Intercambio electrónico de datos -EDI

Introducción
¿Sabías que se puede evitar perder tanto tiempo al teléfono para hacer negocios
actualmente?

Desde que comenzaron a realizar las transacciones comerciales, las empresas han buscado
la manera de hacer eficiente el proceso administrativo, es decir, si bien lo más importante
es vender el producto o servicio, todo lo demás es básico para tener muchos más clientes,
sobre todo: calidad en el servicio.
Anteriormente, un vendedor llevaba productos comprados al cliente y éste tenía que pagar,
sin embargo, se negociaba que lo podía hacer a cierto plazo; mientras tanto, se le hacía un
pequeño documento que le indicaba qué y cuándo debía pagarlo.
Pasado ese tiempo, el cliente tenía que pagar, y el vendedor le llevaba su factura, que por
cierto, en muchas ocasiones nunca se entregaba, porque el cliente no las usaba.
Increíble, ¿no?, ¿te imaginas no poder o querer usar tus facturas?, ese comprobante que
demuestra todo lo que has gastado o comprado, pues actualmente no hay negocio que no lo
requiera.
Bueno, pues la entrega y traslado de documentos se hacía por medio de un mensajero, del
mismo vendedor o de un representante (trabajador), que se contrataba exclusivamente para
todo este trámite.
Después se evolucionó y se desarrolló otro tipo de mecanismos para las entregas de los
documentos y algunos optaron por el fax, invento que permitiría enviar desde la oficina a
los clientes sus facturas o ellos hacían llegar sus pedidos, siempre y cuando en la máquina
de fax se tuviera papel o rollo para recibirlo, porque de lo contrario jamás se sabría que lo
enviaron.
Así, la evolución llega a nuestros días en donde el internet es el medio de comunicación
preferente y en el cual se gestiona un número muy alto de transacciones comerciales.
Sin embargo, eso ha quedado atrás y actualmente ya todo se gestiona y se lleva a cabo por
medio electrónico, eso es EDI, Electronic Data Interchange o intercambio electrónico de
datos; se genera un documento que se le manda al cliente, sin embargo, la factura no se
escanea ni la envían en formato PDF, sino que se convierte la información en algo llamado
texto plano, un archivo que no tiene una forma normal de factura o cualquier otro
documento oficial, ni negritas, cursivas o una tipografía específica. Dicho archivo se
codifica, por ejemplo, el nombre del cliente tiene la etiqueta 01, dirección es 02, la calle 03,
colonia 04 y así sucesivamente se van asignando códigos a los campos que se utilizan.

Explicación
Características y beneficios
El comercio electrónico no es solamente comprar y vender en Internet, tal como se ha
visto en el e-commerce y el e-business; el comercio electrónico tiene una serie de
estándares que sin importar realmente la plataforma tecnológica que los agentes estén
usando, deben apegarse a esas normas o reglas ya preestablecidas. Estándares que
empezaron para las empresas americanas y sus proveedores con el nombre de ANSI X12 y
para la comunidad europea con el EDIFACT. Con las evoluciones tecnológicas, estos
estándares han ido creciendo y se incorpora el XML, los dos primeros han cambiado
también, de acuerdo a las necesidades comerciales actuales y han podido convivir de
manera global.
El objetivo es reducir costos, reducir o eliminar (lo ideal) errores humanos que provocan
costos muy altos y un beneficio que por demás se busca en tiempos actuales: la agilización
de procesos.
Una característica del EDI es que es común para varios sistemas de información, es un
lenguaje universal que sirve como entrada o salida de los programas que puede tener una
empresa, como quizás sea SAP, JD. Edwards, o alguno propio, entre muchos otros.
Sea cual sea el estándar que se use, en todos se tienen transacciones comerciales comunes
como son los pedidos, avisos de pagos, confirmaciones, facturas, órdenes de compra, etc.
Siendo así, los componentes generales del EDI los siguientes:

Los beneficios son extraordinarios cuando se hace un estudio comparativo entre el antes y
el después del uso del EDI, pero de forma general, son los siguientes:

 Ahorro en los costos de administración.

 Disminución de los inventarios (stock).
 Mejora en la entrega y solicitudes de pedido.
 Mejora en las órdenes de producción.
 Identificación y conocimiento de necesidades del cliente-proveedor.

Según Joyanes (2015), el ciclo de vida de un e-business proporciona a las compañías un

modelo de cómo moverse a través de cada fase cuando se crean y se despliegan
aplicaciones. Las cuatro fases son transformar, construir, ejecutar y potenciar (leverage):

 Transformar procesos de negocios nucleares: esta etapa facilita hacer negocios con

nuevos métodos aplicando las tecnologías de Internet para crear un valor máximo a
sus negocios.
  Construir nuevas aplicaciones: las aplicaciones corren sobre servidores,
aprovechando las aplicaciones existentes y datos, escalando para así cumplir con las
demandas del usuario.
 Ejecución en un entorno escalable, disponible y seguro: proporcionar un entorno
con servidores escalables, clientes flexibles y dispositivos de almacenamiento
avanzados (nube).
 Aprovechar la información y el conocimiento (potenciar): los datos se convierten
en una ventaja competitiva.

De acuerdo a Joyanes (2015), la cadena de valor del e-business, la cual fue creada por
Michael Porter, es una herramienta principal para identificar una serie de actividades
estratégicas en la empresa a través de las cuales se crea valor para el cliente. Es por esto
que las infraestructuras que permiten el desarrollo del e-business son:

 ERP (Planificación de recursos empresariales).

 CRM (Gestión de relaciones con los clientes).
 SCM (Gestión de la cadena de suministro).
 KM (Gestión del conocimiento).
 BI (Inteligencia de negocios).

Por otro lado, el comercio móvil es el tipo de comercio electrónico donde las operaciones
se realizan mediante dispositivos móviles, a través del Internet y líneas de comunicaciones
inalámbricas. Algunos de los servicios de mayor impacto son los siguientes:

 Servicios basados en la posición (localización).

 Servicios financieros.
 Servicios en las empresas.
 Servicios bancarios.
 Servicios de viaje.

Estos servicios pueden incluir la realidad aumentada y códigos QR.

El sistema o medio de pago electrónico es una pieza fundamental en el proceso de compra-
venta en el comercio electrónico, pero también es una realidad que no existe ningún medio
de pago perfecto e ideal para todo tipo de clientes y, por esto, es importante conocer las
diferentes opciones tanto para el comprador como para el vendedor, cuya finalidad es elegir
la más idónea para el negocio o para el usuario. Los sistemas de pago se clasifican en:

 Métodos offline: contrareembolso, giro postal, cargo a cuenta, transferencia bancaria.

 Métodos online: tarjetas electrónicas financieras, PayPal, Wallet, e-Cash, tarjetas
inteligentes.

Firma electrónica
Una firma digital es un esquema que permite verificar la autenticidad de un documento o
mensaje electrónico, con lo cual el destinatario tiene la certeza de que el mensaje o
documento recibido no ha sido alterado y que proviene del remitente correcto.
Joyanes (2015) menciona que la firma electrónica es el conjunto de datos en formato
electrónico, consignados junto a otros asociados, que puede ser utilizada como medio de
identificación del firmante. Por otro lado, la certificación electrónica es un documento
firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos
datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad.
La primera ley mundial sobre las firmas digitales se llamó Utah Digital Signature Act;
publicada en 1995 en los Estados Unidos. En México, el 12 de enero del 2012, el titular del
Servicio de Administración Tributaria (SAT), Lic. Alfredo Gutiérrez, anunció la
promulgación de la Ley de Firma Electrónica.
Para el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que pertenece a la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público de México (SHCP), publicó en su portal electrónico que:
“La Firma Electrónica Avanzada "Fiel" es un conjunto de datos que se adjuntan a un
mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor
legítimo de este, tal y como si se tratara de una firma autógrafa” (SAT, 2010).
De acuerdo con el Código de Comercio Mexicano (2012), se define a la firma
electrónica como:

Si bien, es cierto que en los últimos años ha tenido un auge maravilloso este tema y ha
permitido un desarrollo tecnológico increíble, no es ciertamente un tema nuevo, ya desde
tiempo atrás con el nacimiento de ARPANET, hubo la preocupación de cómo enviar
información con seguridad, y aunque desde esa época estuvieron inventando aspectos de
seguridad, fue hasta 1976 aproximadamente, que M. Hellman y W.Diffie desarrollan y
perfeccionan un algoritmo que permite cifrar una clave o key (término en inglés, usado de
manera general para determinar una contraseña); en dónde de forma simple es un
intercambio de la misma, aquí una explicación:
El cliente solicita un pedido a la fábrica y le envía un documento comercial (pedido) que
contiene una clave de acceso, la cual el proveedor sólo conoce y con ella tendrá acceso a la
información del documento.
En México, se empezaron a mejorar procesos universales de forma tardía en relación a
otros países, pero el uso de la factura electrónica se ha convertido en algo no sólo necesario
para el gobierno, sino entre los mismos agentes de comercio. La misma dependencia
enmarca que la reducción del costo de facturación puede llegar a ser del 85%, siendo esto
su principal beneficio aparte de la seguridad y simplificación que conlleva.
Proveedores de las grandes firmas comerciales deben automatizar procesos, tener sistemas
de información y contar con facturas electrónicas para respaldar sus operaciones
comerciales, de forma simple si se desea ser el proveedor de ellos, se debe acatar este tipo
de “requisitos electrónicos” para que exista el intercambio comercial.
Entonces se debe entender que la factura electrónica es un Comprobante Fiscal Digital
(CFDI) que utiliza los estándares de la SAT.
Este es un ejemplo de una factura que se encuentra disponible en el sitio oficial del SAT.
Lo importante es el punto 5, ya que es la cadena original que muestra cómo se envía
realmente toda la información codificada para que el peso del documento sea mucho menor
y con ello se optimicen algunos aspectos técnicos.
1. Información del cliente.
2. Certificado, número de aprobación y año de aprobación.
3. Serie. folio, fecha y hora de emisión.
4. Sello digital.
5. Cadena original.
6. Leyenda "Este documento es una representación impresa de un CFDI".
7. Forma de pago.

Imagen obtenida de http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/cfdi/

CFDIRepresentImpresa.pdf Só lo para fines educativos.

Cierre
Sin dudarlo, la manera en que la tecnología ha tenido un impacto en la forma de hacer
negocios a nivel mundial es inobjetable, su evolución y su complejidad son cada vez
mejores, aquellos puntos en los cuales se tenían grandes problemas se han ido resolviendo.
Perder el tiempo ahora para hacer llamadas telefónicas, gestionar procesos o enviar
documentos se ha reducido notablemente, facilitar los procesos no sólo es lo único que se
ha logrado, sino que hacer que una empresa que pudiera ser sólo local en un tiempo, hoy en
día es o puede ser mundialmente reconocida.
Un pequeño taller artesanal, en la sierra norte de Veracruz, que trabaja artesanías con la
vainilla, tiene hoy grandes posibilidades de hacer negocios, gracias al comercio electrónico
y gracias a los grandes avances tecnológicos que ofrece el Internet, los sistemas de
información y los procesos automatizados.

Sin duda, se requiere mejorar los procesos, implementar sistemas y hasta hacer una
inversión en tecnología para poder lograrlo, pero ya hasta eso hoy día es alcanzable para
muchas pymes que antes sólo podían haber aspirado a vender a intermediarios que eran los
que en verdad les vendían a los grandes corporativos o a los mercados que representan
verdaderas ganancias.

Checkpoint
Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de comprender:
 Los procesos de factura tradicional y de una factura electrónica.
 El tipo de comercio electrónico que se realiza.
 Si existe alguna falla en el proceso de llenado o envío de documentos electrónicos.