 2.

PROCESO DE COMPRAS.
¡Nos encanta que saque provecho al estudio¡. Le recomendamos para
la comprensión de esta unidad, haga un repaso previo de lo visto en
la asignatura de teoría administrativa sobre el enfoque de sistemas y
tenga claros los conceptos de procesos y procedimientos dentro de un
sistema empresarial.

El proceso de compras es el conjunto de procedimientos que al

sistematizarse permiten a una empresa expresar cuantitativamente los
requerimientos de insumos, bienes y materiales para operatividad y
funcionamiento de las unidades productivas. Empieza con el análisis y
determinación de las necesidades y finaliza con la ejecución de la
compra.

Lo primero que debe tener el jefe de suministro de cualquier institución

es un PLAN DE COMPRAS que le permita conocer el camino a seguir
en un período del año.

2.1. COMPRAS.
Es la adquisición de un bien o servicio por intermedio de dinero, que
una empresa hace para desarrollar sus actividades; se debe tener en
cuenta las necesidades que cada uno de los departamentos o
dependencias tiene. Es función entonces del administrador de
suministro adquirir los equipos, materiales e insumos requeridos en el
momento preciso, en la cantidad y calidad óptima y a un precio
razonable.

Para realizar una compra se deben tener en cuenta ciertos aspectos:

- Si hay reserva presupuestal.

- Conocer el consumo histórico del producto a comprar y así poder
determinar las cantidades a comprar.
- Quien o quienes puedan proveerlo.
- Precio en el mercado del producto, cuyo propósito es asegurar el
mejor precio e iniciar el proceso e contratación para un acuerdo de
precios, acorde a lo dispuesto en la norma, Decreto 1510 de 2013, artículo 48), “
“El Acuerdo Marco de Precios debe establecer, entre otros aspectos,
la forma de: a) evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de
los proveedores y de los compradores; b) proceder frente al
incumplimiento de las órdenes de compra; y c) actuar frente a los
reclamos de calidad y oportunidad de la prestación”.
- Estudio de las normas legales para la adquisición del producto.
Ley 1438 del 2011artículo 76. Eficiencia y transparencia en contratación,
adquisiciones y compras de las empresas sociales del estado, LEY 1159 DEL
2013).
- Estudio de las normas técnicas del producto. LEY 1159 DEL 2013).
- Almacenamiento, distribución y control del producto.
- Realizar una proyección con base en lo planteado sobre las
actividades de la institución.

“La compra como actividad es altamente calificada, especializada,

analítica y racional.
Calificada: el personal encargado de las compras en una institución,
debe tener conocimiento del entorno de ésta, debe ser una persona de
mentalidad abierta, conocer a los proveedores y el mercado, conocer
los servicios o centros operativos, para así tener un desempeño
eficiente.
Especializada: el personal de compras debe estar al tanto de los
precios del mercado, los precios a los que está comprando, así como
a los que están comprando otras empresas similares.
Analítica: se deben analizar las necesidades del sector. Por ejemplo,
si es una actividad de salud, se debe conocer cuáles son las
enfermedades más frecuentes y en qué período se presentan, cual es
el portafolio de servicios etc, para así comprar los elementos que más
se van a necesitar.
Racional: porque la acción de compras debe estar de acuerdo con los
objetivos de la empresa, se debe comprar con base en el plan
institucional.
En conclusión La acción de comprar en salud, Además tener estas 4
características; tiene connotaciones eminentemente humanas y de
responsabilidad social; por el compromiso que implica el
aseguramiento de la calidad de los productos e insumos en términos
de eficiencia y eficacia y oportunidad; También por las implicaciones
que se asume con la selección objetiva y la contratación,
principalmente las compras de altas erogaciones, que ante
cualquier falla en el procedimiento o limitación pueden afectar a
la empresa, especialmente al Ordenador del Gasto y que podrían
trascender en acciones jurídicas.
2.2. TIPOS DE COMPRAS.

Existen muchos, los más usuales son: programadas, no programadas

y masivas.

Programadas : Son aquellas que debido a su frecuencia regular

sabemos que se van a utilizar y al programarlas, su inexactitud es
demasiado baja.

Estas compras permiten tener un stock de seguridad que garantiza

que la institución no tendrá faltantes. Se tiene en cuenta materiales
que con certeza se utilizan pero están sujetos a variación de la
demanda o de servicios requeridos por la comunidad.

Compras no programadas : Son aquellas que no hay certeza que se

va a utilizar y que surge de una eventualidad o de un momento crítico,
o aquellos elementos que por su configuración no se tienen stock en el
almacén. Requieren ser comprados de inmediato por lo que se
necesita un concepto muy claro del encargado de la solicitud” 1.

Compras masivas : Son aquellas que además de ser programadas

por su alta erogación, se hacen para suplir necesidades de alta
demanda y que implican la adquisición de grandes cantidades para
cubrir los gastos frecuentes de un período determinado. Este tipo de
compras requiere de una política empresarial y de acuerdo al monto
deberá ceñirse al marco legal. Tienen ventajas por los beneficios que
aportan tanto a la empresa como a los proveedores, así:

Ventajas para el comprador:

- Reduce los costos al reducir el trabajo operativo.

- El precio negociado se mantiene constante por todo el período.
- Los despachos se hacen según las necesidades rebajando el stock
mínimo, ya que el tiempo de no aprovisionarse se reduce.
- La facturación se hace parcialmente según los despachos.

Ventajas para el proveedor:

1
Toma textual de ORTEGA, Juan D. Módulo de Administración de Suministros, Universidad de Cartagena
- Asegura la venta para todo el período.
- Desplaza a la competencia.

Compras que no aumentan inventario: pactar con el proveedor, que

entregue la mercancía en consignación para tener en la bodega de la
empresa; pero el inventario es de ellos, hasta tanto no se consuma. Al
final de cada mes se factura sólo lo consumido.

Compras a proveedores masivos: el proveedor se compromete a tener

en stock en sus bodegas los materiales pactados y entregarlos en un
término no mayor de 24 horas, cuando éstos le sean solicitados. Se
factura de acuerdo a los despachos.

Compras de menor cuantía : Son las que regularmente se efectúan

cotidianamente en el departamento para responder a contingencias
presentadas en la empresa. A continuación se anotan sus pasos:

Dependencia solicitante reporta el pedido y envía a almacén.

- Almacén verifica la existencia o no de lo solicitado; si hay, se

despacha acorde a lo pedido; ante la carencia se envía a compras.

- La oficina de compras verifica con el plan de compras y la

disponibilidad presupuestal, enviándola a presupuesto.

- Inmediatamente el área financiera aprueba, lo reporta a compras.

- Se solicitan las cotizaciones respectivas a los proveedores y se

selecciona la que cumpla con los requisitos exigidos y se envía al
proveedor.

- Diseña la orden de compra y remite al ordenador del gasto.

- Inmediatamente verifica el cumplimiento de los requerimientos y

es firmada, se recibe nuevamente en compras.

- Entrega al proveedor copia de la orden y original al almacén.

2.3. PLAN DE COMPRAS Y DE MANTENIMIENTO.
El plan anual de compras y el plan anual de mantenimiento son
herramientas administrativas que permiten a las distintas unidades
operativas de la empresa determinar las necesidades de equipos,
insumos y materiales para programar sus requerimientos, solicitar sus
adquisiciones y controlar el gasto; es decir, optimizar el proceso de
adquisición de los suministros, enmarcándolo dentro de los planes,
proyectos y programas ya institucionalizados, en concordancia con los
principios de transparencia, economía y responsabilidad, señalados en
la Ley 80/93.

Características del Plan:

- Ser consultado. A los jefes de sección que son quienes conocen las
necesidades de su dependencia.
- Bien coordinado. Permite darse cuenta del grado de prontitud con
que debe estar la mercancía en el almacén para enfrentar las
necesidades, y permite conocer las fuentes de financiación con que se
cuenta o si es necesario buscar otras fuentes.
- Ser retroalimentado. Establecer una retroalimentación permanente de
información y comunicación entre los responsables de los programas
y el jefe del departamento de suministros y los proveedores.
- Manejo eficiente de la información. Asegurarse de la calidad de la
información y su disposición (registros bien diligenciados) para el éxito
de la planeación.

2.3.1. Propósitos de la Planeación de Compras:

- Solicitar justo a tiempo a los proveedores los materiales precisos y

sin apresuramiento. Esto evita las contingencias.
- Planear la adquisición y reposición de equipos y suministro.
- Asegurar el abastecimiento oportuno de equipos para el buen
funcionamiento de las unidades operativas.
- Optimizar el manejo de los recursos de la IPS, evitando
agotamiento o sobrexistencia.
- Permitir el seguimiento a los procesos de adquisición de
suministros para ajustarlo a las necesidades y asignación
presupuestal.
- Organizar eficientemente la realización de los procesos y
procedimientos en que se dan desde la adquisición hasta su uso,
inclusive la adecuación de las áreas e instalaciones requeridas para
el adecuado almacenamiento y uso en los sitios provisional o fijo.
- Fortalecer los instrumento de gestión para evaluar las actividades
relacionadas con la adquisición de suministros en todo el proceso.
¡Reflexione¡ Qué ventajas aporta cada uno de estos propósitos de la
planeación de las compras a:
 Administración.._________________________________________
__________________________________________________________
 Calidad de los servicios. __________________________________
__________________________________________________________

2.4. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS:

2.4.1. Programación de las Adquisiciones.

Programación: es quizás la etapa más analítica y delicada del proceso
de compras, pues aquí se hace el verdadero cálculo de las
necesidades. El respeto y la confianza mutua es la clave del éxito en
esta etapa, ya que el departamento de suministro requiere información
exacta tanto de las personas encargadas de suministrarla como de los
proveedores, también sobre los plazos, costos y su proyección para
programar el trabajo.

En la programación se definen las políticas, metas, estrategias para la

administración y adquisición de los
suministros. Es fundamental durante LA PROGRAMACIÓN ES UNA HERRAMIENTA
BASICA PARA EL ADECUADO
la programación de las necesidades FUNCIONAMIENTO DE LAS UNIDADES
de un período, ajustarla al plan de OPERATIVA (asistenciales Y administrativas)
FACILITANDO EN CONTROL POSTERIOR
necesidades elaborado y asignado
previamente por rubro en el presupuesto: esto permite una gestión
más eficiente en las funciones de ejecución, evaluación y control del
departamento de compras y del almacén. Es decir, la programación de
compras resultante debe ajustarse al presupuesto asignado en el plan
de compras y de mantenimiento.

En conclusión, la etapa de programación de adquisiciones de

suministros corresponde al desarrollo del plan anual de compras
discriminadas por cada uno de los elementos solicitados por las
diferentes unidades operativas, con ajustes periódicos según el
consumo real y existencias mínimas requeridas. Corresponde al
plan de mantenimiento discriminado por cada uno de los rubros que lo
componen y para cada una de las unidades. Nos permite definir el
qué, cuánto, cómo y cuándo se van a realizar las adquisiciones de
los suministros.

Es imprescindible en esta etapa la capacitación del personal

encargado del acto de comprar, lo mismo que la honestidad con que
debe manejar el proceso, con el propósito de que el suministro sea
eficiente, bien manejado y esté justo a tiempo, para lo cual debe seguir
los siguientes procedimientos.

2.4.2. De Ejecución de las Adquisiciones.

Consiste en poner en marcha o ejecutar el plan anual de compras. Se
puede ejecutar mensual, bimensual, trimestral etc., según las políticas
establecidas para tal fin. De la misma manera se debe seguir lo
señalado por la Leyes 80 del 1993 y 1150 del 2013, las políticas y
los protocolos establecidos por la institución acorde a los montos y a la
forma de selección de contratista: si es directa contratación, licitación
pública o es urgencia manifiesta.

Esta etapa es fundamental y de supremo cuidado. Por lo tanto deben

revisarse en conjunto los contratos con la unidad ejecutora, el jefe de
compras de bienes y servicios y el ordenador del gasto, donde se
observen los siguientes aspectos de cumplimiento: a. la Justitifcación
b)Objeto. c) Plazos / vencimientos. d)Especificaciones. e) Calidad y
aspectos técnicos. e) Cantidad. f) Número de entregas. g) Pólizas. h)
Pago a proveedores y finalmente la prevención de los riesgos para las
partes, especialmente con la calidad y los precios..

El diligenciamiento del informe de cumplimiento de contrato de

compras de elementos, debe hacerse mensualmente. Al detectar
algún incumplimiento informar inmediatamente al jefe de compras y
oficina jurídica para determinar conjuntamente con el ordenador las
sanciones a que diere lugar.
Los documentos o soportes de las contrataciones (leer la Ley 1150
del 2013) deben asegurarse y conservarse, para efectos de control,
seguimiento y auditorías de la gestión de las compras; así como
también aquellos que sirven de evidencia y sustento de la información
de los formatos técnicos y evaluación de los estándares de la
acreditación. Ante todo prestar una debida atención a la información y
documentos que conforman la base de datos solicitados y
publicadosón en el portal único de información del Estado y Entre
ellos se encuentran todos los documentos que se originan en
requerimientos del proceso de compras, así:

Solicitud del área usuaria, presupuesto oficial asignado, certificado de

disponibilidad presupuestal, resolución de apertura de proceso,
invitación a cotizar y publicaciones. Paralelamente se tienen en cuenta
estas condiciones mínimas: evaluaciones técnicas, jurídicas y
financieras, debidamente firmadas; Cuadros comparativos de oferta;
acto de adjudicación o resolución de adjudicación; propuesta del
oferente adjudicado; propuesta de los proponentes no favorecidos;
certificado de cámara de comercio y registro único de proponente y
minuta del contrato o de aceptación de oferta.

2.4.3. De Control y Seguimiento de las Adquisiciones.

El control y seguimiento es vital en todo el proceso de compras

porque además, de retroalimentarlo, permite determinar la eficiencia
en el gasto y establecer elementos de juicios para la programación y
gestión de las compras, y el cumplimiento de las responsabilidades de
los funcionarios que intervienen.

También porque la compra implica altas erogaciones, diversidades en

cantidad y calidad de mercancías, así como la inclusión de terceros
(contratistas). Estas consideraciones exigen auditorias al inicio, para
evitar las malas decisiones e interpretaciones en los contratos y
porque le permite a la institución asegurar que el sistema de costos del
contratista tenga los suficientes controles. Es saludable hacerlas
periódicas para verificar el cumplimiento de las condiciones
estipuladas en el contrato.

Este proceso tiene implicaciones legales, por lo tanto debe estar

regulado también por la Ley 80, donde las actuaciones de quienes
intervengan deben regirse por los postulados de sus principios, así
como a los protocolos de la institución y a las consideraciones de la
contratación, el derecho administrativo y de aduana ( si es importado)
que regule al acto administrativo de compras

2.5. MODELO PARA PROGRAMACION DE ADQUISICIÓN

DE LOS SUMINISTROS
Es importante recordar que la programación es una etapa de la
planeación donde a través de un diagnóstico, se identifican las
necesidades de recursos para la producir un servicio; es decir, la
cuantificación de los recursos (equipos, camas, suministros)
destinados y necesarios como apoyo para la operación de una unidad
productiva o de servicios, en un período de tiempo. Tener en cuenta
las siguientes consideraciones:

Amigo (a) estudiante para la programación siempre considere estos elementos que son
constantes y previos:
Tener objetivos claros. Qué se va hacer.
Un propósito: para que se va hacer.
Estrategias: Cómo se va hacer para evitar las contingencias. Financieras.
Protocolos. Normas y metas.
Plan de evaluación. Acciones e, estrategias de control de los resultados y
retroalimentación del proceso.

La programación se hace con la finalidad de evitar las siguientes

situaciones que afectan el consumo y manejo administrativo de los
recursos.

Agotamiento. Es la carencia de un producto antes de lo previsto en el

plan de gastos.
Sus causas pueden ser: Déficit presupuestal, la falta de planes de
emergencia ante la presentación de imprevistos o catástrofes en el
sector, escasez o descontinuación del producto en ¿Qué otros
el mercado. ejemplos
Sus consecuencias son: Mala calidad de la atención, vislumbras,
alto costo o aumento de la atención. en cada
situación?
Ej. Subutilización
del personal.
Sobrexistencia. Son las cantidades superiores a los que realmente
se Necesitan.
Sus causas son: Normas institucionales, optimización, planeación
inadecuada o falta de un modelo de compras. El no estudio de gastos
históricos.
Sus consecuencias son: Riesgos de deterioro, obsolescencia, alto
costo económico por lucro cesante.

2.5.1. Etapas del Modelo de Compras.

Programación. Es conocer las necesidades de suministros, antes de

comprarlas. Cada departamento debe también diseñar su plan y
consolidar. Entre sus ventajas están:
 Fortalecer al comprador.
 Agilizar la compra, y la distribución.
 Permite evaluar gastos y los costos.

Adquisición. La compra debe centralizarse en el departamento y

presentar el plan al comité de compras o mini junta y coordinar la
disponibilidad presupuestal. Tiene dos etapas previas: Licitación
pública o solicitud acorde a la lista de proveedores existentes;
contrato con aquel proveedor que asegure la calidad y mejor costo del
producto.

Distribución. Se realiza por solicitud de pedidos que provengan de las

unidades productivas (administrativas o asistenciales). Debe hacerse
considerando las precauciones del producto (envasado y etiquetado);
los requerimientos de bioseguridad y biotecnología; evaluación de los
riesgos o efectos adversos que se puedan producir en la
conservación y utilización sin la perdida del poder activo, por ejemplo
las vacunas. ¿Que otros ejemplos podría usted mencionar?; protocolo
Institucional y del proceso administrativo desde el bodegaje y su
ambiente; manipulación, transporte y entrega, y lugar de uso( acorde
a la capacidad física que se disponga para las reservas) que evite o
reduzca el riesgo para la salud humana y el deterioro del producto.
2.5.2. Ejemplos del Modelo de Compras Programadas.
EJEMPLO 1.

“Para este caso se debe hacer entonces el cálculo sobre el consumo

histórico pero aplicando ajuste. El éxito de la programación requiere
información detallada sobre el movimiento de inventarios.
Deben coincidir las cantidades con los datos de la tarjeta kárdex, ya
que se hace una análisis histórico de consumo de ciertos elementos,
se confronta la fecha de entrega del producto y el inventario final.
Una vez que se tiene la información del almacén de lo consumido y lo
restante, se tiene la siguiente fórmula para el procedimiento de
compras:

Ac = If + Cpi – Io
Donde:

Ac = Artículos o compras
If = Inventario final
Cpi = Consumo del período en estudio
Io = Inventario inicial

El dato de más dificultad es el consumo del período, para lo que es

necesaria la información de varios períodos anteriores.

Posteriormente se toma un año base y se obtiene el incremento con

respecto a los demás períodos. El resultado nos da la variación del
consumo de ese período; por lo que se ha de multiplicar por el
consumo real, el resultado es el consumo del período ajustado. Ver el
ejemplo del modelo 3. Pág. ( consumo esperado)...

EJEMPLO 2.

Existen otros métodos como: EOQ, que algunos llaman, cantidad

económica de un período y otros.

Magnitud Económica del Lote.

Lote económico de compra Q: básicamente es el mismo
procedimiento. Su interpretación se basa en la relación que existe
entre los costos de hacer el pedido y los costos de almacenaje.
No es lo mismo hacer el pedido para un año que para 3 o 6 meses, ya
que si el producto es de un consumo permanente se podría pedir para
un año y su costo es menor; pero si el costo de almacenaje lo
contamos para los pedidos de períodos cortos, su costo de periodo
sería mayor reduciéndose en cambio su costo de almacenaje.

2AS
EOQ = -------------
R

EOQ = Cantidad económica

A = Costo de pedido
S = Consumo anual en pesos
R = Costo de almacenaje”2

EJEMPLO 3.

Este modelo se fundamenta en el fin de la programación, que es

cuantificar lo que aspiramos comprar dependiendo de estas tres
variables:

1. Qué vamos a consumir? 2. Cantidad existente 3. nivel mínimo de

existencia.

Se aplica la siguiente operación para saber qué se va a comprar:

Qué vamos a consumir (-) Cantidad existente (+) Nivel mínimo de

existencia.

El consumo esperado o a consumir, se conoce y se establece

mediante:
2
Ortega Juan David. Módulo de Administración de Suministros 1° edición.
1. Consumo histórico, el promedio que se gastó en el período ( 1º o
2º semestre) anterior que se quiera estudiar, acorde a la
programación, así: La programación va ser del primer semestre del
año 2002, se saca el promedio de lo gastado en ese semestre o de los
dos semestres del año (2001) inmediatamente anterior y se compara
con lo realmente programado( Programación del 2001), para ver el
cumplimiento. analizar las causas del resultado y considerarlas en la
proyección que estamos planeando. Veámos un caso:
 Tiempo a programar, primer semestre del 2002. Total de necesidades: 820.
 Sacar el promedio en gasto del 1er semestre / 2001 (o año): 800
 Tener a la mano, lo programado en ese período del 2001: 700.
 Sacar el % de cumplimiento ( sobrepasar o por debajo de lo planeado). 14.%
 Analizar las causas posible que condujeron a ese defecto.
 Aplicar el % de cumplimiento al total de necesidades: 820 X 14%= 114.
 Cantidad que vamos a consumir : 820 +114 = 926 unidades.

Crítica. Esta fase inicia y se aplica considerando la política actual y

la que se vaya a implementar en aspectos de cobertura, morbilidad
esperada, perfil epidemiológico, aumento de portafolio o de diseño de
estándares de calidad y de uso que conduzcan a la optimización y
racionalidad de los procesos, procedimientos y actividades, etc.

Estandarizar el uso. A través de estudios continuos establecer

promedios de gasto (mensual, trimestral o por actividad, etc) acorde
con la historia; así:
Ejemplo: los gasto bimensuales de agua destilada:

Bimestres. Gastos. Promedio / año.

Enero y febrero...........................300 unidades.
Marzo y abril...............................320 unidades.
Mayo y junio...............................280 unidades.
Julio y agosto.............................300 unidades.
Septiembre y octubre.................290. unidades.
Noviembre y diciembre...............300 unidades. 298.33

De la misma manera se debe considerar la cultura de las personas y

las estrategias a seguir para el cumplimiento de estos estándares de
calidad y de uso. Si ya los tiene analícelos, saque el gasto normal
del año pasado y proyéctalo al año que se está programando.
2. Cantidad existente. Es tomar la existencia actual y se le (+) la
mercancía que esperamos que llegue y se le resta el consumo
esperado en lo que resta del año Ej: 800 + 700 - 1500 = C E.
( cantidad existente).

En el inventario (kárdex) hay............................................. 800 unid de

jeringas.
Se espera en la última compra..........................700 Unid. “ “ “
En el período se espera consumir......................1500 Unid. “” “” .

1. Nivel mínimo de existencia. Es una cantidad que se considera

suficiente para abastecer cierto período, el transcurrido entre el
establecimiento de las necesidades y el recibo del producto,
estableciendo un nivel mínimo en la compra para tenerlo como
reserva cuando se presente la carestía. Veamos un caso: En el
mes necesita 82, entonces compra 82 más para el nivel mínimo de
lo que se gasta el próximo mes. Lo anterior si el proveedor demora
en entregar la mercancía un mes. ¿Cuánto debe ser si el
proveedor demora dos meses? Tres?. Haga el ejercicio.

2.6. PROCESO DE COMPRAS DE MEDICAMENTOS:

2.6.1. Selección y Estimación de Necesidades de

Medicamentos:

Este procedimiento es básico dentro del manejo de un sistema de

compras, empieza con la información de necesidades de cada unidad
de servicios, lo que va a determinar los elementos básicos y críticos
para la operatividad de la unidad. Especial cuidado debe tenerse,
cuando son medicamentos o elementos de apoyo terapéutico de
patologías. Las fases que a continuación se describe, en caso de
medicamentos y de apoyo terapéutico, se hará en coordinación con el
jefe de farmacia y los jefes de servicios asistenciales, que son quienes
conocen el movimiento y las tendencias de uso.
Para el cumplimiento de esta actividad es importante contar con la
siguiente información:

Perfil epidemiológico por servicios y los riesgos de cambios, las

tendencias o comportamiento de gastos históricamente presentados
en los medicamentos esenciales; la existencia en inventario o kárdex;
y los protocolos de tratamiento acorde a la contratación que se tenga
con las ARSs y EPSs .

Posteriormente se analizan utilizando el método o modelo

seleccionado, dando como resultado un listado básico de material y
la cantidad resultante de la aplicación del modelo y se presenta al
comité de compras.

2.6.2. Compra de Medicamentos.

Actividades previas al acto de compras:

Inmediatamente aprobado por el ordenador del gasto, debe:

 Diligenciar el formulario básico para medicamentos.
 Confrontar lista de proveedores con mercancía a comprar.
 Revisar las cantidades del nivel máximo y mínimo de existencia
y punto de reposición de cada unos de los medicamentos.
 Hacer el análisis del ABC,” que consiste en calcular el costo
total del medicamento ( unidades consumidas en un rango de
tiempo determinado por el costo del medicamento), y el
porcentaje que representa el costo total de medicamentos. Lo
anterior da un listado de medicamentos en orden descendente
de porcentaje, con una columna de porcentajes acumulados que
permite identificar fácilmente que medicamentos están en A,
cuales dentro de B y cuales dentro de C”.
En el grupo A se ubican los inventarios de un 80% de inversión,
los C se asignan al inventario de medicamentos que tienen un
valor de inventario bajo, pero un numero grande de artículo. Y
los B están en el termino medio.
 Realizar el cuadro comparativo de las cotizaciones de los
diferentes proveedores y escoger la cotización mas viable para
la institución .( Ver criterio para seleccionar cotizantes ) y
adjudicar la compra.
  Expedir la orden de compra. Debe ser de supremo cuidado por
ser un documento legal

2.6.2. Recepción de la Compra:

Tener en cuenta las siguientes actividades:

 Rectificar el pedido con el material solicitado, es decir el listado

remisión del proveedor.
 Recibir los medicamentos.
 Valorar el momento y la forma de entrega del producto: Tiempo,
Transporte, empaque, asistencia al comprador y consumidor.
 Confrontar las especificaciones técnicas y administrativas,
cantidades y costo unitario total expedido en la factura de
compra dada por el proveedor.
 Ingresar al inventario y al kárdex.
 Levantar acta, en caso de presentarse situaciones que afecten el
desarrollo correcto del proceso de entrega, faltantes,
vencimiento pronto de medicamentos, daños físicos del producto
o del empaque que posibilite riesgo de deterioro, entre otros.

Para la adjudicación de compra a un proveedor de medicamentos,

deben considerarse los siguientes requerimientos, dispuestos por art
´t. 245 y 148 Ley100/93 relacionado con el Control de INVIMA
(Instituto Nacional de Medicamentos, Alimentos). Igualmente se tendrá
en cuenta aspectos tales como: Organización y recursos humanos,
gestión de calidad y mercadeo, calidad en la gama de productos,
investigación y desarrollo, normalización, salud ocupacional y
ambiente, producción y elaboración farmacéutica, materias primas y
materiales, maquinaria y equipos, planta y almacenes, mantenimiento
y servicios, empaques despachos y distribución, asistencia al
consumidor, reclamos y almacenamientos de productos devueltos,
oportunidad en la entrega de documentos, política sobre productos
vencidos o próximo a vencer, envasado, rotulación y entrega de
protocolos, etc.

Finalizado el juicioso estudio, lo invitamos a que investigue, observe y

analice dos planes de compras: de una empresa de alta complejidad
y una de mediana o baja complejidad, para que vea:
  Cuáles son los rubros de mayor y menor cuantía.
 Cuáles son los medicamentos que se compran con mayor
frecuencia y cuales son los motivos de esas compras frecuentes.
 Como y quien controla la ejecución del plan de compras.

BIBLIOGRAFÍA.

ARBONES, Malisani Eduardo. Logística empresarial. Boixereu editores, 1989.

BARQUÍN, C.M. Dirección de Hospitales. Interamericana. Mc Graw Hill 2002,

séptima edición.

BLANCO, Jorge Humberto. Fundamentos de salud pública. Corporación para

investigaciones Biológicas . Medellín Colombia. 1997.

ENGLAND, Wilbur B. Sistema de compras. 2° edición, Ateneo Argentina, 1975.

Unidad 3. DEL PROCESO DE LAS COMPRAS
3.1 GENERALIDADES.

La función de compras siempre se realiza en las empresas para lograr que

éstas puedan desarrollar su actividad normal. Todas las acciones que realiza la
persona responsable de adquirir los productos, requieren tomar decisiones, ya
sea para el análisis de algunas variables que siempre forman parte del proceso
o para la definición de la negociación. En cualquier organización, las compras
son una actividad altamente calificada y especializada. Deben ser analíticas,
racionales y objetivas para lograr los objetivos y asegurar una acertada gestión
de adquisiciones que se resume en adquirir productos y/o servicios en la
cantidad, calidad, precios, momento, sitios y proveedor justo o adecuado.

3.2 RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS.
El departamento de compras tiene las siguientes responsabilidades:

Control de compromisos financieros.

Ahorros en costos (bajos precios), sin detrimento de la calidad
Abastecimiento de materiales oportunamente
Búsqueda permanente de nuevos proveedores.
Seguimiento en las entregas
Contribuir a resolver los problemas por entregas tardías, calidad
deficiente, etc.

También sus responsabilidades incluyen los siguientes seguir el

siguiente protocolo

1. El almacén genera una solicitud de compras.

2. La unidad de compras escoge proveedores y solicita
cotizaciones.
3. Elabora matriz comparativa de los precios, parámetros y
ventajas de cada proveedor que cotiza.
4. Se obtienen las cotizaciones correspondientes según las
políticas de la empresa.
5. Analiza precios y parámetros y adjudica la compra.
6. Se elabora la orden de compra y reporta almacén y al
departamento financiero para que gestione la recepción el pago
al proveedor, respectivamente.

3.3. ADQUISICIONES.
Dentro de las etapas del proceso de compras está la adquisición y
seguimiento de la misma. El responsable debe tener muy buena y
permanente comunicación con los proveedores. Este binomio debe
prioritariamente establecer relaciones de confianza mutua y de
cooperación, que se construyen con el propósito de mejorar y
asegurar la garantía de la calidad de los productos y eliminar al
máximo las insatisfacciones del servicio. Por lo tanto ambos deben
basarse en la responsabilidad que tienen con el consumidor final, para
lo cual deben fundamentarse en los siguientes principios. 3
1. Los dos son responsables en la aplicación del control de la calidad,
con reciproca comprensión y cooperación entre sus sistemas.
2. Deben ser independientes y respetarse mutuamente en las
negociaciones.
3. El comprador debe ser responsable en suministrar información
clara y adecuada, que conduzca a la precisión.
4. Celebrar contratos racionales con todas las especificaciones
que se ameriten. Y que incluyan sistemas y procedimientos que les
permita solucionar las diferencias amistosa y exitosamente
5. El proveedor tiene la responsabilidad de garantizar una calidad
satisfactoria al comprador y presentar información suficiente y
actualizada al comprador.
6.Ambos deben acordar previamente un método de evaluación
que se acepte y satisfaga a las partes.
7. Intercambiar información, considerando sus puntos de vistas,
para la ejecución del control de la calidad.
8.Tanto el comprador como el proveedor deben siempre controlar
eficientemente las actividades comerciales como pedidos,
planeación de las solicitudes y los envíos, los inventarios, trabajo de
oficina y sistema, de manera que sus relaciones se mantengan sobre
una base amistosa y satisfactoria.
9. Ambos en el desarrollo de sus transacciones comerciales deben
prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor.

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ISHIKAWA, Kaoru. ¿Qué es el control de la calidad?, modalidad Japonesa. Editorial norma,9°
Es imprescindible y recomendable en esta etapa la capacitación del
personal encargado del acto de comprar, lo mismo que la honestidad
con que debe manejar el proceso, con el propósito de que el
suministro sea eficiente, bien manejado y esté justo a tiempo, para lo
cual debe seguir los siguientes procedimientos.

3.3.1. Recepción de la Solicitud del Pedido. Se detalla en la unidad

de almacén
La operación inicia con la solicitud de requerimientos de las necesidades de
las unidades de atención y de apoyo. Para ello se establecen un conjunto de
normas y responsabilidades (Ej fechas de corte) con interacción de dichas
unidades, principalmente con las de prestación de servicios; para el
cumplimiento de las partes.

La responsabilidad de la solicitud de pedidos, debe ser de los jefes de

división, secciones, áreas, grupos o programas; con la finalidad de
asegurar en la organización el abastecimiento, el control, la
comunicación y seguimiento para lo cual debe establecer un registro
de los flujos de entradas y salidas que permita verificar cumplimiento y
evita omisiones.

A continuación lo invitamos a revisar algunos modelos Solicitud de

pedido a despachar, en una entidad de salud para que detalle cuale
son los elementos de consumo (elementos de oficina, aseo, como
también los elementos que están disponibles en el almacén para
entrega). Y ver su diligenciamiento.

El diligenciamiento del formato (el establecido por la IPS) es el primer

paso del proceso de compra, en él se registran todos los elementos
que se programaron en el PLAN de COMPRAS, para comprar; como
también los no programados. De ahí la importancia del correcto
manejo de este formulario, para controlar los riesgos de atraso y
limitantes que afecten la oportunidad. En la solicitud de compra debe
estar bien detallado las especificaciones técnicas de los elementos a
comprar de conformidad con la LEY 1150 DEL 2007; distinguir
claramente los nombres de los productos, los términos genéricos que
se emplean para describirlo deben ir acompañados de nombres
comerciales, de referencias, de medidas y cantidades precisas y si es
necesario de colores; y si la compra es de un equipo de alta tecnología
o de punta se recomienda anexar videos y folletos y seguro del
equipo, si es necesario..

El liderazgo del manejo de la unidad estratégica de Suministros debe

establecer normas de comunicación, información y procedimientos que
conduzcan al logro de la excelencia administrativa, debido a que su
trabajo siempre va ser de interacción con todas las demás unidades o
áreas de la empresa. De vital importancia es el establecer un protocolo
de solicitud y manejo de pedidos, porque este es el dispositivo que
genera el funcionamiento de sus funciones. Debe tener siempre
presente que cada unidad es particular y sus necesidades son
distintas, que van existir solicitudes prioritarias para la toma de
decisiones: no es lo mismo un pedido del servicios de Urgencias,
cirugía, Cuidados intensivos que los generados en los servicios de
consulta externa, tampoco es igual de urgente los pedido de papelería
de servicios generales que de facturación u admisiones ec,. En estos
ejemplos es claro que lo urgente es lo que de cierta manera va ser un
insumo o equipo para la prestación de un servicio a sus clientes
externos (pacientes), por ello la valoración y elaboración de un pedido
nunca es igual a otro; una solicitud mal diligenciada e incompleta
puede traer funestas consecuencias como incremento en los gastos
de la institución, demora en los pedidos, agotamiento, sobre
existencia, etc.

3.3.2. Clasificación de los Elementos s Comprar. Ley 14- 38

del 2011 artículo 86 – al 91 política farmacéutica, de insumos y dispositivos
médicos.
“En esta fase se encuentra en parte, el último análisis de
determinación de necesidades y el primer paso en la toma de decisión
de la compra.

En esta fase se quiere que se realice un listado de todos los

elementos programados, por orden de programa, sección, valores
estimados, clase de elementos y se los clasifique de acuerdo con el
orden de importancia y utilización. Esto con el fin de darse cuenta del
costo total de la compra y verificando con el presupuesto del período
siguiente, si la compra alcanza o no a ser cubierta por el presupuesto
asignado. Por ello, la clasificación de elementos a comprar se debe
realizar de acuerdo al orden de importancia y utilización. Para esto se
efectúa una ponderación, la cual será aplicada por el jefe de
suministros, el financiero y el director administrativo. La clasificación se
facilita estableciendo y utilizando un formato, Ejemplo: (Ver anexo 1)
que garantizará hacer compras con criterios más firmes y profundos.
En esta ponderación se califica de uno (1) en adelante hasta llegar al
último elemento, siendo el uno (1) el elemento que se tomó como
prioritario y así sucesivamente hasta abarcar el dato asignado del
presupuesto.

Luego de analizar las prioridades viene el análisis de las cantidades,

en el cual se da mucha importancia a la experiencia y el conocimiento
de la persona que distribuye los elementos, ya que algunas veces
coinciden dos elementos con el mismo grado de prioridad.

Esta clasificación de elementos a comprar varía de acuerdo al tipo de

empresa las cuales pueden ser:

Productos terminados (empresas comerciales)

Equipos y maquinarias
Terrenos y edificios
Repuestos
Suministros de insumos, materiales y medicamentos” 4.

http://segmento.itam.mx/Administrador/Uploader/material/Administracion%20de%20la
%20Cadena%20de%20Suministros.PDF

ISHIKAWA, Kaoru. ¿Qué es la el control de la calidad?, modalidad japonesa,

editora norma, traducción 9° producción 1999.

Ley 80 de 1993. República de Colombia.

MESNER, William. La gerencia de compras, edit. norma 1986.

MONTOYA, Alberto. Administración de compras.

NUÑES, Carmen E. Eficiencia y Calidad en el manejo de suministros.. Fundación

Cirina, Colombia 2003
ORTEGA G, David. Administración de Suministros módulo 1° edici{on. Universidad
de Cartagena.
4
Tomado textualmente del módulo del ORTEGA, David. Universidad de Cartagena. Programa de
Administración de Servicios de Salud.