Asignatura Datos del estudiante Fecha

Apellidos: TRECO RAMOS

FACTURACIÓN 30/10/2020
Nombre: DINA LUZ

Actividad
Protocolo individual de la unidad n°: 2

Análisis y síntesis: 
Síntesis e interpretación personal de los temas vistos en la unidad

RELACIONES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN

El proceso de facturación es la etapa en la que se realiza el conjunto de

actividades mediante la cual se generan las facturas correspondientes a los

consumos de los usuarios o suscriptores de los servicios públicos. Teniendo en

cuenta que se genera una factura después de concluido el proceso contractual y

de venta. El proceso de facturación tradicional siempre ha formado parte de un

conjunto amplio de procesos de negocio en el comercio que incluyen la

colocación y aceptación de una orden, el procesamiento de la orden, la entrega

de la mercancía y el pago final.

La contratación es la entrada básica al proceso de facturación, es el punto inicial

donde se conoce cada uno de los responsables de pago, las condiciones

contractuales, las tarifas, los requisitos del contrato en la presentación de las

cuentas y los usuarios a atender.

La importancia del conocimiento de los contratos (en fichas técnicas) por parte

de todos los involucrados es para nuestro concepto uno de los mejores puntos

de apoyo en el mejoramiento del proceso de facturación (y de auditoría), pues

su desconocimiento es el causante de los errores, objeciones, glosas y

devoluciones.
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El proceso de facturación consta de los siguientes pasos: Contratación de

servicios, Admisión del usuario, prestación del servicio y elaboración de

Registros asistenciales y/o administrativos, Liquidación y elaboración de la

factura, Impresión y/o recolección de documentos soporte, preparación de la

cuenta, radicación de la cuenta, gestión de la cartera, y recaudo.

Componentes de la contratación

Los componentes de la contratación son las entradas y las salidas.

Entradas: un contrato o convenio donde se establece un objeto contractual y

unas tarifas, en las cuales se deben basar para liquidar las cuentas de cobro de

los servicios prestados a un paciente. Varios contratos pueden utilizar un mismo

manual de tarifa o más. También se establecen, mediante el contrato, una serie

de soportes o documentos requisitos que deben llegar del área de admisiones

de la IPS, donde indiquen los ingresos (hoja de admisión), los traslados de

camas y pabellones y los egresos (salidas) de los mismos.

Salidas: la principal salida de un proceso de facturación es la factura individual

por paciente por concepto de servicios prestados. Esta debe cumplir

estrictamente los requisitos que exigen el contratante o la normatividad vigente,

en cuanto a presentación, soportes, fechas, liquidación, formatos, etc. También

la IPS requiere de información muy valiosa que se genera en la facturación y

que debe ser distribuida bajo unos requisitos precisos. Esta información está

compuesta de reportes a la gerencia, a las áreas administrativas, financieras y

asistenciales.
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Usuarios del área de facturación

Usuarios externos: son las personas naturales o jurídicas, principalmente los

usuarios de los servicios o pacientes, entidades aseguradoras y entidades

responsables de pago, que para este caso podemos denominar “clientes” a los

cuales se les genera una factura con el propósito de cobro. Otros son los

clientes externos que pueden ser el Estado, a través de las entidades de control

y vigilancia, tales como Superintendencia Nacional de Salud, Ministerio de

Protección Social, Superintendencia Bancaria, Contraloría, Procuraduría, etc.

Usuarios internos: son todas aquellas personas de la institución que requieren

la información producto del proceso. Estas son las directivas de la IPS, el

departamento financiero, administrativo, los diferentes servicios asistenciales y

todo el personal de la IPS, ya que al suministrarse cifras sobre lo realmente

facturado (venta) y su costo, estadísticas, registros individuales de servicios en

salud RIPS, frecuencias de uso de prestaciones de salud y/o insumos de alto

costo, servirán de herramientas para la toma de decisiones, teniendo así una

visión real del costo- beneficio de cada uno de los servicios de salud prestados.

Los clientes del área de facturación

Un área de Facturación atiende las necesidades de distintos clientes de acuerdo

con sus relaciones más importantes.

El área de facturación trabaja para pacientes, contratantes y contratistas

asistenciales (grupos de profesionales de salud que venden servicios a las IPS):

se tiene la responsabilidad ante los pacientes de tramitar rápida y correctamente

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la factura individual por paciente o la cuenta por los servicios prestados para

permitir su pago y salida de la IPS, una vez el área médica lo haya autorizado.

Además, el área debe garantizar, para todos los pacientes, información ágil y

veraz sobre su estado de cuenta, procurando que no se presenten trabas de

orden administrativo que dificulten la atención o egreso del paciente.

El área de facturación trabaja para las directivas de la IPS: el área de facturación

está encargada de la generación de información representada en facturas para

garantizar los ingresos financieros de la IPS por concepto de cuentas de cobro

de servicios prestados a los usuarios. La responsabilidad ante las directivas está

en producir oportuna, rápida y con precisión estas facturas para que los usuarios

o las empresas contratantes de los servicios paguen a la IPS los dineros

cobrados.

El área de facturación trabaja para otras áreas de la IPS: el área de facturación,

además de producir las facturas individuales por paciente y cuentas de cobro o

facturas de venta y entregarlas a los contratantes o usuarios, así como una serie

de información adicional a las directivas, debe generar también información para

el funcionamiento y toma de decisiones de otras áreas de la IPS. Estas áreas

son:

Si la Generación de cartera (elaboración y presentación de la cuenta), está bajo

la responsabilidad del área de facturación y la IPS cuenta con un área de cartera

o responsable del mismo, esta recibe oportunamente los originales y copias de

las cuentas para diligenciar la radicación y cobro de las mismas. Contabilidad

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recibe copias de las facturas individuales, cuentas de cobro o facturas de venta

para su registro en las “cuentas por cobrar” del periodo, lo que se denomina

contabilización de cuentas. El área de presupuesto recibe copias de facturas y

cuentas de cobro radicadas para estimar los ingresos del siguiente periodo, por

medio de proyecciones basados en la venta de servicios del periodo anterior y el

ejercicio del actual. Tesorería recibe, de igual forma, copias de las cuentas que

va a cancelar el responsable de pago y el informe de los cheques o dineros

recibidos, con el fin de determinar el flujo de caja de la IPS.

Los proveedores del área de facturación

Un proveedor puede ser una institución o facilidad, un profesional de salud, un

médico, un suplidor de equipo médico durable ( DME), o cualquier entidad

dedicada a la prestación de servicios de salud. Este es contratado por el plan

médico para brindar servicios a los asegurados tal como está estipulado en el

contrato como:

Las directivas de la IPS, son quienes realizan contratos de prestación de

servicios en salud y fijan las tarifas y las demás obligaciones establecidas en

dichos documentos. Por lo tanto, deben comunicar oportuna y detalladamente

las condiciones de cada contrato o convenio suscrito, las adiciones o

modificaciones del mismo y las tarifas pactadas. El objeto de socializar los

contratos es tener una adecuada venta de servicios y la ejecución controlada de

estos, de tal forma que permita llegar a una liquidación de convenios basados en

el cumplimiento de los mismos con el fin de evitar una sobre ejecución de la

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prestación de servicios no contemplados en los convenios o que se ejecuten una

vez ocurrida la pérdida de vigencia del contrato o haberse acabado el monto

contractual.

Relaciones operativas del área de facturación

Unidades de producción de los servicios de salud: son las relaciones

permanentes en la información administrativa que se genera en la prestación de

servicios de salud a los usuarios, en la oportunidad de acceder a la información

y en la veracidad de la misma.

Cartera: relación directa para la consolidación de la información de radicación

(cuentas por cobrar), recaudo (ingresos netos del período), notificación de

glosas y devoluciones (cartera y sus períodos). En la actualidad el área de

cartera tiene vital importancia para el cumplimiento de los objetivos de

facturación. Es el punto del recaudo de los ingresos; no basta con el simple

registro en una hoja electrónica, debe ser un trabajo integral con el seguimiento

de la cartera y los movimientos del dinero para su ingreso a la institución.

Auditoría concurrente y auditoría de cuentas: es el proceso de garantía de la

calidad en la venta de servicios de salud, como mecanismo de validación del

cumplimiento de los estándares de la adecuada facturación, del cumplimiento

con los requisitos de las facturas y su diligenciamiento, con los lineamientos

establecidos en los contratos o en las normas vigentes para efectos de soportes

de la atención, la verificación de la prestación de los servicios de salud acorde

con lo brindado a cada paciente con relación a lo facturado para cobro. La

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auditora de concurrente y de cuentas tiene un aporte importante en el

mejoramiento continuo del proceso de facturación, toda vez que es quien

determina los errores presentados en la facturación y retroalimenta esos errores

para su corrección y capacitación.

Contratación: participación activa en los procesos de contratación informando

acerca de la adecuada aplicación de normas de facturación, auditoría de

cuentas médicas, parametrización de tarifas y posteriormente en la divulgación

de las diferentes formas de contratación existentes con cada una de las

entidades responsables del pago.

Control interno: relación de los aspectos técnicos, operativos, administrativos y

financieros en el proceso de facturación en general y la elaboración de facturas

hacia las diferentes empresas aseguradoras responsables de los usuarios que

acceden a la prestación de un servicio de salud.

Suministros: almacén o farmacia: realizar las entregas de elementos de oficina e

insumos necesarios para el funcionamiento de área, lo cual tiene íntima relación

con la facturación para el registro y reporte de los insumos y medicamentos

suministrados a los pacientes, de tal manera que se puedan realizar cruces de

información con los inventarios y con costos.

Recursos humanos: coordinar y mantener un adecuado y oportuno programa de

reclutamiento para el personal necesario en el área o realizar los traslados que

se tengan que llevar acabo. También es responsable de la creación de turnos,

autorizaciones respecto a vacaciones, permisos, horas extras, licencias, cambio

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de turnos y horarios de los funcionarios, así como de la coordinación de las

actividades adicionales referentes al bienestar del personal (Deportes,

recreación, y eventos culturales).

Sistemas o informática: el área de sistemas o informática de la institución es de

vital importancia para este proceso, de tal forma que pueda llevar a cabo el

montaje de los recursos informáticos (programas aplicativos, equipos, redes),

realizar y brindar soporte técnico en la implementación de la herramienta

utilizada para el proceso de facturación; apoyar en la capacitación del personal

en el manejo de los recursos informáticos en hardware y software.

Discusión: 
Dudas, desacuerdos, discusiones