MANUAL DE USUARIO

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5.11 Documento de referencia: Documento periódico (FBD1)

Vía de Acceso
En el árbol del menú principal de Finanzas, ingrese por la opción Gestión Financiera 
Libro Mayor  Contabilización  Documentos de referencia  Documento
periódico (Ver Figura 5.11 – Menú Principal de Acreedores)

Objetivo
La finalidad de los documentos de referencia es agilizar la entrada en el sistema de
asientos que se realizan con frecuencia y tienen una forma constante en cuanto a datos en la
cabecera del documento y en las posiciones del documento (cuentas contables, claves de
contabilización). En particular el Documento Periódico es un documento contable que se
debe contabilizar con cierta frecuencia (mensual, trimestral, etc) con ciertas características.
Es útil para contabilizar pagos por primas de seguros, alquileres, etc.

Figura 5.11 Documento de referencia: Documento periódico

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Seleccionando esta opción aparece la pantalla de la figura 5.11.1.1. Entrar contabilización

periódica: Datos cabecera.

5.11.1 Crear Documento periódico (FBD1)

Figura 5.11.1.1. Entrar contabilización periódica: Datos cabecera

Indicador Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos
(1) 1ra. Ejecución el Fecha a partir de la cual han de ejecutarse
las contabilizaciones periódicas. F4
(2) Última Ejecución el Fecha hasta la cual se han de ejecutar las F4
contabilizaciones periódicas.
(3) Intervalo en Meses Intervalo temporal entre dos ejecuciones de F4
la contabilización periódica.

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Indicador Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos
La entrada del intervalo deberá indicarse en
meses.
(4) Días de Ejecución Fecha natural en la que ha de ejecutarse la F4
contabilización periódica. Si indica un día
se utilizará la fecha natural que ha indicado
en el campo "Primera ejecución el ".
(5) Plan de Ejecución Este plan contiene las fechas de ejecución F4
deseadas para los documentos periódicos
originales. Con ayuda del plan de ejecución,
es posible generar documentos contables a
partir de documentos periódicos originales
en intervalos libremente definibles.
Tomar Importes en Moneda Cuando se crean documentos contables a
Local partir de documentos tipo de X
contabilización periódica, sólo suelen
transferirse los campos de moneda; la
moneda se determina nuevamente según el
tipo de cambio vigente. Pero en caso de que
desee crear los documentos contables con el
'tipo de cambio histórico', fije este
indicador. El indicador determina que los
importes en moneda local se transfieran
también a los nuevos documentos
contables.
Copiar Textos Al marcar este parámetro los textos largos
del documento periódico se copian en los X
documentos reales.
Tomar Importe del Impuesto Cuando se crean documentos contables a
en Moneda Local partir de documentos tipo de X
contabilización periódica, sólo suelen
transferirse los campos de moneda; la
moneda se determina nuevamente según el
tipo de cambio vigente. Pero en caso de
que desee transferir también los
documentos contables con el 'tipo de
cambio histórico', fije este indicador.
Clase de Documento La clase de documento sirve para clasificar
los documentos contables. De ella se deja F4
constancia en la cabecera del documento.
Por cada clase de documento se acuerdan
determinadas propiedades que controlan la
captura del documento o se incluyen en el
mismo. En especial se fija por cada clase
de documento qué área de números de
documento se permite para los documentos.
Moneda Clave de la moneda en la que se gestionan
los importes en el sistema. F4
Tasa de Cambio Tipo de cambio con el que se realiza la
conversión entre moneda extranjera y

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Indicador Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos
moneda local.
(6) Referencia El número de documento de referencia
puede contener el número de documento en
el interlocutor comercial. Sin embargo, este
campo también puede estar rellenado de
otra forma.
Fecha Conversión Fecha para la determinación del tipo de
cambio a emplear en la conversión. Los F4
tipos de cambio están almacenados en el
sistema.
(7) Texto Cabecera Documento El texto de cabecera de documento contiene
aclaraciones o notas que tienen validez para
todo el documento, es decir, no sólo para
posiciones de documento determinadas.
(9) CIvCT Clave de contabilización con la que ha de F4
entrarse la próxima posición de documento.
(10) Cuenta Cuenta que se ha de contabilizar con la
siguiente posición de documento. F4
En lugar del número de cuenta también es
posible indicar un matchcode.
In. CME Indicador de Cuenta de Mayor Indicador que define una operación en
Especial cuenta de mayor especial. Ejemplos para F4
operaciones en cuenta de mayor especial
son los anticipos y las letras de cambio.

Al completar la información requerida, presione el icono ejecutar o Enter para pasar a

la pantalla de la figura 5.11.1.2 Entrar contab. Periódica: Añadir posición de cta de mayor,
la cual permite ingresar los datos de las posiciones del documento.

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Figura 5.11.1.2. Entrar contab. Periódica: Añadir posición de cta. mayor

Indicador Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos
(1) Importe Importe en la moneda del documento:
Importe de la posición de documento en la
moneda del documento.
Procedimiento:
Al entrar el documento, este importe debe
indicarse manualmente. En la última
posición puede indicarse un '*', y el sistema
fijará entonces como importe el saldo de las
posiciones entradas anteriormente.
(2) Área funcional Criterio de esquema bajo puntos de vista F4
funcionales. Se refiere al programa y sub-
programa presupuestarios
(3) Centro Gestor Código alfanumérico del centro gestor, el F4
cual crea, modifica y visualiza o al cual
adjudica un presupuesto.
(4) Doc. presup. Es el documento de reserva presupuestario. F4
Se debe indicar la posición del documento.
(5) Fondos Fuente de financiamiento.

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Indicador Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos
(6) Pos. Pre. Posición Presupuestaria, Gasto objeto e F4
identificación de partida.
(7) Doc. compras Indica una clave alfanumérica, que
identifica unívocamente un documento de
compras
(8) Vence el Fecha en la que vencen las condiciones de F4
pago con descuento (si aplica).
(9) Asignación Número de asignación: F4
La asignación es una información adicional
en la posición del documento.
Las partidas individuales de una cuenta se
pueden visualizar según el contenido del
campo.
El contenido del campo puede ser definido
de forma automática por el sistema por
medio del campo Clave de clasificación o
bien, ser introducido manualmente por el
usuario.
Las normas a emplear para la estructuración
del campo "Asignación" las puede definir
en la guía de implementación (IMG), en el
Apartado Especificar clasificación estándar
para partidas individuales.
(10) Texto Texto de posición: F4
Texto explicativo para posición de
documento.
Los textos de posición pueden utilizarse
interna y externamente. Para diferenciar los
textos de uso externo, estos deben marcarse
con un '*'. Estos pueden editarse entonces
en toda la correspondencia, reclamaciones,
avisos, etc. El asterisco se suprime al
imprimir.
(6) CIvCT Clave de contabilización para la siguiente F4
posición:
Clave de contabilización con la que ha de
entrarse la próxima posición de documento.
(7) Cuenta Cuenta que se ha de contabilizar con la F4
siguiente posición de documento.
En lugar del número de cuenta también es
posible indicar un matchcode. Número o
matchcode de la cuenta a contabilizar.
(8) Ind. CME Indicador de cta.mayor especial para la F4
siguiente posición:
Indicador que define una operación en
cuenta de mayor especial. Ejemplos para
operaciones en cuenta de mayor especial
son los anticipos y las letras de cambio.
Utilización:
Si Ud. marca el indicador, Ud. le comunica

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Indicador Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos
al sistema que una operación mayor
especial se ha de contabilizar y la operación
de que se trata. Por medio del indicador, el
sistema determina una imagen especial y la
cuenta de mayor asociada en el libro mayor
que se ha de actualizar a través de la
posición de documento.

Al completar la información requerida, presione el icono o Enter para pasar a la

pantalla de la figura 5.11.1.3. Entrar contab. Periódica: Añadir posición cuenta de mayor, la
cual permite ingresar los datos de las posiciones del documento.

Figura 5.11.1.3 Entrar contab. Periódica: Añadir Posición de Cta de mayor

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Al ingresar los datos, se presiona la tecla Grabar , apareciendo la pantalla de la figura

5.11.1.1. Entrar Contab. Periódica datos cabecera con el número de documento grabado en
R/3 para esa transacción.

Por medio de la opción simular se pasa a la pantalla de la figura 5.11.1.4. Entrar

contab. Periódica: Visualizar Resumen, para visualizar las posiciones del documento.

Figura 5.11.1.4 Entrar contab. Periódica: Visualizar Resumen

Para regresar a la pantalla principal de Documentos Periódicos o al menú principal de

Acreedores, presione el icono tantas veces como sea necesario, hasta que se ubique en
la pantalla que desea.

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5.11.2 Modificar Documento periódico (FBD2)

Vía de Acceso
En el árbol del menú principal de Finanzas, ingrese por la opción Gestión Financiera 
Libro Mayor  Documento  Documentos de ref  Documento periódico 
Modificar. Figura 5.11.2.1.

Figura 5.11.2.1. Ver menú principal de Finanzas

Seleccionando esta opción aparece la pantalla de la figura 5.11.2.2. Modificar documento

periódico: Acceso

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Figura 5.11.2.2. Modificar documento periódico: Acceso

Si no se conoce el número de documento se le pueda dar a la opción lista , y pasa a

la pantalla de la figura 5.11.2.3, sino se le da el número y pasa directamente a la pantalla
5.11.2.5.

Figura 5.11.2.3. Lista de documentos

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Se escogen las opciones para pasar a la pantalla de la figura 5.11.2.4, dar doble clic en el
documento a modificar.

Figura 5.11.2.4. Lista de documentos status de documento D.

Figura 5.11.2.5. Modificar documentos periódico: Resumen

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Para modificar las posiciones del documento periódico, deberá dar doble clic sobre la
posición a modificar. Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura 5.11.2.3.
Modificar documento periódico: Posición 001.

Figura 5.11.2.3 Modificar documento periódico: Posición 001.

Luego de modificar la posición respectiva, deberá presionar el icono de Resumen de

documento y aparecerá la pantalla de la figura 5.11.2.2. Modificar documento periódico:
Resumen.

Si desea seguir modificando posiciones del documento periódico, deberá repetir el

procedimiento desde la pantalla de la figura 5.11.2.2.

Al finalizar las modificaciones presione el icono Grabar. Se verá la pantalla de la figura

5.11.2.4.

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Figura 5.11.2.4. Entrar contab. Periódicas: Datos de Cabecera

Para regresar a la pantalla principal de Documentos Periódicos o al menú principal de

Gestión Financiera, presione el icono tantas veces como sea necesario, hasta que se
ubique en la pantalla que desea.

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5.11.3 Visualizar Documento periódico (FBD3)

Vía de Acceso
En el árbol del menú principal de Finanzas, ingrese por la opción Gestión Financiera 
Libro Mayor  Documento  Documentos de ref  Documento periódico 
Visualizar. Figura 5.11.3.1.

Figura 5.11.2.1. Ver menú principal de Finanzas

Al igual que con el procedimiento de modificación se deben digitar los datos requeridos
según la pantalla 5.11.3.1,

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Figura 5.11.3.1. Visualizar documento periódico: Acceso

Seleccionando esta opción aparece la pantalla de la figura 5.11.3.2. Visualizar documento

periódico: Resumen

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Figura 5.11.3.2. Visualizar documento periódico: Resumen

Para visualizar las posiciones del documento periódico, deberá dar doble clic sobre la
posición a visualizar. Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura 5.11.3.3.
Visualizar documento periódico: posición 001.

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Figura 5.11.3.3. Visualizar documento periódico: Posición 001

Luego de visualizar la posición respectiva, deberá presionar el icono de Resumen de

documento y aparecerá la pantalla de la figura 5.11.3.2. Visualizar documento periódico:
Resumen

Si desea seguir visualizando posiciones del documento periódico, deberá repetir el

procedimiento desde la pantalla de la figura 5.11.2.2.

Para regresar a la pantalla principal de Documentos Periódicos o al menú principal de

Finanzas, presione el icono tantas veces como sea necesario, hasta que se ubique en la
pantalla que desea.

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