8,3 Funciones del Oficial de Cumplimiento

9 procedimientos
11 reportes internos y externos

a) Cuando FONDO DE EMPLEADOS ULTRASER incursione en nuevos mercados u ofrezca

nuevos productos o portafolios, le corresponderá al Oficial de Cumplimiento analizar y
evaluar los potenciales riesgos de LA/FT con el apoyo del responsable del nuevo negocio o
producto, diligenciando para tal fin, el formato establecido en el Anexo 1A de este
SARLAFT.
b) Efectuar un monitoreo semestral al funcionamiento de las etapas, elementos y las medidas
de prevención y gestión del riesgo de LA/FT aprobadas en este SARLAFT, conforme a lo
establecido en el Anexo 1 de este manual y aplicando la Matriz definida en el Anexo 1B.

c) Reportar al Representante Legal de FONDO DE EMPLEADOS ULTRASER, las posibles

faltas que comprometan la responsabilidad de los asociados, los empleados y los
proveedores, para que se adopten las medidas a que haya lugar.

d) Recibir y analizar las operaciones inusuales reportadas por las distintas áreas de FONDO
DE EMPLEADOS ULTRASER, para determinar o no su calificación como operación
sospechosa.

e) Realizar el consolidado y seguimiento mensual de las operaciones o movimientos de

entrada y salida de recursos realizados en FONDO DE EMPLEADOS ULTRASER para
determinar operaciones inusuales.

f) Enviar a la UIAF las operaciones calificadas como sospechosas y los reportes de

transacciones en efectivo y los demás que sean exigidos en la normatividad aplicable.

g) Mantener actualizados los datos de FONDO DE EMPLEADOS ULTRASER ante a la UIAF.

(anual)

h) Presentar trimestralmente informes presenciales y por escrito a la Junta Directiva de

FONDO DE EMPLEADOS ULTRASER, el cual deberá referirse por lo menos los siguientes
aspectos:

 Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la


gestión realizada.
½

 El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las


diferentes autoridades.
½

 Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los

asociados/clientes y los avances sobre la determinación de los perfiles de riesgo de los
asociados/clientes y de los productos y servicios.
 La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas

para corregir las fallas.
½

 Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la

organización, así como los resultados de las órdenes impartidas por el órgano

permanente de administración.
½

 Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o

mejora de los mecanismos e instrumentos de control.

a) Atender y gestionar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o

administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.
b) Preparar y presentar de manera anual, el plan anual de trabajo –PAC – en el que se
disponga de todas las actividades y tareas que se desarrollarán de manera ordenada para
garantizar el cumplimiento del SARLAFT en FONDO DE EMPLEADOS ULTRASER.

Nombre del Reporte Periodo Plazo

incursione en nuevos mercados u
ANEXO
1ª
ofrezca nuevos productos o Cuando suceda Inmediato
portafolios
Funcionamiento de las etapas,
elementos y las medidas de
prevención y gestión del riesgo de
LA/FT aprobadas en este
ANEXO
1B
SARLAFT, conforme a lo Semestral
establecido en el Anexo 1 de este
manual y aplicando la Matriz
definida en el Anexo 1B.

informes presenciales y por

escrito a la Junta Directiva de
Trimestral
FONDO DE EMPLEADOS
ULTRASER
Preparar y presentar de manera
anual, el plan anual de trabajo –
PAC – en el que se disponga de
todas las actividades y tareas que
se desarrollarán de manera
Anual
ordenada para garantizar el
cumplimiento del SARLAFT en
FONDO DE EMPLEADOS
ULTRASER.

Nombre del Reporte Periodo Plazo

Reporte de Operaciones Cuando se determine o

R1 Inmediato
Sospechosas (ROS Positivo) califique

Reporte de Ausencia de Operaciones

R2 Sospechosas (ROS Negativo) *Mensual

Reporte de Transacciones
R3 Individuales en Efectivo

Reporte de Transacciones Múltiples 10 primeros días

R4 en Efectivo del mes
siguiente
Reporte de Ausencia de al corte
Trimestral
R5 Transacciones en Efectivo

Reporte de asociados exonerados de

R6
transacciones en efectivo
Reporte de Ausencia de asociados
R7 exonerados de transacciones en
efectivo