VALORACIN DOCUMENTAL Y DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

VALORACIN DOCUMENTAL
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios
de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del archivo.
La valoracin documental es la fase del tratamiento archivstico que consiste en
analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o
eliminacin parcial o total.
Teniendo en cuenta que la valoracin documental, no puede ser manejada, como
una actividad y/o accin intuitiva, sino que debe responder a una accin sistemtica
y planificada, se requiere que el Administrador, Gestor Documental o Comit
Evaluador tenga en cuenta ciertas cualidades y/o caractersticas que son propias
de los documentos; u otras herramientas que igualmente pueden servir a la hora de
valorar o de Conservar Totalmente, Seleccionar, Microfilmar y Eliminar.
En este orden de ideas, se deben establecer unas polticas y unos criterios tcnicos
que permitan una correcta Gestin de la Informacin, desde el momento de su
produccin. As mismo ejercer un control, ms minucioso, de todos y cada uno de
los registros que de una manera indirecta impacta y afecta con la eficacia y
eficiencia de todos los procesos archivsticos. En relacin con la valoracin y
basndonos en las diversas corrientes de pensamiento, de algunos tratadistas,
hemos encontrado ideas, que hasta el da de hoy se siguen utilizando. Las cuales
nos pueden aportar un sinnmero de estrategias a la hora de aplicar Valoracin a
los documentos que conforman el patrimonio documental de una empresa o
institucin. Una de ellas son las tres reglas bsicas que estableci Meisner en 1973,
a la hora de valorar:
La edad de los documentos
El contenido informativo
El orden Jerrquico de las administraciones

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las Tablas de Retencin Documental (TRD) o en las
Tablas de Valoracin Documental (TVD), con miras a su conservacin total,
eliminacin, seleccin y/o reproduccin. Un sistema de reproduccin debe
garantizar la legalidad y perdurabilidad de la informacin.
Se podra decir, que de acuerdo a la anterior definicin, suministrada por el Archivo
General de la Nacin, la disposicin final, resulta ser uno de los procesos tcnicos
ms delicados a la hora de elaborar las Tablas de Retencin Documental. Teniendo
en cuenta que la Disposicin Final de los documentos, concluye con:
Conservacin Total
Microfilmar
Seleccionar
Eliminar

CONSERVACIN TOTAL: Se conservan totalmente, aquellos documentos que

adquieren con el tiempo, valores secundarios, es decir se convierten en fuentes de
consulta para a la investigacin, la ciencia y la cultura.
MICROFILMAR: Esta tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos
como pequeas imgenes en pelculas de alta resolucin, se aplica a aquellos
documentos que se van tanto a conservar totalmente, como a seleccionar con el fin
de garantizar la consulta de la informacin en otro soporte, para asegurar la
preservacin del documento original.
SELECCIN: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o subseries
documentales que no ameritan conservarse totalmente, pero que poseen valor
informativo que se repite o se encuentra registrado en otras series y/o subseries
documentales. Una vez que se efectu la seleccin, implcitamente se est
determinando eliminacin sobre la documentacin no seleccionada. Para que un
proceso de seleccin documental se realice de manera acertada, es indispensable
la participacin de personas que tengan total conocimiento de los documentos
objeto del estudio, de manera que pueda aportar elementos importantes para la
correcta toma de decisiones sobre los documentos que son objeto de seleccin. Los
procesos de identificacin, valoracin y seleccin documental permiten establecer
que documentos deben ser eliminados.
ELIMINACIN: Se aplica para aquellos documentos que pierden sus valores
primarios (Administrativo, legal, fiscal, contable y jurdico) y no adquieren valores
secundarios (histricos, cientficos, culturales). La eliminacin es un proceso
irreversible, por lo que esta decisin debe estar muy bien sustentada, de acuerdo
con el estudio de valoracin abordado durante el proceso de elaboracin de la tabla
de retencin documental. Los anteriores procedimientos deben ser abordados por
personal capacitado y con pleno conocimiento sobre la produccin documental al
interior de la institucin, identificando caractersticas propias de los documentos que
permitan de una u otra forma establecer aspectos que permitan concluir en cada
uno de los procedimientos antes mencionados, sin que esto afecte la toma de
decisiones en el desarrollo de las actividades.
EJEMPLOS DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS
CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA Y RECIBIDA: Documentos que
soportan el cruce de correspondencia de la dependencia con destinatarios o
 remitentes internos de una empresa. Se conservarn como parte de la
memoria institucional. Retencin en el archivo de gestin 3 aos y en el
archivo central: 5 aos.
ACTAS: Son documentos que reflejan decisiones de carcter administrativo,
legal y fiscal, tratado o acordado en una junta o reunin. Forman parte de la
memoria institucional por lo tanto son de conservacin total. 1 Ao en el
Archivo de Gestin y 24 en el Archivo Central una vez finalizado su tiempo
de retencin en el Archivo Central se deben conservar totalmente por poseer
valores secundarios e histricos.
INFORMES: Exposicin oral o escrita sobre el estado de una cosa o de una
persona, sobre las circunstancias que rodean un hecho. refiere a una
declaracin, escrita u oral, que describe las cualidades, las caractersticas y
el contexto de algn hecho. Se trata, pues, de una elaboracin ordenada
basada en la observacin y el anlisis. La finalidad de elaborar un informe es
sumamente variable, aunque siempre presupone la eventual necesidad de
poner en conocimiento de otro/s algo sucedido. 2 aos en el Archivo de
Gestin y 5 en el Archivo Central.
CONVENIOS: Acuerdo entre dos o ms personas sobre un asunto.
Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio
de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Al
terminar su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona
por muestreo del 10% del total de la produccin documental y se conserva
en el archivo histrico. 2 Aos en el Archivo de Gestin y 5 en el Archivo
Central, teniendo en cuenta que la serie de convenios es de carcter primario
se har la transferencia al Archivo Central y luego se conservara en su
totalidad.
CONTRATOS: Acuerdo generalmente escrito por el que dos o ms partes se
comprometen recprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
El contrato es una de las instituciones esenciales de la sociedad moderna. El
ser humano cuando satisface sus necesidades individuales y colectivas a
travs del intercambio de bienes y servicios utiliza el contrato como vehculo
para realizar y ordenar sus actividades econmicas. 5 Aos en el Archivo de
Gestin y 20 en el archivo Central, se conservan en su totalidad.
PROYECTOS: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se
establece un modelo determinado. Es aquel que se refiere a un conjunto
articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios
objetos relacionados con la generacin, adaptacin o aplicacin creativa de
conocimiento. Para ello se sigue una metodologa definida que prev al logro
de determinados resultados bajo condiciones limitadas de recursos y tiempo,
especificados en un presupuesto y en un cronograma, respectivamente. 5
Aos en el Archivo de Gestin y 10 en el Archivo Central.