EDI

EDI (Electronic Data Interchange o Intercambio Electrónico de Datos) es el

intercambio de documentos en un formato electrónico estándar entre dos socios
comerciales, de ordenador a ordenador.

definición de EDI
El intercambio electrónico de datos sustituye a los medios de comunicación
tradicionales como el correo, el fax y el correo electrónico, y permite mejorar y
optimizar el flujo de información entre dos empresas, en términos de tiempo,
coste y calidad.
El intercambio electrónico de datos (EDI) es una técnica que sustituye los
intercambios físicos de documentos entre empresas (pedidos, facturas,
albaranes, etc.) por intercambios, según un formato normalizado, entre
ordenadores conectados mediante conexiones especializadas o a través de una
red (privada) de valor añadido (VAN). Los datos están estructurados de acuerdo
con las normas técnicas internacionales de referencia.

Intercambio de datos tradicional frente a EDI

A quién va dirigido el EDI
Cualquier empresa puede utilizar el EDI para intercambiar documentos
comerciales con sus socios (proveedores, clientes, bancos, etc.), siempre que sus
socios puedan interpretar estos datos e integrarlos en su propio sistema de
información de forma automatizada.

Cómo funciona el EDI

Todos los documentos comerciales, como formularios de pedido, órdenes de
compra, mandatos, facturas, documentación de pago, avisos de embarque,
documentos aduaneros y análisis de inventario, pueden digitalizarse utilizando el
EDI.
Sin embargo, estos documentos deben seguir un formato estándar para que los
ordenadores puedan procesar este flujo de información automáticamente. Para
garantizar la estandarización, existen varios estándares (XML y OCI para mensajes
relacionados con solicitudes de compra, pedidos y confirmaciones de pedidos,
etc.), cada uno de los cuales está disponible en varias versiones. Antes de enviar
cualquier documento, los interlocutores comerciales deben acordar el formato
(estándar y versión) que desean utilizar.
Una vez que se decide el formato, el proceso sigue tres pasos principales:

1. Preparar los documentos

En primer lugar, es necesario recopilar y organizar la información necesaria para
crear el documento.

2. Traducir los documentos al formato correcto

A continuación, el documento interno debe convertirse al formato definido. Para
ello, se puede adquirir o utilizar un software propio de traducción EDI o recurrir a
un proveedor de servicios.

3. Conectarse y enviar los documentos

¡Sus documentos comerciales están listos! Existen varios métodos para enviarlos
a su interlocutor comercial:
 Conexión directa mediante un protocolo seguro, también conocido como
Point-to Point EDI
 Conexión a través de un proveedor de red EDI
El proceso de envío mediante EDI

Las tres ventajas principales del EDI

1. Reducir los costes

Los costes de procesamiento, especialmente los de mano de obra, disminuyen
considerablemente, como resultado de los intercambios automatizados. Por
ejemplo, el coste medio del procesamiento manual de las facturas es de casi
26,70 euros por factura. Sin embargo, esto se reduce a poco más de 3,10 euros
por factura si se procesan electrónicamente.

2. Aumentar la eficiencia
La automatización y la digitalización de los intercambios reducen
significativamente la intervención humana. Como resultado, el uso del EDI reduce
los errores y optimiza la velocidad de procesamiento, a la vez que mejora la
seguridad y la trazabilidad de los intercambios. El tiempo medio de
procesamiento de las transacciones se reduce de cinco días (en papel) a menos de
una hora (utilizando el EDI)
3. Mejorar las relaciones comerciales
Reducción de errores y retrasos, adopción de un lenguaje común, comunicación
más rápida y reducción de costes: todos estos factores ayudan a fortalecer las
relaciones entre los socios comerciales actuales y futuros.

[1] Instituto Nacional de Estadística y Estudios Económicos de Francia

[2] Norma EDI
[3] Forrester Consulting
[4] Fundamentos de EDI