DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo

electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código
digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de
magnetización.

Historia:
Originalmente, cualquier archivo o registro electrónico fue considerado como algo interno, ya que cuando
existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era invariablemente papel. Sin embargo, el
desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo
dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel.

Factura electrónica:
Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, es un documento electrónico
que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales
garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte
papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las
facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o
digitales.
Para que la factura electrónica tenga validez debe estar completada con la firma electrónica, que le da
validez legal permitiendo eliminar la factura en papel.
Firma Electrónica: Los datos en forma electrónica consignados en una comunicación electrónica,
o adjuntados o lógicamente asociados al mismo, que puedan ser utilizados para identificar al
firmante con relación a la comunicación electrónica e indicar que el firmante aprueba la
información recogida en la comunicación electrónica.

Una factura electrónica como evolución de la factura tradicional:

Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que
afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador).
Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la
factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra
su emisión.

La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel. A

diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte
físico como es el papel.

La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de
gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten
garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

Una factura electrónica se construye en 2 fases:

Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. Posteriormente
se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el
contenido de factura y añade el sello digital a la misma

Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:

Que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido
de la factura no ha sido alterado (integridad).

El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD,
memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos
de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos
legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el
uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen
normativas distintas a la del propio país.
Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente
las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la
forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos
formatos que faciliten la interoperabilidad.

La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas en
papel y las reemplacen por la versión electrónica del documento tributario. Tiene exactamente la misma
validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel. Todo el ciclo de la facturación
puede ser administrado en forma electrónica.
Beneficios

Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de

emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución,
pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este
ahorro se encuentran:

Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío. Ahorro

en el gasto de papelería.
Facilidad en los procesos de auditoría.
Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. Menor
probabilidad de falsificación.
Agilidad en la localización de información.
Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos. Procesos
administrativos más rápidos y eficientes.
Reducción de costes.
Mejora de la eficiencia.
Aumenta la seguridad documental. Reducción en
tiempos de gestión.

Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán
incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la
empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor
control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
Formatos usados

No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la

factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes:

1. PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés
sea guardar electrónicamente la factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que con este
formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino.
2. XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis.

Formatos de la firma digital en la factura electrónica:

Para cada formato existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica:

XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la

especificación TS 101 903. De las diferentes modalidades previstas por la norma, la más
recomendable es la ES-XL que incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la
firma electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que
la acompaña.

PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del
formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su
visualización. La especificación del formato es la 1.6 y para la visualización se emplea
Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que es
posible asociar a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello de empresa.

COMERCIO ELECTRÓNICO:

El comercio electrónico, también conocido como e-commerce (electronic commerce en inglés),

consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales
como Internet y otras redes informáticas. Originalmente el término se aplicaba a la realización de
transacciones mediante medios electrónicos tales como el
La cantidad de comercio llevada a cabo electrónicamente ha crecido de manera extraordinaria
debido a Internet. Una gran variedad de comercio se realiza de esta manera, estimulando la creación y
utilización de innovaciones como la transferencia de fondos electrónica, del inventario y los sistemas
automatizados de recolección de datos.

La mayor parte del comercio electrónico consiste en la compra y venta de productos o servicios
entre personas y empresas, sin embargo un porcentaje considerable del comercio electrónico consiste en
la adquisición de artículos virtuales (software y derivados en su mayoría), tales como el acceso a
contenido "premium" de un sitio web.

Origen y evolución histórica:

En los últimos decenios del siglo XIX empresas comerciales como Montgomery Ward y luego Sears
iniciaron la venta por catálogo en los Estados Unidos. Este sistema de venta, revolucionario para la
época, consiste en un catálogo con fotos ilustrativas de los productos a vender. Este permite tener mejor
llegada a las personas, ya que no hay necesidad de tener que atraer a los clientes hasta los locales de
venta. Esto posibilitó a las tiendas poder llegar a tener clientes en zonas rurales, que para la época que
se desarrolló dicha modalidad existía una gran masa de personas afectadas al campo. Además, otro punto
importante a tener en cuenta es que los potenciales compradores pueden escoger los productos en la
tranquilidad de sus hogares, sin la asistencia o presión, según sea el caso, de un vendedor. La venta por
catálogo tomó mayor impulso con la aparición de las tarjetas de crédito; además de determinar un
tipo de relación de mayor anonimato entre el cliente y el vendedor.

La práctica del comercio electrónico comenzó a principios de 1970, con novedosas aplicaciones
como la transferencia de fondos monetarios. Después apareció el intercambio de datos vía
electrónica, que produjo una expiación en el comercio electrónico, dando lugar a otros tipos de procesos
comerciales. Todos estos procesos permitieron que pequeñas empresas pudieran aumentar su nivel
de competitividad implementando el comercio electrónico en sus actividades diarias. Debido a esto
el comercio en línea se ha expandido muy rápidamente gracias a los millones de consumidores
potenciales a los que se puede llegar a través de este medio.

A principio de los años 1970, aparecieron las primeras relaciones comerciales que utilizaban una
computadora para transmitir datos, tales como órdenes de compra y facturas. Este tipo
De intercambio de información, si bien no estandarizado, trajo aparejadas mejoras de los procesos
de fabricación en el ámbito privado, entre empresas de un mismo sector.

A mediados de 1980, con la ayuda de la televisión, surgió una nueva forma de venta por catálogo,
también llamada venta directa. De esta manera, los productos son mostrados con mayor realismo, y
con la dinámica de que pueden ser exhibidos resaltando sus características. La venta directa se
concreta mediante un teléfono y usualmente con pagos de tarjetas de crédito.

Ventajas del comercio electrónico:

El comercio electrónico realizado entre empresas es llamado en inglés Business-to-business o B2B. El

B2B puede estar abierto a cualquiera que esté interesado (como el intercambio de mercancías o materias
primas), o estar limitado a participantes específicos pre-calificados (mercado electrónico privado).
Algunas de sus virtudes son:

Mejoras en la distribución: La Web ofrece a ciertos tipos de proveedores (industria del libro,
servicios de información, productos digitales) la posibilidad de participar en un mercado
interactivo, en el que los costos de distribución o ventas tienden a cero, como por ejemplo
en la industria del software, en la que los productos pueden entregarse de inmediato,
reduciendo de manera progresiva la necesidad de intermediarios.

Comunicaciones comerciales por vía electrónica: Actualmente, la mayoría de las empresas

utiliza la Web para informar a los clientes sobre la compañía, aparte de sus productos o
servicios, tanto mediante comunicaciones internas como con otras empresas y clientes; esto
facilita las relaciones comerciales, así como el soporte al cliente, ya que al estar disponible
las 24 horas del día, las empresas pueden fidelizar a sus clientes mediante un diálogo
asincrónico que sucede a la conveniencia de ambas partes.

Beneficios operacionales: El uso empresarial de la Web reduce errores, tiempo y

sobrecostos en el tratamiento de la información. Los proveedores disminuyen sus costos al
acceder de manera interactiva a las bases de datos de oportunidades de ofertas, enviar éstas
por el mismo medio, y por último, revisar de igual forma las concesiones; además, se
facilita la creación de mercados y segmentos nuevos, el incremento en la generación de
ventajas en las ventas, la mayor facilidad para entrar
 en mercados nuevos, especialmente en los geográficamente remotos, y alcanzarlos con mayor
rapidez.

Facilidad para fidelizar clientes: Mediante la aplicación de protocolos y estrategias de

comunicación efectivas que le permitan al usuario final del portal web de la compañía plantear
inquietudes, levantar requerimientos o simplemente hacer comentarios con relación a los
productos o servicios de la misma, y si y solo si estos comentarios son debidamente procesados
se puede crear un elemento importante para lograr la fidelización de los clientes, y en
consecuencia aumentar la re-compra de productos y servicios, así como también la ampliación
del rango de cobertura en el mercado.

Dentro de la misma organización.

Usos habituales:

El comercio electrónico puede utilizarse en cualquier entorno en el que se intercambien documentos

entre empresas: compras o adquisiciones, finanzas, industria, transporte, salud, legislación y recolección
de ingresos o impuestos. Ya existen compañías que utilizan el comercio electrónico para desarrollar
los aspectos siguientes:
 1. Creación de canales nuevos de marketing y ventas.
2. Acceso interactivo a catálogos de productos, listas de precios y folletos publicitarios.
3. Venta directa e interactiva de productos a los clientes.
Soporte técnico ininterrumpido, permitiendo que los clientes encuentren por sí mismos, y
fácilmente, respuestas a sus problemas mediante la obtención de los archivos y programas necesarios
para resolverlos.

Mediante el comercio electrónico se intercambian los documentos de las actividades empresariales

entre socios comerciales. Los beneficios que se obtienen en ello son: reducción del trabajo
administrativo, transacciones comerciales más rápidas y precisas, acceso más fácil y rápido a la
información, y reducción de la necesidad de reescribir la información en los sistemas de
información.

Los tipos de actividad empresarial que podrían beneficiarse mayormente de la incorporación del
comercio electrónico son:

Sistemas de reservas. Centenares de agencias dispersas utilizan una base de datos compartida
para acordar transacciones.
Stocks. Aceleración a nivel mundial de los contactos entre proveedores de stock. Elaboración
de pedidos. Posibilidad de referencia a distancia o verificación por parte de una entidad
neutral.
Seguros. Facilita la captura de datos.
Empresas proveedoras de materia prima a fabricantes. Ahorro de grandes cantidades de tiempo
al comunicar y presentar inmediatamente la información que intercambian.

Contratos de masa:
Son aquellos realizados como su nombre lo indica de manera masiva y no individual y en los cuales la
autonomía de la voluntad se encuentra restringida, en este caso la del cliente se limita tan solo a
aceptar o rechazar el contrato.

Requisitos:
Consentimiento en el contrato comercial en masa. La
buena fe como principio rector.

BANCA-SAT
Es un sistema de declaración y pago de impuestos que opera en Internet a través de los bancos
autorizados por la SAT.

Bancasat funciona las 24 horas del día los 365 días del año, reduce costos y ofrece mayor
confidencialidad en los trámites. Además, el banco y la SAT confirman al contribuyente a través de
una notificación por e-mail la presentación y pago de su declaración. Por medio de Bancasat puede
pagar tributos internos y de comercio exterior (póliza electrónica).
Asimismo, los contribuyentes pueden autorizar por Internet, con el Formulario SAT-81 a su contador
o contadores para que declaren en su nombre por Bancasat.

Beneficios

1. Directo desde su oficina o donde se encuentre, por medio de

Internet, puede presentar su declaración.
2. Amplios y mejores horarios de atención, de acuerdo con los servicios de
banca en línea.
3. Reducción de costos, menos tiempo, dinero y recurso humano para
presentar y pagar.

Confiable y seguro

1. La comunicación entre el contribuyente y el banco se hace con la

seguridad habitual utilizada por las tiendas en Internet.
2. Confidencialidad, su declaración es codificada y sólo la SAT
puede leerla.
3. La comunicación entre los bancos y la SAT se realiza por canales
seguros con estándares de seguridad para comercio electrónico.