¿Qué es EDI?

EDI, que significa intercambio electrónico de datos, es la comunicación entre empresas de

documentos comerciales entre empresas, en un formato estándar. La definición simple de
EDI es un formato electrónico estándar que sustituye documentos en papel, como pedidos
de compra o facturas. Al automatizar transacciones en papel, las organizaciones pueden
ahorrar tiempo y eliminar errores costosos causados por el procesamiento manual.

En transacciones de EDI, la información se traslada directamente desde una aplicación

informática en una organización a una aplicación de sistema en otra. Los estándares de EDI
definen la ubicación y el orden de la información en un formato de documento. Esta
funcionalidad automatizada permite compartir los datos rápidamente, en lugar de las horas,
días o semanas que requieren los documentos en papel u otros métodos.

Hoy en día, las industrias utilizan EDI para compartir diferentes tipos de documentos:
desde pedidos de compra y facturas hasta cotizaciones, solicitudes de préstamos y más. En
la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios comerciales que intercambian
bienes y servicios de forma regular como parte de sus cadenas de suministro y redes
business to business (B2B)

¿Qué funcionalidad ofrece el EDI?

Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios

electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del
EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido
acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos
estructurados.

En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas
que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial
estructurada. El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de
los documentos electrónicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para
transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de
tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).

Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas,

no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los

mecanismos de transmisión.

Principales campos de Aplicación

Los típicos campos de aplicación del EDI son el intercambio de información industrial, comercial,
financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de información estructurada.
Esta información, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que
pueden ser procesados por las aplicaciones informáticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas,
órdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc.
La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y
la intervención humana, reduciéndose las tareas relativas a la reintroducción de datos, impresión,
envío de documentos vía correo o vía fax. A través del EDI, las Administraciones Públicas pueden
incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos
como empresas, instituciones económicas y financieras, y otras Administraciones Públicas.

El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que ésta dirigido a
empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamaño.

Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar:

* Sector de la Distribución (Supermercados y Proveedores)

* Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Concesionarios)

* Sector Farmacéutico (Farmacias y Laboratorios)

* Sector de la Administración Pública

* Sector del Transporte y Turismo

Normas de sintaxis

Básicamente, las normas EDI proporcionan las reglas de sintaxis que definen los documentos
electrónicos estructurados (llamados mensajes EDI) y un número cada vez mayor de mensajes EDI
acordados internacionalmente.

El módulo ephos sobre EDI se basa en las normas y documentos desarrollados por las Naciones
Unidas y recogidos en "ISO 9735 – Intercambio Electrónico de Datos para
la Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT) – Reglas de aplicación de la sintaxis" (en
29735). Si bien por razones históricas, en diferentes dominios regionales o sectoriales se utilizan
otras reglas de sintaxis (no normalizadas), EDIFACT es la única sintaxis normalizada.

SERVICIOS EDI

Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio electrónico de documentos

estandarizados, a través de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones informáticas de
empresas relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los relacionadas
comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales más habituales
(órdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrónicas con
formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio.

Este servicio, a diferencia del correo electrónico, relaciona aplicaciones informáticas que residen en
las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de información se realiza
entre aplicaciones informáticas y no entre personas.

Principales Beneficios

EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra
empresa entre los que se destacan :
* Agilización de procesos comerciales

* Importante disminución de errores en los documentos

* Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time"

* Ahorro de costos de administración

* Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta

¿Qué es un sistema ERP?

Abreviatura de Enterprise Resource Planning, ERP se traduce como un sistema de gestión
empresarial. Una herramienta tecnológica que tiene como objetivo integrar y automatizar
los principales procesos y datos de la empresa en una sola plataforma, facilitando la
gestión de datos y la organización de la compañía.

Entre estos procesos están:

 Gestion de Stocks.
 Control y gestión comercial y de ventas.
 Gestión financiera .
 Integración con emisión de impuestos.
 Gestión de ventas.
 Informes.
El objetivo es centralizar toda esta información en un lugar desde donde todos los sectores
puedan acceder y administrar sus datos.

Este es un punto importante porque, a pesar de que las empresas están divididas en
departamentos, dependen a su vez unas de otras y actúan de forma conjunta. Por lo tanto,
cuanto más sincronizados y automatizados sean, más eficiente será la ejecución de las
actividades y la productividad de la empresa.

¿Por qué surgió ERP?

Cualquiera que piense que el concepto de sistema ERP es una invención del mundo
moderno, está equivocado. Alrededor de 1950, se lanzaron los primeros métodos de control
tecnológico realizados a través de la gestión empresarial. En ese momento, la
automatización no era ni rápida ni barata y muy pocas empresas podían acceder a esta
instalación. En la década de 1970, con un mayor acceso a las herramientas tecnológicas,
surgieron los precursores de los ERP.

La denominada Planificación de necesidades de material (MRP), difundió conjuntos de

sistemas que estaban conectados entre sí y permitían el acceso a la gestión y el control de
los procesos de producción.

Pero fue en la década de 1990 cuando realmente surgió la Planificación de Recursos

Empresariales. La evolución de los ordenadores y la aparición de nuevas tecnologías,
contribuyeron a importantes mejoras en la gestión empresarial y en la difusión de software
y sistemas. Desde entonces, las herramientas de ERP se han mejorado cada vez más.
Además de adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas, se han amoldado a las
obligaciones fiscales.

Un sistema ERP actual, además de unificar la interfaz de información de las compañías,

también tiene instalaciones y características que simplifican la vida diaria de los usuarios.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Como hemos explicado anteriormente, el sistema ERP integra actividades y automatiza
los procesos de la compañía. Esto, además de facilitar la gestión, contribuye a eliminar los
diversos programas de control paralelos.

Por lo general, estos sistemas están disponibles en módulos, uno para cada área de la
empresa. Algunos son comunes a todos los segmentos, como facturas y nóminas, pero cada
segmento tiene sus particularidades y recibe módulos ERP específicos.

Ejemplo de operación de un sistema ERP:

Como ejemplo, veremos una empresa que se dedica a la fabricación y transporte de

muebles personalizados. Veamos cómo se puede integrar el proceso desde el pedido por
parte del cliente hasta la entrega del producto:

1. Una vez el cliente realiza el pedido, el vendedor lo registra en el sistema.

2. El sector de producción es notificado de que se necesitan producir los muebles
solicitados por el cliente.
3. El sector de gestión de suministros también recibe la advertencia para realizar el
control de inventario de los materiales necesarios para la producción.
4. Si es necesario reemplazar el stock, el sector de suministro se encargará de esta
actividad, y se informará al área financiera sobre el gasto por la adquisición de la
materia prima.
5. El sector financiero también recibirá una alerta de que debe cobrar por el artículo
vendido.
6. Luego, la contabilidad recibirá información sobre costos y facturación.
7. Los responsables de logística serán informados sobre el pedido para que puedan
programar la entrega, teniendo en cuenta el tiempo requerido para la fabricación.

Así es como funciona un sistema ERP de principio a fin. Todos los sectores de la empresa
tienen acceso a lo que está sucediendo y pueden seguir en tiempo real todos los pasos
dentro de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema ERP para las

empresas?
Un sistema ERP tiene el objetivo de ayudar a la administración y gestión corporativas
contribuyendo al crecimiento del negocio. Con todos los registros y datos de los sectores en
un solo lugar, los procesos que solían llevar más tiempo, se automatizan, garantizando una
mayor flexibilidad del equipo y una mayor seguridad de la información, además de un
mayor control sobre lo que sucede en la empresa.

Debemos tener en cuenta que el número de pequeñas y medianas empresas que pierden el
control de la gestión y terminan en deuda, es alto. Esto sucede, a menudo, debido a la falta
de información en el propio equipo, que no se preocupan demasiado por la gestión interna o
no sabe cómo hacerlo correctamente.

Este tipo de pequeños errores internos, pueden llevar a la bancarrota a cualquier empresa si
se acumulan, y es por esto por lo que siempre recomendamos el uso de un sistema ERP
dentro de las compañías.

Además de la facilidad en la gestión y organización de datos, el uso del sistema de gestión

garantiza más seguridad, agilidad en el registro de información y control de procesos.
Sin embargo, lo más importante es elegir un sistema ERP que brinde eficiencia e
inteligencia a los procesos de gestión.

Estos son algunos de los beneficios que el sistema ERP puede ofrecer a tu empresa:

 Acceso en remoto al sistema.

 Seguridad de la información.
 Menos papel y más eficiencia.
 Control financiero en tiempo real.
 Inventarios actualizados.
 Emisión rápida de facturas.
 Comunicación asertiva con los clientes.
 Eficiencia de ventas.
 Reducción de costos.
 Efectividad en la gestión tributaria.
 Competitividad.

Desventajas de un sistema ERP

El inconveniente más común suele ser el coste del software ERP. Esto se debe
normalmente al nivel de personalización que necesita un sistema ERP para cubrir
las necesidades de la empresa: a mayor nivel de personalización, mayor precio.
Además, algunos de los costes que un ERP conlleva pueden aparecer de forma
posterior a su instalación y adquisición, lo que se denomina costes ocultos.
Puede encontrar una descripción detallada de estos costes ocultos, junto con
ejemplos y cálculos reales de presupuestos de los ERP más usados en la Guía
ERP.
Otra desventaja a tener cuenta al elegir un paquete ERP está en
la implementación. En algunos casos, puede que la instalación,
el hardware necesario para su funcionamiento y la preparación de su
infraestructura tarden demasiado. Esto puede provocar retrasos en el
funcionamiento interno de su empresa que pueden causar pérdidas. No obstante,
existen sistemas en la nube que pueden prevenir este tipo de inconvenientes, al
no tener que ser implementados físicamente en la empresa.

Los sistemas ERP conectan las diferentes operaciones y departamentos que

conforman su organización, lo que le proporciona una perspectiva integral del
negocio. Céntrese en un departamento concreto o examine el funcionamiento
general de la empresa. En una sola vista podrá adelantarse a los problemas,
eliminar los obstáculos y realizar los cambios necesarios para que su negocio
siga creciendo.

Al sacar a la luz toda la inteligencia que se esconde en su negocio, los sistemas ERP
benefician a muchas áreas de la organización. Estos son algunos ejemplos de cómo
un sistema ERP bien definido puede optimizar las áreas comunes de la empresa.
Finanzas
Aumente la rentabilidad, identifique errores, elimine la duplicación de recursos y
garantice el cumplimiento normativo con los recursos de inteligencia empresarial
que le proporcionan los sistemas ERP bien definidos.
Fabricación
Los sistemas ERP conforman una solución unificada para la industria, ya que
aceleran la producción y la entrega de productos. Permiten supervisar, programar y
optimizar la fabricación y entrega de productos, lo que favorece todo el ciclo hasta
el cliente, incluidas las etapas intermedias.
Comercio minorista
Con los sistemas ERP, disfrutará de una experiencia comercial unificada, lo que
optimizará y facilitará las operaciones. La información de los productos, el
inventario, las promociones y los datos de ventas se gestionan de forma
centralizada, lo que simplifica tanto las ventas en el establecimiento como las
compras en línea.
Cadena de suministro
Impulse la optimización, mejore la visibilidad y optimice la cadena de suministro,
desde las ventas hasta el procesamiento de pedidos. Los sistemas ERP le ayudan a
optimizar la logística en las plantas de producción, los almacenes, las instalaciones
y el transporte.
Recursos humanos
Los sistemas de gestión de capital humano suelen integrarse en los sistemas ERP
para centralizar todos los datos en una misma plataforma. Contribuya al éxito de
sus empleados con la gestión de prestaciones, la administración de bajas y
ausencias, las opciones para atraer e incorporar a los mejores talentos y
herramientas para garantizar el cumplimiento.

La visibilidad en tiempo real de los sistemas ERP mejora la toma de decisiones,

ayuda a identificar problemas antes de que ocurran y aumenta la
productividad general.

Al unificar los datos procedentes de diferentes orígenes, los sistemas ERP le ayudan
a mejorar los procedimientos operativos. Con una perspectiva integral de los
procesos empresariales, podrá responder rápidamente a los cambios normativos y
garantizar que todos los sistemas cumplen los requisitos reglamentarios en todo
el mundo.
Los sistemas ERP bien definidos le proporcionan una perspectiva integral del
negocio, lo que le brinda las siguientes ventajas:

Optimización de operaciones
Obtenga mayor control sobre las áreas desconectadas de la empresa a través de la
automatización, la priorización de tareas y la integración de los datos que le
ofrecen los sistemas ERP.
Coordinación de equipos
Aumente la productividad del negocio, favorezca el flujo de datos entre
departamentos y fomente la colaboración acabando con los
compartimentos estancos.
Unificación de la información
Acabe con la duplicación de recursos, reduzca los errores y aumente la precisión de
los datos con un repositorio centralizado que contenga información de todos
los departamentos.
Mejora de la toma de decisiones
Obtenga conocimientos predictivos y tome decisiones basadas en los datos con
información de su organización en tiempo real.
Reducción de costes
Reduzca los errores y descubra los problemas antes de que se produzcan. Tener
conocimiento de todas las áreas de la empresa mejora la eficiencia y reduce los
costes globalmente.

Los sistemas ERP son beneficiosos para las empresas de cualquier tamaño. Si la
expansión de su negocio se ve obstaculizada por el software, es un buen momento
para buscar un sistema que pueda ayudarle a crecer. Con una oferta tan amplia, es
importante saber qué busca cuando evalúa un posible sistema ERP para su
organización. Estas características le ayudarán a seleccionar un sistema ERP bien
estructurado, adaptado y definido.

Con capacidad para crecer

Las necesidades cambian constantemente siguiendo el vertiginoso ritmo al que
evoluciona el mundo actual. Busque un sistema que crezca con su organización.
Adaptado a sus necesidades
Utilice una o varias aplicaciones con total flexibilidad para personalizar, ampliar e
integrar su solución con otros sistemas del sector.
Diseñado para gestionarse en la nube y utilizarse en el móvil
Encuentre una solución que mantenga a su equipo conectado tanto dentro como
fuera de la oficina.
Más que un ERP
Busque aplicaciones que le brinden una perspectiva más amplia de su negocio.
Combine las funcionalidades de CRM, ERP, recursos humanos y otras herramientas,
y conecte todas las áreas de su organización.
Unificar y compartir
Invierta en un sistema que ofrezca una experiencia unificada y le permita conectar y
compartir datos entre diferentes aplicaciones.