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PROCEDIMIENTO PARA

CODIGO:
DETERMINAR Y REPORTAR
PR-SARLAFT-08
OPERACIONES SOSPECHOSAS.
ELABORADO VIGENCIA (a partir de)
01/05/2017 01/05/2017

ESTADO: Preparación Revisión Aprobación Aprobado Efectivo

1. OBJETIVO.

Diseñar las actividades que debe adelantar COOPERATIVA SERVIACTIVA para detectar
operaciones sospechosas partiendo de la base de informes internos de operaciones inusuales
de sus asociadas, clientes corporativos, proveedores y funcionarios o por detección directa del
entorno; de tal manera que permitan determinar que dichas actividades POSIBLEMENTE
están relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

2. ALCANCE.

Aplica a la Dirección General y a todas las Sedes de COOPERATIVA SERVIACTIVA en


las que se puedan detectar y soportar actividades sospechosas relacionadas con Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo.

3. DESARROLO DEL PROCEDIMIENTO.

3.1. Detección de Operaciones Sospechosas desde Productos y Servicios, Asociadas,


Clientes Proveedores e Intermediarios.

a) Toda la información de una actividad inusual que por características y frecuencia tiene
perfil de ser catalogada como SOSPECHOSA debe ser entregada al Oficial de
Cumplimiento.
b) Esta información debe ser consignada en los formatos previstos para tal fin.
c) El Oficial de Cumplimiento deberá actuar con la debida prudencia y diligencia a fin
que todo su cotejo de información sea objetivo.
d) El Oficial de Cumplimiento a su vez tendrá que analizar, revisar y documentarse
suficientemente sobre la operación, identificando los aspectos a mejorar para evaluar
el ROS.
e) La responsabilidad de determinar que los informes presentados por los funcionarios,
respecto de una operación inusual que puede ser catalogada como sospechosa se
encuentra facultada únicamente para el Oficial de Cumplimiento.
f) Una vez esté plenamente ubicada la situación con carácter de sospechosa, el Oficial de
Cumplimiento así lo registrará en los documentos del SARLAFT: FT-
ESQUEMALAFT-07. FORMATO EXTERNO ROS y FT-SARLAFT-18. ACTA
DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
g) El Oficial de Cumplimiento le informará de manera formal al Representante Legal
para que conozca de la situación y avale el concepto.
h) El Oficial de Cumplimiento deberá aplicar el procedimiento para reporte de ROS
positivo.
i) El Representante Legal informará al Consejo de Administración sobre el reporte de la
operación sospechosa.

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PROCEDIMIENTO PARA
CODIGO:
DETERMINAR Y REPORTAR
PR-SARLAFT-08
OPERACIONES SOSPECHOSAS.
ELABORADO VIGENCIA (a partir de)
01/05/2017 01/05/2017

3.2. Detección de Operaciones Sospechosas desde el entorno y jurisdicción operativos de


COOPERATIVA SERVIACTIVA.

a) Capacitar a todos los funcionarios de COOPERATIVA SERVIACTIVA en todos


los conceptos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
b) Enseñar a todos los funcionarios en el manejo de los formatos de reporte de
operaciones inusuales o sospechosas.
c) Revisar permanentemente las siguientes señales de alerta que hacen parte de las
recomendaciones internacionales y de la experiencia de la UIAF:
 Creación de organizaciones solidarias o comerciales por personas que no
justifican su actividad económica.
 Crecimiento inusitado de las actividades y/o ventas de una organización solidaria.
 Entidades sin ánimo de lucro u organizaciones solidarias que, a pesar de haber
sido creadas recientemente, reciben frecuentemente grandes sumas de dinero
desde el exterior.
 Entidades sin ánimo de lucro u organizaciones solidarias cuya actividad u objeto
social no es acorde con las características del lugar donde se encuentra
domiciliada.
 Representantes legales de entidades sin ánimo de lucro que reciben dinero de
aportes a nombre de la organización o manejan el dinero en sus cuentas
personales.
 Entidades sin ánimo de lucro u organizaciones solidarias que no cuentan con la
infraestructura necesaria para desarrollar las actividades que dicen desarrollar.
 Entidades sin ánimo de lucro u organizaciones solidarias que solamente realizan
operaciones en efectivo para financiar las actividades propias de su objeto social.
 Vinculación de los asociados a la organización en un sinnúmero de proyectos que
logran ser financiados, pero la organización solidaria no desembolsa
equitativamente los recursos. Por el contrario, los recursos son entregados a
individuos que no tienen relación alguna con el proyecto.
 Utilización de empleados como asociados para justificar un gran número aportes o
volumen de operaciones que son realizadas por otras personas.
 Información de asociados que no es actualizada o una vez actualizada no puede
confirmarse.
d) Cuando se detecte por parte de algún funcionario entre otras una de las anteriores
señales de alerta debe proceder a informar al Empleado de Cumplimiento en los
formatos diseñados para tal fin.
e) El Oficial de Cumplimiento recopila la información existente, la analiza y estudia y
determina si la actividad reportada cabe dentro del rango de operación sospechosa.
f) Una vez ha calificado el evento, informa a la Gerencia del hallazgo y hace el
respectivo reporte a la UIAF de acuerdo con el procedimiento establecido para tal fin.
g) El Representante Legal informa al Consejo de Administración sobre el hallazgo
reportado a la UIAF.
h) El Oficial de Cumplimiento no puede dejar de reportar un hallazgo a la UIAF, so pena
de incurrir en el incumplimiento de las normas laborales, administrativas y penales.

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PROCEDIMIENTO PARA
CODIGO:
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PR-SARLAFT-08
OPERACIONES SOSPECHOSAS.
ELABORADO VIGENCIA (a partir de)
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4) DOCUMENTOS VINCULADOS.

FT-ESQUEMALAFT-07. FORMATO EXTERNO ROS


FT-SARLAFT-18. ACTA DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

5. CAMBIOS O MODIFICACIONES.

EDICION N° FECHA CAMBIOS O MODIFICACIONES


01 01 MAYO 2017 Emisión inicial

ELABORADO APROBADO

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO SUBGERENTE FINANCIERO

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