Tema Procedimiento P/T

Requerimiento Validar que la Cooperativa cumpla con el requerimiento establecido en la

de LEY Circular 010 del 31 julio de 2017:
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE CAPTURA
DE INFORMACIÓN SOBRE EL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE
LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO EN LAS COOPERATIVAS DE
AHORRO Y CRÉDITO, Y MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN
DE AHORRO Y CRÉDITO

El presente formulario es para uso exclusivo de las cooperativas de

ahorro y crédito, y multiactivas e integrales con sección de ahorro y
crédito supervisadas por Delegatura para la Supervisión de la
Actividad Financiera del Cooperativismo de la Superintendencia de la
Economía Solidaria.

Esta solicitud de información tendrá carácter semestral. Las fechas

de corte serán el 30 de junio y 31 de diciembre de cada año. La
información deberá ser remitida a este Superintendencia a más
tardar el día 15 del mes siguiente a la fecha de corte de cada período,
y el contenido de lo requerido no debe ser modificado bajo ninguna
circunstancia, en ese sentido, el formulario sólo captura la
información requerida en las celdas de color gris. El documento debe
ir firmado por la REVISORIA FISCAL.

Manual Solicitar el acta de Consejo de administración en la cual se aprobaron los

SARLAFT y siguientes documentos y revisar que corresponda con la Versión de los
Código de ética mismos:
 El Manual SARLAFT, los Instructivos y Procedimientos, así como
las actualizaciones de los mismos
 El Código de ética y sus actualizaciones
Divulgación y En relación con las actualizaciones y Capacitaciones, requerir lo siguiente:
Capacitación  Indagar el procedimiento utilizado para las actualizaciones de los
diferentes documentos relacionados con SARLAFT (Tanto al
Consejo como los funcionarios)
 Solicitar el cronograma establecido para el 2019 en relación con
capacitaciones asociadas con SARLAFT
 Validar que exista evidencia de las capacitaciones y divulgaciones
(Lista de asistencia, certificado de la capacitación y evaluación de
conocimiento) en las Hojas de Vida de cada funcionario y Actas
de Consejo cuando la misma esté dirigida a ellos.
 Confirmar los tipos de capacitación que realiza el Oficial de
 Cumplimiento:
* Inducción a nuevos funcionarios
* Anualmente a todos los funcionarios
* Proveedores de servicios
Informe del De acuerdo con la Circular Externa 04 del 27 de enero de 2017, valide
Oficial de que el Oficial de Cumplimiento y su informe cumplan con lo siguiente:
Cumplimiento
Presentar trimestralmente informes presenciales y por
escrito al órgano permanente de administración, el cual
deberá abarcar por lo menos los siguientes aspectos:

 Las políticas y programas desarrollados para cumplir

su función y los resultados de la gestión realizada.
 El cumplimiento que se ha dado en relación con el
envío de los reportes a las diferentes autoridades.
 Las políticas y programas adoptados para la
actualización de la información de los
asociados/clientes y los avances sobre la
determinación de los perfiles de riesgo de los
asociados/clientes y de los productos y servicios.
 La efectividad de los mecanismos e instrumentos de
control y las medidas adoptadas para corregir las
fallas.
 Los casos específicos de incumplimiento por parte de
los funcionarios de la organización, así como los
resultados de las órdenes impartidas por el órgano
permanente de administración.
 Los correctivos que considere necesarios, incluidas las
propuestas de actualización o mejora de los
mecanismos e instrumentos de control.
Matrices de Solicitar las matrices de riesgo y determinar qué:
Riesgo  Existan matrices de riesgo por cada proceso
 Las matrices deberán mantener una versión para efectos de las
actualizaciones y las mismas deberán estar aprobadas por cada
dueño de proceso (evidencia escrita)
 Aprobación del Consejo a las matrices de riesgo
 Revisar que exista una matriz consolidada de SARLAFT
 Para los riesgos residuales, diferentes a BAJO, validar que existan
planes de mejora o de tratamiento
 En caso de existir Planes de mejora, efectuar seguimiento a su
implementación
Formularios de Mediante entrevista con el Oficial de Cumplimiento y posterior validación
Conocimiento en campo, verifique lo siguiente:
 Que el formulario cumpla con todos los parámetros definidos por
la Superintendencia
 Custodia del formulario de conocimiento del cliente
 Diligenciamiento (100%) del formulario y en los campos que no
aplique alguna información, el cliente deberá anularlo mediante
cualquier medio (N.A., trazo de línea, etc)
  El formulario se deberá actualizar como mínimo cada año o
cuando exista un cambio en el cliente
 Evidencia de la entrevista y verificación de la información, si es
presencial deberá quedar en el formulario y en caso que NO,
debe existir una grabación que permita validar su cumplimiento
 Capacitación en relación con el diligenciamiento del formulario,
es decir que en campos como Actividad Económica no dejen
consignados la palabra Comerciante
Validación con En este proceso es importante confirmar lo siguiente:
Listas  Qué entidad presta el servicio de listas y su actualización, solicitar
Restrictivas copia del contrato
 En caso de realizarse directamente en la Cooperativa, quien lo
ejecuta y como lo realiza
 Solicitar la última actualización de la lista y validarla con la
publicación realizada por OFAC
 Tomar una muestra de clientes y confirmarlos con la lista OFAC y
ONU
 Qué mensaje arroja el sistema en caso de coincidencia
 Procedimiento establecido por la Cooperativa en caso de
presentarse una coincidencia y el reporte al Oficial de
Cumplimiento
 Existen avisos automáticos al Oficial de Cumplimiento en caso de
presentarse una coincidencia
 En caso de realizar ventas en zonas rurales, como se valida la
vinculación del cliente con listas restrictivas
 Capacitación en relación con Listas Restrictivas
Segmentación Validar con el Oficial de Cumplimiento la segmentación de acuerdo con el
requerimiento de la Superintendencia:
 Asociados o clientes: actividad económica, volumen o
frecuencia de sus transacciones y monto de ingresos,
egresos y patrimonio.
 Productos: Naturaleza,
Características y Nicho de
mercado
 Canales de distribución:
naturaleza y característica
 Jurisdicciones: ubicación,
características y naturaleza de
las transacciones.
Consolidación Validar que la Cooperativa esté en capacidad de consolidar
electrónica de electrónicamente las operaciones que realicen sus asociados o
operaciones clientes o usuarios a través de los productos, canales de
distribución y jurisdicciones, según sea el caso.

Para dar cumplimiento a lo anterior las organizaciones solidarias

vigiladas deben como mínimo: Consolidar electrónicamente por lo
menos en forma mensual todas las operaciones de cada uno de sus
asociados/clientes y usuarios.